Verdal kommune Kontrollutvalget

Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no

INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 UTVALGETS SAMMENSETNING... 3 1.1 MEDLEMMER... 3 1.2 REPRESENTASJON I KOMMUNESTYRET... 4 2 SEKRETARIAT... 4 3 REVISJON... 4 4 UTVALGETS FORMÅL... 4 5 UTVALGETS OPPGAVER... 5 6 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2007... 6 6.1 TILSYN MED DEN KOMMUNALE FORVALTNING... 6 6.1.1 Behandling av kommunens regnskaper... 6 6.1.2 Forvaltningsrevisjon på utvalgte områder... 6 6.1.3 Gjennomgang av møteprotokoller... 6 6.1.4 Selskapskontroll... 6 6.1.5 Orientering fra administrasjonen og ordfører:... 7 6.2 TILSYN MED REVISJONSARBEIDET... 7 6.3 ANDRE OPPGAVER... 7 7 INFORMASJON TIL KOMMUNESTYRET I 2007... 7 8 ANNEN INFORMASJON... 7 9 VURDERING... 7 10 AVSLUTNING... 8 VEDLEGG 1 - OVERSIKT OVER BEHANDLEDE SAKER I 2007... 9 VEDLEGG 2 - KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 2 AV 11

Innledning I kommunelovens 76 er det fastslått at Kommunestyret og fylkestinget har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse.. I 77 heter det videre at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fra 2004. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. Se kapittel 4. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik generell bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til fremgår det også at utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Før en konkret sak som berører rådmannens ansvarsområde rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt rådmannen til uttalelse. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil således være viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter, samt møteprotokoller blir sendt ordføreren da denne har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Rådmannen får tilsendt nevnte dokumenter til orientering. 1 Utvalgets sammensetning 1.1 Medlemmer Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til valgbarhet for medlemmer av kontrollutvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av formannskap, kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Utvalgets sammensetning var for perioden 2003-2007 Navn Funksjon Navn Funksjon Arnfinn Singstad 1. Vara John Hermann Leder Ingolv Bengtsen 2. Vara Kjell Woll Sigurdsen Nestleder Anne Grete Wold Olsen 1. Vara Rolf Tømmerås Medlem Karin Norena Strand 2. Vara Inger Marie Skreden Valstad Medlem Anders E. Juberg 3. Vara Nils Georg Leirset 1. Vara Brita Kleven Thorsvik Medlem Anne Grethe Braarud 2. Vara KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 3 AV 11

I møte den 15.10.2007 valgt kommunestyret et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 6 varamedlemmer for perioden 2007 2011. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Funksjon Navn Lasse Hegge, H Leder Ann Sissel Vehus, KRF 1. Bjørn Aarstad, AP Nestleder 1. Laila Irene Austad, AP 2. Per Dyrnes, AP 2. Rolf Tømmerås, AP 3. Kristine Karlgård, SP 3. Siri Gunn Vinne, SP Katrine Bruvold, SV 1. Nils Georg Leirset, V 2. Stig Holmen, V 1.2 Representasjon i kommunestyret Både leder og nestleder i utvalget er også medlem av kommunestyret. Fra og med valgperioden 2007-2011 er det for øvrig lovfestet at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer (Kommuneloven 77 nr. 1). Utvalgets leder og nestleder har dessuten alltid møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles. 2 Sekretariat KomSek Trøndelag IKS er kommunens sekretariat for kontrollutvalget. KomSek Trøndelag IKS oppfyller bestemmelsene i 20 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3 Revisjon KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. KomRev Trøndelag IKS tilfredsstiller kravene som stilles til revisor iht. lov og forskrift. 4 Utvalgets formål Med hjemmel i samme nr.11, har Kommunal- og regionaldepartementet den 15.6.2004 fastsatt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets formål er definert slik i 4 i forskriften: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 4 AV 11

