Innkalling av Fellesnemnd

Innkalling av Fellesnemnd Møtedato: 15.01.2018 Møtestad: Nordhordlandshallen, kantina Møtetid: 12:00-17:00 Eventuelle forfall må meldast til Tove Mette Arnø Fyllingen per tlf. 474 64 145, sms til 474 64 145 eller per epost til ftm@lindas.kommune.no Varamedlemmer møter berre etter nærare avtale. Seminardel: «Risikopunkt som må handterast» starter etter sakene er handsama. Sakliste Saknr Tittel 001/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 002/18 Godkjenning av møteprotokoll 003/18 Reglement fellesnemnd, PSU og andre politiske utval under fellesnemnda Oppdatering med valnemnd 004/18 Politisk hovudprosjekt: Identitet, symbol og felles kultur.- val prosjektgruppe 005/18 Fråsegn til Fylkesmannen - økonomiplanar 006/18 Sambandet Vest - godkjenning av bruk av midlar 007/18 Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av fellesnemnda 008/18 Søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd 009/18 Kulturkomité 010/18 Melding/orientering til fellesnemnda 15.01.2018 9. januar 2018 Øyvind Oddekalv møteleiar Tove Mette Arnø Fyllingen møtesekretær

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 001/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Tove Mette Arnø Fyllingen 18/11 Godkjenning av innkalling og saksliste : Innkalling og saksliste vert godkjent

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 002/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Tove Mette Arnø Fyllingen 18/11 Godkjenning av møteprotokoll Vedlegg: Protokoll - Fellesnemnd - 04.12.2017 : Møteprotokollen vert godkjent

Møteprotokoll for Fellesnemnd Møtedato: 04.12.2017 Møtestad: Rådhuset, Manger Møtetid: 12:00-15:00 Frammøtte medlemmer Parti Rolle Jon Askeland Radøy SP Medlem Jostein Borlaug Radøy AP Medlem Kirsti Gjetle Floen Radøy AP Medlem May Britt Vågenes Gjerde Radøy SP Medlem Øyvind Oddekalv Meland AP Utvalsleiar Nils Marton Aadland Meland H Medlem Øyvind Bratshaug Meland FRP Medlem Sølvi Knudsen Meland SP Medlem Anne Grete Eide Meland AP Medlem Marit Jøssang Meland KRF Medlem Astrid Aarhus Byrknes Lindås KRF Nestleiar Asle Hetlebakke Lindås KRF Medlem Nina Bognøy Lindås AP Medlem Ståle Juvik Hauge Lindås AP Medlem Anna K.Valle Lindås SP Medlem Bjarte Vatnøy Lindås FRP Medlem Nina Stabell Øvreås Lindås FRP Medlem Karl Vågstøl Lindås H Medlem Sveinung Toft Lindås V Medlem Forfall meldt frå medlem: Parti Rolle Kenneth Murberg Radøy H Medlem Leif Hosøy Sleire Lindås KRF Medlem Frammøtte varamedlemmer: Parti Erstatter medlem Normann Sæbø Radøy H Kenneth Murberg Odd Leif Mjøs Lindås KRF Leif Hosøy Sleire Følgjande frå administrasjonen møtte: Jarle Landås-rådmann Radøy, Martin W Kullid-rådmann Meland, Tove Mette Arnø Fyllingensekretær, Ørjan Raknes Forthun-programansvarleg

Sakliste Saknr Tittel 019/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 020/17 Godkjenning av møteprotokoll 021/17 Styringsdokument Alver kommune 022/17 Politisk reglement for fellesnemnd og utval gjeldande samanslåing av Alver kommune 023/17 Retningsliner prosjektstyring 024/17 Godkjenning av omstillingsavtale 025/17 Budsjett for fellesnemnda, prosjektperioden 2017 2020 026/17 Delegering programansvarleg 027/17 Mandat - identitet, symbol og felles kultur 028/17 Prosjektmandat arbeidsgjevarpolitikk 029/17 Prosjektmandat kommunikasjon 030/17 Møteplan Alver kommune 2018 031/17 Melding/orientering 019/17: Godkjenning av innkalling og saksliste : Innkalling og saksliste vert godkjent 04.12.2017 Fellesnemnd Mandat valnemnda vert sett opp under melding/orientering. Ellers ingen merknader, samrøystes. FN - 019/17 VEDTAK: Innkalling og saksliste vert godkjent --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 020/17: Godkjenning av møteprotokoll : Møteprotokollen vert godkjent 04.12.2017 Fellesnemnd Ingen merknader, samrøystes. FN - 020/17 VEDTAK: Møteprotokollen er godkjent. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

021/17: Styringsdokument Alver kommune Styringsdokument Alver kommune vert vedteke som det ligg føre i saka. 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval Framlegg J.Næss: Pkt. 3.6 Dei tillitsvalde skal vere representert i følgjande delprosjekt: 1-2 representantar i organisasjonsutviklingsprosjekt Ny setn. siste avsnitt Kap 1. styringsdokumentet kan rullerast ved behov. Framlegget med endringar vart samrøystes vedteke. PSU - 005/17 UTTALE: Framlegget vart vedteke med følgjande endring: Pkt. 3.6 Dei tillitsvalde skal vere representert i følgjande delprosjekt: 1-2 representantar i organisasjonsutviklingsprosjekt Kap.1 - ny setning siste avsnitt: Styringsdokumentet kan rullerast ved behov 04.12.2017 Fellesnemnd Framlegget med innstillinga frå PSU vart samrøystes vedteke. FN - 021/17 VEDTAK: Styringsdokument Alver kommune er vedteke med fylgjande endring: Pkt. 3.6 Dei tillitsvalde skal vere representert i følgjande delprosjekt: 1-2 representantar i organisasjonsutviklingsprosjekt Kap.1 - ny setning siste avsnitt: Styringsdokumentet kan rullerast ved behov --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 022/17: Politisk reglement for fellesnemnd og utval gjeldande samanslåing av Alver kommune Politisk reglement vert vedteke som det ligg føre. 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval Uttale frå PSU: Avsnitt 2 under 1.9 ugildskap går ut. Framlegget med endring vart samrøystes vedteke. PSU - 006/17 UTTALE: Politisk reglement vert vedteke med følgjande endring: Pkt 1.9 ugildskap avsnitt 2 går ut 04.12.2017 Fellesnemnd Uttale PSU: Avsnitt 2 under 1.9 ugildskap går ut. Uttalen vart samrøystes vedteke

