Spesifikasjoner for utfylling og innsending av opplysninger over gaver til visse frivillige organisasjoner og tros- og livssynssamfunn til Skatteetaten. Gjelder for inntektsåret 2013 med første innrapportering i 2014. Versjon 2.0 31. mai 2013 1
Innhold 1 Introduksjon... 4 1.1 Ordliste med sentrale begreper... 4 1.2 Oppgaveplikt... 6 1.3 Sentrale endringer... 6 1.3.1 Altinn... 6 1.3.2 Filformat XML... 6 1.3.3 Elektroniske kvitteringer og feillister... 6 1.3.4 Korrigering av oppgaver... 6 1.3.5 Ingen oppgaver å levere... 7 1.3.6 Noen endringer av informasjon i oppgaven... 7 2 Innsending av oppgaver over gaver... 8 2.1 Måter å sende inn på... 8 2.1.1 Registrere oppgaver manuelt i skjema i Altinn (RF-1310)... 9 2.1.2 Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301)... 9 2.1.3 Integrasjon mot web services i Altinn... 11 2.2 Pålogging, roller og tilganger i Altinn... 12 2.3 Tilbakemelding fra Skatteetaten... 12 2.3.1 Innhold og format på kvitteringen... 12 2.3.2 Innhold og format på feillisten... 13 2.4 Korrigering av oppgaver... 14 2.4.1 Korrigere en oppgave... 14 2.4.2 Eksempler på korrigering av oppgave... 14 2.4.3 Skatteetatens behandling av oppgaver... 15 2.5 Ingen oppgaver å levere... 15 3 Teknisk beskrivelse av innsending... 16 4 Testoppgaver - prøveinnsendinger... 17 5 Vedlegg... 18 2
Endringsoversikt Versjon Dato Beskrivelse av endring Utført av 1.0 14. desember 2012 Første utgave til oppgavegiverne SITS/ MAG-prosjektet 2.0 31. mai 2013 Oppdatert beskrivelse av "RF-1301 Likningsoppgave som vedlegg" (se kap. 2.1.2) SITS/ MAG-prosjektet Oppdatert beskrivelse av korrigering av oppgaver (se kap. 2.4) Endringer i krav til filvedlegg, struktur og format (vedlegg) 3
1 Introduksjon Dette dokumentet beskriver hvordan innsending av oppgaver over gaver til Skatteetaten skal gjøres fra og med inntektsåret 2013 og for første gang i januar 2014. Innrapporteringen av oppgaver over gaver fra oppgavegivere danner et viktig grunnlag for den forhåndsutfylte selvangivelsen og den påfølgende likningen. Skatteetaten er avhengig av at disse opplysningene blir innrapportert korrekt og innen fristen. Målgruppen for dette dokumentet er oppgavegivere og innsendere av oppgaver over gaver. Hovedformålet med dokumentet er å beskrive nye innsendingskanaler via Altinn og oppdaterte filformater. 1.1 Ordliste med sentrale begreper Her er noen sentrale begreper knyttet til innrapportering og oppgaver beskrevet: Begrep Altinn Altinn melding Altinn rolle Altinn skjema Altinn varsel Datasystem Fagsystem Feilliste Forklaring Altinn er en internettportal hvor man leverer elektroniske skjemaer til offentlige myndigheter. Altinn kan også formidle meldinger fra offentlige etater til en person. En etat kan sende meldinger til en person eller virksomhet via Altinn. Meldingen kan inneholde en enkel tekst, som eksempelvis en påminnelse om en frist, eller et forhåndsutfylt skjema som skal sendes inn. Rettigheter i Altinn tildeles på grunnlag av registrerte roller i Enhetsregisteret. Personer med en registrert rolle i en virksomhet (for eksempel styreleder eller daglig leder) vil automatisk få forhåndstildelt rettigheter til å fylle ut og sende inn skjema på vegne av virksomheten. Personer med nødvendig rolle i Enhetsregisteret kan delegere rettigheter til andre. Innsending via Altinn er basert på innsending av skjema. Et skjema kan være av typen der alle data må registreres manuelt eller et skjema der innrapporteringen legges ved som et filvedlegg. Når man mottar en melding i Altinn, kan man varsles om dette via e-post og/eller en SMS. Se Sluttbrukersystem Se Sluttbrukersystem En kommaseparert (CSV) fil som inneholder alle feil fra de maskinelle kontrollene som er utført på leveransen. 4
