Regnskapsinformasjon fra mottakere av tilskudd fra Bergen kommune i 2015 og 2016, samt en presentasjon av kommunens tilskuddsordninger

Byrådssak 202/17 Regnskapsinformasjon fra mottakere av tilskudd fra Bergen kommune i 2015 og 2016, samt en presentasjon av kommunens tilskuddsordninger TOOP ESARK-12-201612663-3 Hva saken gjelder: Saken er en presentasjon av regnskapsinformasjon som er innhentet fra organisasjoner og lag som i 2016 har mottatt tilskudd fra Bergen kommune på kr 100.000 eller mer. I tillegg presenteres slike opplysninger også for det foregående år, da det i 2015 ikke ble lagt fram en tilsvarende sak for bystyret. Opplysningene i saken baseres på tall innrapportert av de byrådsavdelingene som administrerer den enkelte tilskuddordning. Rapporteringen fra avdelingene begrenses til tilskuddsmottakere som mottar "tilskudd uten motytelse" og omfatter ikke utbetalinger som refererer seg til tjenestekjøp. Videreformidlet tilskudd tas heller ikke med. I 2016 var det i alt 251 organisasjoner som fikk utbetalt 266 tilskudd over kr 100.000, med til sammen 256,1 mill. Tilsvarende tall for 2015 var 230 mottakere av 244 tilskudd med i alt 227,2 mill. Til slutt i saken gis det også en samlet presentasjon av kommunens tilskuddsordninger. Denne informasjonen ble innhentet i 2015 etter tekstforslag vedtatt av bystyret i sak 297-14. Byrådet vil arbeide for å forenkle tilskuddsordningene og rapporteringssystemene i kommunen, slik at frivillige organisasjoner bruker mindre ressurser på dette. Byrådets forslag til vedtakspunkt 3 støtter opp om dette. Videreutvikling av det nettbaserte verktøyet InSights bidrar etter byrådets syn også til å komme nærmere realiseringen av dette målet i byrådets plattform. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Bystyrets vedtak i sakene 232-06 / 99/16 og 297-14. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret tar sak om regnskapsinformasjon fra mottakere av tilskudd fra Bergen kommune i 2015 og 2016 til orientering. 2. Bystyret tar byrådets presentasjon av kommunens tilskuddsordninger til orientering. 3. Bystyret vedtar å heve rapporteringsgrensen for tilskuddsmottakere fra kr 100.000 til kr. 200.000. Retningslinjene vedtatt i B.sak 99/16 justeres i henhold til dette. Dato: 23. mai 2017 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup 1

byrådsleder Dag Inge Ulstein byråd for finans, innovasjon og eiendom Vedlegg: 1. Regnskapsopplysninger fra mottakere av tilskudd på kr 100.000 og mer i årene 2015 og / eller 2016 oversiktstabell. 2. Bestilling med spørreskjema ifm. bystyrets vedtatte tekstforslag i b.sak 297-14. 3. Tilbakemeldinger fra (daværende) byrådsavdelinger: a) Byrådsleders avdeling b) Byrådsavdeling for helse og omsorg c) Byrådsavdeling for barnehage og skole d) Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing e) Byrådsavdeling for kultur, næring og idrett 2

