TILSYN RAPPORT ETTER TILSYN MED SAMFUNNSTRYGGLEIKS- OG BEREDSKAPSARBEIDET I SUND KOMMUNE OM TILSYNSOBJEKTET: OM TILSYNSFØRANDE MYNDIGHEIT: Kommunenr. og namn: Besøksadresse: Postadresse: Dato for tilsynet: Kontaktperson: 1245 Sund Namn: Sund senter, 5382 SKOGSVÅG Postboks 23, 5371 SKOGSVÅG 16. april 2013 Einingsleiar Frode Glesnes Tilsynsgruppe: Tilsynsleiar: Spørsmål til rapporten: Fylkesmannen i Hordaland Arve Meidell Vidar Simmenes Arve Meidell Tlf. 916 99 098 Jnr./arkivkode: 2013/4122-350 SAMANDRAG AV FUNN: Etter tilsyn med utvalde område knytt til kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap konkluderar Fylkesmannen i Hordaland med følgjande: AVVIK: MERKNADER: Det er funne eitt avvik: 1. Sund kommune har ikkje utarbeidd mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Det vert vidare gjeve to merknader: 1. Det står att noko arbeid før kommunen kan seie seg ferdig med den heilskaplege (overordna sektorovergripande) ROS-analysen. 2. Det er behov for klargjering av myndigheits- og ansvarstilhøve i kommunen sin beredskapsplan. Så snart den heilskaplege ROS-analysen er på plass, bør kommunen utarbeide heilt ny krise- og beredskapsplan. Bergen, 26. april 2013 Arve Meidell tilsynsleiar Vidar Simmenes
INNHALD 1. Innleiing... 2 2. Heimelsgrunnlag for tilsynet... 3 3. Anna sentralt lovverk o.a.... 3 4. Annan dokumentasjon lagt til grunn for tilsynet... 4 5. Kva tilsynet omfattar... 4 6. Deltaking... 4 7. Vurdering... 5 8. Funn (avvik og merknader)... 5 9. Konklusjon og vidare oppfølging... 7 1. INNLEIING Fylkesmannen i Hordaland førte regelfast tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Sund kommune 16. april 2013. I forkant for tilsynet vart det gjennomført møte med kommunens beredskapskontakt, Frode Glesnes, 15. mars 2013 i Statens hus. I dette formøtet vart Fylkesmannens beredskapskassett for Sund kommune gjennomgått og oppdatert, samt at kommunens ROS-analysar, planverk o.a. vart gjennomgått i fellesskap. 26. april vart det gjennomført synfaring i kommunen med særleg merksemd retta mot lokale risikotilhøve, sårbare objekt o.a. Sjølve tilsynet vart gjennomført ved at kommunen innleiingsvis presenterte relevante dokument i formøte hjå Fylkesmannen, deretter vart same dokumentasjon gjennomgått av tilsynsgruppa og utfyllande dokumentasjon ettersøkt/etterspurt. Tilsynsdagen tok til med opningsmøte før ein gjekk over til individuelle samtalar med sentrale aktørar i kommunen. Funn frå tilsynet vart deretter presentert i sluttmøte 26.04.2013, før utsending av tilsynsrapporten. I sluttmøtet fekk kommunen høve til å kommentere Fylkesmannens funn i tilsynet og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre tilhøve. Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgjande: AVVIK: Dvs. brot på krav gjeve i lov- og/eller forskrift MERKNAD: Dvs. tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør (må) følgje opp Denne tilsynsrapporten omhandlar dei avvik og merknader som vart avdekt under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Rapporten gjev såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. Side 2 av 8
2. HEIMELSGRUNNLAG FOR TILSYNET Fylkesmannen er gjennom forskrift av 18. april 2008 nr. 388 Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard pålagt å føre tilsyn med heimel i gjeldande lov- og forskriftsverk. Vidare heiter det at Fylkesmannen skal gje råd, rettleie og vere pådrivar for målretta og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap i fylket, samt sjå til at fylkeskommunen og kommunane tek omsyn til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsplanlegginga. Den direkte heimelen for dette tilsynet går fram av: a) Lov av 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret ( 14 og 15) b) Forskrift av 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt Jf. 29 i denne lova og 10 i forskrifta er det Fylkesmannen si oppgåve å føre tilsyn med at kommunane si oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet er i samsvar med lovmessige krav og forventningar. 