Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Austrheim kommune 8. november 2017

Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Austrheim kommune 8. november 2017

Om tilsynsobjektet Om tilsynsførande myndigheit Kommunenr. og namn: 1264 Austrheim Besøksadresse: Sætremarka 2, 5943 Austrheim Namn: Tilsynsgruppe: Fylkesmannen i Hordaland Arve Meidell Lene Stavseng Anne Fasmer Eide Postadresse: Som over Tilsynsleiar: Arve Meidell Dato for tilsynet: 8. november 2017 Dato for rapport: Endeleg rapport 18.01.2018 Kontaktperson: Stein-Kåre Løvslett Jnr./arkivkode: 2017/480 350 Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med utvalde område av samfunnstryggleiksog beredskapsarbeidet i Austrheim kommune 08.11.2017. I tilsynet avdekte Fylkesmannen to avvik, og har i tillegg to merknader. Avvik 1. Austrheim kommune kan ikkje dokumentere heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. 2. Austrheim kommune har ikkje eit dokumentert system for opplæring for alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering. Merknad 1. Austrheim kommune har ein ROS-analyse som er vedtatt i 2017. Viktige risikotilhøve og særskilte utsette områder kjem ikkje tilstrekkeleg og tydeleg nok fram i analysen. Det same gjeld oppfølging med ytterlegare analyser for relevante risikotilhøve som er i og utanfor kommunen sitt geografiske område. Kommunen må ved neste revisjon sørge for å invitere med relevante offentlege og private aktørar i arbeidet med ROS-analysen. 2. Austrheim kommunes overordna beredskapsplan har ikkje integrert underliggande beredskapsplanar i kommunen. Det er òg uklart om beredskapsplanen er samordna med relevante offentlege og private krise- og beredskapsplanar. For å oppfylle kravet om øving av beredskapsplanen kvart andre år må Austrheim kommune gjennomføre øving av beredskapsplanen i 2017. 2

Innhald 1. Innleiing...4 2. Heimel for tilsynet...4 3. Tilsynet omfattar...4 4. Dokumentasjon...5 5. Deltakarar i tilsynet...6 6. Funn...6 6.1 Avvik 1 heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid...6 6.2 Avvik 2 system for opplæring...7 6.3 Merknad 1 heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse...7 6.4 Merknad 2 beredskapsplan...8 7. Fristar og vidare oppfølging...9 3

1. Innleiing Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Austrheim kommune 08.11.2017. Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med gjeldande lovog forskriftskrav. I forkant av tilsynet fekk Fylkesmannen tilsendt relevante dokument, og desse utgjer grunnlaget for tilsynet. Eit førebuande telefonmøte med Austrheim kommune vart halde 23.10.2017 der tilsendt dokumentasjon vart kvalitetssikra og program for tilsynsdagen gjennomgått. Tilsynsdagen starta med eit opningsmøte, før ein deretter gjekk over til individuelle samtalar med utvalde personar i kommunen. Oppsummering av funn frå tilsynet vart sendt kommunen 05.12.2017, og vidare presentert i sluttmøte per telefon 07.12.2017. Kommunen fekk i møtet høve til å kommentere Fylkesmannens funn, og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre omstende. Fylkesmannen og kommunen avtalte i sluttmøtet at førebels tilsynsrapport skulle sendast for høyring. Kommunen fekk tre vekers frist for å gi tilbakemelding. Nokre få presiseringar er gjort i denne endelege utgåva av rapporten. 2. Heimel for tilsynet Fylkesmannen er gjennom instruks 19. juni 2015 nr. 703 for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering pålagd å føre tilsyn med at kommunane oppfyller krav i gjeldande lov- og forskriftsverk om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har heimel i: a) lov 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) ( 29) b) forskrift 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt ( 10) 3. Tilsynet omfattar Fylkesmannens tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i kommunar er ein kontroll av at kommunane sitt arbeid samsvarer med 14 og 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova), og nærare utdjupa i forskrift om kommunal beredskapsplikt. I praksis omfattar dette m.a. oppfølging av krav knytt til heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, ROS-analysar og oppfølging av uønskt risiko, utarbeiding av beredskapsplanar, system for opplæring og kompetanseheving, og øving. Det er eit eksplisitt krav til at kommunen skal kunne dokumentere skriftleg at lov og forskrift er oppfylt (jf. 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt). I tilsynsrunde fem (2016 2019) fokuserer Fylkesmannen på kommunens oppfølging av verksemder med stort ulykkespotensiale og kommunens handtering av samfunnsviktig infrastruktur som til dømes kraftforsyning, vatn, veg og IKT. Ein viktig del i tilsynrunde fem er kontroll med at kommunen har etablert ei kommunal kriseleiing, medrekna eit system for opplæring og kompetansebygging, øvingar og evalueringar. Vidare rettar Fylkesmannen fokus på at arbeidet vert gjort på ein heilskapleg og systematisk måte og at det inngår som ein integrert del av den daglege aktiviteten i kommunane. 4

Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgande: Avvik: brot på krav gitt i lov og/eller forskrift Merknad: tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør følge opp Denne tilsynsrapporten omhandlar berre dei avvik og forbetringspunkt som vart avdekte under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Tilsynsrapporten er ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av kommunens samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid, og heller ikkje ei evaluering av kommunens evne til å handtere reelle hendingar. 4. Dokumentasjon Austrheim kommune har som grunnlag lagt fram følgande skriftlege dokument: Utfylt statuskartleggingskjema for Austrheim kommune, 16.01.2017 Planstrategi 2016-2010 Kommuneplan, samfunnsdel 2015-2027, versjon plandokument 26/01-2015 Årsmelding 2015 Utdrag frå økonomiplan 2017 2020; budsjett 2017 til kommunestyret 15.12.2016 Rapport «Endringar i den administrative organiseringa», 03.09.2015 KommuneROS Austrheim 2016, sak 010/17, vedteke 15.02.2017 Tidlegare KommuneROS Austrheim (2010) Overordna beredskapsplan 2016, sak 011/17, vedteke 15.02.2017 Tidlegare beredskapsplan Austrheim kommune, 07.01.2013 Varslingsliste beredskap Plan for befolkningsvarsling Evakueringsplan (2017) Atomberedskapsplan, sist oppdatert 01.02.2017 Tiltakskort o Organisering av KKL under innsats o Funksjoner i KKL o Evakuering o Forpleiing og innkvartering o Mongstadanlegget o Motteke varsel om (mogleg) atomhending Evaluering av øving KKL 05.11.2015 Dokumentasjonen vart gjennomgått i forkant av tilsynet og nytta som grunnlag for samtalar i tilsynet. 5

5. Deltakarar i tilsynet Tabellane under syner kven som har delteke i tilsynet frå høvesvis Fylkesmannen og kommunen. Tabell 1 Deltakarar frå Fylkesmannen i Hordaland Namn Funksjon Førebuande møte Tabell 2 Deltakarar frå Austrheim kommune Namn Funksjon Førebuande møte Opningsmøte Individuelle samtalar Arve Meidell Fylkesberedskapssjef x x x x Lene Stavseng Seniorrådgjevar x x x x Anne Fasmer Eide Rådgjevar x x x x Opningsmøte Individuelle samtalar Anne Dale Austrheim Varaordførar x x Jan Olav Osen Rådmann x x x x Stein-Kåre Løvslett Beredskapskontakt x x x x Abjørn Nagel Toft Leiar plan, bygg, oppmåling og miljø x x x Rolf Henning Myrmel Brannsjef / leiar teknisk drift x x x Peter Kubon Kommunelege x x Ordførar vart forhindra frå å delta i tilsynet. Sluttmøte Sluttmøte 6. Funn Etter tilsyn med utvalde område knytt til Austrheim kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, konkluderer Fylkesmannen i Hordaland med følgande funn (avvik og merknader): 6.1 Avvik 1 heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid Austrheim kommune kan ikkje dokumentere heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Regelverkskrav Funnet er eit avvik i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 og 9. Utfyllande informasjon Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet skal vere integrert i den daglege kommunale verksemda. Til dette ligg det at arbeidet skal innarbeidast i kommunens «styringshjul» og omtalast i m.a. økonomiplan, årsbudsjett, årsrekneskap og årsrapport, jf. kapittel 8 i kommunelova. Temaet skal òg integrerast i all planlegging etter plan- og bygningslova og inngå i kommunal planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel og arealdel. Heilskapleg ROSanalyse må leggast til grunn for kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og skal nyttast i samband med m.a. utarbeiding av planar etter plan- og bygningslova. 6

Kommunen manglar vidare dokumentasjon på vurderingar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommunen. I heilskapleg ROSanalyse er det omtalt korleis kommunen skal arbeide heilskapleg med samfunnstryggleik og beredskap, men Fylkesmannen kan ikkje sjå at dette er vidareført på nokon måte. 6.2 Avvik 2 system for opplæring Austrheim kommune har ikkje eit dokumentert system for opplæring for alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering. Regelverkskrav Funnet er eit avvik i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 og 9. Utfyllande informasjon Kommunen skal ha ein oversikt over kven som utgjer kommunens kriseleiing. Medlemmar skal være orientert om og opplært i roller. Det kan med føremon klargjerast kven som har dei ulike rollene i kommunens kriseleiing medrekna vara, og kva ansvar og oppgåver desse rollene inneber. Austrheim kommune kan ikkje dokumentere krav til kvalifikasjonar for roller og funksjonar i kriseleiinga, og har ikkje eit heilskapleg system for opplæring og kompetansebygging. Dette kan til dømes løysast gjennom å utarbeide ei kompetansematrise som viser roller og ansvar, med tilhøyrande kompetansekrav og faktisk kompetanse. Denne kan vidare vere grunnlag for ein opplæringsplan. 6.3 Merknad 1 heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse Austrheim kommune har ein ROS-analyse som er vedtatt i 2017. Viktige risikotilhøve og særskilte utsette områder kjem ikkje tilstrekkeleg og tydeleg nok fram i analysen. Det same gjeld oppfølging med ytterlegare analyser for relevante risikotilhøve som er i og utanfor kommunen sitt geografiske område. Kommunen må ved neste revisjon sørge for å invitere med relevante offentlege og private aktørar i arbeidet med ROS-analysen. Regelverkskrav Merknaden er i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2. Utfyllande informasjon Den heilskaplege ROS-analysen skal vere eit kunnskapsgrunnlag for vidare arbeid, som til dømes utarbeiding av overordna beredskapsplan. Difor er det viktig at all kjent og relevant kunnskap blir tatt med, og at det blir gjort vurderingar av konsekvensar for kommunen si handtering av ulike hendingar. Mellom anna skal behov for befolkningsvarsling og evakuering vurderast i ROS-analysen. Til dømes bør det spesifiserast kva område som vil vere aktuelt å varsle og evakuere, og kor mange menneske det vil gjelde. ROS-analysen omtalar storulukkeverksemda Statoil Mongstad og hending knytt til den, men påverknad på kommunen kan med føremon omtalast i større grad. Det er òg viktig at ROSanalysen blir oppdatert med erfaringar og kunnskap frå reelle hendingar. 7