Saksutredning: Retningslinjer og kriterier for tilskuddsordningene Bergen kommune har en rekke ulike tilskuddsordninger som administreres av flere byrådsavdelinger. I sak 232-06 vedtok bystyret felles retningslinjer for budsjettering og utbetaling av tilskudd til organisasjoner mv. som mottar faste tilskudd fra Bergen kommune. Bl.a. ble det vedtatt et krav om at alle som mottok tilskudd på kr 100.000 eller mer i et år, skulle levere en oppgave over foregående års regnskapsresultat og frie egenkapital som betingelse for utbetaling av tilskudd. En summarisk presentasjon av regnskapsinformasjonen skulle presenteres for bystyret i en årlig sak. I løpet av første halvår 2016 vedtok bystyret nye kriterier og retningslinjer for de forskjellige ordningene. Disse beskriver formålet med de enkelte ordninger og betingelser for å kvalifisere for å motta tilskudd. De beskriver også i noen grad rapporteringskrav. Bystyret vedtok dessuten nye felles retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av tilskudd fra Bergen kommune (B.sak 99/16). Her ble bestemmelsen fra B.sak 232-06 om plikten til å levere nøkkeltallsinformasjon gjentatt. Informasjonen skulle være til hjelp i vurderingen av behovet for - og størrelsen av tilskuddet. Bl.a. skulle en vedvarende høy grad av fri egenkapital være en grunn til å vurdere tilskuddsbeløpets størrelse. Dersom en mottaker unnlot å levere regnskapsinformasjon, skulle tilskuddet kunne holdes tilbake eller bortfalle (bystyrets vedtak i sak 256-09). I vurderingen av søkernes frie egenkapital og hvilken vekt denne skal gis ved fastsetting av tilskudd, er det mange hensyn å ta. For eksempel meldte Byrådsavdeling for klima, kultur og næring (i 2014 byrådsavdeling for kultur, næring og idrett) bl.a. følgende: Innen museer, fartøyvern, kulturhistorie og lignende tiltak gjøres det en konkret vurdering av behovet for egenkapital. Her kommer det inn både bransjemessige vurderinger og konkrete vurderinger av institusjoner. Noen viktige elementer er da følgende: Fartøyvern: Mellomstore fartøy (som fjordabåter) og store fartøy (som Seilskipet Statsraad Lehmkuhl) er gjenstand for periodevis sertifisering, noe som regelmessig krever større investeringer (.) Skipene er også gjenstand for svikt i motorer, master, seil osv. som kan kreve behov for millionutgifter på kort varsel i driftssesongen. Vurderingen er i dag at det generelt er for lav egenkapital i driftsenhetene for disse formål og at det må bygges opp større reserver. Mindre institusjoner og organisasjoner: Her er vurderingen at man må ha noe fri egenkapital, nok til å dekke de erfaringsmessige sannsynlige svingninger i inntektene, noe som er lett dokumenterbart gjennom 10 år med tall hentet til Kulturårbok for Bergen, hvor det gjøres en sjekk ved behov. For det frivillige er disse svingninger store, men til gjengjeld er budsjettene relativt små. Større institusjoner, eks. de konsoliderte museene: Disse må ha fri egenkapital til å dekke svingninger i inntektsgrunnlaget, men er samtidig profesjonelle organisasjoner som det må forventes kan gjøre tiltak innen kort tid. I dag er det lav egenkapital i disse institusjoner, og flere av disse har hatt underskudd som de betaler ned på. Det er ikke konkludert hva som bør være riktig nivå for fri egenkapital, men noe større enn i dag bør det være. Seksjonsleder vurderer sjelden kilden til oppbyggingen av fri egenkapital - dvs. om det er «fra bykassen» eller fra andre aktører. Tilskuddsmottakerne har sammensatt finansiering, der få har kommunen som hovedinntektskilde. I den grad det bygges egenkapital er det akseptabelt fordi det gjør en av følgende: 3

o Reduserer kommunens risiko, og reduserer behovet for «ekstraordinære» tilskudd ved normale svingninger i inntekter. o Bygger kapital for å gjennomføre større prosjekter (både av bevaringsart og nysatsninger) som er fundamentert i politisk vedtak i Bergen kommune. I 2016 var det i alt 251 organisasjoner som fikk utbetalt 266 tilskudd over kr 100.000, med til sammen 256,1 mill. Det tilsvarende tallet for 2015 var 230 mottakere av 244 tilskudd med i alt 227,2 mill. Fordelt på byrådsavdelingene er tallene disse (hele 1000 kr): Byrådsavdeling Tilskudd i 2016 Tilskudd i 2015 Antall Beløp Antall Beløp Byrådsleders avdeling 2 746 2 675 Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom 1 185 3 424 Byrådsavdeling for helse og omsorg 9 4 749 9 4 729 Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett Barnehage og skole 8 2 129 11 3 803 Idrett 64 29 695 49 21 120 Sum Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett 72 31 823 60 24 923 Byrådsavdeling for byutvikling 3 1 659 3 1 636 Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering 32 24 890 29 24 190 Byrådsavdeling for klima, kultur og næring Kultur 139 186 515 131 165 489 Næring 7 5 073 7 5 097 Landbruk 1 450 0 Sum Byrådsavdeling for klima, kultur og næring 147 192 038 138 170 585 TOTAL 266 256 089 244 227 161 Det er relativt få organisasjoner - i alt 7 i 2016 som får tilskudd fra flere avdelinger. Dette dreier seg om tilskudd til ulike prosjekter og er altså ikke tilskudd til samme formål. Tallene viser en avgang på 27 organisasjoner fra 2015 til 2016 og en tilgang på 48. Av de 251 mottakerne i 2016, finner vi 204 som også fikk tilskudd i 2015 (til sammen 217 tilskudd). Av disse 204 mottakerne har 77 fått høyere tilskudd, 76 har fått uendret og 51 har fått lavere tilskudd i 2016 enn i 2015. Byrådsavdelingene innhenter opplysninger om foregående års driftsresultat og frie egenkapital. For de 204 mottakerne som fikk tilskudd begge de to siste år, har man sammenlignbare regnskapstall for flere år (tall i hele 1000 kr): 4