3. ANNA SENTRALT LOVVERK O.A. Andre sentrale lover og forskrifter o.a. med innverknad på samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i kommunen er mellom anna: a) Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner b) Lov av 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap c) Forskrift av 23. juli 2001 nr. 0881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap d) Forskrift av 4. desember 2001 nr. 1372 om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) e) Lov av 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) f) Lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) g) Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. h) Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) i) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn j) Forskrift av 26. juni 2002 nr. 0729 om organisering og dimensjonering av brannvesen k) Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) l) Lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling m) Forskrift av 26. mars 2010 nr. 489 om tekniske krav til byggverk n) Veiledning om tekniske krav til byggverk o) NS 5814:2008 Krav til risikovurderinger Side 3 av 8
4. ANNAN DOKUMENTASJON LAGT TIL GRUNN FOR TILSYNET I forkant for sjølve tilsynsbesøket mottok Fylkesmannen følgjande dokumentasjon frå kommunen: a) Sund kommune: Beredskapsplan (Oppdatert 14.01.2013) b) Sund kommune: Notat vedk. ressursoversyn til beredskapsplanen (14.10.2011) c) Sund kommune: Telefonliste (14.10.2011) d) Sund kommune: Atomberedskapsplan (28.10.2005) e) Sund kommune: Kommuneplan 2010-2020 (Lasta frå www.sund.kommune.no) f) Sund kommune: ROS for nye tiltak knytt til kommuneplanen 2010-2020 g) Sund kommune: ROS-analyse Porsvika (29.03.2012) h) Sund kommune: Akseptkriteria for ROS (vedteke i formannskapet 19.02.2013) i) Prosjekt KystROS: Framdriftsplan arbeidsgrupper - innhaldsoversikt (06.02.2013) 5. KVA TILSYNET OMFATTAR I tilsynsrunde 4 (2012 2015) har Fylkesmannen primært vald å rette merksemda mot kommunane si oppfølging av dei nye lov- og forskriftskrava som kom med lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, samt forskrift om kommunal beredskapsplikt. Nærare bestemt inneber dette at ein ved tilsynet har sett på m.a.: Forankring av samfunnstryggleiks og beredskapsarbeidet (politisk og administrativt), ref. m.a. forskriftas 2 Målsetting og målstyring (visjon, langtidsmål, årsmål, andre målformuleringar, rapportering o.a.), ref. m.a. forskriftas 3 (sjå òg kommunelova kap. 8) Kartlegging/ROS-analysar (risiko- og sårbarheitsanalysar), ref. m.a. forskriftas 2 (sjå òg plan- og bygningslova 4-3) Beredskapsplanlegging/krisehandtering, (planverk, varslingslister, ressursoversyn, samordning), ref. m.a. forskriftas 4 Kompetanse (Opplæring og øving), ref. m.a. forskriftas 7 Førebygging (beredskapsmessige omsyn i samfunnsplanlegginga (BIS) i ordinært planarbeid, gjennomføring av risikoreduserande tiltak etter fullført ROS-analyse, ref. m.a. forskriftas 1 6. DELTAKING Av tabellane under går det fram kven som deltok på kva i samband med tilsynet: FRÅ FYLKESMANNEN I HORDALAND: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Arve Meidell Fylkesberedskapssjef X X X X Vidar Simmenes Seniorkonsulent X X X X Side 4 av 8
