ORGANISASJONSPLAN Vedtatt 22.05.2017 Gjeldande frå 01.08.2017 Evaluering innan 31.12.19
Innhald 1. FORORD... 3 2. MODELL 2.1 Styrande organ... 3 2.1.1 Utval som rapporterer direkte til styret... 3 2.1.2 Interne valforsamlingar... 3 2.1.3 NLA Høgskolens rådsstruktur... 3 2.1.4 Fagforbund og tillitsvalde... 3 2.2 Kart over leiarstruktur... 4 3. STYRE OG RÅD... 6 3.1 Generalforsamling... 6 3.2 Styre... 6 3.3 Utval som rapporterer til styret... 6 4. REKTOR 4.1 Rektor... 7 4.2 Stab... 9 4.2.1 Kommunikasjonsleiar... 9 4.2.2 Leiar for utvikling og pastorale tenestar... 9 4.2.3 [Campusansvarleg]... 10 5. LEIARSTRUKTUR... 11 5.1 Utdanning... 11 5.1.1 Prorektor for utdanning... 11 5.1.2 Vitskapleg avdelingsleiar... 11 5.1.3 FoU ansvarleg (ved vitskapleg avdeling)... 12 5.1.4 Emneansvarleg... 13 5.1.5 Programansvarleg... 13 5.1.6 Praksisansvarleg... 13 5.1.7 Seksjonsansvarleg... 14 5.1.8 Controllar... 14 5.2 FoU 15 5.2.1 Prorektor for FoU... 15 FoU-utval... 15 5.2.2 FoU-sekretariat... 15 5.2.3 Leiar for forskargruppe... 15 5.2.4 Bibliotekleiar... 16 5.2.5 Leiar for internasjonalisering... 16 5.3 Studieavdeling... 17 5.3.1 Studiesjef... 17 5.3.2 Studieadministrativ leiar... 17 5.3.3 IT-leiar... 18 5.3.4 Rådgjevar for utdanningskvalitet... 18 Side 1
5.3.5 EVU-rådgjevar... 19 5.3.6 Organisasjonskonsulent for studentdemokratiet... 19 5.4 Økonomi og administrasjon... 20 5.4.1 Økonomi- og administrasjonssjef... 20 5.4.2 Rekneskapsleiar... 20 5.4.3 Driftsleiar... 21 5.4.4 Kontorleiar... 21 5.5 Personalavdeling... 22 5.5.1 Personalsjef... 22 6 INSTRUKSAR FOR VEDTAKSFØRE ORGAN... 23 6.1 Generalforsamling... 23 6.2 Styre... 23 6.3 Studentdemokrati... 23 6.4 Læringsmiljøutval... 23 6.5 Arbeidsmiljøutval... 23 6.6 Klagenemnd... 23 6.7 Skikkethetsnemnd... 23 6.8 LOKUT... 23 6.9 Tilsettingsutval... 23 Side 2
1. FORORD Organisasjonsplanen skal gi oversikt over den organisatoriske oppbygginga av NLA Høgskolen. Den skal gjere tydeleg korleis ansvar og oppgåver i organisasjonen er fordelt med tanke på å skape ryddig oversikt og fremje positivt samspel. Gjeldande organisasjonsplan er blitt til i ein prosess i organisasjonen gjennom 2015 og 2016. Den inneber ei klargjering i tildeling av leiaransvar og personallinje og vesentlege endringar både i den vitskaplege og den administrative avdelingsordninga. Ein slik plan er laga for å vere tenleg over tid, men den er ikkje hoggen i stein. Den skal gi god oversikt og definerte rammer for verksemda, men den skal også kunne utfordrast og justerast dersom andre løysingar over tid synes meir tenlege for heilskapen. 2. MODELL 2.1 Styrande organ Styre og råd Ansatte NLA Høgskolen Generalforsamling Styre Rektor Studenter 2.1.1 Utval som rapporterer direkte til styret LOKUT Læringsmiljøutval Arbeidsmiljøutval Skikkethetsnemnd Klagenemnd 2.1.2 Interne valforsamlingar 2.1.3 NLA Høgskolens rådsstruktur NLA Høgskolen har ei rekke kollegiale organ som gjev råd til leiarar på ulike nivå og som fører referat. Referat skal gje tilråding til leiar. Referata skal synleggjere eventuell dissens. 2.1.4 Fagforbund og tillitsvalde Viser til gjeldande lovverk og tariffavtale. Side 3
2.2 Kart over leiarstruktur Rektor Stab (Kommunikasjon, Utvikling) Prorektor for Utdanning Prorektor for FoU Økonomi- og administrasjonssjef Studiesjef Personalsjef Avdeling for lærarutdanning Bibliotek Rekneskap Studieadministrasjon Personalavd Avdeling for pedagogikk Avdeling for internasjonalisering Eigedom og drift IT-avdeling Avdeling for teologi, religion og filosofi FoU sekretariat Kontor LOKUT Avdeling for interkulturelle studier EVU-avdeling Avdeling for journalistikk, medier og kommunikasjon Studentdemokrati og studentvelferd Avdeling for musikk Avdeling for økonomiog administasjon Gul: Leiargruppa, Blå: Administrative avdelingar og avdelingar under prorektor for FoU, Grøn: vitskapelege avdelingar. Side 4