Organisasjoner med tilskudd både i 2015 og 2016 Byrådsavdeling Antall Driftsresultat Fri egenkapital tilskudd 2015 2014 2013 2015 2014 2013 Byrådsleders avdeling 2 31 455 Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom 1 45 46-4 69 95 Byrådsavdeling for helse og omsorg 9 2 419 2 277 11 46 005 57 241 16 539 Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett Barnehage og skole 8 4 330 11 133 4 147 54 577 54 657 54 189 Idrett 40 10 696 2 029 6 461 129 775 114 545 100 921 Sum Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett 48 15 026 13 162 10 608 184 351 169 202 155 110 Byrådsavdeling for byutvikling 3 677 1 050 858 2 937 3 066 2 038 Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering 29-1 005-4 468-512 94 436 57 332 21 360 Byrådsavdeling for klima, kultur og næring Kultur 121 17 116 1 924 7 159 102 731 106 868 92 865 Næring 4-334 988 527 13 395 13 533 12 550 Landbruk Sum Byrådsavdeling for klima, kultur og næring 125 16 782 2 911 7 686 116 126 120 401 105 415 TOTAL 217 33 944 15 010 19 102 443 856 407 310 300 557 Av de 204 mottakerne har - 109 mottakere økt sin egenkapital fra 2013 til 2015, - 75 mottakere har redusert egenkapital i samme tidsrom - og 20 mottakere rapporterer ingen endring. Fordeling tilskuddsvolumet mellom mottakerne Fordelingen av tilskuddene karakteriseres av at de fleste mottakere befinner seg i sjiktet fra 100.000 til 0,5 mill. I 2016 mottok 122 av de 204 mottakerne tilskudd på under 0,5 mill. Følgende tabell viser hvordan tilskuddene fordeler seg på denne søkermassen: Søkere med tilskudd både i 2015 og 2016 2016 2015 (hele 1000 kr) Antall mottakere Sum tilskudd Antall mottakere Sum tilskudd Akkumulert Akkumulert Akkumulert Årlig beløp Under 150' 33 33 3 843 33 33 3 851 3 851 150' - 200' 25 58 4 242 31 64 5 164 9 015 200' - 500' 64 122 19 455 61 125 19 351 28 365 500' - 1000' 42 164 29 269 39 164 27 208 55 574 1 mill. - 10 mill. 37 201 99 704 38 202 103 481 159 055 10 mill. og over 3 204 79 168 2 204 62 606 221 661 Sum 204 235 680 204 221 661 Svært få organisasjoner mottar tilskudd på over 10 mill. Dette er museene i Bergen Bymuseet, Museum Vest og Kode, mens Festspillene mottar like oppunder 10 mill. Følgende graf illustrerer denne fordelingen ytterligere: 5

Her ser vi at grovt sett blir 20 % av tilskuddene fordelt på 80 % av søkermassen, mens de resterende 20 % av mottakerne får 80 % av tilskuddene. Det tilsier at rapporteringen blir desto viktigere for de relativt få organisasjonene som befinner seg i det øvre skikt. Også med henblikk på en forenkling av rapporteringsrutinene bør det derfor vurderes å regulere rapporteringsgrensen. I 2. tertialrapport 2016 ba bystyret byrådet, «sammen med kulturkontorene i bydelene og amatørkulturrådet, se på hvordan man kan forenkle søknader, rapportering og regnskapsrutiner for det frivillige kulturliv i Bergen. Samarbeidet må også inkludere økonomitjenesten i Bergen». Grensen for rapportering av nøkkeltallsinfo til Bystyret er satt til kr 100.000. Denne grensen har vært uendret siden ordningen ble innført i 2006, og det foreslås at grensen nå økes til kr 200.000. Dette er tilsvarende terskel som Kulturrådet benytter for krav om revisorattestert regnskap. Dette vil først og fremst ha betydning for enkeltkunstnere og små foretak, og vil her bidra til å forenkle rapporteringsrutinene. Denne gruppen tilskuddsmottakere leverer rapport og regnskap for hvert enkelttilskudd i tråd med de bystyrevedtatte retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll. 6