Framlegg, endring frå A.Byrknes-Lindås Krf: 1.6 Deltaking i møte av andre enn valde medlemmer Programansvarleg og rådmennene deltek i møtene og har talerett. Politisk sekretær deltek og førar protokoll. Framlegget fekk 18 røyster (mot N.Øvreås-Lindås Frp, B.Vatnøy-Lindås Frp og Ø.Bratshaug-Meland Frp) Framlegg, tillegg frå B.Vatnøy-Lindås Frp: For 2017 videreføres reglene som er vedtatt vedrørende godtgjørelse for folkevalgte. Det må komme ei ny sak snarest der man vedtar reglene som gjelder for 2018 og 2019. Framlegget vart samrøystes vedteke. Reglementet med endringane vart samrøystes vedteke. FN - 022/17 VEDTAK: Politisk reglement er vedteke med fylgjande endringar: Avsnitt 2 under 1.9 ugildskap går ut. 1.6 Deltaking i møte av andre enn valde medlemmer Programansvarleg og rådmennene deltek i møtene og har talerett. Politisk sekretær deltek og førar protokoll. For 2017 videreføres reglene som er vedtatt vedrørende godtgjørelse for folkevalgte. Det må komme ei ny sak snarest der man vedtar reglene som gjelder for 2018 og 2019. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 023/17: Retningsliner prosjektstyring Reglement prosjektstyring vert vedteke som det ligg føre i saka. 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval Tillegg (under innleiing): Retningslinane kan rullerast ved behov. Framlegget med endring vart samrøystes vedteke. PSU - 007/17 UTTALE: Framlegget vart vedteke med følgjande endring: Retningslinene kan rullerast ved behov. 04.12.2017 Fellesnemnd Framlegget med endringsframlegg PSU Retningslinane kan rullerast ved behov. Samrøystes vedteke. Framlegg frå Ø.Bratshaug-Meland Frp: Tillegg i innleiing: Prosjektene skal følge Prince 2 metodikk Framlegget frå Ø.Bratshaug fekk 6 røyster og fall (Ø.Bratshaug-Meland Frp, N.Øvreås-Lindås Frp, B.Vatnøy-Lindås Frp, K.Vågstøl-Lindås H, N.Sæbø-Radøy H og N.M.Aadland-Meland H) FN - 023/17 VEDTAK: Retningsliner prosjektstyring er vedteke med endring.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 024/17: Godkjenning av omstillingsavtale Fellesnemnda godkjenner vedlagde omstillingsavtale. 28.11.2017 FELLESNEMND PARTSAMANSETT UTVAL Pkt 3.1.HTV frå PSU peikar ut 3 TV til omstillingsutvalet. Pkt 3.1 Fra 1.1.2020 utpeikar HTV i Alver kommune dei tre rep til omstillingsutval. Pkt 5.4 Ta med tittel AML 16 og 16.2 henvising Framlegget vart samrøystes vedteke med endringane PSU - 008/17 UTTALE: Framlegget vert vedteke med følgjande endring: Pkt 3.1.HTV frå PSU peikar ut 3 tillitsvalde til omstillingsutvalet. Pkt 3.1 Fra 1.1.2020 utpeikar HTV i Alver kommune dei tre rep til omstillingsutval. Pkt 5.4 AML 16 Arbeidstakeren sine rettigheter ved virksomhetsoverdragelse 16.2 Lønns- og arbeidsvilkår. 04.12.2017 Fellesnemnd Framlegget med endringane frå PSU vart samrøystes vedteke. FN - 024/17 VEDTAK: Fellesnemnda godkjenner vedlagde omstillingsavtale med fylgjande endringar: Pkt 3.1.HTV frå PSU peikar ut 3 tillitsvalde til omstillingsutvalet. Pkt 3.1 Fra 1.1.2020 utpeikar HTV i Alver kommune dei tre rep til omstillingsutval. Pkt 5.4 AML 16 Arbeidstakeren sine rettigheter ved virksomhetsoverdragelse 16.2 Lønns- og arbeidsvilkår. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 025/17: Budsjett for fellesnemnda, prosjektperioden 2017 2020 Fellesnemnda: Vedtek det framlagde budsjett for perioden 2017 2020. Ber om tertialvise rapportar frå 2018 Delegerer til prosjektansvarleg å omdisponere/endre årsbudsjettet med inntil 25 % 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval Framlegget vart samrøystes vedteke. PSU - 009/17 VEDTAK: Fellesnemnda: Vedtek det framlagde budsjett for perioden 2017 2020. Ber om tertialvise rapportar frå 2018 Delegerer til programansvarleg å omdisponere/endre årsbudsjettet med inntil 25 %