Begrep Innsender Forklaring Den parten som sender inn oppgaven. Tilsvarer ofte oppgavegiver, men kan også være en annen part som leverer på oppgavegivers vegne, for eksempel forretningsfører eller en datasentral. Innsending Kvittering Leveranse Leveransereferanse Oppgave Oppgaveeier Oppgavegiver Oppgaveinnsender Sluttbrukersystem Unik identifikator for en oppgave Utfyller En innsending består av en eller flere leveranser, som er levert samlet av en innsender. Leveransene i innsendingen kan være fra forskjellige oppgavegivere. Et dokument som gir en oppsummering av de maskinelle kontrollene som er utført på leveransen. Kvitteringen består av en kvitteringsdel (s.1) og en oppsummering av feil (s.2 og videre) med etterfølgende opplisting av oppgaver med feil, oppad begrenset til 1000 feil. En samling oppgaver levert samtidig fra en og samme oppgavegiver inngår i en leveranse. Eksempel: Oppgaver over gaver gitt til frivillig organisasjon. Hver leveranse får en unik referanse i kvitteringen fra Skatteetaten, i tillegg til at oppgavegiver kan oppgi sin egen referanse for leveransen. En samling av opplysninger som skal innrapporteres til skatteetaten. Den oppgaven gjelder. Normalt en person men kan også være en virksomhet. For gaver vil det være gavegiver som er oppgaveeier. Tredjepart som er pliktig til å gi oppgave etter ligningsloven kapittel 6, for eksempel en bank, eller tredjepart som gir oppgaver uten å ha oppgaveplikt. Frivillige organisasjoner og tros- og livssynssamfunn som er forhåndsgodkjent av Skatteetaten skal innrapportere gaver fra givere og er dermed oppgavegivere i dette tilfellet. Se Innsender IT-systemer som støtter bedriftens virksomhet. Slike systemer kalles ofte fagsystemer. I Altinn-dokumentasjonen benyttes imidlertid betegnelsen sluttbrukersystemer og datasystemer for slike systemer. En oppgave som innrapporteres må kunne skilles fra andre oppgaver. For en oppgave er det derfor definert en unik identifikator. Identifikatoren er en kombinasjon av felter i leveransen og oppgaven. Den fysiske personen som foretar selve innrapporteringen på vegne av en innsender/oppgavegiver. Utfyller er normalt en ansatt hos innsenderen. 5
Begrep XML (Extensible Markup Language) XML Schema Definition (XSD) Forklaring XML er et universelt og utvidbart markeringsspråk. XML er et verktøy for deling av strukturerte data mellom informasjonssystemer, særlig over internett. Filformatet XML organiserer data i en hierarkisk struktur. Formatet er et vanlig tekstformat, leselig for mennesker, der merker ( tagger ), gir informasjon om hva innholdet er. Et XML-format som benyttes til å definere struktur og lovlig innhold for et XML-dokument. XML Schema-dokumentet kan benyttes til å validere at et gitt XML-dokument med hensyn til struktur og innholdsformater. 1.2 Oppgaveplikt Oppgaveplikten gjelder organisasjoner som er gitt administrativ forhåndsgodkjennelse av skattekontoret om fradragsrett. Oppgavegivere skal gi opplysninger om pengegaver. Oppgaven skal inneholde gavegivers fødselsnummer eller organisasjonsnummer, slik at oppgaven kan benyttes korrekt til likningsformål. Vi viser til ligningsloven 6-16 bokstav c, jf. 6-6 bokstav g og forskrift av 8. september 2000 nr 901 om levering av likningsoppgave for gaver, samt skatteloven 6-50. 1.3 Sentrale endringer Her omtales kort de viktigste endringene ved innrapportering av oppgaver over gaver som trer i kraft fra og med inntektsåret 2013. 1.3.1 Altinn Det tilbys to Altinn-skjemaer. Ett skjema for innsending via filvedlegg og et skjema for manuell registrering av oppgaver. 1.3.2 Filformat XML Et nytt XML-basert filformat innføres. 1.3.3 Elektroniske kvitteringer og feillister Det innføres elektroniske kvitteringer og feillister fra Skatteetaten til oppgavegiver via Altinn. Innsender vil motta en kvittering i Altinn når Skatteetaten har foretatt en kvalitetskontroll av innrapporteringen. Kvitteringer vil sendes til både oppgavegiver og oppgaveinnsender. 1.3.4 Korrigering av oppgaver En oppgave korrigeres ved at den sendes inn på nytt. Tidligere ordning med endringsoppgaver (deltaoppgaver) der beløpene fra en ny oppgave legges til/trekkes fra beløp fra tidligere innsendt oppgave utgår. 6
1.3.5 Ingen oppgaver å levere Hvis det ikke er noen oppgaver å levere for inntektsåret det rapporteres for og oppgavegiver har oppgaveplikt, kan oppgavegiver elektronisk melde inn at det ikke er noen oppgaver å levere. Dette gjøres elektronisk via Altinn. 1.3.6 Noen endringer av informasjon i oppgaven Hver oppgave må ha en unik identifikator. For gaver identifiseres en oppgave ved kombinasjonen av organisasjonsnummeret til oppgavegiveren og fødselsnummeret eller organisasjonsnummeret til oppgaveeieren. Mulighet til å oppgi utvidet kontaktinformasjon for innsender og oppgavegiver. Adresse på oppgavegiver skal ikke lenger innrapporteres. Adresse på oppgaveeiere skal ikke lenger innrapporteres. 7