Oppfølging av tekstforslag om tilskuddsordninger i bystyresak 297-14 Under bystyrets behandling av byrådets forslag til Budsjett 2015/Økonomiplan 2015-2018, sak 297-14, ble følgende tekstforslag vedtatt: «Tilskuddsordninger Bergen kommune yter mange organisasjoner tilskudd for deres frivillige innsats. Dette er av stor verdi for kommunens innbyggere. Det er derimot behov for å se på tilskuddsordningene ved de ulike byrådsavdelingene, med formål å blant annet avstemme disse i henhold til innkjøpsreglementet. Bystyret ønsker en samlet oversikt over tilskuddsordningene, og hvordan disse praktiseres og eventuelt kan endres for å optimalisere og effektivisere tildelingen.» Etter byrådets oppfatning ønsker bystyret med dette vedtaket en gjennomgang av tilskuddsordningene, hvor man for det første vurderer utbetalingene i lys av skillet tilskudd tjenestekjøp, og dersom noe er tjenestekjøp - i hvilken grad oppfylles lovkravene når det gjelder offentlige anskaffelser. For det andre er bystyret opptatt av å effektivisere tilskuddsbehandlingen. Dette kan ha sammenheng med at noen tilskuddsmottakere søker og innvilges tilskudd fra ulike avdelinger innen kommunen. På grunnlag av bystyrets vedtak ble byrådsavdelingene i juni 2015 bedt om å komme med en redegjørelse for eksisterende tilskuddsordninger. I bestillingen fra økonomiseksjonen ved daværende Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, het det: 1. Slik vi oppfatter vedtaket, er bystyret opptatt av grenseoppgangen mellom tilskudd og tjenestekjøp og ønsker en oversikt over eksisterende tilskuddsordninger med sikte på å avklare hvorvidt det finner sted utbetaling av tilskudd i tilfeller hvor det reelt sett dreier seg om tjenestekjøp. På s. 14 i «Veileder til reglene om offentlige anskaffelser» gis det holdepunkter til å vurdere om noe er et tilskudd eller kjøp: «Ensidig støtte/tilskudd fra oppdragsgiver omfattes ikke av anskaffelsesregelverket. Avgjørende er ikke hva den konkrete transaksjonen kalles, men hvorvidt det reelt foreligger en gjensidig bebyrdende avtale. I sak 2003/228 la KOFA til grunn at tilskudd og støtteordninger må ha preg av å være kontraktsrettslig vederlag før det er tale om gjensidig bebyrdende avtale. Denne grensedragningen kan være krevende i praksis. EU-kommisjonen har i en veileder for tjenester av allmenn økonomisk interesse gitt et viktig bidrag til grensedragning mellom gjensidig bebyrdende kontrakter og ensidig støtte. Følgende særtrekk taler for at man har å gjøre med en gjensidig bebyrdende kontrakt (enten et tjenestekjøp etter anskaffelsesregelverket eller en tjenestekonsesjonskontrakt): - Formålet med kontrakten er å dekke de behovene den offentlige oppdragsgiveren har definert innenfor sitt kompetanseområde. - Tjenestens karakter og måten den skal utføres på er spesifisert i detalj av den offentlige oppdragsgiveren. - Det er kontraktsfestet et vederlag for tjenesten (alternativt i form av en rett til å utnytte tjenesten mot brukerbetaling hvis det er tale om en tjenestekonsesjonskontrakt). - Den offentlige oppdragsgiver tar initiativet til å finne en leverandør som kan yte tjenesten. Kontrakten inneholder misligholdsbeføyelser ved kontraktsbrudd, for eksempel erstatning. 2. I den årlige bystyresaken om «Regnskapsinformasjon fra mottakere av tilskudd fra Bergen kommune..» fremgår det at enkelte organisasjoner søker og mottar tilskudd fra flere byrådsavdelinger. Vi oppfatter at bystyret ønsker en vurdering av hvorvidt en kan oppnå en bedre samordning av søknadsbehandlingen i slike tilfeller. Med utgangspunkt i disse avgrensningene ble det stilt en rekke konkrete spørsmål til byrådsavdelingene. Spørsmål og svar gjengis i sin helhet i vedlegg. Nedenfor vil vi oppsummere svarene og relatere dem til problemstillingene i bystyrets vedtak. 7

