LONGYEARBYEN LOKALSTYRE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets årsrapport for 2016
2 1. INNLEDNING I henhold til Lov om Svalbard 44 får kommunelovens kapittel 12 om internt tilsyn, kontroll og revisjon tilsvarende anvendelse for Longyearbyen lokalstyre. Kommuneloven (lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 nr. 107) gir bestemmelser vedrørende internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Gjeldende forskrift om kontrollutvalg, som trådte i kraft 1.7.2004, sammen med tilhørende endringer i kommuneloven, gir nærmere bestemmelser om valg og sammensetning av kontrollutvalget, utvalgets ansvar og oppgaver, og om saksbehandling og sekretariat. 2. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL OG SAMMENSETNING 2.1 Formål Etter kommuneloven har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, jf. 76. For å ivareta dette tilsynsansvaret velger kommunestyret selv et kontrollutvalg som skal "forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne", jf. 77 nr. 1. Dette er gjentatt i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (av 15.6.04) 2. 2.2 Valg - sammensetning Kontrollutvalget skal ikke tillegges andre oppgaver enn det som knytter seg til kontrollog tilsynsfunksjonen. Det vil si at kontrollutvalget ikke skal delta i den aktive politiske beslutningsprosessen. For at utvalgsmedlemmene skal få en uavhengig status i forhold til forvaltningen (underordnede politiske organer og administrasjonen), er det gitt strenge valgbarhetsregler som innebærer at valgte representanter i utøvende politiske organer (organer med beslutningsmyndighet) eller ansatte i lokalstyret ikke kan bekle vervet som kontrollutvalgsmedlem. I praksis er det kun lokalstyrerepresentanter, som ikke blir tillagt andre politiske oppgaver, som kan inneha dette vervet, samt valgte personer utenom de folkevalgte. Minst ett medlem av kontrollutvalget velges blant lokalstyrets medlemmer.
3 Kontrollutvalget har frem til 13.9.2016 hatt følgende medlemmer og varamedlemmer: Øyvind Snibsøer (leder) Pål Berg (nestleder) Marte Agneberg Dahl Roger Eriksen Kristine Sandsleth Gerd Irene Sigernes (1. vara AP) Jørn Kjetil Hansen (2. vara AP) Berit Våtvik Bjørn-Helge Nygård Oddmund Rønning Fra 13.9.2016 har utvalget følgende medlemmer og varamedlemmer: Roger Eriksen (leder) Hanne Jensen (nestleder) Marte Agneberg Dahl Marcus Bedh Mikalsen Kristine Sandsleth Magnus Hauge Løke (1. vara H) Marit Daleng (2. vara H) Berit Våtvik Gerd Irene Sigernes Oddmund Rønning 3. SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET Utvalget har truffet sine vedtak i møter. Det er skrevet protokoll fra møtene. Utskrift av møteprotokollene er sendt utvalgets medlemmer, varamedlemmer, lokalstyrets leder, oppdragsansvarlige revisorer og administrasjonssjef. Tidspunkt for møtene er blitt fastsatt av utvalget selv, og møtene har blitt holdt for åpne dører. Innkalling til møtene har vært sendt medlemmene/varamedlemmene, lokalstyrets leder, oppdragsansvarlige revisorer og administrasjonssjefen, og inneholdt en oversikt over de sakene som skulle behandles samt saksdokumentene.
