Personalhåndboka Arbeid Tilsetting Permisjon Vedtatt 2011
AJOURHOLD MAI 2011 Side Endringer 6.1 14 2. linje er endret til: jfr Hovedtariffavtalen 7.4.1 (mot før 7.3.1) 6.1.2 14 Endret til: Denne retten gjelder alle som fyller 60 år i inneværende kalenderår. (fra 1.1.09 er fjernet). 6.2 15 Første kulepunkt har fått tilført: 100 % sykmelding ved ferieårets utløp 11.4 19 Punkt d) er endret fra beruset til beruset/påvirket 11.4 20 Se KS Personalhåndbok er endret fra 3.3.6 til 3.8.3 11.5 20 Oppfølging av sykefravær og Retningslinjer for ansettelsesforhold/attføring etter opphør av sykelønn er erstattet med Nærværsrutinene 15 21 Punkt 3 sluttet med og ikke med hensikt gis tvetydig formulering. Dette er nå tatt vekk. 16.5 22 Siste setning endres fra.del C pkt 8.5 til Del C pkt 8.6 20.2 25 Punkt 3 endres fra.jfr Internkontrollhåndboka del B til Internkontrollhåndboka del C 20.8 26 Avsnittet er omskrevet til: Ved tilsettinger skal det tas hensyn til om søkere tilhører tilsettingsmyndighetens nærmeste familie (dvs. foreldre, ektefelle, barn, søsken, svoger eller svigerinne, jfr Forvaltningslovens 6, habilitet. I slike saker flyttes tilsettingsmyndigheten et nivå opp. De tre og en halv siste linjene står uforandret. 21.2.1 27 Skjema OUP 12 er endret til OUP 11. Skjema OUP 12 er fjernet. 21.2.2 27 Første avsnitt er endret til: Dersom det etter høringsrunden ikke er enighet om innstillingen, går saken til rådmannens tilsettingsutvalg. Utvalget består normalt av personalsjef, virksomhetsleder/støtteenhetsleder, kommunalsjef og hovedtillitsvalgt for den aktuelle organisasjonen. 21.2.2 28 Det er lagd nye flytskjema som viser tilsettingsprosesser og 29 23.2 31 Rådmannen tilsetter kommunalsjefer/støtteenhetsledere/virksomhetsledere 23.3 31 Kommunalsjefer/støtteenhetsledere/virksomhetsledere tilsetter. 24.1 32 Andre avsnitt er endret fra.inntil 2 år til..inntil 3 år 24.2 32 12, pkt 12.2 er endret til 12, pkt 12.1 26.7 36 Er endret til: Det kan innvilges permisjon ved feiring av nasjonale høytidsdager. Man har rett til permisjon i inntil to dager ved feiring av religiøse høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender. Jfr. Lov om trudomssamfunn og ymist anna 27a og AML 12-15. 26.9 37 Siste setning er endret til: Gjelder det ikke eget barn kan det gis permisjon uten lønn. 27.2 37 Andre avsnitt, Permisjonstid, er endret fra 54 og 44 uker til 56 og 46 uker. 6 av disse ukene er forbeholdt far er endret til 10 av disse ukene 27.3 38 Tredje avsnitt, Permisjonstid, er endret fra 51 og 41 uker til 53 og 43 uker 27.4 38 Tredje linje er endret fra 6 uker til.10 uker. 04.05.11 Personalhåndboka Side 2 av 40
INNHOLDSFORTEGNELSE ARBEIDSGIVERS STYRINGSRETT OG PLIKT...7 Arbeidsgivers styringsrett... 7 PERSONALHÅNDBOKAS OMFANG...8 Omfang... 8 ARBEID...9 1 Tilsetting... 9 2 Helseattest/politiattest... 9 3 Arbeidsavtale... 9 3.1 Eksempel på en utfylt introduksjonsplan... 10 4 Arbeidstid og fleksitid... 11 4.1 Arbeidstid... 11 4.1.1 Flere deltidsstillinger hvorav en stilling er turnusarbeid... 11 4.1.2 Overtid og merarbeid... 11 4.1.2 Avspasert overtid... 11 4.2 Fleksitidsordning... 12 4.2.1 Betjening av kontorene... 12 4.2.2 Avregningsperiode og fleksidager... 12 4.2.3 Overtid og fleksitid... 12 4.2.4 Daglig arbeidstid... 13 4.3 Jul- og nyttårsaften... 13 5 Spisepause... 13 5.1 Regulering... 13 5.1.1 Spisepause som en del av arbeidstiden... 13 6 Ferie... 14 6.1 Ferietid... 14 6.1.2 Ekstraferien for arbeidstakere som har fylt/ fyller 60 år... 14 6.1.3 Avvikling av ferie ved delvis sykemelding.... 14 6.1.4 Avvikling av ferie - arbeidstaker som har ektefelle over 60 år... 14 6.2 Overføring av ferie... 15 7 Fravær fra arbeidet... 15 7.1 Egenmelding på grunn av egen sykdom... 15 7.2 Egenmelding ved barns eller barnepassers sykdom... 15 7.2.1 Orientering til arbeidstaker... 15 7.3 Egenerklæring... 17 7.4 Sykefraværsoppfølging og bedriftsintern attføring... 17 8 Utbetaling av lønninger... 17 8.1 Utbetalinger... 17 8.2 Feil utbetalt lønn... 17 8.3 Trekk i lønn... 17 9 Alminnelig orden... 17 10 Behandling av utstyr, inventar o.l.... 18 10.1 Behandling... 18 10.2 Verneutstyr... 18 04.05.11 Personalhåndboka Side 3 av 40
