MØTEPROTOKOLL Formannskapet Møtetid: 11.10.2017 kl. 18.30 21.50. Sted: Ås kulturhus, Lille sal Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 9 av 9. Møtende medlemmer: Ap: Ola Nordal, Laila P. Nordsveen MDG: Ingunn Bohmann SV: Kristine Lien Skog V: Jorunn Nakken H: Stein Ekhaugen, Hilde Kristin Marås FrP: Arne Hillestad Sp: Marianne Røed Fra administrasjonene møtte: Rådmann Trine Christensen, førstekonsulent Vibeke Berggård - sekretær, helse- og sosialsjef Marit Roxrud Leinhardt, etatsjef for teknikk og miljø Nils Erik Pedersen, oppvekst- og kultursjef Ellen Benestad, plan- og utviklingssjef Ellen Grepperud, service- og kommunikasjonssjef Anne Eid og økonomisjef Emil Schmidt. Diverse merknader: Drøftingssaken ble ikke gjennomført. Umiddelbart etter formannskapets behandling av sakene og drøftingen ble det enstemmig besluttet at kommunereformmøtet skulle utsettes til onsdag 25.10.2017 kl. 16.00. Møteprotokoll godkjent 12.10.2017 av ordfører Ola Nordal og varaordfører Jorunn Nakken. Underskrifter: 17/00124
Saksliste Side Informasjon fra rådmann 3 Informasjon fra ordfører og eventuelt 3 Referatsaker 3 Saker til behandling 57/17 17/02615-1 2. tertialrapport 2017 4 58/17 17/02616-1 Budsjettreguleringer 2. tertial 2017 5 59/17 17/00189-15 Gnr 60 bnr 1 - Haugerudveien 39 - Landingsplass for helikopter - Søknad om dispensasjon 60/17 17/02190-1 Bjørnebekk - Behandling av institusjonsbyggene etter avsluttet mottaksdrift 61/17 17/02589-2 Utflytting av kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 62/17 17/02521-2 Overføring av vigselsmyndighet til kommunen - organisering og reglement 63/17 17/02225-34 Vurdering av lån til Åsmartn og forholdet til reglene for offentlig støtte 6 7 8 9 10 Drøfting Eierstyring - Representantskapsmøter i de interkommunale selskapene (IKS) 10 Formannskapet 11.10.2017 Side 2 av 10
Informasjon fra rådmann 1. Sluttoppgjør for demenssenteret. Etatsjef for teknikk og miljø orienterte om status. 2. Ålerudmyra, økonomisjefen orienterte om status vedrørende forliksklage. 3. Sak om barnevernsvakta, rådmannen orienterte om status vedr. artikkel i VG. 4. Økonomisjefen orienterte om foreløpig budsjett 2018 dagen før statsbudsjettet fremlegges. Informasjon fra ordfører og eventuelt 1. Innbygger nr. 20 000 fikk en sølvskje i gave av ordfører. 2. Omstrukturering av Follo Futura AS og ÅsPro AS er signert av ordfører. Ordfører orienterte om årsaken og at endringen i Follo Futura er tatt opp med Follo distriktsrevisjon på forhånd. 3. Nordbytunellen, trafikksikkerhet. Ordfører orienterte om henvendelser til Statens vegvesen. Oppfølging vil bli tatt opp i formannskapet. Referatsaker 17/17 16/03926-15 Nordre Follo Renseanlegg IKS - Innkalling styremøte 23 08 2017 18/17 17/02621-1 Oversiktsdokument Folkehelse 2017-2020 Referatsakene ble tatt til orientering. Formannskapet 11.10.2017 Side 3 av 10
Saker til behandling F-57/17 2. tertialrapport 2017 Administrasjonsutvalgets innstilling 11.10.2017: Vedlagte 2. tertialrapport tas til etterretning. Innstilling fra hovedutvalgene HTM 28.09.2017 og HHS 27.09.2017 og rådmannen: Vedlagte 2. tertialrapport tas til orientering. Innstilling fra hovedutvalg HOK 27.09.2017: Vedlagte 2. tertialrapport tas til orientering. Hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) ber administrasjonen komme med en redegjørelse for ressursbruk for barn med særskilte behov. HOK ber også administrasjonen redegjøre for ressursbruk rundt barn med særskilte behov i SFO Eldrerådets innstilling 26.09.2017: Vedlagte 2. tertialrapport ble tatt til orientering med følgende merknad: Innsparing må ikke føre til redusert kvalitet av tjenestene i helsesektoren. Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling 11.10.2017: Vedlagte 2. tertialrapport tas til orientering. Formannskapet 11.10.2017 Side 4 av 10