04.12.2017 Fellesnemnd Skriv frå kyrkjeleg fellesråd fellesnemnd - innspel budsjett - er sendt fellesnemnda Framlegg frå B.Vatnøy-Lindås Frp: Søknaden fra kyrkjeleg fellesråd vert lagt fram som sak til fellesnemnda i neste møte. Framlegg frå A.AA.Byrknes-Lindås Krf: Nytt punkt. 10. Nye Alver kommune markerer korpsenes år i 2018. Fellesnemnda kjem attende til finansiering i 1.møte i 2018. Framlegg frå A.K.Valle-Lindås Sp: Ny post i budsjettet: Demokratibygging 2018 kr. 100 000, 2019 kr. 100 000 og 2020 kr. 50 000. Totalt kr. 250 000 Finansiering: Tilsvarande reduksjon av post 17 - til uføresett. Framlegget med dei tre tillegga vart samrøystes vedteke. FN - 025/17 VEDTAK Fellesnemnda: Vedtek det framlagde budsjett for perioden 2017 2020 med endringar Ber om tertialvise rapportar frå 2018 Delegerer til prosjektansvarleg å omdisponere/endre årsbudsjettet med inntil 25 % --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 026/17: Delegering programansvarleg Delegeringsreglement for Alver kommune, frå fellesnemnda til programansvarleg, vert vedteke som det ligg føre. 04.12.2017 Fellesnemnd Tillegg pkt 6... i samsvar med budsjett... Framlegg om endring frå Ø.Oddekalv: Dersom tvil om ei sak er av prinsipiell karakter skal det tas opp i saksførebuande utval, det er saksførebuandeutval som som endeleg avgjer... Framlegget vart vedteke mot 7 røyster (Ø.Bratshaug-Meland Frp, B.Vatnøy-Lindås Frp, N.Øvreås- Lindås Frp, N.Sæbø-Radøy H, N.M.Aadland-Meland H, K.Vågstøl-Lindås H og S.Knudsen-Meland Sp) Framlegg B.Vatnøy-Lindås Frp: Dersom det oppstår tvil om ei sak er prinsipiell eller ikkje, skal dette drøftast mellom programansvarleg og fellesnemnda Framlegget fekk 7 røyster og fall (Ø.Bratshaug-Meland Frp, B.Vatnøy-Lindås Frp, N.Øvreås-Lindås Frp, N.Sæbø-Radøy H, N.M.Aadland-Meland H, K.Vågstøl-Lindås H og S.Knudsen-Meland Sp) FN - 026/17 VEDTAK: Delegeringsreglement for Alver kommune, frå fellesnemnda til programansvarleg, med endring er vedteke. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

027/17: Mandat - identitet, symbol og felles kultur Prosjektmandat - Politiske hovudprosjekt - Identitet, symbol og felles kultur vert vedteke som det ligg føre. 04.12.2017 Fellesnemnd Framlegget vart samrøystes vedteke. Valnemnda legg fram innstilling om medlemmar til neste møte FN - 027/17 VEDTAK: Prosjektmandat - Politiske hovudprosjekt - Identitet, symbol og felles kultur er vedteke som det ligg føre. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 028/17: Prosjektmandat arbeidsgjevarpolitikk Prosjektmandat arbeidsgjevarpolitikk vert vedteke som det ligg føre i saka. 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval Ingen merknader, samrøystes PSU - 010/17 VEDTAK: Prosjektmandat arbeidsgjevarpolitikk vert vedteke som det ligg føre i saka. 04.12.2017 Fellesnemnd Framlegget vart samrøystes vedteke. FN - 028/17 VEDTAK: Prosjektmandat arbeidsgjevarpolitikk er vedteke som det ligg føre i saka. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 029/17: Prosjektmandat kommunikasjon Prosjektmandat kommunikasjon vert vedteke som det ligg føre i saka. 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval 4.2. (inntil går ut)2 tillitsvalde 4.3. Råd for menneske med nedsett funksjonsevne (under rådene), landbruksorganisasjonane (under næring) Framlegget med endringar vart samrøystes vedteke PSU - 011/17 UTTALE: Prosjektmandat kommunikasjon vert vedteke med følgjande endring: Referansegrupper (tillegg) 2 tillitsvalde, råd for menneske med nedsett funksjonsevne, landbruksorganisasjonane. 04.12.2017 Fellesnemnd

4.2. (inntil går ut)2 tillitsvalde 4.3 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne (under rådene), landbruksorganisasjonane (under næring) Rette til: Fellesnemnda er politisk styringsgruppe Framlegget med endringar vart samrøystes vedteke FN - 029/17 VEDTAK: Prosjektmandat kommunikasjon, med endringar, er vedteke. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 030/17: Møteplan Alver kommune 2018 Møteplan 2018 vert godkjent som den ligg føre i saka 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval Ingen merknader, samrøystes. PSU - 012/17 UTTALE: Møteplan 2018 vert godkjent som den ligg føre i saka 04.12.2017 Fellesnemnd Framlegget vart samrøystes vedteke. FN - 030/17 VEDTAK/INNSTILLING/UTTALE: Møteplan 2018 er godkjent som den ligg føre i saka --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 031/17: Melding/orientering Meldinga vert teke til orientering 28.11.2017 Fellesnemnd partsamansett utval Meldingar/orienteringar Pågåande prosjekt status DigiAlver sluttrapport forprosjekt ved programansvarlig Ørjan Raknes Forthun Barnevern vert å koma tilbake til i fellesnemnda Programkontor ved programansvarlig Ørjan Raknes Forthun Brannsamarbeid ved leiar PSU Øyvind Oddekalv Trainee/Lærling ved programansvarlig Ørjan Raknes Forthun Ingen merknader, samrøystes PSU - 013/17 VEDTAK/INNSTILLING/UTTALE: Meldinga vert teke til orientering 04.12.2017 Fellesnemnd Meldingar/orienteringar Pågåande prosjekt status

