SAMNANGER KOMMUNE MØTEINNKALLING Utval: Arbeidsmiljøutvalet Møtedato: 25.01.2016 Møtetid: 13:00 - Møtestad: Kommunehuset Varamedlem skal ikkje møta utan nærare innkalling Forfall til møtet eller ugildskap må meldast snarast råd til ekspedisjonen (tlf. 56 58 74 00 eller e-post postmottak@samnanger.kommune.no ), som vil kalla inn varamedlem. leiar av utval
SAKLISTE Saker til handsaming på møtet Sak nr. Arkivsak Sakstittel Merknad 001/16 16/105 Faste saker 002/16 16/102 Årsrapport 2015 for arbeidsmiljøutvalet 003/16 16/102 Val av leiar 2016 i arbeidsmiljøutvalet 004/16 16/102 Årsplan for samarbeidet med bedriftshelsetenesta 2016 005/16 16/102 Statistikk over sjukefråvær 2015 Oversikt faste saker Godkjenning av innkalling og sakliste Eventuelle merknader til protokoll frå førre møte Delegerte vedtak/referatsaker Utvalet sitt kvarter
SAMNANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr: 16/105 Løpenr: 16/564 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet 25.01.2016 001/16 JEB FASTE SAKER Oversikt faste saker: Godkjenning av innkalling og sakliste Eventuelle merknader til protokoll frå førre møte Delegerte vedtak/referatsaker Utvalet sitt kvarter Oversikt delegerte vedtak/referatsaker som er meldt opp til møtet: Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Møteinnkallinga og saklista vert godkjent Delegerte vedtak/referatsaker vert tekne til orientering
SAMNANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-440 Arkivsaksnr: 16/102 Løpenr: 16/531 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet 25.01.2016 002/16 JEB ÅRSRAPPORT 2015 FOR ARBEIDSMILJØUTVALET Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Framlegget til årsrapport 2015 for arbeidsmiljøutvalet vert vedteke. Dokument som ikkje er vedlagt: Arbeidsmiljølova, Faktaside/rettleiar frå Arbeidstilsynet Kva saka gjeld: Arbeidsmiljøutvalet har etter 7-2 pkt. 6 i Arbeidsmiljølova plikt til å laga årsrapport over sine aktivitetar. Det er Arbeidstilsynet som gir nærare reglar om innhaldet i årsrapporten og utforminga av den. På Arbeidstilsynet sine internettsider er det opplyst at Arbeidsmiljøutvalet står fritt i utforminga av rapporten, men at den bør innehalda følgjande element: Fakta om utvalget: Dato for opprettelse av utvalget, antall stemmeberettigede medlemmer, om bedriftshelsetjenesten er medlem, hvilken part som har hatt formannsvervet det siste året og hvor mange møter som har blitt holdt. Hovedpunktene i utvalgets arbeid: Kort beskrivelse av hvilke oppgaver de har hatt, og hvordan de har deltatt i virksomhetens HMS-arbeid. Vurderingar og konsekvensar: 1
Rådmannskontoret har utarbeidd framlegg til årsrapport for 2015. Forslaget er på same måte som dei siste åra lagt opp på minimumsnivå, d.v.s. at den berre inneheld dei elementa som Arbeidstilsynet har teke med i lista ovanfor. FRAMLEGG TIL ÅRSRAPPORT FRÅ ARBEIDSMILJØUTVALET I SAMNANGER KOMMUNE 2015 1. FAKTA OM UTVALET Medlemmer med stemmerett 6 Andre med møterett Representant frå Bedriftshelse 1, stabssjef/sektorleiar organisasjon (sekretær) Formannsverv 2015 Arbeidstakarsida (Åse Waage Tveit) Tal møte i 2015 4 2. UTVALET SITT ARBEID I 2015 Det var følgjande utskiftingar av faste representantar i AMU i 2015: Hilde Maraas Aarvik overtok etter Toralf Enes som representant for Utdanningsforbundet frå og med det tredje AMU-møtet i 2015. Øyvind Røen (Sp) og Arild Røen (H) overtok som politiske arbeidsgjevarrepresentantar for Marit Aase (Krf) og Brigt Olav Gåsdal (Ap) frå og med det fjerde AMU-møtet i 2015. Faste representantar i AMU i heile 2015 var: Tone Ramsli (rådmann) Åse Waage Tveit (hovudverneombod/leiar) Mette Aldal (Fagforbundet): AMU hadde totalt 13 saker oppe til behandling på møta i 2015 (i tillegg til faste saker som godkjenning av møteinnkalling etc). I tillegg har ulike forhold relatert til arbeidsmiljø vorte tatt opp til informasjon/diskusjon under Orienteringar/meldingar. 2