10.3 Røyking... 18 11 Oppsigelse og avskjed... 18 11.1 Formkrav... 18 11.2 Oppsigelsesfrister... 18 11.3 Vilkår for oppsigelse... 18 11.4 Avskjed... 19 11.5 Oppsigelse etter lengre tids sykefravær... 20 12 Annet lønnet arbeid... 20 13 Mottakelse av gaver... 20 14 Taushetsplikt... 21 15 Retningslinjer for tilsattes informasjons- og lojalitetsforpliktelser... 21 16 Særbestemmelser - godtgjøringer... 21 16.1 Bruk av egen bil i tjenesten... 21 16.2 Elektronisk kommunikasjon ( mobil, bredbånd etc)... 21 16.3 Arbeidstøy... 22 16.4 Flyttegodtgjøring... 22 16.5 Synstilknyttede plager ved skjermarbeid terminalbriller... 22 16.6 Ødelagte briller eller utstyr i tjenesten... 23 17 Erkjentlighet... 23 17.1 Blomster og gavebrev... 23 17.2 Overrekkelsen... 24 18 Hedersmerke... 24 TILSETTING...25 19 Begrunnelse og klage... 25 20 Om utlysing... 25 20.1 Hovedregel... 25 20.2 Intern og ekstern utlysing... 25 20.3 Initiativ til utlysing... 25 20.4 Unntak fra utlysing... 25 20.5 Utlysingens innhold... 26 20.6 Søknader innkommet etter fristen... 26 20.7 Ny kunngjøring... 26 20.8 Tilsetting av en arbeidstakers nærmeste familie... 26 21 Fremgangsmåte ved tilsetting... 26 21.1 Innstilling... 26 21.1.1 Innstillingsutvalg (intervju og vurdering)... 26 21.2 Tilsetting... 27 21.2.1 Tilsetting når det er enighet om innstillingen... 27 21.2.2 Tilsetting når det er uenighet om innstillingen... 27 22 Tilsettingsvilkår... 30 22.1 Generelle vilkår... 30 22.2 Forandringer... 30 22.3 Ekstraordinære tiltak... 30 22.4 Prøvetid... 30 22.5 Frafallelse av prøvetid... 30 22.6 Vurdering og oppfølging i prøvetid... 30 22.7 Melding i prøvetid... 30 23 Tilsettingsmyndighet... 31 23.1 Kommunestyret tilsetter:... 31 23.2 Rådmannen tilsetter:... 31 23.3 Virksomhetsleder/støtteenhetsleder tilsetter:... 31 04.05.11 Personalhåndboka Side 4 av 40
23.4 Særlige bestemmelser... 31 23.5 Beordring og konstituering... 31 PERMISJON...32 24 Ansiennitet - feriepenger - pensjonsmedlemskap... 32 24.1 Lønnsansiennitet... 32 24.2 Tjenesteansiennitet i forhold til undervisningspersonalet... 32 24.3 Feriepenger... 32 24.4 Pensjonsmedlemskap... 32 25 Permisjon i forbindelse med kompetanseutvikling... 33 25.1 Prinsipper for fagrettet opplæring/kompetansehevende tiltak... 33 25.2 Permisjon med eller uten lønn... 33 25.3 Permisjon i forbindelse med opplærings-/utviklingstiltak av kortere varighet... 33 25.4 Permisjon i forbindelse med utdanning... 33 25.4.1 Utdanningspermisjon med 1/3 lønn og økonomisk støtte... 33 25.4.2 Forutsetninger for utdanningspermisjon med 1/3 lønn... 34 25.4.3 Ferie under utdanningspermisjon... 34 25.4.4 Bindingstid... 34 25.4.5 Permisjon ved avleggelse av eksamen... 35 25.4.6 Fremgangsmåte ved søknad om permisjon... 35 26 Velferdspermisjoner... 35 26.1 Antall dager totalt... 35 26.2 Ved alvorlig sykdom... 36 26.3 Ved dødsfall... 36 26.4 For tilvenning av barn i barnehage/ dagmamma/ skolestart 1. klasse... 36 26.5 For eget bryllup... 36 26.6 For deltakelse i større Kultur/idrettsarrangementer... 36 26.7 Feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager... 36 26.8 Konsultasjoner, undersøkelse og behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut o.l. 36 26.9 Konfirmasjon, barnedåp/navnedag for eget barn... 37 27. Permisjon ved Svangerskap - fødsel fleksibelt uttak - adopsjon - amming sykdom - omsorg for barn under 12 år... 37 27.1 Generelle vilkår... 37 27.2 Fødsel... 37 27. 3 Adopsjon... 38 27.4 Fedrekvote... 38 27.4.1 Omsorgspermisjon for foreldre/partnere... 38 27.5 Fleksibelt uttak... 38 27.6 Amming... 39 28 Permisjon ved utføring av tillitsverv... 39 28.1 Offentlig tillitsverv... 39 28.2 Tillitsverv i arbeidstakerorganisasjoner... 39 28.3 Politisk arbeid - nominasjonsmøter... 39 28.4 Andre tillitsverv... 39 28.5 Saksgang søknader om permisjon... 39 29 Diverse permisjonsbestemmelser... 40 29.1 Overgang til ny stilling... 40 29.2 Permisjon for å følge beordret ektefelle... 40 29.3 Permisjon for å delta i internasjonalt arbeid... 40 29.4 Deltakelse i hjelpekorps... 40 29.5 Verneplikt... 40 30 Avgjørelsesmyndighet... 40 04.05.11 Personalhåndboka Side 5 av 40
30.1 Virksomhetsleder/støtteenhetsledere og den/de han eller hun gir myndighet... 40 30.2 Rådmannen... 40 04.05.11 Personalhåndboka Side 6 av 40
ARBEIDSGIVERS STYRINGSRETT OG PLIKT Arbeidsgivers styringsrett Er retten til å: tilsette arbeidstakere si opp arbeidstakere organisere, lede og fordele arbeidet dvs. hvem som skal gjøre HVA, NÅR OG HVORDAN Styringsretten begrenses av: Lover (Arbeidsmiljøloven, Kommuneloven, Ferieloven, Avtaleloven, Arbeidstvistloven m. m) Sentrale avtaler (Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen, sentrale særavtaler, lokale særavtaler) Individuelle avtaler (arbeidsavtalen) 04.05.11 Personalhåndboka Side 7 av 40