FRÅ SUND KOMMUNE: NAMN FUNKSJON FOR- OPNINGS- INDIVIDUELLE SLUTT- MØTE MØTE SAMTALAR MØTE Ove Trellevik Ordførar X X X Stig Arne Thune Rådmann X X X Liv Margareth Kommunalsjef næring, areal og drift Østervold X X X Jon Erik Egeland Kommunalsjef oppvekst og kultur X X X Marita Hilleren Kommunalsjef helse og omsorg X X X Frode Glesnes Beredskapsleiar X X X X Stein-Inge Stigen Kommuneoverlege - IM - IM Bjørn Olav Paulsen Brannsjef - IM - IM 7. VURDERING Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid er ikkje eit nytt fagområde for kommunane, men dei formelle krava til kommunen vart skjerpa gjennom endringar i sivilforsvarslova gjeldande frå 01.01.2010, seinare lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret gjeldande frå 01.01.2011. Sjølve forskrifta som utdjupar desse krava kom likevel først hausten 2011. Det har såleis i ein overgangsperiode ikkje vore rimeleg å vente at alle kommunane fullt ut klarte å stette alle krava i lova. Fylkesmannen har difor funne det naturleg å vere noko lempeleg med omsyn til å gje avvik fram til lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret har vore gjeldande i 4 år, noko som òg er tidssyklusen for krav til revisjon av ROS-analysar og beredskapsplanar etter lova med forskrift. Sund kommune har både omorganisert kommuneadministrasjonen og fått heilt ny leiing sidan førre tilsyn. Fylkesmannen sit att med eit inntrykk av at kommunen ønskjer å prioritere arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. M.a. er kommunen pådrivar for "Prosjekt KystROS", eit interkommunalt samarbeid mellom kommunane Askøy, Austevoll, Fjell, Sund og Øygarden om utarbeiding av felles heilskapleg ROS-analyse for regionen, likevel med kommunevis tilpassing der det er naudsynt. Med bakgrunn i desse vurderingane finn Fylkesmannen det førebels rett å føre funn i merknad nr. 1 i pkt. 8 som merknad og ikkje som avvik. 8. FUNN (AVVIK OG MERKNADER) AVVIK NR. 1: Sund kommune har ikkje utarbeidd mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Side 5 av 8
GRUNNGJEVING: Funnet er eit avvik i høve til: 3 i forskrift om kommunal beredskapsplikt UTFYLLANDE INFORMASJON: For å sikre heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og ikkje minst for å oppretthalde kontinuiteten i arbeidet, er det viktig at samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet vert innarbeidd i kommunen sitt "årshjul". MERKNAD NR. 1: Det står att noko arbeid før kommunen kan seie seg ferdig med den heilskaplege (overordna sektorovergripande) ROS-analysen. Kommunen manglar dermed eitt av dei viktigaste grunnlagsdokumenta for det vidare samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. GRUNNGJEVING: Funnet er strengt tatt eit avvik i høve til både: 14 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 2 i forskrift om kommunal beredskapsplikt Jf. vurderingane i pkt. 7 over, finn Fylkesmannen det likevel rett førebels å føre det avdekte forholdet som merknad. Sjå likevel pkt. 9 under. UTFYLLANDE INFORMASJON: Kommunen pliktar å ha ein heilskapleg ROS-analyse som omhandlar alle noverande og framtidige risikoforhold sårbarheitsfaktorar som kan råke kommunen. ROS-analysen skal m.a.: Vere forankra i kommunestyret, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 2. ledd Vere grunnlag for, og samstundes sikre at det ved behov vert utarbeidd meir detaljerte ROS-analysar av avdekte risikotilhøve, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 5. ledd Vere utarbeidd med medverknad frå relevante offentlege og private aktørar, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2, 4. ledd Vere grunnlag for utarbeiding av langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av kommunens samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, pkt. a Danne grunnlag for utarbeiding av kommunen sine beredskapsplanar, og vurdering av behov for utfyllande krise- og beredskapsplanverk på nye område, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 Vurdere tilhøve som bør integrerast i planar etter plan- og bygningslova, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, pkt. b Vere utgangspunkt for val av scenario ved øvingar og vurdering av behov for kompetansehevingstiltak, ref. forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 Side 6 av 8