I departementets merknader til 4 heter det bl.a: Kontrollutvalget fører etter første ledd kontroll og tilsyn med hele kommunens/fylkeskommunens virksomhet, men har prinsipielt ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret/fylkestinget selv, ettersom kontrollutvalget er underordnet kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens/fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. Utvalget rapporterer til kommunestyret/fylkestinget når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret/fylkestinget, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret/fylkestinget eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Etter annet ledd ligger det ikke til kontrollutvalget å vurdere den politiske hensiktsmessigheten av de vedtak som er truffet av politiske organer. Det samme gjelder vedtak truffet av administrasjonen, med hjemmel i delegert myndighet. 5 Utvalgets oppgaver Det framgår av kommuneloven at kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og at tilsynet ikke er avgrenset til økonomiske forhold. I følge kommunelovproposisjonen skal kontrollutvalget påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. I merknadene har departementet presisert at kontrollutvalget ikke skal vurdere den politiske hensiktmessigheten av de vedtak som er truffet av de politiske organer. Kontrollutvalgets oppgaver går fram av kontrollutvalgsforskriftens kap. 3 6, og er i hovedsak opplistet i eget vedlegg, se vedlegg 1. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 5 AV 11

6 Kontrollutvalgets virksomhet i 2007 Kontrollutvalget har i 2007 holdt 4 møter, og behandlet 21 saker. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2006 5 møter og 30 saker. Alle møter i utvalget er holdt for lukkede dører, jf. 19 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget har imidlertid, med enkelte unntak, anledning til å bestemme at møtene skal være åpne for offentligheten for den enkelte sak. Det vises for øvrig til vedlagte oversikt over de sakene kontrollutvalget har behandlet i 2007, se vedlegg 1. 6.1 Tilsyn med den kommunale forvaltning 6.1.1 Behandling av kommunens regnskaper Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret, men kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organ avgir sin innstilling til kommunestyret (forskriftens 7). Utvalget avga uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap og årsmelding for 2007 i møtet den 19.04.2007. 6.1.2 Forvaltningsrevisjon på utvalgte områder Det ble gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2007. Prosjektet omhandlet økonomistyring og rapport etter det gjennomførte prosjekt ble behandlet av kommunestyret under sak 65/07 i møte den 03.09.07. 6.1.3 Gjennomgang av møteprotokoller Kontrollutvalget behandler rutinemessig rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Politisk hensiktsmessighet ved vedtak skal ikke vurderes. Arbeidssituasjonen i administrasjonen synes å ha medført en svekkelse i kvaliteten på den kommunale saksbehandling. Kontrollutvalget har sett med bekymring på. Kontrollutvalget har imidlertid registrert en viss forbedring i kvaliteten på den kommunale saksbehandling. 6.1.4 Selskapskontroll Kontrollutvalget vedtok forslag til plan for selskapskontroll 2006-2007 og generelle retningslinjer for selskapskontroll i møtet den 24.11.2005, og ble vedtatt i kommunestyret den 12.12.05 sak 111/05. Selskapskontroll i Innherred Vekst ble ferdigstilt i 2007. Rapport fra denne kontrollen er ferdig og vil kunne bli behandlet av kontrollutvalget i første møte. I tillegg er selskapskontroll KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 6 AV 11

i Innherred Renovasjon IKS på det nærmeste sluttført. Rapport forventes antydningsvis å foreligge i løpet av mars 2008. 6.1.5 Orientering fra administrasjonen og ordfører: Følgende har møtt og orientert kontrollutvalget i saker: Rådmannens stedfortreder og kommunens regnskapsansvarlige ga en orientering under behandlingen av sak 005/07 Ordføreren og rådmannen under sak nr. 006/07 Rådmannens stedfortreder under sakene 010 og 011/07. 6.2 Tilsyn med revisjonsarbeidet Utvalget har gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen påsett at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jf. forskrift om revisjon 15. Denne ble forelagt Kontrollutvalget i møtet den 14. november 2007. 6.3 Andre oppgaver Skatteregnskapet skal ikke lenger behandles av kommunestyret, men utvalget har behandlet Skatteoppkreverens rapport til Verdal kommunes skatteregnskap for 2006, og har avgitt innstilling til kommunestyret i saken. 7 Informasjon til kommunestyret i 2007 Kontrollutvalget rapporterer årlig om sin virksomhet, jf. også kontrollutvalgets årsrapport for 2006 til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer imidlertid løpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret. Det er i løpet av året behandlet én forvaltningsrevisjonsrapport som er oversendt kommunestyret til behandling eller til orientering. 8 Annen informasjon Samtlige av utvalgets faste medlemmer deltok på KomSek Trøndelag IKS sitt kurs for nyvalgte kontrollutvalg. Kurset ble arrangert i Levanger kommune den 14.11.07, hvor det også deltok kontrollutvalgsmedlemmer fra Levanger kommune. Kurset ga en kort innføring i kontroll og tilsyn i kommunalsektor og var et samarbeidsprosjekt mellom KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. 9 Vurdering Arbeidsformen i kontrollutvalget har vært som i foregående år. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 7 AV 11