F-58/17 Budsjettreguleringer 2. tertial 2017 Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling 28.09.2017: 1. Budsjettreguleringer per 2. tertial 2017 foretas i henhold til tabell 1 og 2. 2. Årets låneopptak reduseres med 61,212 mill. kr. HTM anbefaler at de 2,86 i mindreutgifter og merinntekt disponeres til vedlikehold på Eiendom. Innstillinger fra hovedutvalgene HOK og HHS 27.09.2017, administrasjonsutvalget 11.10.2017 og rådmannen: 1. Budsjettreguleringer per 1. tertial 2017 foretas i henhold til tabell 1 og 2. 2. Årets låneopptak reduseres med 61,212 mill. kr. Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets innstilling 11.10.2017: 1. Budsjettreguleringer per 1. tertial 2017 foretas i henhold til tabell 1 og 2. 2. Årets låneopptak reduseres med 61,212 mill. kr. Formannskapet 11.10.2017 Side 5 av 10
F-59/17 Gnr 60 bnr 1 - Haugerudveien 39 - Landingsplass for helikopter - Søknad om dispensasjon Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling 28.09.2017: 1. Det gis midlertidig dispensasjon for landingsplass jamfør søknaden. Dispensasjonene gis fram til endelig vedtak av neste kommuneplan. HTM finner en større sikkerhet for de aktuelle selskapers samfunnsnyttige virksomhet og en større mulighet for Ås kommune til, via en konsesjonsbehandling, å regulere trafikken som klare fordeler. Dette satt opp mot en belastning for naboskapet, som vil være på tilsvarende nivå som i dag. 2. Ås kommune forutsetter å bli trukket med i utformingen av konsesjonsvilkårene. 3. Ås kommune vil ikke akseptere noen økning av antallet flybevegelser utover omlag dagens nivå. 4. HTM viser til saksfremstillingen og mener at hensynet bak LNF-A-formålet i kommuneplanen ikke vil bli vesentlig tilsidesatt. Formannskapets vedtak 30.08.2017: Saken utsettes i påvente av HTM s behandling. Hovedutvalg for teknikk og miljøs vedtak 24.08.2017: Saken utsettes i påvente av befaring. Rådmannens innstilling 08.08.2017: Med hjemmel i plan- og bygningsloven (pbl.) 19-2 avslår Ås kommune søknad om dispensasjon fra Kommuneplan for Ås kommune 2015 2027. Det foreligger ikke en klar overvekt av fordeler ved å innvilge dispensasjon som må veie klart tyngre enn ulempene. Jorunn Nakken (V) fremmet forslag om rådmannens innstilling. Votering: Rådmannens innstilling ble tiltrådt 5-4 (2H, FrP, Sp) ved alternativ votering mot HTM s innstilling. Mindretallsanke ble fremmet av Arne Hillestad (FrP), Hilde Kristin Marås (H) og Stein Ekhaugen (H), jf. Ås kommunes reglementer pkt. 10.2.2.3. Formannskapets vedtak 11.10.2017 mindretallsanket til kommunestyret av FrP og H: Med hjemmel i plan- og bygningsloven (pbl.) 19-2 avslår Ås kommune søknad om dispensasjon fra Kommuneplan for Ås kommune 2015 2027. Det foreligger ikke en klar overvekt av fordeler ved å innvilge dispensasjon som må veie klart tyngre enn ulempene. Formannskapet 11.10.2017 Side 6 av 10
F-60/17 Bjørnebekk - Behandling av institusjonsbyggene etter avsluttet mottaksdrift Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling 28.09.2017: 1. Bygningsmassen som tidligere er benyttet til beboerrom på Bjørnebekk asylmottak, Kroerveien 50 og 52, rives. 2. Administrasjonsbygget i Kroerveien 48 bygges om til kontorbygg for kommunens tjenester. 3. Bruk av området for øvrig fremmes som egen sak 4. Tiltaket finansieres med bruk av konto 25150105 Bjørnebekk etterdriftsfond. Formannskapets vedtak 30.08.2017: Formannskapet avventer HTM s behandling. Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling 24.08.2017: 1. Vedtak om at bygningsmassen som tidligere er benyttet til beboerrom på Bjørnebekk asylmottak, Kroerveien 50 og 52 rives, utsettes i påvente av HTMs befaring. 