Siden denne saken ble forberedt under det forrige byrådet, presenteres avdelingene her under sine tidligere betegnelser, og de ulike tilskuddsordningene presenteres under den byrådsavdeling de sorterte under på det tidspunkt. (Den største endringen som følge av omorganiseringen ifm. byrådsskiftet når det gjelder tilskuddsadministrasjon, er at idrettstilskuddene som lå under tidligere BKNI, er flyttet til Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett). Oversikt over de ulike tilskuddsordningene og formålet med dem. Byrådsleders avdeling - Tilskudd til FN-sambandet internasjonal uke Formål: Driftstilskudd som skal bidra til gjrnnomføring av årlig arrangement rettet bl.a. mot barn og unge. - Universitetet i Bergen Utdanning i Bergen Formål: Driftstilskudd i henhold til samarbeidsavtale som skal bidra til at Utdanning i Bergen skal synliggjøre og profilere Bergen som studieby. - Driftstilskudd til VilVite-senteret Formål: Bidra til driften av VilVite-senteret. - Tilleggsbevilgningskontoen Formål: Byrådsleders avdeling skal sikre at søknader om tilleggsbevilgninger fra byrådets tilleggsbevilgningskonto blir fremmet på riktig måte. I utgangspunktet skal tildelinger over tilleggsbevilgningskontoen kun dreie seg om nye og uforutsette forhold som det ikke har vært tatt høyde for i den ordinære budsjetteringen. Byrådsavdeling for kultur, næring og idrett Næringsseksjonen - Andre næringsformål faste tilskudd på egen linje i budsjettet Formål: Legge til rette for næringsutvikling - Tilskudd til næringsformål Formål: Legge til rette for næringsutvikling Seksjon for kunst og kultur - Aktivitets- og administrasjonstilskudd til kultur- og fritidsorganisasjoner Formål: Aktivitetstilskudd: Bidra til å støtte lokale og byomfattende kultur og fritidsorganisasjoner for barn og unge. Ordningen skal støtte den daglige aktiviteten og driften samt gi organisasjonene muligheter for lederopplæring, kompetanseutvikling, samt utvikle nye aktiviteter og prosjekter. Administrasjonstilskudd: Bidra til å støtte byomfattende kultur og fritidsorganisasjoner for barn og unge innen Bergen kommune. Med byomfattende menes kretsledd som favner flere lokale underorganisasjoner. Støtteordningen omfatter driftstøtte, støtte til lederutvikling, kompetanseheving for kretsleddet, 8

og tilskudd til iverksetting av nye aktiviteter. - Tilskudd til skolekor, -korps og -orkester Formål: Bidra til å sikre drift av skolekor, -korps og -orkestre og andre kor/korps og orkestre der hovedvekten av medlemmene er barn og unge. Ordningen inkluderer et ekstra driftstilskudd til skolekorps med musikkfaglig høyt nivå samt instrumentstøtte. - Tilskudd til amatørkor, -korps og -orkester Formål: Å sikre driften i organisasjoner der det frivillige eller amatørkulturen står i sentrum. Midlene skal i hovedsak inngå i den ordinære driften i organisasjoner der det frivillige eller amatørkulturen står i sentrum. - Tilskudd til lokalt kulturarbeid Formål: Bidra til å utløse lokalt kulturelt engasjement og skape vitale boområder for alle. Ordningen skal understøtte lokale initiativ og kulturgruppers ønsker om å etablere nye kulturtilbud for ulike målgrupper. En ønsker med ordningen å stimulere kulturlivet til å utvikle kulturopplevelser og kulturprosjekt med og for ulike befolkningsgrupper. I tillegg vil en gjennom denne ordningen kunne få støtte til forbedring av utstyr til kulturproduksjon og muliggjøre kvalitetsheving på kulturaktiviteten. Ordningen kan også bidra til å utvikle og styrke kulturtilbud til barn, unge og mennesker med særskilte behov. - Tilskudd til profesjonelle kunst- og kulturtiltak Formål: Sikre Bergen en bred kunstnerisk produksjon og formidling. Det gis tilskudd til blant annet drift, prosjekter, lokaler, arrangementer og internasjonal utveksling. Tilskuddsordningene omfatter alle kunstarter. - Tilskudd til internasjonal kunst- og kulturutveksling Formål: Bidra til å synliggjøre bergenske kunstmiljøer internasjonalt, øke kunstnernes internasjonale kompetanse og nettverksvirksomhet, samt gi inspirasjon for kunstnerisk videreutvikling. - Tilskudd til internasjonal kunst- og kulturutveksling rask respons Formål: Som ovenfor dessuten: Rask respons retter seg mot prosjekter som oppstår på kort varsel, og som derfor trenger rask søknadsbehandling. Maksimalt tilskuddsbeløp er 15 000 kroner. - Tilskudd til arrangement profesjonelle og bydekkende Formål: Å sikre publikum i Bergen et bredt kunst- og kulturtilbud av høy kvalitet. Tilskudd går til både tradisjonelle og eksperimentelle kulturarrangement og omfatter alle kunstarter. Arrangementet må være åpent for publikum og ha billettsalg. - Etablerings- kultur- og arbeidsstipend Formål: Stipendet utdeles til personer eller foretak med kunst eller kultur som profesjon eller profesjonell virksomhet innen kategoriene visuell kunst, design, litteratur, teater, dans, film, elektronisk kunst, 9

