BEREDSKAPSPLAN for Trondheim Lyd Lysverket AS revidert 22.01.2013 Innhold: Varsling ved ulykker Kriseinformasjonsplan Beredskapsplanens virkeområder Rutiner for oppdatering av beredskapsplan Logg Nøkkelinformasjon om bedriften
1. Varsling ved ulykker Ved ulykker er det offisielle krisetelefoner som skal benyttes: Brann 110 Politi 112 Medisinsk hjelp 113 Deretter varsles daglig leder og/eller eventuelt avdelingsledere. Anbjørn Viem 93 06 67 62 Trond Dybfest 90 94 81 70 Morten Skogstad 95 78 69 17 Daglig ledelse har ansvar for å varsle Arbeidstilsynet, telefon 815 48 222. Varslingsplikten er hjemlet i arbeidsmiljøloven paragraf 5-2.
2. Kriseinformasjonsplan 2.1 Beredskapsgruppe Basis beredskapsgruppe pr 01.01.2013 er følgende personer: Navn Stilling Telefon Anbjørn Viem Daglig leder 93 06 62 67 Kurt Selnes Medeier 90 65 35 12 Trond Størseth Styreformann 41 19 29 90 Trond Dybfest Avdelingsleder utleie 90 94 81 80 Morten Skogstad Avdelingsleder salg 95 78 69 17 2.2 Ansvar og roller Det er daglig leder som har det overordnede ansvar for informasjon i en krisesituasjon som rammer Trondheim Lyd Lysverket AS. Daglig leder har også rollen som bedriftens talsperson. Daglig leder kan delegere denne rollen til underordnede ledere der det er nødvendig. Avdelingsleder for utleie og avdelingsleder for salg/installasjon er en del av den sentrale beredskapsgruppen, og er ansvarlig for at all informasjon er koordinert og kvalitetssikret. Daglig leder koordinerer all informasjon til media, allment og lokalt. Ved større ulykker er det aktuelt å bruke vår advokat til kommunikasjon opp mot media. Daglig leder sammenkaller og fordeler oppgaver i tilknytning til arbeidet som må gjøres. Daglig leder skal ha oversikt over: Hva krisen består av Hvilke andre instanser er involvert i krisen Hvem eier krisen (hovedansvar for informasjonen) Hvem skal informere om hva Hvor omfattende krisen er og dermed hvor omfattende informasjonen skal være 2.3 Om informasjonen fra Trondheim Lyd Lysverket AS Trondheim Lyd Lysverket AS skal kun gi svar på de spørsmål som omfatter bedriftens ansvarsområder. Informasjon til media skal kun gis av daglig leder eller den person daglig leder har delegert dette ansvar til.
Informasjonen skal være verifiserbar, forståelig, kort, presis, og eventuelt besvare aktuelle spørsmål Man skal ikke spekulere eller komme med egne synspunkt, holde tilbake informasjon eller lyve, eller diskutere skyldspørsmål. Informasjon til pårørende: Ved dødsfall/sykdom er det alltid politi/helsevesen som informerer. Opplysninger om pårørende finnes på bedriftens hms-side. Ledelsen i firmaet, eventuelt i samråd med politi/helsevesen/advokat, avgjør hvordan andre skal varsles. Tiltak Hvordan Ansvar Daglig leder innkaller til møte Daglig leder vurderer hvem Daglig leder som skal delta Kort informasjon om krisen -Omfang Daglig leder -Eierskap -samarbeidspartnere Definere målgrupper for krisen Medarbeidere, pårørende, Daglig leder, avdelingsledere media Definere budskap Hva gjør vi? Daglig leder, avdelingsledere, evt. eiere Møte media, ekstern kommunikasjon Legge til rette for mediekontakt (ut i fra omfang på krisen): Daglig leder, eiere - Sørge for at talsperson er tilgjengelig - Direkte kontakt mot media - Pressemelding - Spiserom brukes som presseområde - Overvåke og loggføre Møte ansatte, intern kommunikasjon Løpende evaluering Etter krisen media Oppdatere alle ansatte via sms, informere (ut ifra omfang) om hvem de kan snakke med Er informasjonen god nok? Er alle målgrupper nådd Er informasjonen aktiv nok? Er versjonen i media korrekt? Er internkommunikasjonen god nok? Evaluering både av resultater og arbeidsform, samt beredskapsplan Daglig leder, eiere Daglig leder, styret, eiere Daglig leder, styret
3. Beredskapsplanens virkeområder. 3.1 Innledning Denne planen skal være operativ for krisehåndtering ved Trondheim Lyd Lysverket AS og trekker opp hovedlinjer for hvordan denne virksomheten skal utføres. 3.2 Virkeområder Større ulykker: Dødsfall eller personskader hvor ansatte i vårt firma eller freelancere i vårt firma er inkludert Dødsfall eller personskader på arbeidsmannskap i firma man samarbeider med på en konkret jobb. Brann, eksplosjon, trafikkulykke Større materiell skade Uforutsett begivenhet som vil ha stor betydning for Trondheim Lyd Lysverket AS som bedrift og som: Vil ha store konsekvenser for ansatte og nære freelancere Medfører stor pågang fra media Angå alvorlige strafferettslige forhold og hvor politiet er koblet inn Beredskapsgruppens oppgaver under en krisesituasjon: Håndtere situasjonen Gi omsorg og dekke de pårørendes behov Tilfredsstille tredjeparts behov for informasjon Holde kontakt med og bistå skadestedsledere (politi, medisinsk) og andre eksterne samarbeidspartnere Bringe forholdene raskest mulig tilbake til normalsituasjonen Bevare tillit og omdømme
3.3 Organisering Det er daglig leder som har myndighet og ansvar til å iverksette bedriftens beredskapsplan og bestemme omfanget av tiltakene. Daglig leder eller den person som daglig leder utnevner, skal ha ansvar for beredskapsgruppen og innkalle de medlemmer av beredskapsgruppen som skal innkalles i henhold til krisens omfang. I tillegg møter bedriftens verneombud. 4. Rutiner for oppdatering av beredskapsplan Beredskapsplanen må revideres kontinuerlig slik at den hele tiden er oppdatert med hensyn til hvem som begynner og hvem som slutter ved Trondheim Lyd Lysverket AS. HMS-ansvarlig sammen med verneombud er ansvarlig for oppdatering av beredskapsplan.