2. Administrasjonsbygget i Kroerveien 48 bygges om til kontorbygg for kommunens tjenester. 3. Bruk av området for øvrig fremmes som egen sak når avgjørelse fra Helse og sosialdepartementet foreligger om eventuelt etteroppgjør. 4. Tiltaket finansieres med bruk av konto 25150105 Bjørnebekk etterdriftsfond. HTM påpekte at det politiske ansvaret for forvaltning av kommunale bygg og anlegg ifølge Ås kommunes reglement punkt 7.3.1 er delegert fra kommunestyret til HTM. Rådmannens innstilling 14.08.2017: 1. Bygningsmassen som tidligere er benyttet til beboerrom på Bjørnebekk asylmottak, Kroerveien 50 og 52, rives. 2. Administrasjonsbygget i Kroeveien 48 bygges om til kontorbygg for kommunens tjenester. 3. Bruk av området for øvrig fremmes som egen sak når avgjørelse fra Helse og sosialdepartementet foreligger om eventuelt etteroppgjør. 4. Tiltaket finansieres med bruk av konto 25150105 Bjørnebekk etterdriftsfond. Kristine Lien Skog (SV) fremmet på vegne av MDG, SV og V forslag følgende tillegg til HTM s innstilling: 5. Vedtak om riving utsettes til etter at det er tatt kontakt med kulturminnemyndighetene angående riving eller annen bruk av bygninger og park. Jorunn Nakken (V) fremmet Trine Hvoslef-Eides (V) forslag i HTM som alternativ: Ås kommune utsetter vedtak om riving. Ås kommune undersøker flere muligheter for leietakere som ikke skal bruke byggene til overnatting som også kan tenke seg å pusse opp mot en rimelig leie. Formannskapet 11.10.2017 Side 7 av 10
Votering: HTM s innstilling punkt 1-4 ble vedtatt 7-2 (V, SV) ved alternativ votering mot Venstres forslag. SV s forslag ble nedstemt 6-3 (MDG, SV, V). Formannskapets vedtak 11.10.2017: 1. Bygningsmassen som tidligere er benyttet til beboerrom på Bjørnebekk asylmottak, Kroerveien 50 og 52, rives. 2. Administrasjonsbygget i Kroerveien 48 bygges om til kontorbygg for kommunens tjenester. 3. Bruk av området for øvrig fremmes som egen sak. 4. Tiltaket finansieres med bruk av konto 25150105 Bjørnebekk etterdriftsfond. F-61/17 Utflytting av kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 Hovedutvalg for teknikk og miljøs innstilling 28.09.2017: 1. Kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 flyttes i henhold til alternativ 1 i saksfremlegget. 2. Det bevilges 18 mill. kr til gjennomføring av planene. a. Investeringen i 2017 på 1,5 mill. kr. finansieres med reduksjon av andre investeringsprosjekter, og innarbeides i budsjettreguleringer 2. tertial. b. Investeringen i 2018 på 16,5 mill. kr. finansieres med opptak av lån. c. Reduserte leieutgifter omdisponeres til dekning av renter og avdrag. Dette innarbeides i Handlingsprogram 2018-2021. 3. Modulbygget skal søkes etablert og klargjort for innflytting til juni 2018. Innstilling fra administrasjonsutvalget 11.10.2017 og rådmannen: 1. Kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 flyttes til nytt midlertidig modulbygg på «hangartomten» i Brekkeveien 10. 2. Eksisterende hangarbygg rives og virksomheten som i dag er i hangaren flyttes til nytt lagerbygg i Myrveien 16. 3. Det bevilges 22 mill. kr til gjennomføring av planene. a. Investeringen i 2017 på 1,5 mill. kr. finansieres med reduksjon av andre investeringsprosjekter, og innarbeides i budsjettreguleringer 2. tertial. b. Investeringen i 2018 på 20,5 mill. kr. finansieres med opptak av lån. c. Reduserte leieutgifter omdisponeres til dekning av renter og avdrag. Dette innarbeides i Handlingsprogram 2018-2021. 4. Modulbygget skal søkes etablert og klargjort for innflytting til juni 2018. Administrasjonsutvalgets behandling og innstilling ble presentert i møtet av Laila P. Nordsveen (Ap). Kristine Lien Skog (SV) fremmet følgende tilleggsforslag til rådmannens innstilling: 2. Det forutsettes at bruken er i tråd med reguleringsplan, og at det eventuelt søkes om dispensasjon fra denne. Formannskapet 11.10.2017 Side 8 av 10