PERSONALHÅNDBOKAS OMFANG Omfang Denne personalhåndboka gjelder for arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid (evt. gjennomsnittlig arbeidstid) pr. uke, jfr. Hovedtariffavtalens kap.1, pkt. 1.1.). Forholdet til andre lov- og avtaleverk Bestemmelsene i personalhåndboka er underordnet lovverk, tariffavtaler eller andre bestemmelser som er bindende for kommunen. Håndboka gjelder også for lærere og skoleledere i kommunen. I tillegg vises det til Opplæringsloven av juni 1998 og Særavtale for undervisningspersonalet i kommunal og fylkeskommunal grunnopplæring. Deltidstilsatte For deltidstilsatte gjelder regelen om forholdsmessighet etter stillingsstørrelse. 04.05.11 Personalhåndboka Side 8 av 40
ARBEID 1 Tilsetting Arbeidstakere tilsettes for tjeneste i kommunen, ikke på det enkelte kontor/institusjon e.l. Arbeidstakere tilsettes på de lønns- og arbeidsvilkår som går fram av gjeldende lover, tariffavtaler, reglement og tilsettingsdokumenter, og etter det kompetansebehovet som er nødvendig. Vedrørende overflytting/overtallighet, se Arbeidsmiljøloven kap. 14 og Hovedtariffavtalen 2 og 3. 2 Helseattest/politiattest For stillinger hvor det stilles spesielle krav til helse, skal det før tilsetting legges fram tilfredsstillende helseattest. Orientering gis av tilsettingsmyndigheten, og det skal gå fram av stillingsannonsen (utlysningsteksten). Det er også krav for enkelte stillinger at det fremlegges politiattest ikke eldre enn 3 måneder. Dette fremkommer av utlysningstekst. Den enkelte leder har ansvaret for å sjekke at helseattest/politiattest er tilfredstillende. 3 Arbeidsavtale Alle ansatte skal ha en arbeidsavtale, uavhengig av stillings størrelse og varighet, jfr Arbeidsmiljøloven 14-5. Tilsetting skal meddeles skriftlig. Av arbeidsavtalen skal det gå fram hvilke vilkår og forpliktelser som gjelder for stillingen. Ved tilsetting får arbeidstakeren utlevert et eksemplar av Plikter og rettigheter fra A-Å, samt brosjyre om personforsikring. Det skal også utarbeides en introduksjons- og opplæringsplan for den nytilsatte. Dokumentasjon på hva som er gjort av opplæring må også foreligge. 04.05.11 Personalhåndboka Side 9 av 40
3.1 Eksempel på en utfylt introduksjonsplan OUP: Organisasjons- og personalavdelingen T: Tjenestested F: Fadder Tidspunkt Tiltak Utføres av OUP T F 1. Ansettelsesbrev. X Før tiltredelse 2. Underrette den nytilsattes nærmeste overordnede og de tilsattes organisasjon om tilsettingen, når vedkommende skal tiltre o.l. X 3. Sende informasjonsmateriell. X 4. Utpeke "fadder" for den nytilsatte. X 5. Påse at arbeidsplassen er i orden, forberede passende arbeidsoppgaver for de første dagene, legge fram aktuelt instruksjonsmateriell o.l. X 6. Gi nødvendig informasjon til sentralbordet, lønningskontoret og andre som får kontakt med den nytilsatte den første tiden. X 7. Sørge for tilgang til nødvendige elektroniske verktøy X 8. Planlegg arbeidet slik at det er avsatt tid for den nytilsatte. X X Tiltredelsesdagen 9. Ønske velkommen. Kort orientering om funksjonsfordelingen blant de som er ansvarlig for introduksjonen. X Fadderen har et ekstra ansvar for at den nytilsatte skal oppleve oppstarten trygg. 10. Presentasjon for kolleger, ledere og tillitsvalgte. X 2.dag 11. Vise rundt på arbeidsplassen, garderobe, toalett, spiserom o.l. X X 12. Gi de første arbeidsoppgavene. Instruere godt. X Første måneden 13. Orientere om timeplanen, introduksjonsplanen, oppfølgingssamtalene o.l. X Opplæring av ulike arbeidsoppgaver, Gjennomgang av personalhåndboka, Sykefraværsrutiner, Intern-kontrollhåndboka og aktuelle prosedyrer 2 4 måned 14. Daglig kontakt og instruksjon. X X 5. måned 15. Oppfølging av arbeidsoppgaver, veiledning, X jevnlige samtaler 16. Samtale/vurdering etter 5 mnd tilsetting (skjema OUP 02) X 04.05.11 Personalhåndboka Side 10 av 40
4 Arbeidstid og fleksitid 4.1 Arbeidstid Dette reguleres av bestemmelser i kap.10 i Arbeidsmiljøloven og 4 i Hovedtariffavtalen. Kontoradministrasjonens ordinære arbeidstid skal være den som til enhver tid gjelder i den enkelte kommune. For tilsatte med ubekvemme arbeidstider er det etter nærmere definisjoner i Hovedtariffavtalen arbeidstid på 35,5 eller 33,6 timer pr. uke. For lærere og skoleledere gjelder egen arbeidstidsordning, (lokal særavtale om arbeidstid for undervisningspersonalet / KS). 4.1.1 Flere deltidsstillinger hvorav en stilling er turnusarbeid Etter en dom i Arbeidsretten 15.05.2008 gjelder følgende; Der arbeidstaker har flere deltidsstillinger hos en kommune, skal samlet ukentlig arbeidstid vurderes under ett i forhold til Hovedtariffavtalens 4. pkt 4.2, 4.2.2 Det betyr i praksis at har en arbeidstaker både dagarbeidstid og turnusarbeid ( dvs turnusordninger hvor ordinært arbeid utføres mellom kl 20 00 og kl 0600 og/eller minst hver 3.søndag), skal vedkommende avlønnes ut fra timesatsene i forhold til 35,5 timers uke. Satsene for timelønnet arbeid skal fastsettes ut fra den arbeidstiden som gjelder for vedkommendes faste stilling(er). Dette innebærer at arbeidstaker som har en fast stilling med maksimalt ukentlig arbeidstid på 37,5 timer pr uke også skal avlønnes etter satsene for 37,5 timer pr uke når vedkommende tar vakter i turnus. Jfr B-rundskriv 9/2008. Denne bestemmelsen gjelder ikke for undervisningspersonalet som i tillegg har fast ansettelse som inneholder turnusarbeid. 