Arbeid og oppgåver etter 7-2 i Arbeidsmiljølova a) Val av leiar i AMU 2015 (gjort i møte 19.05.2015). b) Fastsetjing av målsettingar for IA-arbeidet (sak 2/2015). c) Gjennomgang av sjukefråværsstatistikk (sak 3, 7, 14 og 17/2015). d) Oppfølging av pålegg frå Arbeidstilsynet om kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan (sak 4/2015). e) Vedtak om årsplan for samarbeidet med bedriftshelsetenesta i 2015 (sak 6/2015). f) Oppstart av arbeid med revisjon av reglar og rutinar for varsling av kritikkverdige forhold (sak 8/2015). g) Vedtak om retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd (sak 9 og 13/2015). h) Vedtak om reglar og prosedyre for val av verneombod og hovudverneombod i Samnanger kommune (sak 11 og 12/2015). i) Uttale til budsjettframlegg 2016 og økonomiplanframlegg 2016 2018 (sak 16/2015). j) AMU har gått gjennom og diskutert ulike tema/skriv/meldingar knytt til arbeidsmiljø, helse, miljø og tryggleik, mellom anna: o Avviksmeldingar. o Publisering av sakspapir og møteprotokollar frå AMU på kommunen si heimeside. o Statusmeldingar vedrørande mellombels drift i pleie og omsorg. o Informasjon frå bedriftshelsetenesta om arbeidet deira i kommunen. Vert gitt på kvart AMU-møte. o Informasjon om AKAN-orienteringsmøte for verneombod og tillitsvalde. o Orientering om planar om innkjøp av nytt kvalitetssikringssystem. o Oppgåver og ansvarsområde for AMU. o Opplæring av medlemmer i AMU. o Orientering om personalkontoret sitt samarbeid med NAV. o Orientering om velferdstiltak/bruk av velferdsmidlar 2015. o Orientering om planlagte tilsyn frå Arbeidstilsynet. o Møteplan 2016 for AMU. 3. HANDLINGSPROGRAM FOR HELSE, MILJØ OG TRYGGLEIK Opplysningar om kommunen sitt HMT-system (inkludert arbeid med handlingsplanar i einingane) er teke inn i Internkontrollhandboka m/tilhøyrande vedlegg. 3
SAMNANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-440 Arkivsaksnr: 16/102 Løpenr: 16/533 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet 25.01.2016 003/16 JEB VAL AV LEIAR 2016 I ARBEIDSMILJØUTVALET Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Dokument som ikkje er vedlagt: Arbeidsmiljølova, Faktaside/rettleiar frå Arbeidstilsynet Kva saka gjeld: Arbeidsmiljølova 7-1 inneheld reglar for Arbeidsmiljøutval (AMU). Det går fram av lova at leiaren for AMU skal veljast vekselvis frå arbeidsgjevaren og arbeidstakarane sine representantar. Valperioden for leiarvervet er 1 år. Leiaren skal veljast av og mellom representantane for den parten som skal ha vervet i den komande perioden. Åse Waage Tveit har vore leiar i AMU det siste året, d.v.s. i kalenderåret 2015. Det er derfor arbeidsgjevarsida som skal ha leiarvervet i AMU i 2016. Eventuell tilråding frå rådmannen vil verta lagt fram i møtet. 1
SAMNANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-440 Arkivsaksnr: 16/102 Løpenr: 16/534 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet 25.01.2016 004/16 JEB ÅRSPLAN FOR SAMARBEIDET MED BEDRIFTSHELSETENESTA 2016 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen får fullmakt til å godkjenna årsplan 2016 for samarbeidet mellom kommunen og bedriftshelsetenesta. Dokument som er vedlagt: Årsplan 2015 - Godkjent av AMU 19.05.2015 Kva saka gjeld: Samnanger kommune har avtale med Bedriftshelse1 om kjøp av bedriftshelsetenester. Etter avtalen skal omfanget vera om lag 113 timar per år. Deltaking i dialogmøte for sjukemelde kjem i tillegg. I budsjettet for 2016 er det avsett 120.000 kroner til kjøp av bedriftshelsetenester. Dette dekkar om lag 125 timar. Det vert kvart år laga ein årsplan for samarbeidet mellom kommunen og bedriftshelsetenesta. Årsplanen skal vera styrande for bruken av bedriftshelsetenesta det aktuelle året. Nokre tiltak i går igjen i årsplanen kvart år, for eksempel lovpålagte helsekontrollar og vaksinar for bestemte grupper av tilsette. Når desse faste tiltaka er lagt inn i planen, er det likevel relativt mange timar igjen til andre tiltak. Desse tiltaka kan variera frå år til år. Det er avtalt årsplanmøte mellom kommunen og bedriftshelsetenesta 16.02.2016. På dette møtet vil årsplanen verta sett opp. I forkant av møtet vil mellom anna sektor- og einingsleiarane verta inviterte til å koma med forslag til tiltak som skal gjennomførast i 2016. 1