5. Loggskjema for den som mottar melding ved ulykke, død eller skade Melding mottatt av: Dato: Klokken: Hvem ringer-navn: Telefon Adresse Hva har skjedd: Hvor har det skjedd: Er politi, brann eller ambulanse varslet? Er G4S, ev. veihjelp varslet? Er vår beredskapsgruppe varslet?
6. Nøkkelinformasjon om bedriften Nøkkelroller: ANBJØRN VIEM DAGLIG LEDER TEL 93 06 67 62 TROND DYBFEST LEDER UTLEIE TEL 90 94 81 70 MORTEN SKOGSTAD LEDER SALG/INST TEL 95 78 69 17 KURT A. SELNES MEDEIER TEL 90 65 35 12 Ved spørsmål angående kriser på oppdrag, ligger det vedlagt en personelliste med telefonnummer. ORGANISASJONSNUMMER Trondheim Lyd Lysverket AS: 985 878 846 ADRESSE HAAKON VII`s gt. 17 c POSTBOKS 5434 LADE 7442 TRONDHEIM TELEFON 73 88 07 00 FAX 73 88 07 01 HJEMMESIDE www.trondheimlyd.no MAIL post@trondheimlyd.no Forsikringsselskap: GARDE AS V/Martin Hoel TEL 46 65 21 24 Alarm: G4S v/henning GRAN TEL 95 10 74 12 Gårdeier: KOTENG, v/sissel GERHARDSEN TEL 48 27 65 03 Vaktmester: MORTEN ELVRUM TEL 95 18 10 67 Bank: DnB NOR, v/ GEIR TORE MATHISEN TEL 91 68 16 43 Bank 2: SMN FINANS, v/anne MORCH FLÅMO TEL 90 97 34 02 Regnskap: VIKEN REGNSKAP AS v/tommy IVERSEN TEL 74 83 90 90 Revisjon: BDO-NORAUDIT, v/thor JOHANSSON TEL 90 88 35 40 Tilgang til bedriftens konti i DnB: ANBJØRN VIEM OG KURT A. SELNES Nøkler til postboks: ANBJØRN VIEM og ANDERS TRAA Ansvar for datadrift: ANBJØRN VIEM TEL 93 06 67 62 GUNNAR ÅSEBØ TEL 92 61 99 16 Dataleverandør og ansvar for datasikkerhet Areto Solutions v/arve Solum TEL 93 20 33 60 Arve.solum@areto.no
SENTRALBORD TEL 47 47 27 00 Vi har ASP-løsning hos Areto. Dvs at all data ligger lagret på eksterne servere hos Infonett på Røros. Juridisk kontakt: ARNTZEN de BESCHE Advokatfirma AS v/ingjer OFSTAD TEL 97 50 77 68 Bedriftens styre STYREFORMANN TROND STØRSETH TEL 41 19 29 90 trond@roko.no STYREMEDLEM TROND LUDVIGSEN TEL 92 44 77 00 KURT A. SELNES TEL 90 65 35 12 ANBJØRN VIEM TEL 93 06 67 62 Bedriftens eier TRONDHEIM LYD HOLDING AS v/rune MALVIK TEL 91 14 01 26 TROND DYBFEST TEL 90 94 81 70 TERJE HAUGDAL TEL 90 63 95 63 KURT A. SELNES TEL 90 65 35 12 Forsikringer Vi bruker forsikringmelglerfirmaet Garde AS til å drifte våre forsikringer. Pr 01.01.2013 har vi personforsikring hos Gjensidige, bil og ansvarsforsikringer hos Sparebank 1 og transportforsikring hos Berkley. Alle skader/saker meldes til Garde AS som tar det videre med selskapene. Beredskapsplanen er revidert og godkjent av daglig leder og styret. 22.01.2013 Anbjørn Viem Kurt A. Selnes..