4.1.2 Overtid og merarbeid Arbeidstidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven 10-4 og 10-5 angir rammene for alminnelig arbeidstid. Merarbeid er arbeid ut over den avtalte arbeidstid (deltid), men innenfor den alminnelige arbeidstid. Når arbeid varer ut over den alminnelige arbeidstid, inklusive forlenget arbeidstid for full stilling, regnes det overskytende som overtidsarbeid. Tiden for når overtid utløses, avhenger av om du har fleksitid, fastarbeidstid eller turnusarbeid. Ved fastarbeidstid utløses overtid etter 7,5 timer hvis dette er pålagt av arbeidsgiver. Dersom arbeidstaker har flere stillinger innen kommunen, kan man til sammen ikke ha mer enn 100 % stilling. Den tilsatte er også ansvarlig for at stillingsprosenten ikke blir overskredet. Hovedtariffavtalen 6 angir godtgjøringer for overtid. 4.1.2 Avspasert overtid Overtidstimer kan etter en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker tas ut helt eller delvis time for time i form av arbeidsfri på et avtalt tidspunkt, jfr. Arbeidsmiljøloven 10-6, pkt 12. Overtidstillegget utbetales. Hvordan avspasering skal avvikles, styres av arbeidsgiver, men etter dialog med den enkelte ansatt. Det er viktig at avspasering blir tatt fortløpende og til det beste for virksomheten. 04.05.11 Personalhåndboka Side 11 av 40
4.2 Fleksitidsordning Fleksitidsordning er innført lokalt der det er mulig. Ordningen er slik Ordinær arbeidstid: kl 08.00 15.30 Kjernetid: (hvor alle skal være til stede) kl 09.00 15.00 Fleksitid: kl 07.00 09.00 kl 15.00 18.00 Tidsregistreringen skal skje ved bruk av stemplingsur der slik finnes/er tatt i bruk. Det skal ikke arbeides mer enn 9 timer pr. dag, jfr. Arbeidsmiljøloven 10-4, og hver enkelt arbeidstaker er selv ansvarlig for å følge dette. 4.2.1 Betjening av kontorene Fleksitidsordningen skal gjennomføres slik at tjenestens service overfor publikum og kommunens virksomhet ikke blir redusert. Det forutsettes derfor at ordningen blir gjennomført på en slik måte at de enkelte kontorer o.l. er betjent i den ordinære arbeidstid utenom kjernetiden. 4.2.2 Avregningsperiode og fleksidager Avregningsperioden når det gjelder fleksitid settes til en gang i året, dvs 31.desember Det er anledning til å overføre pluss 37,5 timer til neste periode. Inntil 10 minustimer kan overføres til neste periode. Overstiger saldoen 10 minustimer, skal det for minustimer utover 10 timer foretas trekk i lønn. Når det er fastsatt at tid over 10 minustimer medfører trekk i lønn, innebærer det ikke at den enkelte arbeidstaker dermed kan velge å arbeide kortere tid mot trekk i lønn. Skyldig tid utover 10 timer ved avregningsperiodens slutt, er å anse som brudd på den enkeltes arbeidsavtale. Det er anledning til å opparbeide plusstid og ta ut inntil 5 fleksidager sammenhengende. Inntil 15 dager i kalenderåret kan tas som fleksidager. Dager kan også deles. For nytilsatte reguleres antall fleksidager forholdsmessig det første året. Fleksidager kan kun avvikles etter avtale med arbeidsgiver og skal forelegges skriftlig (skjema OUP 04). Uttak av fleksidager kan ikke innvilges dersom arbeidsforholdene ikke gir anledning til det. All avvikling av fleksitid må være opptjent på forhånd. Ansatte som er delvis sykmeldt omfattes ikke av fleksitidsordningen. 4.2.3 Overtid og fleksitid Overtidsarbeid kan bare registreres utenom fleksitiden, eller etter 9 timer pr. dag, jfr. Arbeidsmiljøloven 10-6. Ved bruk av fleksitidsordning vil arbeid innenfor den ytre rammen - 07.00 18.00, ikke bli ansett som overtid. Det vil si at man i utgangspunket kan jobbe 9 timer før et overtidstillegg vil bli utløst. 04.05.11 Personalhåndboka Side 12 av 40