Dersom medlemmene i AMU har forslag til tiltak som bør prioriterast i 2016, vil det vera høve til å leggja desse fram i AMU-møtet 25.01.2016. Som vedlegg til saksframlegget følgjer kopi av årsplanen for 2015. I samband med arbeidet med årsplanen er det viktig å vera merksam på at det ikkje er mogleg å styra eller planleggja all bruk av bedriftshelsetenesta heilt i detalj. Det er fleire årsaker til dette, mellom anna: Behov for bistand i nye saker som dukkar opp i løpet av året. Timeforbruket på planlagde tiltak kan verta større eller mindre enn føresett. Nødvendige tiltak kan ha vorte utegløymde ved utarbeidinga av planen. Planlagde tiltak går ut/vert ikkje gjennomført (av ulike årsaker). I 2015 vart årsplanen for samarbeidet med bedriftshelsetenesta godkjent av AMU. Det er i praksis litt vanskeleg å få dette til å 2016, i og med at neste møte i AMU i 2016 ikkje er før i slutten av mai. Det vert derfor foreslått at rådmannen får fullmakt til å godkjenna årsplanen for 2016. 2
Årsplan 2015 - Godkjent av arbeidsmiljøutvalet 19.05.2015 Årsplan 2015 for Bedriftshelse1 sitt arbeid i Samnanger kommune Kontaktperson i Samnanger kommune: Jan Erik Boge Kontaktperson i Bedriftshelse1 Borgny Gjøn Dato for planmøte: 07.04.2015 Møtedeltakarar: Borgny Gjøn, Åse Waage Tveit og Jan Erik Boge Årsplan 2015: Årsplanen er basert på avtale mellom Bedriftshelse1 og Samnanger kommune om levering av bedriftshelsetenester. Leverte tenester skal fakturerast ein gong per månad etter timesatsar/andre satsar fastsette i avtalen. Aktivitetar ut over det som er fastsett i årsplanen skal berre skje etter konkret bestilling frå Samnanger kommune. Teneste Eining/avdeling Tal timar Ansvarleg Tidsfrist/merknader Bistand/rådgjeving i saker med personalkonflikter, arbeidsmiljøproblem etc. Etter behov 10 Stabssjef Einingsleiar Timetalet vil avhenga av talet på saker med behov for bistand, og kor kompliserte sakene er. Bistand i individuelle saker: - Deltaking på dialogmøte med NAV Etter behov Avhengig av talet på møte - Rådgjeving/hjelp i sjukefråværs-/ attføringsarbeid - Individuelle konsultasjonar/samtalar med tilsette (gjeld tilsette på alle nivå) Einingsleiar Bedriftshelse1 skal inviterast til Dialogmøte dersom arbeidstakar eller arbeidsgjevar krev/ønskjer det. Kommunen kan etter søknad få refundert delar av kostnad for dialogmøte. Dialogmøte kjem utanom timetalet i ramma for avtalen mellom kommunen og Bedriftshelse1. Etter behov 5 Einingsleiar Etter initiativ frå stabssjef/einingsleiar. Etter behov 5 Einingsleiar Skal berre skje etter konkret bestilling frå stabssjef/ einingsleiar. I akutte tilfelle kan konsultasjonar/ tilsvarande skje utan bestilling. Oppdatert 29.04.2015 1
Årsplan 2015 - Godkjent av arbeidsmiljøutvalet 19.05.2015 Teneste Eining/avdeling Tal timar Ansvarleg Tidsfrist/merknader Kurs/opplæring Ikkje planlagt aktivitet i 2015. Arbeidsplassbesøk: - NAV Samnanger NAV 4 Magne Djuvik Inkludert førebuing og etterarbeid. Samnanger - Teknisk eining (administrasjon) Teknisk eining 4 Kenth Opheim / Ragnhild Lønningdal Inkludert førebuing og etterarbeid. Bistand oppfølging av pålegg frå Arbeidstilsynet Interne tenester 4 Jan Erik Boge Gjeld pålegg gitt av Arbeidstilsynet i 2014. Bistand/rådgjeving til reinhaldsavdelinga Teknisk eining 4 Endre Kulleseid / Angelica Reistad Behovet for eventuell bistand/ rådgjeving er noko uklart. Bistand med risikovurderingar Interne tenester m/fleire 4 Jan Erik Boge Avklaring av eventuelt behov for bistand må avklarast i løpet av året. Bistand i planlegging og endringar: - Mellombels drift i pleie og omsorg Pleie og omsorg 4 Grete Lill Hjartnes Rådgjeving/bistand i samband med eventuelle problemstillingar som dukkar opp i 2015. - Bygging av ny sjukeheim Pleie og omsorg 5 Grete Lill Hjartnes / Tor Børresen Rådgjeving/bistand i byggefasen i 2015. Bistand i arbeidet med førebyggjande tiltak Ikkje planlagt aktivitet i 2015. Yrkeshygieniske tenester: - Kartlegging av støy og moglege støreduserande tiltak på spiserommet på kommunehuset. Interne tenester 4 Jan Erik Boge Oppdatert 29.04.2015 2