Vidare synes det som ROS-analysen er utarbeidd utan involvering av andre relevante aktørar med kjennskap til risikotilhøve som påverkar kommunen. Dette er særskilt viktig for risikotilhøve som er utanfor kommunen sitt geografiske område. Til dømes er mykje infrastruktur, både vegsamband og vassforsyning, knytt til nabokommunen Lindås. Det kan difor vere viktig å hente kunnskap om risikotilhøve i Lindås kommune. Gjennom samtalane på tilsynsdagen fekk vi likevel inntrykk av at kommunen har hatt dialog med ein del av desse aktørane. Jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 9, skal kommunen kunne dokumentere skriftleg at slik involvering har funne stad. Kommunens ROS-analyse peikar på at omtalte hendingar må detaljerast og utdjupast på eit lågare plannivå, men det går ikkje fram av dokumentasjonen at dette har blitt gjort. Kommunen kan til dømes løyse dette med å utarbeide ROS-analyser for kommunen sine sektorar. Austrheim kommune må sikre at resultat frå ROS-analysen vert følgd opp gjennom risikoreduserande tiltak og ført vidare til beredskapsplanar. Jf. avvik 1, må dette vere på plass for at kommunen skal arbeide heilskapleg og systematisk med samfunnstryggleik og beredskap. Ved neste oppdatering og revisjon må kommunen sørge for å dokumentere at - relevante offentlege og private aktørar er involvert i utarbeiding av ROS-analysen. - ein plan for systematisk oppfølging av avdekte risikotilhøve vert etablert. - ytterlegare analyser der det er avdekt behov for å gjennomføre slike. 6.4 Merknad 2 beredskapsplan Austrheim kommunes overordna beredskapsplan har ikkje integrert underliggande beredskapsplanar i kommunen. Det er òg uklart om beredskapsplanen er samordna med relevante offentlege og private krise- og beredskapsplanar. For å oppfylle kravet om øving av beredskapsplanen kvart andre år må Austrheim kommune gjennomføre øving av beredskapsplanen i 2017. Regelverkskrav Merknaden er i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 og 7. Utfyllande informasjon Fylkesmannen tilrår ei betre formell samordning med andre relevante offentlege og private krise- og beredskapsplanar. Som nemnt i merknad 1, er til dømes Statoil Mongstad ei storulykkeverksemd som det må takast omsyn til i utarbeiding av både ROS-analyse og vidare inn i beredskapsplan. Austrheim kommune kan ikkje vise til dokumentasjon på samarbeid og etablerte avtaler med lokale aktørar og nabokommunar. Kommunen må sørge for å invitere med representantar frå Lindås kommune og verksemda Statoil Mongstad i arbeid og formalisering av planverk. Lovkravet er at beredskapsplanen skal vere oppdatert, minimum reviderast årleg og skal øvast anna kvart år. Austrheim kommune har ein overordna beredskapsplan som sist var øvd i 2015. For at kommunen skal oppfylle lovkrav må det gjennomførast ei øving av beredskapsplanen i løpet av 2017. 8

Austrheim kommune må òg i større grad nytte evalueringar etter øvingar og hendingar som grunnlag for å vurdere endring i ROS-analysen og den overordna beredskapsplanen. (jf. 8) Ved neste revisjon av den overordna beredskapsplanen bør kommunen nytte høvet til å gjere planen meir strukturert og lettfatteleg. 7. Fristar og vidare oppfølging Fylkesmannen ber om skriftleg tilbakemelding på tilsynsrapporten innan 6 veker etter rapport er sendt. Tilbakemeldinga skal innehalde ein plan for oppfølging av avvika. Samstundes ber vi om kvartalsvis status på framdrifta av arbeidet, første gang per 1.4.2018. Deretter per 1.7., 1.10. og 1.1. Avvik 1 skal vere lukka innan 01.01.2019 Avvik 2 skal vere lukka innan 01.07.2018 For å lukke avvika innan oppgjevne fristar rår Fylkesmannen kommunen til å komme snarleg i gang med arbeidet. 9