DigiAlver sluttrapport forprosjekt ved programansvarleg Ørjan Raknes Forthun Barnevern vert å koma tilbake til i fellesnemnda sitt møte i januar Programkontor ved programansvarleg Ørjan Raknes Forthun Beredskap ved programansvarleg Ørjan Raknes Forthun Brannsamarbeid ved leiar i fellesnemnda Øyvind Oddekalv Trainee/Lærling ved programansvarleg Ørjan Raknes Forthun Framlegget vart samrøystes vedteke. Mandat valnemnda - spørsmål frå Nils Marton Aadland ynskjer sak Felles landbrukskontor - spørsmål frå Normann Sæbø oppstart prosjekt Ynskje om oppstart prosjekt - felles landbrukskontor - vert send programansvarleg Framlegget vart samrøystes vedteke. Fellesnemnda ynskjer at programansvarleg på vegne av Alver kommune har ein tilknytning til Vest brann og redningsregion, td observatørstatus. Framlegget vart samrøystes vedteke. Programansvarleg utarbeider mandat/retningslinjer for valnemnda til neste møte i fellesnemnda. Framlegget vart samrøystes vedteke. FN - 031/17 VEDTAK: Meldinga er teke til orientering Ynskje om oppstart prosjekt - felles landbrukskontor - vert send programansvarleg Programansvarleg utarbeider mandat/retningslinjer for valnemnda til neste møte i fellesnemnda. Fellesnemnda ynskjer at programansvarleg på vegne av Alver kommune har ein tilknytning til Vest brann og redningsregion, td observatørstatus. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 003/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Ørjan Raknes Forthun 17/1868 Reglement fellesnemnd, PSU og andre politiske utval under fellesnemnda Oppdatering med valnemnd Forslag til reglement for valnemnda vert teke inn som kapittel 1.16 i «Reglement fellesnemnd, PSU og andre politiske utval under fellesnemnda». Eksisterande kapittel 1.16 vert nytt kapittel 1.17. Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Bakgrunn Fellesnemnda vedtok «Reglement fellesnemnd, PSU og andre politiske utval under fellesnemnda» i sak 22/17. Her er det ikkje eigne føringar for valnemnda. Det vert i tilfelle dekka av kapittel 1.16 Andre utval: «Reglement for gjennomføring av fellesnemnd gjeld for partssamansett og eventuelt andre politiske utval så langt dei høver.» Saksutgreiing Følgjande vert føreslått som nytt kapittel 1.16 i «Reglement fellesnemnd, PSU og andre politiske utval under fellesnemnda»: 1. Valnemnda Valnemnda skal koma med framlegg til medlemmar i ulike komitear som vert oppretta i samband med å etablera ein ny kommune Valnemnda skal, så langt det er relevant, følgja retningslinene til fellesnemnda. Spesielt for valnemnda gjeld: Valnemnda er fellesnemnda si nemnd. Nemnda er samansett av tre medlemmar frå fellesnemnda ein frå kvar kommune. Valnemnda konstituerer seg sjølve. Programleiinga deltek på møta etter førespurnad frå leiaren. Ein sekretær frå programkontoret skal vera til stade i møtet og føra møteprotokoll. Andre saker etter tilvising frå leiar av fellesnemnda.

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 004/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Ørjan Raknes Forthun 17/1868 Politisk hovudprosjekt: Identitet, symbol og felles kultur.- val prosjektgruppe Innstilling frå valnemnda: Medlemmer til prosjektgruppa identitet, symbol og felles kultur er: Leiar: Nestleiar: Nils Marton Aadland, Meland Nina Stabell Øvreås, Lindås Medlemer: Kirsti Gjetle Floen, Radøy Asle Hetlebakke, Lindås Sølvi Knudsen, Meland Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Bakgrunn Prosjektmandat politisk hovudprosjekt identitet, symbol og felles kultur vart vedteke i fellesnemnda 04.12.2017. Prosjektgruppa skal bestå av leiar, nestleiar og tre medlemmer frå fellesnemnda Valnemnda har jobba med og finna medlemer til prosjektgruppa, og kjem med følgjande innstilling: Leiar: Nils Marton Aadland, Meland Nestleiar: Nina Stabell Øvreås, Lindås Medlemer: Kirsti Gjetle Floen, Radøy Asle Hetlebakke, Lindås Sølvi Knudsen, Meland

Saksframlegg Saksnr: Utval: Dato 005/18 Fellesnemnd Sakshandsamar: Lindås kommune Ørjan Raknes Forthun Arkivnr.: 17/1868 Klassering: Fråsegn til Fylkesmannen - økonomiplanar : Fellesnemnda meiner at kommunane sine investeringar i perioden fram til 2020 er i samsvar med dei avtalte målsetjingane for den nye kommunen Fellesnemnda meiner at de vedtekne investeringane fram til 2020 er i samsvar med framtidige behov for tenester og at investeringane er på eit økonomisk forsvarleg nivå for den nye kommunen. Fellesnemnda ønskjer at kommunane bruker felles og like føresetnader for økonomiplanarbeidet for 2019-2022. Dette gjeld mellom anna folketalsvekst, renteutvikling og eigedomsskatt frå 2020. Fellesnemnda ønskjer at kommunane i størst mogleg grad koordinera arbeidet med økonomiplanane med omsyn på: o Investeringar og behov i Alver kommune o Gebyr- og betalingssatsar Fellesnemnda ønskjer at kommunane avgrensar bruken av uspesifiserte innsparingar. Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Bakgrunn Med heimel i inndelingslova 26 skal fellesnemnda gi fråsegn til departementet om års-budsjettet for 2018 m/økonomiplan og årsbudsjettet for 2019 m/økonomiplan, slik dei er vedtekne av kommunestyra i kommunane i samanslåinga. Fylkesmannen har i brev datert 17.11.17 bedt samanslåingskommunane om å sende denne fråsegna til Fylkesmannen innan 1. februar. Fylkesmannen seier i brevet at det er viktig at fellesnemnda legg vekt på: at kommunane sine investeringar i perioden fram til 2020 er i samsvar med dei avtalte målsetjingane for den nye kommunen vurdere om dei vedtekne investeringane er i samsvar med framtidige behov for tenester og at investeringane er på eit økonomisk forsvarleg nivå for den nye kommunen. Det er viktig at den

