Vardø hotell 03.11.2010 kl. 19.00 Til stede: Kurt Gamst, Tommy Esbensen, Grethe Gamst, Odd Einar Larsen, Geir Knudsen, Kjell Nilsen, Bente Green, Fred Fredriksen, Inger Marie Mykland, Bjørn Bertheussen og Torfinn Rasmussen. Leder Fred Fredriksen ønsket de fremmøtte velkommen. Ikke lagt ut noe dagsorden, men hovedsaken er vedtektene. Det ble foretatt valg av: Dirigent/møteleder: Fred Fredriksen Referent: Inger Marie Mykland Protokollunderskrivere: Tommy Esbensen og Odd Einar Larsen. Sak 1: Nye vedtekter Har hatt styremøte hvor vi har gått igjennom innkomne forslag, og kommet fram til følgende forslag. Tar forslaget for. 1
Lagets formål Laget har til formål å skape et godt og trygt bygdemiljø for alle som benytter Hamningberg som feriested. Legge til rette for en utvikling som gjør bygda til et best mulig sted å være. Dette gjøres gjennom trivselskapende tiltak som å arrangere miljøskapende sammenkomster og utvikle nye trivselstiltak, tiltak som har interesse for fellesskapet. Opptre som bygdas felles rådgivende organ og pådriver for bygda. Sørge for at aktuell informasjon spres til medlemmene. Ingen kommentarer - enstemmig vedtatt. 2 Medlemskap Alle som har tilknytning til Hamningberg med fritidsbolig, naust/pakkhus eller på annet vis har tilknytning til Hamningberg kan bli medlem av laget. Utmelding av laget skal skje skriftlig til styret. Medlemmer som ikke betaler kontingent strykes. Medlemmer som opptrer på vegne av Bygdelaget uten å være bemyndiget til det, kan suspenderes av styret og i grove tilfeller ekskluderes. Før et medlem ekskluderes må styret ha gitt medlemmet en skriftlig advarsel, som medlemmet ikke har tatt til følge. Avgjørelse om suspensjon/ekskludering kan ankes av medlemmet til første årsmøte. Årsmøte avgjør saken med vanlig stemmeflertall. Diskusjon: Når skal medlemmer strykes? Bør ha en tidsbegrensing før medlemmet strykes. Forslag til endring i ordlyd: Medlemmer som ikke betaler kontingent strykes etter andre betaling anmodning. 3 Årsmøte Årsmøte er bygdelagets høyeste organ og skal holdes hvert år innen utgangen av februar. Innkallingen skjer med 2 ukers varsling. Saker som ønskes behandlet på årsmøte skal være innkommet styret en uke før årsmøte. Varsling kunngjøres i lokalavisen og legges ut på nett og kan etter avtale sendes særskilt til medlemmer som ikke har bosted i Vardø via e-post. For at årsmøte skal kunne foreta vedtak i en sak må minst 1/3 av medlemmene være til stede. Dersom det ikke har møtt nok medlemmer til møtet, blir det kalt inn til ekstra ordinært årsmøte etter en ½ time. Årsmøtevedtak blir gjort med simpelt flertall. Forslag om vedtaks/lovendring må ha minst 2/3 flertall. Ekstraordinært årsmøte kan ellers avholdes når styret finner det nødvendig eller 1/3 av medlemmene krever det. Følger årsmøtes ordinære regler for varsling. Fred ønsket innspill på første avsnitt.
Steiningen:, blir det kalt inn til ekstra ordinær årsmøte etter en ½ time. Endres til:, blir det kalt inn til ekstra ordinært årsmøte innen en ½ time Det skal skrives årsmøteprotokoll som gjennomgås og underskrives umiddelbart etter møtet av 2 valgte medlemmer. Endringsforslag: Det skal skrives årsmøteprotokoll som gjennomgås og underskrives etter møtet av to valgte medlemmer. Årsmøte skal: Behandle årsmelding og regnskap. Behandle innkomne saker. Fastsette medlemskontingent og vannavgift Velge 5 styremedlemmer slik: Leder for 2 år med oddetall Nestleder for 2 år med partall Kasserer for 2 år med oddetall Sekretær for 2 år med partall Styremedlem for 2 år med oddetall Videre skal det velges: 1. vararepresentant til styret for 2 år med partall 2. vararepresentant for 2 år med oddetall 1. revisor for 2 år med partall 2. revisor for 2 år med oddetall 1. medlem i valgkomiteen for 2 år med partall 2. medlem i valgkomiteen for 2 år med oddetall 3 medlemmer til trivselsutvalget o Ett medlem for 2 år ved oddetall o To medlemmer for 2 år ved partall 3 medlemmer til vannutvalget o Ett medlem for 2 år ved oddetall o To medlemmer for 2 år ved partall 2 medlemmer til å skrive under årsmøteprotokollen. Trivselsutvalget og vannutvalget konstituerer seg selv. Lederne av utvalgene trenger ikke å være medlem av styret, men kan ha møte for å få/gi informasjon. Alle valg skal foretas skriftlig hvis et medlem krever det eller hvis det kommer flere forslag på navn. Alle som er myndig og har betalt kontingent foregående år har stemmerett på årsmøte. Medlemmet må møte på årsmøte for å benytte sin stemmerett.