Side 5
3. STYRE OG RÅD Instruksar er å finne i kap. 6. 3.1 Generalforsamling Generalforsamlinga er eigars forum som vedtek endringar i vedtektene og vel eigarrepresentantar til styret. 3.2 Styre Styret er NLA Høgskolen sitt øvste organ og arbeider ifølgje vedtekter, lov om aksjeselskaper og lov om universiteter og høyskoler. 3.3 Utval som rapporterer til styret Læringsmiljøutval Dette er oppretta etter lov om universiteter og høyskoler (uh-lova), 4-3 fjerde ledd. Utvalet skal delta i planlegging av tiltak som vedkjem læringsmiljøet, og nøye følgje utviklinga i spørsmål som vedkjem tryggleiken og velferda til studentane. Det skal sjå til at læringsmiljøet på institusjonen, også det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet, er fullt forsvarleg. Studentane og institusjonen skal ha like mange representantar i utvalet og leiar for utvalet går på omgang mellom studentane og institusjonens representantar. Arbeidsmiljøutval Dette er oppretta etter lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern (arbeidsmiljølova) 7. Utvalet skal sjå til at arbeidsmiljøet ved høgskolen er forsvarleg. Det skal ta del i planlegging av verne- og miljøarbeid og følgje nøye med på saker som gjeld dei tilsette sin tryggleik, helse og velferd. Det skal vere like mange representantar frå tilsette og leiinga i utvalet. Leiar for utvalet skal veljast vekselvis frå leiinga og tilsette. Etter lokal avtale representerer verneomboda dei tilsette i arbeidsmiljøutvalet. Representant frå bedriftshelsetenesta møter i AMU. Klagenemnd Styret oppnemner klagenemnd. Studentane kan klage inn for denne nemnda avgjerd i saker der institusjonen gjer enkeltvedtak etter forvaltningslova (primært klage på formelle feil ved vurdering). Skikkethetsnemnd Skikkethetsnemnda er oppnemnd av, og innstiller til styret, etter lov om universiteter og høyskoler, 4.10 og forskrift om skikkethet i høgre utdanning. Forskrifta regulerer kva utdanningar som er omfatta av ordninga. Nemnda avgjer saker der det blir reist tvil om einskildstudentar er skikka for yrket. LOKUT Lokalt organ for kvalitet i utdanninga (LOKUT) har ansvar for og mynde til å føre tilsyn med utdanningskvaliteten ved NLA Høgskolen ut frå rammer gitt av universitets- og høgskulelova, forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høgre utdanning og fagskoleutdanning kap. 2 2-1, forskrift om tilsyn med studiekvaliteten i høgre utdanning (studietilsynsforskriften), NOKUT sine retningslinjer og føringar og NLA Høgskolens eigne vedtekter. Dette omfattar systematisk kvalitetsutvikling, godkjenning av studieog emneplanar, fastsetting av rammer for ekstern sensur og bidra til kompetanseutvikling i organisasjonen på desse områda. Side 6
4. REKTOR 4.1 Rektor Åremålsstilling, normalt fire år. ü Rektor er tilsett av styret og er ansvarleg overfor dette. ü Har totalansvar for verksemda ved NLA Høgskolen og sit med det faglege, personalmessige, administrative og økonomiske ansvaret. ü Er næraste overordna for medlemmene i leiargruppa og stabsfunksjonane. ü Generalforsamling ü Styremøte ü Tilsettingsutval ü Leiargruppa (leiar) ü Felles avdelingsleiarmøte (leiar) Deltar etter behov i: ü Arbeidsmiljøutval ü Drøftingsmøte med fagforeiningane Leiargruppa ü Leiargruppa er sett saman av rektor, prorektor for utdanning, prorektor for FoU, økonomi- og administrasjonssjef, personalsjef og studiesjef. ü Leiargruppa fungerer koordinerande innbyrdes mellom medlemene og som rådgjevande organ for rektor. Personalmøte ü Personalmøte er samling av alle tilsette ved NLA Høgskolen. ü Det kan vere felles