Votering: HTM s innstilling ble tiltrådt 5-4 (2Ap, MDG, SV) ved alternativ votering mot rådmannens innstilling. Formannskapets innstilling 11.10.2017: 1. Kommunale virksomheter lokalisert i Rådhusplassen 29 flyttes i henhold til alternativ 1 i saksfremlegget. 2. Det bevilges 18 mill. kr til gjennomføring av planene. a. Investeringen i 2017 på 1,5 mill. kr. finansieres med reduksjon av andre investeringsprosjekter, og innarbeides i budsjettreguleringer 2. tertial. b. Investeringen i 2018 på 16,5 mill. kr. finansieres med opptak av lån. c. Reduserte leieutgifter omdisponeres til dekning av renter og avdrag. Dette innarbeides i Handlingsprogram 2018-2021. 3. Modulbygget skal søkes etablert og klargjort for innflytting til juni 2018. F-62/17 Overføring av vigselsmyndighet til kommunen - organisering og reglement Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar reglement for vigsler i Ås kommune. Reglementet gjelder fra tidspunktet vigselsmyndigheten overføres til kommunene for en periode på to år. Før kommunestyret vedtar nytt reglement skal organisering og reglement evalueres. Hilde Kristin Marås (H) fremmet følgende tilleggsforslag: Rådmannen legger frem et notat til behandling i kommunestyremøtet angående kostnadene overføring av vigsler til kommunen utgjør for kommunen. Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. H s tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling 11.10.2017: Kommunestyret vedtar reglement for vigsler i Ås kommune. Reglementet gjelder fra tidspunktet vigselsmyndigheten overføres til kommunene for en periode på to år. Før kommunestyret vedtar nytt reglement skal organisering og reglement evalueres. Formannskapets vedtak 11.10.2017: Rådmannen legger frem et notat til behandling i kommunestyremøtet angående kostnadene overføring av vigsler til kommunen utgjør for kommunen. Formannskapet 11.10.2017 Side 9 av 10
F-63/17 Vurdering av lån til Åsmartn og forholdet til reglene for offentlig støtte Rådmannens innstilling: Søknad om lån til Åsmartn på 400 000 kr avslås da dette kan være i strid med reglene for offentlig støtte. Ola Nordal (Ap) fremmet kommunestyrets vedtak i K-48/17 med unntak av punkt 4: 1. Ås kommune gir et kommunalt rentefritt lån på 400 000 kr til Åsmartn med 5 års avdragstid. 2. Lånet finansieres med bruk av kommunens disposisjonsfond. 3. Rådmannen utarbeider en avtale og gjeldsbrev med Åsmartn om vilkår for lånet. 4. Kommunestyret forutsetter at det foreligger godkjent regnskap med balanse og resultat for 2016, samt foreløpig regnskap og balanse for 2017. Regnskapet skal kontrolleres av autorisert regnskapsfører eller revisor. 5. Selskapets vedtekter skal gjennomgås og godkjennes av Ås kommune ved Ordføreren før gjeldsbrev signeres. Ordføreren får fullmakt til å inngå avtale som nevnt i punktene foran når de nødvendige formaliteter og avklaringer er på plass Votering: Rådmannens innstilling ble tiltrådt 5-4 (1Ap, Sp, SV, V) ved alternativ votering mot Ola Nordals forslag. Formannskapets innstilling 11.10.2017: Søknad om lån til Åsmartn på 400 000 kr avslås da dette kan være i strid med reglene for offentlig støtte. Drøfting Eierstyring - Representantskapsmøter i de interkommunale selskapene (IKS) Drøfting i forkant av høstens representantskapsmøter i de interkommunale selskapene, jf. drøftingssak i formannskapet 01.03.2017. Innkallingene til representantskapsmøter som ordfører mottar, ble videresendt formannskapets medlemmer på e-post 22.09.2017. Ordfører orienterte kort og foreslo at drøftingen utgår. Formannskapet ga tilslutning til at drøftingen utgår denne gang. Formannskapet 11.10.2017 Side 10 av 10