Overtid skal være pålagt og attesteres i hvert enkelt tilfelle. Overtid skal være avtalt på forhånd med arbeidsgiver. Dersom arbeidstaker har redusert arbeidstid eller er deltidsansatt, regnes arbeidstid som går utover den avtalte, men innenfor den alminnelige arbeidstid, som merarbeid. Dette er ikke overtid. 4.2.4 Daglig arbeidstid Hver enkelt arbeidstaker har selv ansvaret for at den daglige arbeidstid overholdes og registreres. Arbeidstakeren skal også, ved hjelp av registreringsruret som benyttes, kunne foreta kontroll selv. Alt fravær skal registreres. Dersom arbeidsdagen starter/slutter på andre steder enn kontoret, skal registrering skje manuelt. Virksomhetsleder/støtteenhetsleder mottar oversikt over arbeidstimene fra en periode til den neste. Melding om trekk i lønn for minustimer sendes lønningskontoret ved utgangen av hver avregningsperiode. Arbeidstaker varsles først. 4.3 Jul- og nyttårsaften I Ringerike kommune gjelder følgende: Det holdes stengt julaften og nyttårsaften der det er mulig å gjennomføre i forhold til brukere og tjenesten. Når jule- og nyttårsaften faller på fridag (lørdag/søndag) gis ingen ekstra fridag. Arbeidstiden er i romjula som ellers i årets virkedager. Fridag i romjula kan avvikles som opparbeidet fleksidag eller feriedag. 5 Spisepause 5.1 Regulering Spisepauser reguleres av Arbeidsmiljølovens 10-9 og Hovedtariffavtalens 4. Der står det følgende; arbeidstakere skal ha minst en pause, dersom den daglige arbeidstiden overstiger fem og en halv time. Pausen skal til sammen være minst en halvtime hvis den daglige arbeidstiden en minst 8 timer. I utgangspunktet inngår ikke spisepausen i arbeidstiden. Bare der hvor tilfredsstillende spiserom mangler, eller virksomhetens art gjør det nødvendig, skal spisepausen anses som arbeidstid. 5.1.1 Spisepause som en del av arbeidstiden Dette gjelder kun for dem hvor tilfredstillende spiserom mangler, der hvor virksomhetens art gjør det nødvendig og for ansatte i kontoradministrasjonen (basert på praksis over lang tid). Hvem som kan ha rett på spisepause som en del av arbeidstiden skal være drøftet av lokale parter i forkant. Spisepausen anses som en del av arbeidstiden, 37,5 timer / 35,5 timer pr. uke for ovennevnte grupper. Arbeidstakerne skal være tilgjengelige for arbeidsgiver i spisepausen. Dette betyr at den enkelte skal være tilgjengelig både for telefoner og besøk. 04.05.11 Personalhåndboka Side 13 av 40
Arbeidstakere som omfattes av denne ordningen har ikke krav på å forlate arbeidsstedet under avviklingen av spisepausen. Med arbeidssted menes her den geografiske lokalisering. Det er opp til administrasjonen å legge forholdene til rette slik at aktuelle arbeidstakere kan være tilgjengelige i spisepausen. Normal spisepause for nevnte grupper er oppfattet å være 30 minutter inklusive gangtid, dvs. fra man forlater arbeidsplassen til man er tilbake på plass igjen. Under forutsetning at arbeidstiden er på mer enn 5,5 timer pr dag og normal arbeidsdag er 7,5 timer For tilsatte i kontoradministrasjonen etter 1.1.94 gjelder hovedregelen om arbeidstid ekskl. spisepause dersom ikke forholdene tilsier noe annet. 6 Ferie 6.1 Ferietid Ferie bestemmes av Ferieloven og Hovedtariffavtalen 7. Den alminnelige feriefritid er 25 virkedager ( 4 uker + 1 dag). I tillegg er det 4 dager avtalefestet ferie, jfr Hovedtariffavtalen 7.4.1. Til sammen utgjør det 5 ukers ferie pr. år.(ferieloven opererer med 25 virkedager - 6 dagers uke).vi praktiserer en streng fortolkning av lovens formål om at arbeidsgiver er pålagt å sørge for at arbeidstakeren gis årlig ferie. Hovedregelen er at all opptjent feriefritid skal avvikles i det enkelte ferieår. Avvikling av ferie avtales på forhånd, jfr. Ferieloven 6.1 og 2. 6.1.2 Ekstraferien for arbeidstakere som har fylt/fyller 60 år Denne retten gjelder alle som fyller 60 år i inneværende kalenderår 6.1.3 Avvikling av ferie ved delvis sykemelding. Det er kun ved 100% ufør at arbeidstakeren kan kreve å få ferien utsatt. Ved gradert sykemelding avvikles ferie som om vedkommende er fullt friskmeldt. Arbeidstakere som blir syk etter at ferien har tatt til, har rett til å kreve utsatt ferie dersom arbeidsuførheten har vart minst 5 virkedager. Jfr Hovedtariffavtalen 7.1. Undervisningspersonalet får erstattet ferie ved sykdom fra første virkedag. Jfr Hovedtariffavtalen 7.1. 6.1.4 Avvikling av ferie - arbeidstaker som har ektefelle over 60 år Når den ene ektefellen etter ferieloven har 1 uke ekstra ferie, kan den andre ektefellen få permisjon uten lønn i samme tidsrom, kombinert med fleksidager. 04.05.11 Personalhåndboka Side 14 av 40