for heile høgskulen eller inndelt etter studiestad. Felles avdelingsleiarmøte ü Sett saman av leiargruppa, stabsfunksjonar og alle avdelingsleiarar ü Er rådgjevande organ for rektor i saker av overordna og strategisk betyding ü Det blir ført referat. Koordineringsgruppe campus ü Sett saman av representantar frå vitskapelege avdelingar, studieadministrasjonen, personalavdelinga og administrasjonen ü Representantane vert oppnemnt av de respektive leiarane i leiargruppa, rektor oppmenner leiar for gruppa. ü Bistå studiesjef i arbeid med semesteråpning og graduation. ü Koordinerer arbeidet lokalt og bidrar til å løyse lokale sakar som elles ikkje har klar adresse Side 7
Side 8
4.2 Stab 4.2.1 Kommunikasjonsleiar ü Ekstern kommunikasjon o Synleggjering/profilering o Mediekontakt o Allmenn formidling o Forvaltning av nettsidene ü Studentrekruttering ü Givarteneste og innsamling ü Legge til rette for god intern kommunikasjon o rådgjeving til leiinga og styret o overordna forvaltning av intranettet ü Kontakt med informasjonsansvarlege i studentorgana. ü Har budsjettansvar ü Rapporterer til rektor ü Er næraste overordna for dei tilsette i si avdeling ü Felles avdelingsleiarmøte ü Møterett i både vitskapelig og administrativt avdelingsleiarmøte ü Møter i leiargruppa etter behov 4.2.2 Leiar for utvikling og pastorale tenestar ü Eksternt arbeid med særlig vekt på kontakt med eigarane og det større kyrkjelandskapet. I samband med dette, ansvarleg for NLAs eksterne møteverksemd ü Samarbeide med EVU om den teologisk/kyrkjelege oppdragsporteføljen ü Samarbeide med personalsjefen om langsiktig arbeid med rekruttering av tilsette ü Assistere rektor i arbeid med identitetsbygging ü Ansvar for dei pastorale tenestene ved høgskulen ü Forum for kristen didaktikk ü Har budsjettansvar ü Rapporterer til rektor ü Er næraste overordna for studentprest Representerer NLA i ü Styret for Damaris Norge ü Felles avdelingsleiarmøte Side 9
4.2.3 [Campusansvarleg] Funksjonen utgår oppgåvene fordeles og personalavdelinga får medarbeidar i Oslo (full stilling) og Kristiansand (halv stilling). Side 10
5. LEIARSTRUKTUR 5.1 Utdanning 5.1.1 Prorektor for utdanning Åremålsstilling, normalt fire år ü Prorektor for utdanning har ansvar for utdanningane ved NLA Høgskolen og ser til at det er heilskap og progresjon i desse i samsvar med målsetjing og planar. ü Har ansvar for økonomien i utdanningsområdet ü Rapporterer til rektor ü Er næraste overordna for dei vitskaplege avdelingsleiarane ü Leiargruppa ü Tilsettingsutvalet ü Vitskapeleg avdelingsleiarmøte (leiar) ü Stabsmøte for prorektor for utdanning (leiar) Vitskapleg avdelingsleiarmøte ü Vitskapleg avdelingsleiarmøte er sett saman av: o Prorektor for utdanning o Prorektor for FoU o Vitskaplege avdelingsleiarar o Studiesjef ü Dette er eit koordinerande møte og rådgjevande organ for prorektor for utdanning. ü Det blir ført referat. 5.1.2 Vitskapleg avdelingsleiar Åremålsstilling, normalt fire år ü Har ansvar for planlegging, gjennomføring og evaluering av utdanningane i avdelinga i samsvar med høgskulen si målsetjing og gjeldande planar og rammeverk ü Har ansvar for å legge til rette for at forsking og utviklingsarbeid på avdelinga blir leia i samsvar med høgskulen si målsetjing og gjeldande planar og rammeverk. Til vanleg skal det utnemnast eigen forskingsansvarleg med relevant kompetanse. ü Under leiing av prorektorane ta del i arbeidet med å vidareutvikle det vitskaplege arbeidet ved NLA Høgskolen, og sentralt i dette utvikling av felles kultur, rullering av strategisk plan og utarbeiding av budsjett ü Ekstern kontakt nasjonalt og internasjonalt innan avdelinga sitt vitskaplege område ü Forvaltar ressursar tildelt programmet etter budsjett og vedtekne retningsliner ü Ser til at det er god kontakt med studentrepresentantane ü Systematisk kvalitetsutvikling ifølgje Plan for kvalitetsutvikling og styresmaktenes kvalitetskrav ü Har budsjettansvar Side 11