4 KomRev NORD IKS har vært ansvarlig for revisjonsarbeidet. K-Sekretariatet IKS har sørget for saksutredning og øvrig sekretariatsbistand. 4. KONTROLLUTVALGETS ARBEID I 2016 4.1 Oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av Forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 3-7: - Tilsyn og kontroll: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen på vegne av lokalstyret, herunder påse at lokalstyret har en forsvarlig revisjonsordning. Innhenting av opplysninger: Kontrollutvalget kan hos lokalstyretn, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. - Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at lokalstyrets årsregnskap og foretakenes årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningene fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapene før de vedtas av lokalstyret. Oppfølging av revisjonsmerknader: Når revisor påpeker forhold i årsregnskapene, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4 (Nummererte revisjonsbrev), skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. - Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at lokalstyrets virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at lokalstyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Rapporter om forvaltningsrevisjon: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til lokalstyrett om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om funnene i disse. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Kontrollutvalget skal påse at lokalstyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til lokalstyret om hvordan lokalstyretss merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt
5 fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. - Selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av lokalstyrets interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at lokalstyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontrollens innhold: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver lokalstyrets eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med lokalstyretss vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon. Rapportering om selskapskontrollen: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til lokalstyrett om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. - Valg av revisjonsordning og valg av revisor: Lokalstyret avgjør selv om lokalstyret skal ansette egne revisorer eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom lokalstyrett vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar lokalstyrett selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. - Budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i lokalstyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge administrasjonssjefens innstilling til lokalstyret. 4.2 Aktiviteter gjennom året Kontrollutvalget har i 2016 hatt 3 møte. Møtet har vært lagt til Næringsbygget. Utvalget har behandlet 24 saker. Utvalget er gjennom året blitt holdt underrettet om revisjonens virksomhet, og har ført tilsyn med at revisjonsarbeidet har foregått i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Representanter fra Longyearbyen lokalstyres administrative ledelse har møtt i kontrollutvalget når dette har vært ønskelig. 4.3 Forhold som er behandlet i 2016 Av saker som har vært behandlet i kontrollutvalget, kan nevnes:
6 Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalgets uttalelse om Longyearbyen lokalstyres årsregnskap for 2015 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til lokalstyrets årsregnskap for 2015. Rapporteringer fra revisor Revisor har forelagt kontrollutvalget hovedtrekkene i plan for gjennomføring av revisjonsarbeidet for lokalstyrets regnskap. Gjennom dette har utvalget kunne følge opp at revisor dekker alle sentrale sider ved lokalstyret. I forbindelse med fjorårets regnskap ble det også rapportert løpende fra revisor for gjennomførte kontrollhandlinger og resultatet av disse. Kontrollutvalget har oppfylt sitt påseeransvar overfor revisjonen gjennom disse rapporteringene, og utvalgets vurdering er at revisjonen har utført sine oppgaver på en forsvarlig måte. Forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet i grunnskolen Kontrollutvalget vedtok i møte 20.11.2014 å bestille fra KomRev NORD et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor undervisningskvalitet i grunnskolen. Utvalget ønsket å få besvart om Longyearbyen lokalstyre innfrir sentrale krav til undervisningskompetanse og sentrale krav til vurdering av grunnskoletilbudet. Videre om det tilbys tilpasset opplæring i ordinær undervisning i tråd med opplæringslova og øvrige krav/retningslinjer. Og til slutt om det kan dokumenteres korrektsaksbehandling i saker om spesialundervisning. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte 10.5.2016. Rapportens konklusjon var i korte trekkfølgende: Ikke fullt ut innfrir utledede sentrale krav til vurdering av grunnskoletilbudet. Ikke kan dokumentere korrekt saksbehandlingsi alle saker om spesialundervisning. For lang saksbehandlingstid i flertallet av sakene der det var mulig å beregne saksbehandlingstid. Foreløpig svar har ikke vært gitt i tilfeller der en henvendelse vedrørende spesialundervlisning ikke kan besvares i løpet av én måned. Lokalstyret behandlet rapporten i møte 13.12.2016, og gjorde vedtak i samsvar med kontrollutvalgets innstilling. Rapporten vil bli fulgt opp av kontrollutvalget.
7 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Longyearbyen lokalstyre 2017-2019 Plan for forvaltningsrevisjon med prioritert liste over forvaltningsrevisjonsprosjekter ble behandlet av kontrollutvalget i møte 29.11.2016 og av lokalstyret i møte 13.12.2016. Selskapskontroll: I 2016 har det ikke vært selskaper som har vært omfattet av selskapskontroll, jf. svalbardlovens 44 og kommunelovens 77 nr. 5 og 80. Jf. også kontrollutvalgssak 44/2012. Andre saker: Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlige revisorer Budsjettramme kontrollutvalgets virksomhet for 2017