6.2 Overføring av ferie Ferie kan bare søkes overført fra et ferieår til et annet ved spesielle grunner som: 100 % sykemelding ved ferieårets utløp Arbeidsgiver har medvirket til at ferien ikke har kunnet avvikles Planlegging av spesiell langferie Frist for å søke overføring av ferie må skje innen 15.november Slik søknad behandles av ledere med personalansvar. (skjema OUP- 07) 7 Fravær fra arbeidet Ved fravær på grunn av sykdom gjelder Folketrygdloven kap.8 og Hovedtariffavtalens 8 med tilpasning til undervisningspersonalet. Ved fravær på grunn av barns eller barnepassers sykdom gjelder Arbeidsmiljøloven 12 9 og Folketrygdloven kap.9. 7.1 Egenmelding på grunn av egen sykdom Egenmelding på grunn av sykdom, ulykke eller andre årsaker skal gis nærmeste overordnet umiddelbart dersom det ikke er alvorlige hindringer for dette. Egenmelding kan først benyttes etter 2 måneders tilsetting, jfr. Folketrygdloven 8-24. Egenmelding ved egen sykdom kan benyttes i inntil 8 kalenderdager pr sykefraværstilfelle med et samlet øvre tak på 24 dager i løpet av en 12 måneders periode. 7.2 Egenmelding ved barns eller barnepassers sykdom Egenmelding ved barns eller barnepassers sykdom kan benyttes for inntil 3 kalenderdager av gangen. For å få rett til stønad må den ansatte ha vært i arbeid i minst fire uker umiddelbart før fraværet fra arbeidet (opptjeningstid ). Det vil være arbeidsdager i henhold til den enkeltes arbeidsavtale som må telle ved fraværet på grunn av barns eller barnepassers sykdom (KS B-rundskriv nr. 21/95). Jfr. Folketrygdloven 9-5, 9-6 og 9-7. 7.2.1 Orientering til arbeidstaker VED EGEN SYKDOM EGENMELDING kan ikke nyttes før arbeidstakeren har vært ansatt hos sin arbeidsgiver i 2 måneder. Ved midlertidig avbrudd av arbeidsforholdet på over to uker (f eks ulønnet permisjon), kan egenmelding først nyttes etter at arbeidstakeren igjen har vært i arbeid i to måneder. Egenmelding kan likevel nyttes når vedkommende har vært i arbeid i fire uker etter avbruddet, dersom dette skyldes bedriftspermittering, permisjon i forbindelse med svangerskap, fødsel, adopsjon, barns og andre nære pårørendes sykdom eller militær- eller siviltjeneste. Melding om sykefravær første fraværsdag Arbeidstakeren plikter å gi arbeidsgiveren melding om sykefravær så snart som mulig og senest første fraværsdag innen arbeidstidens slutt. Denne meldeplikt gjelder selv om det foreligger sykmelding fra lege fra første dag. Retten til sykepenger inntrer først fra den dag melding blir gitt. Åtte kalenderdager 04.05.11 Personalhåndboka Side 15 av 40
Egenmelding kan nyttes for inntil 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode. Det gis anledning til å ta inntil 8 kalenderdager om gangen. Egenmelding kan for eksempel brukes 24 ganger à 1 dag i løpet av en 12 måneders periode. Ved nytt fravær innen arbeidsgiverperioden regnes tidligere fravær med egenmelding med i fraværstilfellet, inntil 8 kalenderdager totalt. (NB! Dersom du har vært syk med sykemelding mer enn 16 dager, dvs. hele arbeidsgiverperioden, kan du ikke benytte egenmelding før du har vært arbeidsfør i 16 dager). For deltidsansatte gjelder regelen om forholdsmessighet etter stillingsprosent. Egenmelding kan ikke nyttes Egenmelding kan ikke nyttes når arbeidstakeren har fått sykepenger av arbeidsgiveren i en full arbeidsgiverperiode, og så blir syk igjen før han har gjenopptatt arbeidet og vært arbeidsfør i 16 sammenhengende kalenderdager, jfr. Folketrygdloven 8-19. Arbeidstaker som er delvis sykmeldt kan ikke bruke egenmelding. (Sykmelding 100 % må leveres) Sykmelding fra lege Sykmelding fra lege må foreligge fra og med den første dagen arbeidstakeren skulle vært i arbeid etter egenmeldingsperiodens utløp. Hvis ikke slik melding foreligger fra nevnte dag tapes også retten til sykepenger for egenmeldingsdagene. Tap av retten til å nytte egenmelding Dersom en arbeidstaker har hatt 24 egenmeldingsdager i løpet av de siste 12måneder, må arbeidstakeren ved fremtidige fravær levere sykmelding fra lege fra første sykedag. VED BARNS OG BARNEPASSERS SYKDOM Permisjonsretten er hjemlet i Arbeidsmiljøloven 12-9. Retten til permisjon gjelder ut det kalenderåret barnet fyller 12 år (18 år for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn). Retten til fri er begrenset til 10 dager pr kalenderår (20 dager for enslig forsørger). Arbeidstaker med omsorg for mer enn to barn under 12 år har rett til 15 dager pr kalenderår (30 dager for enslig forsørger). Arbeidstaker med omsorg for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn under 18 år (gjelder ut det kalenderåret barnet fyller 18 år) har rett til permisjon i 20 dager pr kalenderår (40 dager for enslig forsørger). Retten til betaling ved ovennevnte fravær er hjemlet i folketrygdloven Kap 9. (Omsorgspenger). Egenmelding - tre kalenderdager Arbeidstakere som har rett til omsorgspenger ved barns eller barnepassers sykdom kan benytte egenmelding overfor arbeidsgiver når arbeidsforholdet har vart i fire uker. Egenmelding kan nyttes for inntil 3 dager om gangen. Fra og med den fjerde kalenderdagen må arbeidstakeren legge fram legeerklæring for barnet eller for barnepasseren. Tap av retten til å nytte egenmelding ved barns eller barnepassers sykdom