ü Er næraste overordna for dei tilsette på avdelinga ü Rapporterer til prorektor for utdanning ü Dersom avdelinga har verksemd på fleire studiestadar, bør avdelinga etablere leiarteam med representantar frå alle aktuelle campusar. ü Avdelingsråd (leiar) ü Vitskapleg avdelingsleiarmøte Avdelingsråd og programråd ü Avdelingsråd er sett saman av: o Avdelingsleiar (leiar) o Enten alle tilsette på avdelinga eller leiarar for dei ulike studiedelar og forskargrupper eller andre som representerer dei vitskapleg tilsette på god måte. o Ein representant frå studieadministrasjonen o Ein eller to representantar frå studentane o Praksisleiar der det er aktuelt ü Avdelingsråd er rådgjevande organ for avdelingsleiar. Det blir ført referat frå møta. I store avdelingar kan avdelingsråd erstattast med programråd for kvart studieprogram. 5.1.3 FoU ansvarleg (ved vitskapleg avdeling) Generelt FoU ansvarleg skal ha førstekompetanse. Oppgåva fordeles i forbindelse med årsplanlegging. FoUansvarleg skal under leiing av avdelingsleiar og i samarbeid med FoU-sekretariatet ha eit særleg ansvar for: ü å stimulere og støtte utviklinga av FoU-arbeid og internasjonalisering på avdelinga ü arbeide for å utvikle forskingskompetanse og internasjonalt samarbeid I avdeling for lærarutdanning er stillinga noe utvida grunna størrelsen på avdelinga For lærarutdanning inngår FoU-ansvarleg i leiarteamet. Stilling som FoU ansvarleg er ei åremålsstilling, normalt fire år. Stillinga har følgjande ansvarsområde: ü Planlegging, gjennomføring, evaluering og vidareutvikling av forsking og utviklingsarbeid i lærarutdanninga i samarbeid med dei programansvarlege og i samsvar med høgskulen si målsetjing, gjeldande planar og rammeverk og avdelinga sine eigne val for framtida. ü Utvikling av internasjonalisering i samarbeid med dei programansvarlege og i samsvar med høgskulen si målsetjing, gjeldande planar og rammeverk og avdelinga sine eigne val for framtida. ü Ansvar for oppfølging av dei forskargruppene som har primær tilknyting til avdelinga. ü Arbeide for å utvikle forskingskompetansen på avdelinga ü Ekstern kontakt nasjonalt og internasjonalt relevant for avdelinga ü Deltar i vidareutvikling av avdelinga ü Kan få delegert ansvar knytt til oppfølging av personalet ü Rapporterer til leiar for lærarutdanning Side 12
ü FoU-utval for NLA Høgskolen ü Avdelinga sitt leiarteam ü Programråd etter avtale 5.1.4 Emneansvarleg Emneansvarleg utfører arbeidet sitt under leiing av programleiar. ü Planlegge og gjennomføre emnet ut frå emneplan, årsplan, tildelte ressursar og andre rammer ü Vidareutvikle emnet og eventuelt gjere framlegg om endring av emneplan ü Aktivt delta i arbeidet med å skape heilskap og samanheng i studieprogrammet og delta i arbeidet med kvalitetsutvikling av dette ü Ta i vare studentkontakt og informasjonsflyt ü Tilrettelegging av vurdering, inkludert utarbeiding av eksamensoppgåver ut frå faglege føringar om sensur og oppgåvegodkjenning gitt i forskrift, og administrative rammer gitt av studieadministrasjonen i samsvar med lov og forskrift ü Avdelingsråd eller underordna organ for dette. 