nye kommunen har eit solid økonomisk handlingsrom for å innfri forventningane dei første driftsåra. Saksutgreiing Vurdering av økonomiplanene til Lindås, Meland og Radøy for 2018 2021 - Med fokus på investeringsbudsjett og usikre forutsetninger for driftsbudsjettene Investeringsbudsjett/risiko renteauke: Total auke i gjeld fra 2017-2021 Ein renteauke på 1% utover renta som er lagt inn i økonomiplanane vil om lag utgjere ein auka rentekostnad på 31 mill. kr. Dette svarar til om lag 45 årsverk. Ein auke på 1% rente vil utgjere 15 mill. kr berre på gjeldsauken frå 2017 til 2021. Dette svarar til om lag 20 årsverk. Ulik renteføresetnader i økonomiplanane: Auke i generelle investeringar fra 2017 til 2021 Auke i VA investeringarfra 2017 til 2021 Total gjeld generelle investeringar per 2021 Radøy 523 mill 195 mill 58 mill 703 mill Lindås 995 mill 660 mill 335 mill 1 399 mill Meland 801 mill 612 mill 189 mill 986 mill Totalt for Alver 2 319 mill 1 467 mill 582 mill 3088 mill 2018 2019 2020 2021 Radøy 1,55 % 1,55 % 1,75 % 1,75 % Lindås 1,45 % 1,65 % 2,15 % 2,28 % Meland 1,60 % 1,67 % 1,80 % 2,47 % Differanse mellom høgast og lågast 0,15 % 0,12 % 0,40 % 0,72 % I 2021 er differansen mellom Meland og Radøy sin budsjetterte rentesats 0,72%. Om ein nyttar den høgaste rentesatsen på den generelle gjelda i Radøy, vil dette utgjere ein auke i rentekostander på 5 mill. kr. For høgt budsjetterte inntekter: Det er i økonomiplanane til Radøy og Meland tatt omsyn til eigedomsskatt i alle fire åra i økonomiplanperioden. Etter intensjonsavtalen er det vedtatt at det ikkje skal vere eigedomsskatt i Alver kommune anna enn på «verk og bruk». Dette inneber at det i økonomiplanen til Radøy og Meland er lagt inn inntekt i 2020 og 2021 som ikkje vil kome i Alver, og såleis manglar tilsvarande for å ha ein økonomiplan i balanse: Eigedomsskatt på hus og hytter 2020 2021 Radøy 8,8 8,8 Meland 14,8 14,8 Totalt 23,6 23,6 Dette utgjer om lag 44 årsverk.

I tillegg er det i Meland kommune lagt inn føresetnad om befolkningsvekst på 2,5%. Dette er på same nivå som når Meland var vekstkommune nr 2 i landet, og det er knytt uvisse til om denne veksten held fram. Folkeveksten som er lagt inn utgjer om lag 36 mill kr i auka inntekter frå 2018 2021. Usikre driftsføresetnader og/ eller innsparingar som er lagt inn i økonomiplanane som ikkje er konkretisert: Lindås: For å handtere den auka rente og avdragsbelastninga knytt til investeringsbudsjettet, er det lagt inn uspesifiserte innsparingar i alle dei fire åra i økonomiplanperioden. Innsparingane i 2018 er knytt til konkrete tiltak, medan det ikkje er identifisert konkrete tiltak for innsparingane i 2019 2021. Det pågår eit arbeid for å identifisere konkrete innsparingstiltak som skal vere klart til økonomiplanprosessen våren 2018. Innsparingane må gjennomførast for å handtere auka rente og avdragsbelastning. Dei budsjetterte innsparingane utgjer om lag 90 årsverk i økonomiplanperioden. Meland: Nye tiltak i 2018 Total årseffekt Nye tiltak i 2019 Total akkumulert årseffekt Det er lagt inn uspesifiserte innsparingar på 1,8 mill i 2020 og 2021. Nye tiltak i 2020 Total akkumulert årseffekt Grunnbemanning: - - - Nye tiltak i 2021 Total akkumulert årseffekt Uspesifisert innsparing alle områder - 10,0 10,0-9,6 19,6 Oppvekst 2,7 1,9 1,9 3,8 1,9 5,8 5,8 Sjukeheimar 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Heimetjenester 1,5 1,5 0,5 2,0 2,0 2,0 Eining for funksjonshemma 2,6 2,6 1,5 4,1 1,5 5,6 5,6 Uspesifisert innsparing PLO - 7,4 7,4 6,0 13,4 13,4 Sentralkjøkken 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 Helse og sosial 1,5 1,5 0,5 2,0 0,5 2,5 2,5 Teknisk sektor 3,0 3,0 2,0 5,0 2,0 7,0 7,0 Prosjekter på tvers av tenesteområder: Merkantilproskjekt 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 Administrasjon - hele organisasjonen 1,0 1,0 1,5 2,5 2,5 Barnevern - tiltak 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 15,3 14,5 24,8 39,3 13,4 42,8 9,6 62,4 I Meland kommune vert det berekna renter og avdrag først i året etter at låneopptaket er gjort. Dette inneber at økonomiplanen ikkje syner den reelle belastninga av renter og avdrag på investeringane som er gjennomført i økonomiplanperioden. Konsekvensen av dette er at renter og avdrag på investeringane som er gjennomført i økonomiplanen er om lag 13 mill.kr høgare enn det som framgår i 2021. Dei auka rente og avdragsutgiftene utgjer om lag 19 årsverk. Radøy: Det er lagt inn ein auke på 1,2 mill. kr i inntekter på byggesak i 2018 i forhold til faktisk inntektsnivå i 2017. Investeringsprosjektet knytt til Småbarnsavdeling ved Austebygd skule vil gje auka driftsutgifter som ikkje er lagt inn i økonomiplanen. Disposisjonsfond:

Disposisjonsfond per 01.01.2018 Radøy 16 mill Lindås 211 mill* Meland 29,6 mill Totalt for Alver 256,6 mill * Hvorav 100 mill skal plasserast langsiktig Vurdering Investeringane i dei tre kommunane er i det vesentlege knytt til kommunane sin kjerneaktivitet. Det er i utgangspunktet ei politisk prioritering å vurdere kor mykje av tilgjengelege ressursar som skal gå til gode bygg å yte tenestene i og kor mykje som skal gå til å skape innhald i bygga gjennom mellom anna tilsette. Det samla lånegjelda for Alver kommune blir høg og vil legge grensar for handlingsrommet for kommunestyret for den nye kommunen. I Lindås er auka investeringar finansiert gjennom innsparingar i drifta. Ei god del av desse innsparingane er uspesifiserte. Det er viktig at desse vert konkretisert med konsekvensar i økonomiplanprosessen for 2019 2022. Det er uheldig for konsolideringa av dei tre budsjetta at det er brukt ulike føresetnader i utarbeidinga. Fellesnemnda bør be kommunane koordinere bruken av føresetnader slik at det er lettare å få heilskapleg oversikt over den økonomiske situasjonen for Alver kommune. Vedlagte saksdokument: Fråsegn-fellesnemnd - frå Fylkesmannen - vedlegg 202971 09.01.2018

Sakshandsamar, telefon Håvard Rød, 5557 2143 Vår dato 17.11.2017 Dykkar dato Vår referanse 2014/8610 310 Dykkar referanse Fellesnemnda for Nye Voss kommune Nye Ullensvang kommune Nye Øygarden kommune Alver kommune Bjørnefjorden kommune Fellesnemnda og fråsegn til kommunane sine budsjett og økonomiplanar Med heimel i inndelingslova 26 skal fellesnemnda gi fråsegn til departementet om årsbudsjettet for 2018 m/økonomiplan og årsbudsjettet for 2019 m/økonomiplan, slik dei er vedtekne av kommunestyra i kommunane i samanslåinga. Fylkesmannen er mottakar av fråsegnene frå fellesnemnda om årsbudsjett og økonomiplan for kommunane etter delegeringsvedtak av 10. 03. 2017. Fellesnemnda skal vidare ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga er sett i verk, det vil seie budsjettet for 2020 m/økonomiplanen for 2020-2023 for den nye kommunen. Fylkesmannen ber om å få tilsendt fråsegn etter at kommunestyra har gjort vedtak for budsjettet for 2018 og økonomiplanen for perioden 2018-2021. Det er viktig at fellesnemnda i fråsegna legg vekt på: - at kommunane sine investeringar i perioden fram til 2020 er i samsvar med dei avtalte målsetjingane for den nye kommunen - vurdere om dei vedtekne investeringane er i samsvar med framtidige behov for tenester og at investeringane er på eit økonomisk forsvarleg nivå for den nye kommunen. Det er viktig at den nye kommunen har eit solid økonomisk handlingsrom for å innfri forventningane dei første driftsåra. Frist for å gi fråsegn for budsjettet for 2018 og økonomiplanen for 2018-2021 er innan 01. februar 2018. På grunnlag av kommunane sine budsjett og økonomiplanar tilrår vi at fellesnemnda så tidleg som mogleg startar arbeidet med å førebu budsjett for den nye kommunen. Det er viktig at fellesnemnda er godt førebudd til å utarbeide eit framlegg til budsjett og økonomiplan for perioden 2020-2023. Fylkesmannen i Hordaland Postadresse: Postboks 7310, 5020 Bergen Besøksadresse: Statens hus, Kaigaten 9, Bergen Telefon: 55 57 20 00 Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Kontakt: www.fylkesmannen.no/melding Nettside: www.fylkesmannen.no/hordaland Org.nr: 974760665

Med helsing Rune Fjeld assisterande fylkesmann Håvard Rød seniorrådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 2

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 006/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Ørjan Raknes Forthun 17/1868 Sambandet Vest - godkjenning av bruk av midlar Vedlegg: Brev til ordfører i Meland kommunebrev til ordfører i Askøy kommune Fellesnemnda godkjenner at Sambandet Vest AS får disponere inntil kr 2 mill av tildelte midlar frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet til infrasturkturtiltak i kommunar som skal slå seg saman. Midlane skal nyttast til å utarbeide ein silingsrapport og forslag til planprogram for ein kommunedelplan for vegtrase for Sambandet Vest frå Askøy kommune, via Meland kommune og Radøy kommune til Austrheim kommune. Askøy kommune sin del av utgiftene, inntil kr 300 000, blir forskottert av midlane tildelt Sambandet Vest AS, mot at Askøy kommune stiller ein kommunal garanti på beløpet. Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Bakgrunn Gjennom Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) si tilskotsordning til infrastrukturtiltak i kommunar som skal slå seg saman, har kommunane Lindås, Meland og Radøy fått til saman kr 5 mill, kr 2 mill i 2016 og kr 3 mill i 2017 til reguleringsarbeid for Sambandet Vest. I søknaden blir det søkt om midlar til reguleringsarbeid for Sambandet Vest, inkludert dei regionale tilførselsvegane i den nye kommunen (Landsvik-Moldekleiv i Meland, samanknyting av hovudvegane i Radøy og Alversundbrua i Lindås). Eigarmøtet i Sambandet Vest AS slutta seg 16. oktober 2017 til at Sambandet Vest AS startar opp det førebuande arbeidet med ein interkommunal kommunedelplan for vegtraséen frå Askøy kommune, via Meland kommune og Radøy kommune til Austrheim kommune. Målsettinga for dette arbeidet er at ein leverer ein silingsrapport og forslag til planprogram for

ein kommunedelplan i dei berørte kommunane. Til arbeidet i første fase, har eigarmøtet beslutta at det bør setjast av kr 2 mill av dei tildelte midlane. Askøy kommune sin del av dette arbeidet er rekna til ca 15 % av totalen, og desse midlane skal Askøy kommune dekkje. Ei løysing er at Askøy kommune sin del av arbeidet blir forskottert av midlane frå KMD og at Askøy kommune stiller ein garanti på dette beløpet og betalar sin del i ettertid. I mandatet til fellesnemnda, vedtatt i dei ulike kommunestyra i september 2017, står det i pkt. 8 Økonomi: Fellesnemnda disponerer eingongstilskot, reformstøtte og andre midlar tildelt i samband med kommunesamanslåinga. Gjeld ikkje kompensasjon for redusert basistilskot. Dette medfører at det er fellesnemda som må godkjenne bruken av midlane som er tildelt til infrastrukturtiltak i kommunar som skal slå seg saman.