Dersom en arbeidsgiver har rimelig grunn til å tro at en arbeidstaker har krevd omsorgspenger uten at fraværet skyldtes barns eller barnepassers sykdom, kan arbeidsgiveren ved fremtidige fravær bestemme at erklæring fra lege må foreligge fra første fraværsdag. Orientering til arbeidsgiver om refusjon fra trygdekontoret Ut over 10 dager Etter folketrygdloven 9-8 kan arbeidsgiver kreve omsorgspenger som han har utbetalt til den enkelte arbeidstaker ut over 10 dager pr. kalenderår refundert av trygdekontoret. Dette gjelder i de tilfeller hvor arbeidstakeren som nevnt ovenfor har rett til omsorgspenger i 15, 20, 30 eller 40 dager. Kronisk sykt barn mellom 12 og 18 år Arbeidstaker som bare har omsorg for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn over 12 år, men under 18 år, vil også ha krav på fri inntil 20 dager (40 dager for enslig forsørger). I slike tilfeller vil arbeidsgiver kunne kreve alle dagene (20 eller 40) refundert av trygdekontoret. AML 12-9 Når vi her snakker om barn under 12 eller 18 år, så gjelder bestemmelsene ut det kalenderåret barnet fyller 12 eller 18 år. 04.05.11 Personalhåndboka Side 16 av 40
7.3 Egenerklæring Skriftlig erklæring (egenerklæring) leveres arbeidsgiver straks vedkommende er tilbake på arbeidet. (skjema OUP-03) 7.4 Sykefraværsoppfølging og bedriftsintern attføring Se egne rutiner i intern-kontrollhåndboka Del C, helse, miljø og sikkerhet, som finnes på kommunens intranett. 8 Utbetaling av lønninger 8.1 Utbetalinger Måneds- og årslønte utbetales lønn 12. i måneden, eller nærmeste forutgående virkedag. Dette gjelder også for time-, dag- og ukelønte. 8.2 Feil utbetalt lønn Den enkelte arbeidstaker skal så langt det er mulig kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle feil må meldes snarest mulig til sin nærmeste leder. Ved feil utbetalt lønn kan arbeidsgiver foreta nødvendige justeringer neste lønningsdag. 8.3 Trekk i lønn Trekk i lønningene kan ikke gjøres unntatt i følgende tilfeller: Lovbestemt trekk. Beløp som på forhånd er skriftlig avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Pensjonsinnskudd for alle (fast og midlertidig tilsatte med arbeidstid over 168 timer pr. kvartal jf. veiledning til Kommunal Landspensjonskasse, KLP og minst 35 % stilling jf. Statens pensjonskasse ) Fagforeningskontingent dersom foreningen ber om det, jfr. Hovedavtalens del B 10-2. Erstatning for skade eller tap arbeidstakeren har påført kommunen. Betingelsen for slikt trekk er at arbeidstakeren skriftlig erkjenner erstatningsansvar eller det er fastslått ved dom, eller arbeidstakere rettsstridig fratrer sin stilling. Lønnstrekk skal beregnes til den delen av lønnen som overstiger det arbeidstakeren med rimelighet trenger til underhold for seg og sin husstand. Før trekk gjennomføres skal det konfereres med arbeidstakerens tillitsvalgte. 9 Alminnelig orden Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet/frammøtestedet ved arbeidstidens begynnelse. Arbeidstakeren må ikke være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel i arbeidstiden, jfr. Intern-kontrollhåndboka del C, pkt 5.0. 04.05.11 Personalhåndboka Side 17 av 40
10 Behandling av utstyr, inventar o.l. 10.1 Behandling Alt inventar, kontorutstyr, maskiner, verktøy, materialer o.l. må behandles med omhu. Det må vises forsiktighet ved behandling av ild, lys og ildsfarlig materiell. 10.2 Verneutstyr Arbeidstakeren må rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv, helse og eiendom, og bruke det verneutstyr som er påbudt etter lov og forskrifter, se internkontrollhåndboka. 10.3 Røyking Ringerike kommune er en røykfri arbeidsplass. Det er ikke anledning til å røyke i eller like ved inngangspartier til kommunale bygg eller arbeidsplasser. 11 Oppsigelse og avskjed 11.1 Formkrav Ved oppsigelse og avskjed gjelder Arbeidsmiljølovens bestemmelser i kap.15 og Hovedtariffavtalens bestemmelser i 3. Oppsigelse og avskjed skal skje skriftlig. Formkravene er strenge og fremgår av KS Personalhåndbok kapittel 3 som finnes ved å gå inn på Intranett Organisasjon og personal KPS personalhåndboka eksempler på skjema og standardbrev opphør av arbeidsforhold. 11.2 Oppsigelsesfrister Hovedregelen er en gjensidig oppsigelsesfrist på 3 måneder fra den dagen vedkommende sier opp sin stilling, jfr Hovedtariffavtalen 3.2. For tilsatte i prøvetid og midlertidig tilsatte i inntil 2 måneder, er fristen 14 dager. For øvrige midlertidige tilsatte er oppsigelsestiden 1 måned. Se Arbeidsmiljøloven 15-3. 11.3 Vilkår for oppsigelse Oppsigelsen fra arbeidsgiver skal være saklig begrunnet og må referere seg til: a) arbeidstakeren (mislighold av arbeidsavtalen, herunder ordrenekt, ureglementert fravær, ukyndighet, manglende samarbeidsevne o.l.). b) arbeidsgiveren c) virksomheten (omorganisering, rasjonalisering o.l.) jfr Arbeidsmiljøloven Kap. 15. 04.05.11 Personalhåndboka Side 18 av 40