5.1.5 Programansvarleg I større avdelingar: åremålsstilling, normalt fire år Dersom ei vitskapleg avdeling har fleire studieprogram av eit betydeleg omfang, kan det etablerast programansvarleg for studieprogramma. ü Planlegging, gjennomføring, evaluering og vidareutvikling av programmet i samsvar med høgskolen si målsetjing, gjeldande planar og rammeverk og avdelinga sine eigne val for framtida ü Deltar i vidareutvikling av avdelinga ü Kan få delegert ansvar knytt til oppfølging av personalet ü Ekstern kontakt nasjonalt og internasjonalt relevant for programmet ü Forvalte ressursar etter rammer gitt av avdelingsleiar ü Halde god kontakt med studentrepresentantane ü Delta i systematisk kvalitetsutvikling ifølgje Plan for kvalitetsutvikling ü Ansvar kan delegerast til koordinatorar for deler av studieprogrammet. Desse blir utnemnd av avdelingsleiar ü Rapporterer til leiar for lærarutdanning ü Avdelinga sitt leiarteam ü Avdelingsråd eller programråd avhengig av avdelinga si oppbygging 5.1.6 Praksisansvarleg Praksisansvarleg er knytt til ei vitskapleg avdeling og utfører arbeidet sitt under leiing av avdelingsleiar. Side 13
ü Utvikling, planlegging, organisering og evaluering av praksisområdet ü Avtaler med praksisstad og økonomisk oppgjer ü Delta i kvalitetsarbeid ifølgje Plan for kvalitetsutvikling ü Vitskapleg avdelingsråd ü Eventuelle andre møte på avdelinga 5.1.7 Seksjonsansvarleg Seksjon er eit fagleg nettverk etablert fast eller for ein periode. Den kan etablerast innan ei avdeling av avdelingsleiar, og den kan ha einskilde medlemer utanfor avdelinga. Seksjon kan også etablerast på tvers av avdelingar av prorektor for utdanning. ü Delta i / ta initiativ til drøfting av fagområdets plass i utdanning, FoU og ekstern verksemd, og slik bidra til høgskulens vidare utvikling i pakt med formålet ü Legge til rette for fagleg utvikling for og mellom medlemene på seksjonen ü Arbeide for god kontakt med relevante eksterne fagmiljø ü Kan få tildelt andre oppgåver 5.1.8 Controllar ü Ansvar for systemutvikling, internkontroll og økonomisk planlegging i vitskaplege avdelingar ü Utvikling og vedlikehald av styringsverktøy ü Støtte- og rådgjevingsfunksjon til budsjettansvarlege ü Budsjettarbeid hjelp til å utarbeide samla budsjett ü Internkontroll, utarbeide og følgje opp interne rutinar og regelverk ü Rapporterer til prorektor for utdanning og har fagleg fellesskap med økonomiavdelinga - Statsmøte for prorektor for utdanning - Møter økonomiavdelinga etter nærare avtale Side 14
5.2 FoU 5.2.1 Prorektor for FoU Åremålsstilling, normalt fire år. ü Har overordna ansvar for forsking og utviklingsarbeid ved NLA Høgskolen, internasjonalisering og bibliotek ü Har ansvar for økonomien i FoU-området, internasjonalisering og bibliotek ü Er næraste overordna for bibliotekleiar, leiar for internasjonalisering, FoU-sekretariat ü Har ansvar for langsiktig forskingsstrategisk planlegging, og legge til rette for kompetanseutvikling av det vitskaplege personalet i samråd med prorektor for utdanning og avdelingsleiarane ü Rapporterer til rektor ü FoU-utval (leiar) ü Leiargruppe ü Tilsettingsutvalet ü Vitskapleg avdelingsleiarmøte FoU-utval ü Er eit rådgjevande organ for prorektor for forsking og Utdanning ü FoU-utval er sett saman av: o Prorektor for FoU (leiar) o FoU-rådgivar (sekretær) o FoU-koordinator frå kvar vitskapleg avdeling o Representant for stipendiatar, valt av stipendiatane for eit år o Ein representant for studentane o Leiar for biblioteket møter som observatør ü Det blir ført referat. 5.2.2 FoU-sekretariat FoU-sekretariatet er sett saman av FoU-rådgjevarar som utfører fagleg-administrative oppgåver etter arbeids- og ansvarsfordeling sett av prorektor for FoU, og FoU-ansvarlege ved vitskaplege avdelingar som gir administrativ støtte til dette arbeidet. Den interne ansvarsfordelinga vil kunne variere over tid. 5.2.3 Leiar for forskargruppe Forskargruppe og -leiar blir oppnemnd av prorektor for FoU. Det kan skje slik: a) Gruppa etablerer seg sjølv og søker om status frå prorektor for FoU. b) Av forskingsstrategiske omsyn kan prorektor for FoU ta initiativ til oppretting av forskargrupper. ü Leie forskargruppa ut frå dei rammer som er sett. ü Gi rapport om arbeidet ut frå retningsliner sett av prorektor for FoU. Side 15