Sidan kommunen førebels ikkje er ferdig med den heilskaplege ROS-analysen, er det på fleire område vanskeleg å vurdere i kva grad kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid elles er i samsvar med krav i lov- og forskriftsverk. Fylkesmannen forventar difor at kommunen om naudsynt òg følgjer opp eventuelle andre manglar i høve til lov- og forskriftskrav som vert avdekt som følgje av utarbeidinga av den heilskaplege ROS-analysen. MERKNAD NR. 2: Det er behov for klargjering av myndigheits- og ansvarstilhøve i kommunen sin beredskapsplan. Så snart den heilskaplege ROS-analysen er på plass, bør kommunen utarbeide heilt ny krise- og beredskapsplan. REFERANSE: Med omsyn til kva krav som vert stilt til den overordna beredskapsplanen vert det vist til: 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt UTFYLLANDE INFORMASJON: Fylkesmannen finn det vanskeleg å forstå myndigheits- og ansvarsforholda slik dei er skildra i kommunen sin beredskapsplan, noko som òg vart stadfesta av samtalane med intervjuobjekta. I tillegg er det nytta funksjonstitlar som er heller uvanleg i KKL-samanheng. Desse tilhøva bør det difor ryddast i snarast råd. I den samanheng minner Fylkesmannen om at det jf. kommunelova 23 er rådmannen som skal leie arbeidet i administrasjonen (KKL kommunal kriseleiing). Så snart kommunen er ferdig med den heilskaplege ROS-analysen må beredskapsplanen reviderast med tanke på å ta høgde for dei tilhøva som vert avdekt. Fylkesmannen vil i det arbeidet tilrå at kommunen utarbeidar ein heilt ny beredskapsplan frå botnen av. Denne planen bør vere funksjonsorientert, jf. t.d. Incident Command System (ICS), på norsk einskapleg leiingssystem (ELS). 9. KONKLUSJON OG VIDARE OPPFØLGING Fylkesmannen forventar at Sund kommune følgjer opp funn i tilsynsrapporten på ein dertil eigna måte og i samsvar med det som går fram av teksten under. Avviket skal vere lukka innan 31.12.2013, t.d. ved at kommunen innarbeider samfunnstryggleik og beredskap i "årshjulet", eventuelt andre styringsdokument jf. kapittel 8 i kommunelova. Når det gjeld merknad nr. 1, er kommunen godt i gang med arbeidet. Fylkesmannen reknar med at den heilskaplege ROS-analysen ("Prosjekt KystROS") vert fullført i samsvar med framdriftsplanen, dvs. medio 2013. Viss så ikkje er tilfelle, vil det kunne verte aktuelt med nytt oppfølgjande tilsyn utanom tur for å sikre at arbeidet vert sluttført. For merknad nr. 2 ber Fylkesmannen kommunen sjølv setje opp framdriftsplan og prosjektskisse for utarbeiding av ny beredskapsplan, likevel ikkje med oppstart før etter at den heil- Side 7 av 8
skaplege ROS-analysen er ferdig. Likevel bør myndigheits- og ansvarstilhøve i eksisterande beredskapsplan klargjerast snarast råd. Fylkesmannen forventar òg at kommunen både vurderar og følgjer opp eventuelle ytterlegare behov til meir detaljerte ROS-analysar og beredskapsplanar som vert avdekt i arbeidet med den heilskaplege ROS-analysen. I samsvar med avtalen som vart gjort i sluttmøtet, ber Fylkesmannen om tilbakemelding innan 30. juni 2013 på korleis avviket og dei to merknadene vil verte følgd opp. Vi ber òg om å bli orientert både når avviket er lukka, så vel som når merknadene er følgd opp. Dersom kommunen ikkje har lukka avviket innan fristen, vil Fylkesmannen etter kommunelova 60 d kunne gje pålegg om retting av forhold som er i strid med beredskapsplikta. Eventuelle kommentarar til førebels tilsynsrapport må vere Fylkesmannen i hende seinast tre veker etter mottak. Dersom Fylkesmannen ikkje høyrer noko frå kommunen innan tre veker etter mottak av denne tilsynsrapporten, er rapporten å betrakte som endeleg. Fylkesmannen står elles om ønskjeleg gjerne til rådvelde med omsyn til råd og rettleiing i prosessen. Side 8 av 8