Ved saker som krever høring skal alle medlemmene høres, men kun de som møter på årsmøte har stemmerett. Resten av diskutert og enstemmig vedtatt. 4 Styret Laget ledes av et styre på 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Som styremedlemmer velges personer som har fritidsbolig og regelmessig oppholder seg i bygda. Styret er det bestestemmende organet mellom årsmøtene. Styret har møte så ofte lederen finner det nødvendig, eller når minst 2 styremedlemmer krever det. Styret avholder dog møter minimum 2 ganger pr. år. 1. vararepresentant samt leder av underutvalg kalles inn til alle styremøter, med tale og forslagsrett. I tilegg innkalles leder av lokale prosjektgrupper som bygdelaget har befatning med til regelmessige samarbeidsmøter. Styret er vedtaksfør når minst 3 medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet, har lederen dobbeltstemme. I valg av styret bør begge kjønn være likt representert og hvis mulig representere alle aldersklasser. Styret skal: Arbeide etter vedtektene, følge det vedtak årsmøte har gjort og ta opp sakker som blir fremmet av medlemmene i medlemsmøte eller som oversendes til styret. Arbeide for god kontakt mellom bygdelaget og det offentlig, med særlig vekt på godt samarbeid med Båtsfjord kommune. Arbeide for god kontakt mellom bygdelaget og andre interesseorganinsasjoner i bygda og nærliggende områder. Sørge for oppmerksomhet mot det enkelte medlem i ihht 5 Før protokoll fra alle møtene. Avholde minimum ett medlemsmøte 1 gang pr år i Hamningberg. Forberede saker til medlems- og årsmøte. Forslag til endring: Som styremedlem velges fortrinnsvis personer som har fritidsbolig og regelmessig oppholder seg i bygda Forslag til endring; Bør hvis mulig avholde minimum et medlemsmøte pr. år i Hamningberg. Forslag til nytt punkt: Styret kan invester for inntil kr. 15 000 ut over rammen på budsjettet.
5 Medlemsoppmerksomhet Alle aktive medlemmer som fyller 70, 80, 90 og 100 år sendes en blomst til en verdi av kroner 200,-. Ved dødsfall sendes tidligere aktive medlemmer en bårebukett ti en verdi av kroner 200,-. Summen justeres hvert 5. år ihht prisstigning. Tillegg: Styret definerer om et medlem skal regnes som aktivt eller ikke. 6 Oppløsning av laget Vedtak om å løse opp laget krever minst ¾ flertall av de fremmøtte medlemmene på årsmøtet. Sak om oppløsning skal sendes medlemmene minst 1 måned før årsmøte. Sak 2: Valg av medlem til valgkomiteen Bente Green ble valt på årsmøtet 24.02.2010. Bjørn Bertheussen ble foreslått og valgt. Sak 3: Info om Kjeila Etter info. fra ulike medlemmer ble det bestemt å oppnevne et utvalg. Kjeilautvalget skal bestå av 4 stk medlemmer som skla jobbe videre med Kjeil. Det gjelder videre utdyping, skaffe midler til videre arbeid, kostnads rammer, kontakt med kommune (Båtsfjord) og fylket. De skal også jobbe med forslag til bruksplan, som skal legges fram på årsmøtet. De vil også prøve å se på alternativer for bruk av fyllmassen fra Kjeila. Kjeila utvalget består av: Torfinn Rasmussen, Tommy Esbensen, Bjørn Bertheussen og Geir Knudsen. Sak 4: Dato for årsmøte Onsdag 16. eller 23. februar avhengig av når vinterferien til skolene er. Kl. 18.00. Inger Marie bestiller hotellet til den aktuelle dagen. Møte hevet 21.15. Odd Larsen Tommy Esbensen