5.2.4 Bibliotekleiar ü Leie biblioteket ü Sørgje for at biblioteket held forsvarleg fagleg nivå ü Samarbeide med fagmiljøa om innkjøpspolitikk og samarbeidsstrategiar ü Vidareutvikle biblioteket i tråd med endra teknologiske utfordringar og behov ü Sørgje for tilfredsstillande organisering av bibliotekdrifta ü Opplæring av studentar og tilsette i bruk av biblioteksystema ü Rettleie studentar og tilsette som søker relevant litteratur ü Har budsjettansvar ü Er næraste overordna for dei tilsette i biblioteket ü Rapporterer til prorektor for FoU ü Vitskaplege avdelingsleiarmøte ü FoU-utval 5.2.5 Leiar for internasjonalisering ü NLA Høgskolen sitt internasjonale arbeid, både på institusjonen og utanfor ü Planar og tiltak for utveksling av personale og studentar ü Initierer og fylgjer opp samarbeidsavtalar med utanlandske universitet og høgskular ü Bidra til auka internasjonal profil ved høgskulen og legge til rette for internasjonal aktivitet i utdanninga saman med vitskapeleg avdelingsleiar ü Bidra i opptak og ansvarleg for praktisk oppfølging av utanlandske studentar på NLA Høgskolen ü Operativt ansvar for internasjonale oppdrag som ikkje ligg under vitskaplege avdelingar, FoU eller EVO ü Har budsjettansvar ü Halde kontakt med internasjonalt ansvarlege i studentorgana ü Koordinere samarbeid med FoU/internasjonalisering ansvarleg i vitskapelege avdelingar ü Rapporterer til prorektor for FoU ü Møte som prorektor for FoU kallar saman til ü Vitskapleg avdelingsleiarmøte ü Forum for internasjonalisering (leiar) Side 16
5.3 Studieavdeling 5.3.1 Studiesjef ü Overordna ansvar for dei studieretta administrative tenestene og systemverktøy knytt til desse ü Har ansvar for økonomien i studieavdelinga sitt område ü IT-tenester og administrering av teknologistøtta undervisning ü Studenttorg / resepsjon ü Det systematiske kvalitetsarbeidet, her under administrasjon av LOKUT-området og rapportering til styresmaktene ifølgje NOKUTs og departementets retningsliner ü Administrativt ansvar for læringsmiljøutval (LMU) ü Studentvelferd og studentdemokrati ü Semesteropning og graduation ü Beredskapsplanar for studentsikkerhet ü Er næraste overordna for: o Studieadministrativ leiar o IT-leiar o Rådgjevarar for utdanningskvalitet EVU-rådgjevar o Organisasjonskonsulent studentparlamentet ü Rapporterer til rektor ü Leiargruppa ü Administrativt avdelingsmøte (leiar, vekslar med økonomi- og administrasjonssjef) ü LOKUT-administrasjonen (leiar) ü Sentralt LMU ü Tilsettingsutvalet ü Vitskapleg avdelingsleiarmøte Administrativt avdelingsleiarmøte ü Administrativt avdelingsleiarmøte er sett saman av: o studiesjef o økonomi- og administrasjonssjef o administrative avdelingsleiarar Studiesjef og økonomi- og administrasjonssjef leiar møtet anna kvart år ü Dette er eit koordinerande møte og rådgjevande organ for studiesjef og økonomi- og administrasjonssjef ü Det blir ført referat 5.3.2 Studieadministrativ leiar ü Leier studieadministrasjonen og er næraste overordna leiar for dei tilsette i studieadministrasjonen ü Har ansvar for eit heilskapleg studieadministrativt område med følgjande grensesnitt til studieavdeling og seksjon: Side 17