10 Avslutning Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med de folkevalgte organer og med administrasjonen. Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret anses derfor som viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn kontrollutvalget har utøvd på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. 15. januar 2008. Lasse Hegge leder Bjørn Aarstad nestleder Kristine Karlgård Katrine Bruvold Per Dyrnes Vedlegg 1: Oversikt over behandlede saker i 2007 Vedlegg 2: Kontrollutvalgets oppgaver. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 8 AV 11

Vedlegg 1 - oversikt over behandlede saker i 2007 15.02.2007 19.04.2007 14.06.2007 20.09.2007 001/07 Kontrollutvalgets årsrapport for 2006 002/07 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2006 003/07 Statusrapport for revisjonsarbeidet 004/07 Referatsaker 005/07 Verdal kommunes årsregnskap og årsberetning for 2006 006/07 Åpenhet og innsyn i den kommunale virksomhet 007/07 Orientering om styrevervregisteret 008/07 Skatteoppkreverfunksjonen 009/07 Referatsaker 010/07 Rapport Økonomistyring i Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune 011/07 Orientering om kommunens intern kontroll 012/07 Referatsaker 013/07 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2007 014/07 Regnskapsrevisjon - 2007 015/07 Prioritering av prosjekt for forvaltningsrevisjon 016/07 Forslag til driftsbudsjett for 2007 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Verdal kommune 017/07 Orientering fra sekretær 018/07 Referatsaker Møte innkalt den 14.09.07 måtte utsettes på grunn av høyt forfall. Møte ble derfor utsatt til den 20.09.07. Dette møte ble imidlertid ikke vedtaksført. De fremmede saker ble derfor ikke behandlet. 013/07 Har fått nytt nr. 20 014/07 Har fått nytt nr. 22 015/07 Blir omtalt og går inn i sak nr. 21 016/07 Har fått nytt nr. 23 017/07 Dels utgår pga. tidsaspektet og dels inngår i sak 24. 018/07 Inngår i sak 19 Sakslisten til møte den 14.11.07 fremstod derfor slik: 019/07 Referatsaker 020/07 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2007 021/07 Statusrapport for revisjonsarbeidet 022/07 Regnskapsrevisjon - 2007 Forslag til driftsbudsjett for 2008 for kontroll- og 14.11.2007 023/07 tilsynsarbeidet i Verdal kommune 024/07 Statusrapport fra kontrollutvalgets sekretær 025/07 Plan for selskapskontroll 2008-2011 026/07 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 027/07 Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2008 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 9 AV 11

Vedlegg 2 - kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (med merknader), fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11, og kan i hovedsak opplistes slik: 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver: Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6 Regnskapsrevisjon: Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 7 Uttalelse til årsregnskapet: Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader: Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp. Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp. 9 Forvaltningsrevisjon: Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap. 5. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon: Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 10 AV 11

12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp. Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 13 Selskapskontroll: Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold: Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 15 Rapportering av selskapskontrollen: Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold rapporten skal ha. Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. 16 Valg av revisjonsordning: Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor. (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.) Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen. 18 Budsjettbehandlingen: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2007 TIL KOMMUNESTYRET SIDE 11 AV 11