musikk og tverrfaglig. Bergen kommunes arbeidsstipend er på kr 200 000. Størrelsen på kultur- og etableringsstipendene kan variere, men ligger normalt mellom 20 000 og 40 000 kroner. - Kunstformidling til barn Formål: Å sikre barn tilgang til kunst- og kulturtilbud fra profesjonelle utøvere. Seksjon for arkiv, bibliotek og museer - Kulturvern, historie og kystkultur profesjonelle og amatører Formål: Tilskudd til prosjekter innen kulturvern, kystkultur, kultur- og naturhistorie. Tilskudd kan gis til utstillings- og formidlingsprosjekter, jubileer og markeringer, innsamling, bevaring og forskning og til mindre investeringsprosjekter. Prosjekter skal bidra til gjennomføringen av ABM planen som er vedtatt av Bergen bystyre. Idrettsseksjonen - Støtte til private anlegg - Barne- og ungdomsmidler - Nye idrettstiltak - Egenorganisert fysisk aktivitet - Talentutviklingsmidler - Idrettsstipend og priser - Arrangementsstøtte Formål (generelt for alle): Tilskuddene går til drift av idrettslag, utviklingstiltak for lag og utøvere, nye idrettstiltak og aktivitetstilbud for barn og unge, til dekning av kostnader ved å drifte og/eller leie idrettsanlegg i egenregi eller hos private, støtte til større idrettsarrangement. Søkere skal bidra til gjennomføring av idrettsplan som er vedtatt i Bergen bystyre. Byrådsavdeling for helse og sosial - Tilskuddsordning til sosiale formål Formål: Å gi tilskudd til sosiale formål til ulike lokale foreninger for mennesker med ulike helseutfordringer. Støtten gis for at disse foreningene skal kunne fortsette å være en samlingsplass og sted for støtte for enkeltindivider med samme type helseutfordringer. - Tilskuddsordning til byomfattende eldreformål Formål: Å gi tilskudd til byomfattende eldreformål til ulike lokale foreninger for mennesker. Støtten gis for at disse skal kunne fortsette å være en samlingsplass for sosial kontakt med andre i samme situasjon. - Tilskuddsordning til enkeltsaker i budsjett Formål: Å gi tilskudd til enkeltformål - hovedsakelig til ulike lokale foreninger for mennesker med ulike helseutfordringer (som tilskuddsordningen for sosiale formål, bare at støtten her er større). Støtten gis for at disse skal kunne fortsette å være en samlingsplass og sted for støtte for enkeltindivider med samme type helseutfordringer. 10

Byrådsavdeling for barnehage og skole - Fargespill Formål: Bidra til å sikre et tilstrekkelig driftsgrunnlag for stiftelsen Fargespill. - Nærmiljøpakke inkl. søknad om tilskudd Formål: Utvikle skoleanleggene til å være en åpen, sosial og inkluderende møteplass for nærmiljø og lokalbefolkning. Gi barn og unge et aktivitetstilbud på ettermiddagstid i tråd med kriteriene i bystyresak 60-11. - Private skoler Formål: Bidra til finansieringen av de private skolene i Bergen - Rudolf Steinerskolen kapitaltilskudd Formål: Bidra med finansiering til et serielån til nybygg på 6 mill. kr. over 20 år ref. bystyresak 306/00. - Tilskudd til private skoler skolebygg Formål: Å likebehandle de private skolene ved å gi et tilskudd til bygg på lik linje med det tilskuddet som ytes til Rudolf Steinerskolen. - Ungt entreprenørskap Formål: Bidra med finansieringen av Ungt Entreprenørskap, fylkesavdeling Hordaland. Ungt Entreprenørskap (UE) er en ideell, landsomfattende organisasjon som i samspill med utdanningssystemet, næringslivet og andre aktører jobber for å utvikle barn og unges kreativitet, skaperglede og tro på seg selv. Organisasjonen er finansiert som et spleiselag mellom alle landets fylkeskommuner og svært mange kommuner, i tillegg til en rekke andre større, private aktører. - Private SFO Formål: Ikke oppgitt. Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing - «Bylisten» tilskudd listet i bybudsjettet diverse frivillige lag og organisasjoner Formål: Å styrke det totale tilbudet til brukere av tjenester innenfor samfunnsområdene rus, psykisk helse og levekår. - Tilskudd til Stiftelsen Det Norske Arboret (på tilskuddslisten i budsjettet) Formål: Bidrag til drift og vedlikehold av Det Norske Arboret på Milde. Tilskuddet går til vedlikehold av anlegg og beplantninger og kostnader knyttet til tilrettelegging for publikum. - Tilskudd til Bergen Turlag (på tilskuddslisten i budsjettet) Formål: Driftsstøtte - Tilskudd til Fiske, fangst, vilt, jegerprøver, ettersøk (på tilskuddslisten i budsjettet) 11