o Administrative ansvaret for eksamensavvikling og avsluttande vurdering, fastsetting av fristar og andre administrative rammer for eksamen og utvikling av eksamensoppgåver; sikre ivaretaking av formalitetar og handsame søknader og klager ut frå dette o Gjere avtalar med sensorar etter liste frå vitskapleg tilsette/seksjonsansvarlege o Leie arbeidet med innpassings-saker ifølgje forskrift o Utarbeide års-/semesterplanar og romfordeling i samråd med programleiarar o Foreta studentopptak etter vedtekne rammer ü Har ansvar for det studieadministrative arkivet, under dette FS med tilhøyrande applikasjonar, i samråd med IT-leiar ü Studentrelatert rapportering ü Legge til rette og halde ved like all formell informasjon som er relevant for studentane ü Administrere grensesnittet mellom dei studieadministrative systema og læringsplattforma ü Studierettleiing for søkarar og studentar ü Oppfølging av internasjonale studentar i samarbeid med Internasjonalt leiar ü Oppfølging av studentar med behov for individuell tilrettelegging i samarbeid med kontaktpersonar for dette ü Kome med framlegg til revisjon av forskrifter med retningsliner og relevant internt regelverk ü Har budsjettansvar ü Rapporterer til studiesjef ü Administrativt avdelingsmøte ü Møte med studiekonsulentane (leiar) ü Studiekonsulent møter i dei respektive vitskaplege avdelingsråda 5.3.3 IT-leiar ü Leie IT-avdelinga og vere næraste overordna for IT-konsulentane ü Drift og vedlikehald av NLA Høgskolen sitt interne datasystem med tilhøyrande programvare, her under også AV-utstyr, kopi, telefoni og liknande. ü Alarm og låsesystem i samarbeid med driftsavdelinga ü IT-sikkerheit ü IT-Support ü Ekstern kontakt med UNI-nett og IT-leiarar ved andre høgskular ü Har budsjettansvar ü Rapporterer til studiesjef ü Er næraste overordna for dei tilsette i IT-avdelinga ü Administrativt avdelingsleiarmøte ü IT-utval (leiar) ü IT-sikkerheitsutval (leiar) 5.3.4 Rådgjevar for utdanningskvalitet Side 18
ü Har det administrative ansvaret for det som ligg under LOKUTs ansvarsområde og førebur sakene til LOKUT ü Rapporterer til studiesjef ü LOKUT (sekretær) ü LOKUT-administrasjonen 5.3.5 EVU-rådgjevar ü Planlegging og gjennomføring av oppdragsverksemd i samarbeid med dei vitskaplege avdelingane. Vere oppdatert på, og søke om, eksterne midlar til dette, og ha administrativt ansvar slik som ressursforvaltning og rapportering ü Planlegge og gjennomføre eigeninitierte kurs på NLA Høgskolen ü Bidrar ved gjennomføring av interne kurs for tilsette ü Rapporterer til studiesjef ü Budsjettansvar 5.3.6 Organisasjonskonsulent for studentdemokratiet ü Ressurs for tillitsvalde studentar og bidra til kontinuitet i studentdemokratiet. ü Ansvar med økonomi og budsjett for studentparlamentet ü Hjelpe i gjennomføring av organisasjonskurs for tillitsvalde ü Vedlikehald og ansvar for nettside ü Bindeledd mellom studentdemokratiet og leiinga ü Konsulenten vil i det daglege relatere seg til Studentparlamentets styre ved leiar og nestleiar. ü Rapporterer til studiesjef Side 19
5.4 Økonomi og administrasjon 5.4.1 Økonomi- og administrasjonssjef ü Ansvar for NLA Høgskolens budsjettarbeid, likviditetsplanlegging og økonomirapportering ü Ansvar for rapportering av informasjon som gjeld økonomi og personell til styresmaktene ü Ansvar for kontortenesta ved høgskulen ü Sjå til at administrative funksjonar og rutinar er i tråd med gjeldande lovverk og vedtekne strategiar ü Arbeidsgjevars representant for avtaleverket med fagforbunda ü Ansvar for høgskulens eigedom og leigeavtalar ü Er sekretær for styret ü Rapporterer til rektor ü Er næraste overordna for rekneskapsleiar, driftsleiar og kontorleiar ü Leiargruppa ü Administrativt avdelingsleiarmøte (leiar etter turnus med studiesjef anna kvart år) ü Tilsettingsutvalet ü Drøftingsmøte med fagforeiningane (leiar) Administrativt avdelingsleiarmøte ü Sjå under 5.3.1 5.4.2 Rekneskapsleiar ü Fagleg ansvarleg for den daglege rekneskapsføringa og løn for NLA Høgskolen AS, Norsk Lærerakademi Eiendom Breistein og Norsk Lærerakademi Eiendom Sandviken ü Ansvarleg for