11.4 Avskjed Etter Arbeidsmiljølovens 15-14 kan arbeidsgiveren avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden, dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Før beslutning om avskjed fattes av arbeidsgiver, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstakeren og med arbeidstakerens tillitsvalgte, med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker det. Ansettelsesmyndigheten kan uten oppsigelsesfrist gi en arbeidstaker avskjed dersom han/hun med forsett eller grov uforstand forgår seg alvorlig i tjenesten så som hvis han: a) uten rimelig grunn nekter eller med forsett unnlater å rette seg etter ordre fra overordnede om det som gjelder arbeidet eller ordenen på arbeidsstedet. b) setter seg opp mot sine overordnede i arbeidet. c) gjentatte ganger tross mottatt advarsel unnlater å møte fram til arbeidet i rett tid. d) møter beruset/påvirket fram til arbeidet eller har vært beruset/påvirket i tjenesten. e) gjentatte ganger forstyrrer ordenen på arbeidsstedet. f) forsømmer seg grovt eller gjentatte ganger opptrer på en måte som kan føre med seg fare for folks liv og lemmer eller helse eller fare for større ødeleggelse av eller skade på gods. Likeledes kan tilsettingsmyndigheten gi en arbeidstaker avskjed dersom han taper den for stillingen fornødne tillit, jfr KS personalhåndboka pkt 3.8.1. Dette gjelder også straffbare forhold. Ved avskjed har ikke den tilsatte krav på å fortsette i stillingen under forhandlinger slik som ved oppsigelse. Prosess advarsel/oppsigelse/avskjed Ref. pkt. Hva gjøres Ansvarlig Støtte A B1 B2 C Hvem har myndighet - bruk av fullmektig Avklaring av faktiske forhold - møte med vedkommende og tillitsvalgt/fullmektig + annen dokumentasjon Tidligst mulig Beskrivelse av regler eller krav som er overtrådt a) straffbare forhold b) brudd på arbeidsreglement c) mangelfull arbeidsytelse Foreløpig beslutning om reaksjon 1 Forhåndsvarsel a) advarsel uttalerett b) oppsigelse/avskjed kombinert med innkalling til drøftingsmøte (jfr. AML 15-14) Standardbrev - se KS pers.håndbok Overordnet leder Overordnet leder Overordnet leder Overordnet leder Organisasjon og personal (kommuneadvokat) Organisasjon og personal (kommuneadvokat) Organisasjon og personal (kommuneadvokat) Organisasjon og personal (kommuneadvokat) 04.05.11 Personalhåndboka Side 19 av 40
* Vedr. Suspensjon (midlertidig tatt ut av tjeneste) - se KS Personalhåndbok 3.8.3. Organisasjon og personalavdelingen må kontaktes vedrørende saker som gjelder opphør av arbeidsforhold. 11.5 Oppsigelse etter lengre tids sykefravær Ringerike kommune kan vurdere å avslutte et ansettelsesforhold når det foreligger saklig grunn, Nærværsrutinene er fulgt og Arbeidsmiljøloven 15-8 er oppfylt. Det kan også være aktuelt med del-oppsigelse fra stillingen, dersom arbeidstaker har redusert arbeidsevne. Tilsatte sies opp i henhold til vanlig oppsigelsesprosedyre, jfr. Arbeidsmiljøloven kap 15 og kap 17. 12 Annet lønnet arbeid Tilsatte i Ringerike kommune kan ha deltidsstillinger i forskjellige virksomheter/støtteenheter, men den samlede stillingsprosenten kan ikke overstige 100 %. Dette gjelder også midlertidige tilsettinger/vikariater. Den tilsatte har også et selvstendig ansvar og skal medvirke til at stillingsprosenten ikke blir overskredet. Kommunal arbeidstaker kan ikke uten tillatelse ta annet lønnet arbeid som vil være av et slikt omfang at det kan gå utover vedkommendes arbeidsytelse i kommunen. Det samme gjelder for ekstraarbeid som kan medføre inhabilitet etter Forvaltningslovens kap. II. Den ansatte plikter å opplyse om andre arbeidsforhold i og utenfor Ringerike kommune. Det er ikke lovlig å inneha mer enn en 100% stilling til sammen i Ringerike kommune. 13 Mottakelse av gaver Det er ikke adgang for arbeidstakere i Ringerike kommunen å motta gaver eller andre materielle godtgjørelser eller fordeler (gjelder også testamentariske gaver) som har forbindelse med vedkommendes stilling og som kan være egnet til å gi innflytelse på arbeidstakerens virksomhet i kommunes tjeneste. Alle tvilstilfeller forelegges vedkommendes virksomhetsleder/støtteenhetsleder, eventuelt rådmannen. Overtredelse av bestemmelsen kan medføre oppsigelse eller avskjed. Dette gjelder ikke gaver av ubetydelig verdi, som reklamemateriell, blomster, 1 flaske vin, konfekt og lignende Jfr De etiske retningslinjene A.03 00. 04.05.11 Personalhåndboka Side 20 av 40