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 007/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Ørjan Raknes Forthun 17/1868 Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av fellesnemnda Vedlegg: Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle - fellesnemnd vedlegg Reglement arbeidskår og godtgjersle for medlemmar av fellesnemnda - vert vedteke slik det ligg føre som kapittel 3 i «Politisk reglement for fellesnemnd og utval gjeldande samanslåing av Alver kommune» vedteke i fellesnemnda 4. desember 2018. Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Bakgrunn Førebuande fellesnemnd vedtok «Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av førebuande fellesnemnd» i sak 07/16. I sak 22/17 i fellesnemnda, «Politisk reglement for fellesnemnd og utval gjeldande samanslåing av Alver kommune», vart følgjande vedteke: «For 2017 videreføres reglene som er vedtatt vedrørende godtgjørelse for folkevalgte. Det må komme ei ny sak snarest der man vedtar reglene som gjelder for 2018 og 2019.» Saksutgreiing Når det er vedteke eit «Politisk reglement for fellesnemnd og utval gjeldande samanslåing av Alver kommune», er det naturleg at «Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av fellesnemnda» vert ein del av dette. Det vert lagt opp til at «Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av fellesnemnda» vert lagt inn som nytt kapittel 3. Gjeldane reglement har fungert for førebuande fellesnemnd og dekker også behova for reglement for fellesnemnda. Vurdering «Reglement - arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av førebuande fellesnemnd» vert vidareført uendra som reglement også for fellesnemnda.

3. Reglement arbeidsvilkår og godtgjersle for medlemmar av fellesnemnda 3.1. Føremål Reglementet har til føremål å sikra medlemmar av fellesnemnda kompensasjon for sin arbeidsinnsats, erstatning for tapt arbeidsforteneste og dekning av reelle utgifter i samband med utøving av dette vervet, jfr. Kommunelova 41 og 42. Krav om møtegodtgjersle, tapt arbeidsforteneste og køyregodtgjersle må minimum sendast kvartalsvis. Dette for å få krava med i rett rekneskapsår. 3.2. Møtegodtgjersle Medlemmar av fellesnemnda har rett til godtgjersle for møta i nemnda med kr 1000,- pr. møte. Ordførarar og varaordførar som ikkje har krav på godtgjersle for verv i kommunale organ i eigen kommune har heller ikkje krav på godtgjersle i fellesnemnda. 3.3. Vederlag for tapt arbeidsinntekt. Medlemmar av fellesnemnda har rett til å få utbetalt vederlag for tapt arbeidsinntekt når arbeidsgjevar har føreteke trekk i lønn, eller for utlegg til vikar. Trekk i løn skal dokumenterast av arbeidsgjevar. Sjølvstendig næringsdrivande får dekka tap i inntekt + sosiale utgifter av kompensert beløp, når tapet er dokumentert med oppgåva frå firma. Dette kjem i tillegg til vanleg møtegodtgjersle. Arbeidsgjevar som ikkje trekker arbeidstakar i løn kan krevje brutto utgifter til løn frå kommunen. Tap og utlegg må kunne dokumenterast, og må stå i rimeleg høve til medgått møte- og reisetid. Tap i pårekna overtidsarbeid eller anna ekstrainntekt blir ikkje erstatta. Retten til vederlag for tapt arbeidsforteneste gjeld og rimeleg kviletid for skiftarbeid / turnusarbeid. 3.4. Telefonutgifter Det vert ikkje gitt dekning av telefonutgifter i samband med fellesnemnda. 3.5. Køyregodtgjersle Køyregodtgjersle blir utbetalt etter statens regulativ. 3.6. Godtgjersle til leiar og nestleiar Det vert ikkje gitt ein eigen godtgjersle for leiar og nestleiar av fellesnemnda.

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 008/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Ørjan Raknes Forthun 17/1868 Søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd Kyrkjeleg fellesnemnd for kommunane Radøy, Meland og Lindås får tildelt omstillingsmidlar med kr 1.200.000,- for perioden juni 2017 desember 2019. Beløpet vert utbetalt med like delar i 2018 og 2019. Budsjettet for fellesnemnda vert justert i trå med dette vedtaket. Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Bakgrunn Kyrkjeleg fellesnemnd i Radøy, Meland og Lindås søkjer fellesnemnda for Alver kommune om tilskot til arbeidet med utgifter til å etablere ei kyrkjeleg fellesnemnd, ref. punkt 7.9 i Kommunal- og moderniseringsdepartementet sin rettleiar: «Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen» Søknaden frå fellesråda i dei tre kommunane har ein søknadssum på kr 2 235 000,-. Fellesnemnda gjorde i sak 25/17 vedtak om budsjett for fellesnemnda i perioden 2017 til 2020. I dette budsjettet er det avsett kr 400 000,- både i 2018 og 2020. Totalt kr 800 000,-. Saksutgreiing Søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd inneheld følgjande hovudpostar: Post (tusen kr.) Prosjektorganisasjon 1 115 Kyrkjeleg fellesnemnd (Møter mm) 160 Kulturbygging 150 IKT, post, sak, telefoni, rekneskap 700

