Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand
Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing Arkivpersonalet er i liten grad med i planleggingen (15 %) Elektroniske fagsystemer: 76 % ikke foretatt uttrekk fra fagsystemer for langtidsbevaring (vet de om IKA har gjort?) 28 % vet ikke hvordan utfasede og avsluttede systemer håndteres (er dette IKA-kommuner eller ikke?)
Reform - Hva skal kommunene gjøre? Vurdere hvilke kommunale arkiv som skal bevares - nye bevaringsbestemmelser Fastsette oppbevaringsfrister Førebygge og hindre risiko for arkivtap og urettmessig tilgang til informasjon i arkivene Få på plass finansiering av arkivoppgavene kommunen står overfor i forbindelse med kommunereformen M.v.
Vi vet (utfordringer) Store mengder elektroniske arkiver fra dagens kommuner Ingen har oversikt, beregninger sier 40 per kommune? Nasjonalt 18 000 Hva koster det da? 1 2 mrd med dagens metoder..
Hjelp til dette? Arkivplanen!
Kan jeg få et stempel? - Riksarkivaren godkjenner ikke arkivplaner - kan kreve å få de framlagt
Hva? Kommunal oppfinnelse KAI-miljøet på Vestlandet (nord for Rogaland?) For å holde oversikt For planlegging For styring
Hva? Arkivforskriften 2-2. Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. Her ser vi de to «delene»: materialet og arbeidet
Hva? En arkivplan er en samla plan over hva arkivet inneholder og hvordan det er organisert. Det øker kvaliteten på arkivet og tilliten til arkivtjenesten at ansvar og rutiner er godt dokumentert og lett tilgjengelige Letter arbeidet i arkivtjenesten med for eksempel kvalitetssikring Kan brukes til planlegging av arkivarbeid (ressursbruk for eksempel)
Arkivforskriften sier 2-6 Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført oversyn over dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Elektroniske system skal vere fullgodt dokumenterte 2-14.Anna elektronisk arkivmateriale For elektroniske register og databasar krevst det ikkje arkiveksemplar på papir. Men systema som dei inngår i, skal vere godt nok dokumenterte til at materialet kan nyttast også etter overføring til arkivdepot, jf. kap. V. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. 3-12.Journalperiodar [ ] Leiinga for organet kan fastsetje at enkelte delar av sakarkivet (t.d. personalmapper) skal haldast utanfor periodiseringa eller følgje særskilde prinsipp for periodisering. Slike unntak skal spesifiserast i arkivplanen.
F.eks - Hvordan er vi organisert? - Ett arkivorgan, sentral arkivtjeneste, ytre enheter egne merkantile osv - Hva har kommunen av utskilte deler? IKS, 27/ 28 Hva er reglene for dine IKS er? - Hva slags serier/deler har vi? - Ordningsprinsipp, periodisering (rutinen, har det skjedd?), personmapper i en eller flere saker
Ting fra et tilsyn Beskrivelse av arkivansvaret tas inn i arkivplanen jfr. punkt 2.3.
Fra tilsyn Om elektroniske systemer: - Arkivplanen skal også inneholde en plan for vedlikehold av elektronisk materiale inntil det overføres depot jfr. Riksarkivarens forskift kap. IX 3-2. Konklusjon: kommune har i flere år brukt elektronisk arkiv uten en instruks som forholder seg til Riksarkivarens bestemmelser og krav om elektronisk arkivering av saksdokumenter (Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, Kap. IX), og derfor gis følgende pålegg: Innen 1. 5.2016 må det utarbeides instruks i arkivplanen som beskriver oppbygging og bruk, samt plan for vedlikehold og uttrekk til depot av sakarkivsystemet. systemene de inngår i, skal være dokumentert slik at materialet kan overføres, sikres og brukes i arkivdepot. Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokumenter, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX. Kommunen må gjennomgå og få med nødvendige beskrivelser av elektroniske fagsystemer i arkivplanen. Eksempel
Fra tilsyn Kvalitetssikring: - Kommunen har i dag et internkontrollsystem (EQS) som omfatter alle dokumenter vedrørende kvalitetssikring av kommunenes drift, blant annet rutiner og beskrivelser av arkivet. Dokumentene i systemet tillegges revisjonsfrister og genererer varsel til rutineansvarlig når de må revideres etter gitte intervaller. Alle ansatte har tilgang via intranettet og kan se de rutinene som gjelder for sitt fagfeltfelt. Fagleder for arkiv har ansvaret for utarbeidelse og oppdatering av de dokumentene som gjelder kommunens arkiv. Dokumentene i EQS systemet som beskriver hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert, Instrukser, regler og planer må inngå i en samleplan, arkivplan Arkivtjenesten må utarbeide rutiner for bedre kvalitetssikring av sakarkivsystemet, og ta i bruk kommunens system for avviksrapportering også i kvalitetssikringen av sakarkivdatabasen. Rutiner for kvalitetssikring og avviksrapportering må beskrives i arkivplanen.
Fra tilsyn Avlevering Det anmerkes ingen avvik i forhold til avlevering av eldre og avsluttede papirarkiver, men rutinene for dette må tas med i ny arkivplan jf. pålegg i pkt. 3.2. i rapporten... kommune må foreta en gjennomgang og bestemme hvilket elektronisk skapt materiale som skal avleveres depot, og fatte vedtak som plasserer ansvaret for oppgavene med sikring, uttrekk og deponering av bevaringsverdige elektroniske systemer. Dette må innen 1.5.2016 dokumenteres i arkivplanen jf. pkt. 2.3.
Fra tilsyn Arkivlokaler Det anmerkes ingen avvik om arkivlokalene i kommune, men regler og rutiner for bruk av arkivlokalene må tas med i arkivplanen
Husk å ta vare på Arkivplanen 3-20.Bevaringspåbod Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast: [ ] g) arkivplanar,