Formål: Støtte til tiltak som fremmer lokal viltforvaltning. - Tilskudd Friluftslivtiltak og fiskeformål (på tilskuddslisten i budsjettet) Formål: Støtte til tiltak som fremmer friluftsliv og forbedrer allmennhetens mulighet til å ferdes og oppholde seg i naturen, og til tiltak som skal forbedre mulighetene for allment fritidsfiske i innsjøer og vassdrag. - IMDi - «Driftstilskudd til lokale innvandrerorganisasjoner i Bergen» og «Tilskudd til frivillig virksomhet i lokalsamfunn som bidrar til deltakelse, dialog og samhandling» Formål: Å skape møteplasser og aktiviteter i lokalsamfunn på tvers av ulike grupper i befolkningen. Tiltakene skal være knyttet til inkludering av personer med innvandrerbakgrunn i det norske samfunnet. Tilskuddet skal bidra til å skape økt tillit til og økt tilhørighet i det norske samfunnet. Vurdering av tilskuddsordningene i forhold til skillet tilskudd / tjenestekjøp Avgjørende for om en utbetaling kan betegnes som et «tilskudd» eller et tjenestekjøp, er om det er en ensidig støtte eller om det reelt sett foreligger en «gjensidig bebyrdende avtale». Åpenbare eksempler på slike gjensidig bebyrdende avtaler har vi innenfor kommunens lovpålagte oppgaver, hvor kommunen velger å la private aktører dekke deler av tjenestetilbudet mot godtgjørelse, og hvor begge parters rettigheter og plikter er kontraktfestet. Med utgangspunkt i kriteriene i «Veileder til reglene om offentlige anskaffelser» gjengitt ovenfor, ble byrådsavdelingene bedt om å svare på bl.a. følgende spørsmål: - Gi en vurdering av hvorvidt tjenesten ville blitt utført av kommunen selv dersom tilskuddsmottaker ikke hadde levert tjenesten. - Dekker tilskuddet fra kommunen hele oppdraget/tjenesten som tilskuddsmottaker leverer, eller bare deler av det? - Foreligger det spesifikke avtaler knyttet opp mot tilskuddet? - Gi en oppsummerende vurdering av ordningen eller enkelttildelinger innenfor ordningen i forhold til problemstillingen grensedragning mellom tjenestekjøp og tilskudd. Tilbakemeldinger - vurdering For samtlige ordninger som ble presentert innenfor kultur-, næring og idrett, ble det svart negativt på spørsmålet om tjenesten ville ha blitt utført av kommunen selv, dersom tilskuddsmottakeren ikke hadde levert tjenesten. For disse ordningene dekker kommunens tilskudd bare en del av organisasjonens virksomhet og det foreligger ingen avtaler om motytelser til kommunen. Alle ordningene blir av byrådsavdelingen vurdert som rene tilskuddsordninger og ikke som tjenestekjøp. Også for ordningene innenfor helse og omsorg ble det svart negativt på spørsmålet om tjenesten alternativt ville bli utført av kommunen selv. For tilskuddet til Kirkens bymisjon Ungdomstiltaket V13 ble det imidlertid bemerket at tiltaket kunne betraktes som tjenestekjøp og alternativ til mye av arbeidet som drives av Utekontakten. Dette vurderes videre med henblikk på eventuelt å etablere en kontrakt for denne tjenesten. 12