månadsavslutning, her også avstemming av balanse og resultat for alle verksemdene ü Utarbeide månadlege rekneskapsrapportar ü Oppfølging av avdelingsrekneskap og prosjekt ü Hjelpe leiarar og andre med diverse rekneskapsanalysar og økonomiske problemstillingar ü Utvikling av rapporteringsverktøy og analysar ü Førebu til effektiv revisjon ü Sparringspartnar med andre avdelingar ved planlegging av prosessar som inneber transaksjonar i rekneskapen ü Sørge for at avdelinga får relevant fagleg oppdatering gjennom kurs, seminar og intern opplæring ü Har budsjettansvar ü Er næraste overordna for de tilsette i rekneskapsavdelinga ü Rapporterer til Økonomi- og administrasjonssjef ü Administrativt avdelingsleiarmøte Side 20
5.4.3 Driftsleiar ü Ansvar for drift, utleige, reinhald og kantine ü Drift av bygningsmassen med tilhøyrande tekniske installasjonar ü Brannsikkerheit ü Alarm og låsesystem i samarbeid med IT ü Klargjering av lokalar i samarbeid med IT-avdeling og studieadministrasjon ü Kontakt mot leigetakarar og utleigarar ü Budsjettansvar for drift og eigedom på sin campus ü Rapporterer til økonomi- og administrasjonssjef ü Driftsleiar er næraste overordna for tilsette på drift og reinhald ü Administrativt avdelingsleiarmøte 5.4.4 Kontorleiar ü Leiar for kontor- og resepsjonsfunksjonen. ü Ansvar for sentralbord, post og resepsjon ü Overordna ansvar for fakturering og purring av studentane i FS ü Sekretærarbeid for rektor og økonomi- og administrasjonssjef ü Ansvar for arkiv ü Har budsjettansvar ü Næraste overordna for tilsette i si avdeling ü Rapporterer til økonomi- og administrasjonssjef ü Administrativt avdelingsleiarmøte ü IT-sikkerheitsutval Side 21
5.5 Personalavdeling 5.5.1 Personalsjef ü Ansvar for NLA Høgskolens overordna personalpolitikk ü Rådgjeving, hjelp og kompetanseutvikling til leiarar og tilsette i personalspørsmål ü Overordna ansvar for oppfølging av sjukemeldte ü Forvalte IA-avtalen ü Leie arbeidet med rekruttering og tilsettingar ved NLA Høgskolen ü Ansvarleg for personalmøta ü Har budsjettansvar ü Er næraste overordna for tilsette i personalavdelinga ü Rapporterer til rektor ü Leiarmøtet ü Tilsettingsutvalet (leiar) ü AMU (sekretær og saksførebuar) ü Drøftingsmøte med fagforeiningane (sekretær) Side 22
6 INSTRUKSAR FOR VEDTAKSFØRE ORGAN Vedtekter og planer finnes her: https://www.nla.no/nor/om-nla/vedtekter-og-planer 6.1 Generalforsamling Regulert av Vedtekter for NLA Høgskolen AS 9. 6.2 Styre Regulert av Vedtekter for NLA Høgskolen AS 10, aksjelova og universitets- og høgskulelova. 6.3 Studentdemokrati Regulert av uh 4-1 og 4-4 og Vedtekter for studentdemokrati ved NLA Høgskolen (skal ligge på web) 6.4 Læringsmiljøutval Regulert av uh-lova 3-4 fjerde ledd og Retningslinjer for læringsmiljøutval ved NLA Høgskolen. 6.5 Arbeidsmiljøutval Dette er oppretta etter Arbeidsmiljøloven 7. Etter lokal avtale representerer dei fire verneomboda dei tilsette i arbeidsmiljøutvalet, og leiinga er representert ved rektor, økonomi- og administrasjonssjef, personalleiar og prorektor for FoU. 6.6 Klagenemnd Oppretta etter uh-lova 5-1. 6.7 Skikkethetsnemnd Oppretta etter forskrift om skikkethetsvurdering i høgre utdanning. 6.8 LOKUT Regulert av Instruks for Lokalt organ for kvalitet i utdanninga LOKUT ved NLA Høgskolen https://www.nla.no/nor/innsida/lokut 6.9 Tilsettingsutval Her vert eksisterande ordning prolongert inntil vidare. (Består av: Leiargruppa og ein representant frå fagorganisasjonane. For tida vekslar utdanningsforbundet og forskarforbundet på å delta i utvalet ved tilsetting i vitskapelege stillingar. For tida deltar parat i utvalet ved tilsetting i administrative stillingar). Prosedyrar for tilsettingar er under utgreiing. Side 23