Bygg og anlegg 210 SUM 2 235 Pr i dag er ein kjent med følgjande tildelingar i andre samanslåingsalternativ: Sandefjord kommune (3 kommunar): 50% prosjektstilling i 2 år + kr 300 000 til kjøp av IKT mv Færder kommune (2 kommunar): Prosjektstøtte kr 1 million Asker kommune (3 kommunar): 100% prosjektstilling i knappe 2 år. Stad kommune (2 kommunar): kr 1 million Sunnfjord kommune (4 kommunar): kr 1 million Kinn kommune (2 kommunar): kr 750 000 Ullensvang kommune (3 kommunar): kr 750 000 Bjørnafjord kommune (2 kommunar): kr 600 000 Sogndal kommune (3 kommunar): kr 150 000. Desse tildelingane er i stor grad vesentleg lågare en det det er søkt om. Søknadene er i stor grad bygd opp på same mal og beløpa er tilpassa størrelse på ny kommune og tal kommunar i samanslåinga. I eigen organisasjon må kommunane (Radøy, Meland og Lindås) i stor grad rekne med å bidra inn i samanslåinga innanfor dei ordinære budsjettrammene for kommunane. Det vil i liten grad vere mogleg å kjøpe fri kommunalt tilsette for å arbeide i prosjekt i programporteføljen. Ein bør forsøke å få til ein lik handsaming av kyrkjeleg fellesnemnd og kommunale sektorar, fagområde og avdelingar. Ut i frå dette bør dei tre første postane reduserast i høve søknaden. Kostnader til nye IKT-system mm er reelle meirkostnader som i stor grad bør dekkast utanom dei ordinære budsjetta. Det er vanskeleg å sjå kvifor posten «Bygg og anlegg» skal dekkast av midlar frå fellesnemnda. Dette er ordinære driftskostnader der nokre av dei også kan gje framtidige innsparingar. Fellesnemnda kan ikkje gje føringar for korleis kyrkjeleg fellesnemnd faktisk disponerer tildelte midlar. Oppsettet nedanfor er difor berre til hjelp for fellesnemnda for å kome fram til eit vedtak. Ut i frå argumentasjonen ovanfor vert det foreslått følgjande: Post (tusen kr.) Prosjektorganisasjon 450 (Eit halvt årsverk + 30 til andre kostnader) Kyrkjeleg fellesnemnd (Møter mm) 100 Kulturbygging 50 IKT, post, sak, telefoni, rekneskap 600 Bygg og anlegg 0 SUM 1 200 Vurdering Søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd vert imøtekomen med kr. 1.200.000,- ut i frå ein heilskapleg vurdering og lik handsaming av kyrkjeleg fellesnemnd med prosjekta fellesnemnda har direkte ansvar for.

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 009/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Ørjan Raknes Forthun 17/1868 Kulturkomité Fellesnemnda set ned ein kulturkomité beståande av ordførarar og kulturmedarbeidarar i Radøy, Meland og Lindås samt informasjonskonsulent i Lindås kommune. Komiteen skal arbeide innanfor rammene gitt i mandat for «Identitet, symbol og felles kultur» og «Kommunikasjon». Komiteen arbeidar i første omgang fram til kommunikasjonsstrategien er vedteken. Ut i frå konklusjonane i kommunikasjonsstrategien kan komiteen sin virketid bli forlenga. Komiteen rapporterer til fellesnemnda om planlagde og gjennomførte tiltak. Komiteen sitt arbeid vert ikkje organisert som eit prosjekt. Fellesnemnda ber kulturkomiteen om å legge fram ein sak om korpsenes år i samarbeid med programleiinga til neste møte i fellesnemnda. Saka skal sjå på korleis dei tre kommunane kan samarbeide om korpsenes år for å støtte opp om arbeidet med å bygge Alver kommune. Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Bakgrunn I mandatet for «Identitet, symbol og felles kultur» er eit av resultatmåla; «Operasjonalisere kommunikasjonsplanens målsettingar for kulturelle og identitetsskapande tiltak for innbyggarane. (Når kommunikasjonsplanen er vedteken våren 2018)». Det er behov for å starte med kulturelle og identitetsskapande tiltak før kommunikasjonsplanen er vedteken. Kommunikasjonsstrategien skal syne korleis kulturelle og identitetsskapande tiltak kan plasserast inn i ein heilskap. Saksutgreiing For å komme i gang med kulturelle og identitetsskapande tiltak er det behov for å sette ned

ein komité som både kan koordinera og gjennomføre slike tiltak. Det er ikkje avsett eigne ressurspersonar til å drive slikt arbeid ennå. Om ein skal kome i gang med arbeidet må ein spille på ressursar som allereie er i kommuneorganisasjonane. Ordførarane har frå før ein sentral rolle i omdømmebygginga i eigne kommunar. Kulturmedarbeidarar kan bidra både med forlag til gode kulturelle og identitetsskapande tiltak og i den praktiske gjennomføring av desse. Kulturmedarbeidarane har også god oversikt over lokale krefter som kan bidra i arbeidet. Kommunikasjonskonsulenten i Lindås er tatt med for å handtere kommunikasjon knytt til det einskilde tiltak samt å vurdere føreslåtte tiltak i ein kommunikasjonsmessig samanheng. Vurdering Det er viktig å kome i gang med kulturelle og identitetsskapande tiltak. Ein kulturkomité er ein god måte å organisere dette arbeidet våren 2018. Om komiteen skal halde fram arbeidet etter at kommunikasjonsstrategien er vedteken vert å kome attende til.

SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 010/18 Fellesnemnd PS 15.01.2018 Saksbehandlar ArkivsakID Ørjan Raknes Forthun 17/1868 Melding/orientering til fellesnemnda 15.01.2018 Meldinga vert teke til orientering Saksopplysningar: Saka skal avgjerast i fellesnemnda Meldingar/orienteringar: Pågåande prosjekt status Leiargruppe Alver kommune IKT digitalisering Program og prosjektstyring elektroniske verktøy Barnevern Programkontor Kvalitetssystem Alver kommune Felles landbrukskontor