Årsplan 2015 - Godkjent av arbeidsmiljøutvalet 19.05.2015 Teneste Eining/avdeling Tal timar Ansvarleg Tidsfrist/merknader Informasjon: - Informasjon om AKAN på fellesmøte for verneombod og eventuelt tillitsvalde. - Informasjon om AKAN til leiarar i kommunen (leiarsamling/tilsvarande) - Informasjon til nattilsette i samband med fellesmøte i eining for pleie og omsorg. 3 Åse Waage Tveit Inkludert førebuing. 2 Jan Erik Boge Inkludert førebuing. 3 Grete Lill Hjartnes Inkludert førebuing. Møte i AMU: - Førebuing og deltaking 4 møte 15 Borgny Gjøn Basert på at det vert 4 AMU-møte i 2015. Helsekontrollar/oppfølging spes. Yrkesgrupper: - Røykdykkarar Teknisk Kenth P. Opheim/ 25 Ragnhild Lønningdal - Tilsette knytt til avløpsanlegg Teknisk Endre Kulleseid - Tilsette i Vassloppa barnehage Barnehage 14 Anne Fredriksen / Aud Lygre Solvang Ca. 25 timar for begge grupper til saman. Hørselskontroll. Oppfølging av kontrollar gjort i 2012. - Tilsette i nattstillingar Pleie og omsorg 5 Grete Lill Hjartnes Gjeld kontrollar av nytilsette som ikkje har hatt kontroll tidlegare. Diverse administrativt arbeid (svar på førespurnader etc) 10 Borgny Gjøn Erfaringstal frå tidlegare år. Sum timar planlagt aktivitet i årsplanen: 130 Oppdatert 29.04.2015 3
SAMNANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-440 Arkivsaksnr: 16/102 Løpenr: 16/537 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet 25.01.2016 005/16 JEB STATISTIKK OVER SJUKEFRÅVÆR 2015 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Arbeidsmiljøutvalet tek statistikk over sjukefråvær for perioden januar desember 2015 til orientering. Kva saka gjeld: Statistikk over sjukefråvær vert lagt fram som eiga sak på kvart møte i arbeidsmiljøutvalet (AMU). Til møtet 25.01.2016 vert det lagt fram statistikk for perioden januar desember 2015. Det samla sjukefråværet i kommunen 2015 var 7,92%. Målsettingar for sjukefråvær i Samnanger kommune Arbeidsmiljøutvalet vedtok i 2014 ei målsetting om at det samla sjukefråværet for kommunen ikkje skal vera høgare enn 6,5%. Det var i 2015 i tillegg eigne målsettingar for sjukefråværet i dei ulike einingane: Eining/arbeidsstad Målsetting sjukefråvær Kultur 3,8% Sosial/helse 3,8% Kommuneadministrasjon 3,8% Teknisk 3,8% Barnehage 7,7% Pleie og omsorg 11,0% Barneskulen 4,7% Ungdomsskulen 4,3% 1
Sjukefråvær i perioden januar desember 2015 Nedanfor følgjer oversikt over sjukefråværet i kommunen i perioden januar desember 2015. Det samla sjukefråværet i denne perioden var 7,92 %. 2
3
Av einingane var det barnehageeininga som hadde det høgaste sjukefråværet i 2015 (13,5 %). Sjukefråværet var lågast i aldersgruppa under 30 år. Sjuefråværsstatistikken viser at sjukefråværet i 2015 var høgast i aldersgruppa over 60 år. Sjukefråværsstatistikk for perioden 2007 2015 Når me ser på sjukefråværsstatistikken for 2015, kan det sjølvsagt vera interessant å sjå på kor høgt sjukefråværet har vore i kommunen dei siste åra. Nedanfor følgjer oversikt over sjukefråværet i kommunen i perioden 2007 2015. Endringar i sjukefråværsstatistikken i 2016 Frå og med 2016 vil det bli tatt ut sjukefråværsstatistikk i samsvar med den nye organisasjonsstrukturen i kommunen. Det vil frå og med neste møte i tilleg òg truleg verta endringar i måten sjukefråværsstatistikk vert presentert på i arbeidsmiljøutvalet. 4