For øvrig vurderes alle ordninger som administreres av BOH som rene tilskuddsordninger. Når det gjelder diverse tilskudd til private skoler, ble det svart at kommunen selv ville utføre tjenesten dersom den ikke ble levert av tilskuddsmottakeren. Dette er fordi grunnskoleundervisning er en lovpålagt kommunal oppgave. Imidlertid er det ikke slik at tjenesten ikke ville bli levert av privatskolen hvis tilskuddet falt bort. Disse skolene er i hovedsak statlig finansiert, og tilskuddet fra Bergen kommune utgjør bare en liten del av den totale støtten. Det er heller ikke knyttet betingelser eller avtaler til støtten. Byrådet vurderer derfor disse tildelingene som rene tilskudd og ikke tjenestekjøp. Tilskuddet til Ungt Entreprenørskap Hordaland dekker bare deler av tilbudet som gis til skolene, og kommunen hadde heller ikke utført tjenesten selv, dersom den ikke var blitt levert. Byrådsavdelingen gjorde i 2010 en vurdering av om bidraget skulle regnes som et tjenestekjøp eller et tilskudd. Konklusjonen den gang var at tilskuddsklassifisering var korrekt. Basert på at det foreligger en samarbeidsavtale kan det imidlertid stilles spørsmål ved om den konklusjonen fortsatt kan vurderes som korrekt. Byrådet vil avklare dette spørsmålet. Øvrige ordninger som administreres av BBSI vurderes som rene tilskuddsordninger. Vedr. optimalisering og effektivisering av tildelingene Noen organisasjoner mottar tilskudd fra flere avdelinger. Dette dreier seg om et fåtall, og de ulike tilskuddene går til forskjellige prosjekter eller ulike deler av organisasjonens virksomhet. Det har derfor ikke vært aktuelt å samordne disse tildelingene. På grunn av de ulike tilskuddordningenes faglige forankring mener byrådet at det er hensiktsmessig at de administreres av ulike avdelinger. Byrådet vil imidlertid arbeide for at tilskuddsordningene digitaliseres i størst mulig grad. Bergen kommune benytter et saksbehandlingssystem for tilskudd som heter InSights. Brukergrensesnittet i forhold til søkere av tilskudd er Tilskuddsportalen, som ligger lett tilgjengelig på kommunens nettside. Utviklingen av systemet har pågått siden 2008, og i løpet av denne perioden har systemet blitt oppgradert med flere viktige endringer, bl.a. integrasjon med økonomisystemet Agresso, kobling til styrende dokumenter, sterkere kontrollprosedyrer og økt standardisering. InSights ble først tatt i bruk til behandling av tilskuddsordningene på idrettsfeltet. I denne perioden ble også integrasjon med Agresso påbegynt. Kultur kom deretter inn og er i dag den største brukeren av Insights. Flere avdelinger har etter hvert «meldt seg på». Følgende ordninger kan i dag søkes gjennom Tilskuddsportalen: Budsjettsøknader Tilskudd over egen linje i bybudsjettet - Kultur Bymiljøetaten Tilskudd for tilrettelegging for friluftsliv og fisketiltak Idrett Arrangementsstøtte Idrett Barne- og ungdomsmidler Basistilskudd idrett FIKS Stimuleringsmidler Nye idrettstiltak og egenorganisert fysisk aktivitet Støtte til private anlegg etter søknad Talentutviklingsmidler Klima og miljø Tilskudd til klima- og miljøtiltak 13

Kultur - barn og unge Tilskudd til byomfattende ungdomsprosjekter og -festivaler Tilskudd til internasjonal utveksling for ungdom Kultur - kulturarv Tilskudd til museer, historie og kystkultur - prof og amatører Kultur - lokalt kulturarbeid Tilskudd til kultur- og fritidsaktiviteter for mennesker med utviklingshemming Tilskudd til lokal kulturaktivitet i Arna og Åsane Tilskudd til lokal kulturaktivitet i Bergenhus og Årstad Tilskudd til lokal kulturaktivitet i Fana og Ytrebygda Tilskudd til lokal kulturaktivitet i Fyllingsdalen og Laksevåg Kultur - profesjonelle Internasjonal kunst og kulturutveksling - Rask respons Internasjonal kunst- og kulturutveksling Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Elektronisk kunst Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Gatekunst og graffiti Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Kritikk/teoriutvikling Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Kunst og næring Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Litteratur/skriftkultur Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Musikk Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Scenekunst Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Tverrfaglig prosjekt Profesjonelle kunst- og kulturtiltak - Visuell kunst Tilskudd til arrangement, profesjonelle og bydekkende Tilskudd til kunstformidling for barn og unge Næring BKKN - Tilskudd til arbeidsmarkedstiltak BKKN - Tilskudd til næringsutviklingstiltak Tilskudd over egen linje i bybudsjettet - Næring Skole Tilskudd til nærmiljøpakke/ettermiddagsaktiviteter Byrådet har som målsetting at alle ordninger som er søkbare skal kunne ha Tilskuddsportalen som et alternativ, uten at dette må stenge ute søkere som av ulike grunner er avskåret fra å benytte seg av nettbaserte tjenester. Som en oppfølging av tidligere revisjonsrapporter har InSights-systemet blitt videreutviklet med tanke på en del viktige områder som saksbehandlingsrutiner, habilitetsspørsmål og kobling til styrende dokumenter. Byrådet vil videreutvikle systemet med henblikk på ytterligere styrket verifikasjon og internkontroll. Tilskuddsportalen bidrar til at Bergen kommune virker åpnere med hensyn til hvor og hvorfor man gir støtte til ulike aktører, og det gir en større transparens i forhold til saksbehandling av tilskudd og tilskuddordninger. Det er i dag også et krav at alle tilskudd skal ha en to-trinns godkjenningsordning, ved at saksbehandlers vedtak godkjennes av overordnet. Søker blir holdt orientert om søknadsprosedyren ved at mangelfulle søknader blir returnert og at det blir gitt automatisk bekreftelse når søknaden er korrekt 14

utfylt. At søkerne også har absolutte frister å forholde seg til, sikrer også at søkerne ikke blir forskjellsbehandlet. 15