2 Innsending av oppgaver over gaver Oppgaver skal sendes inn via Altinn og figuren under viser hvordan Altinn skal brukes for innrapportering av oppgaver over gaver. Figur 1 - Oversikt Altinn-kommunikasjon Innsending starter ved at oppgavegiver eller innsender logger inn på Altinn og velger aktuelt skjema. Oppgavene registreres enten i et skjema eller lastes opp som filvedlegg. Deretter sendes oppgavene til Skatteetaten. Alt som sendes inn fra Altinn til Skatteetaten er tilgjengelig i brukerens meldingsboks, Min meldingsboks. Her vises også meldinger fra Skatteetaten. Etter at oppgavene er sendt inn fra Altinn vil Skatteetaten kontrollere opplysningene, og deretter sende kvittering med eventuell feilliste til meldingsboksen i Altinn: Kvittering per leveranse vil sendes både til oppgavegiver og innsender, hvis disse er forskjellige. Kvitteringen fra Skatteetaten kommer noe senere og i tillegg til bekreftelsen fra Altinn ved innsending. 2.1 Måter å sende inn på Det vil være tre ulike måter å sende inn oppgaver på: 1) Registrere oppgaver manuelt i Altinn via et skjema (RF-1310) 2) Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301) 3) Integrasjon mot web services i Altinn via et sluttbrukersystem De neste underkapitlene beskriver disse innsendingssmetodene. 8
2.1.1 Registrere oppgaver manuelt i skjema i Altinn (RF-1310) Oppgaver kan registreres manuelt i Altinn. Skjermbildet under viser hvordan skjema for inntektsåret 2013 er tenkt. Dette er et foreløpig skjema og at det kan bli endringer i selve skjemaet. Hvis oppgavegiver har oppgaveplikt, men ikke har oppgaver å levere for inntektsåret det rapporteres for, kan dette meldes inn via Altinn-skjemaet. Altinn-skjemaet består av følgende deler: 1. Leveransetype her angir du om dette er en ordinær leveranse eller om du ikke har noen oppgaver å levere. 2. Opplysninger om oppgavegiver organisasjonsnummer, kontaktperson og kontaktopplysninger 3. Innrapportering av oppgavene beløp knyttet til innrapporteringen Også de som skal registrere oppgaver manuelt må ha riktig Altinn-rolle på vegne av oppgavegiveren. 2013 Figur 2 Veivalg ved registrering av oppgaver i Altinn 2.1.2 Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301) Ved opplasting av fil må bruker logge seg på Altinn på vanlig måte og velge skjema RF-1301. Filvedlegget må følge spesifikasjonene gitt av Skatteetaten. I kapittel 3 finner du henvisning til teknisk spesifikasjon av XML-filformatet. Skjema RF-1301 består av et hovedskjema og et vedleggsskjema. En tidlig versjon av skjermbildene vises i figurene under: 9
Figur 3 Registrering av informasjon om innsending i hovedskjemaet I hovedskjemaet fylles det ut data om innsendingen. Følgende informasjon skal registreres: Oppgavetype Navn: Navn på innsenderens kontaktperson (kan avvike fra oppgavegivers kontaktperson). Telefonnummer: Kontaktpersonens telefonnummer. E-postadresse for Altinn-varsel: Kan benyttes hvis innsender ønsker varsel på e-post om at kvittering og eventuelt feilliste er mottatt i Min meldingsboks i Altinn Mobilnummer for Altinn-varsel: Kan benyttes hvis innsender ønsker varsel på SMS om at kvittering og eventuelt feilliste er mottatt i Min meldingsboks i Altinn Vedleggene lastes opp ved å gå til arkfanen "Oversikt - skjema og vedlegg": 10
Figur 4 - Opplasting av filvedlegg i "Oversikt skjema og vedlegg" Innsendere som sender inn oppgaver på vegne av flere oppgavegivere, må legge inn kontaktinformasjon for hver oppgavegiver i de vedlagte filene. Se formatbeskrivelsen for filvedleggene. Validering av vedleggsfiler (XML) Ved opplasting av XML-filer vil filen valideres mot siste versjon av XSD-skjemaet for gaver ("gaver_<versjon>.xsd") slik at formatfeil oppdages før innsending: Validerer filen så blir den lastet opp som vedlegg Validerer ikke filen så vises feilmelding og filen blir ikke lastet opp som vedlegg Merk! Hvis filvedlegg er pakket (ZIP-filer) så vil ikke innholdet (xml-filene) valideres ved opplasting i Altinn. Filene vil da valideres ved utpakking. Hvis filene ikke validerer, vil dette stå på kvitteringen til oppgavegiver og innsender. Filen vil da avvises. 2.1.3 Integrasjon mot web services i Altinn Innrapportering kan gjøres direkte fra sluttbrukersystemer ved å bruke web services som tilbys fra Altinn. Sluttbrukersystemene må registreres i Altinn før tjenestene kan brukes. Nærmere informasjon om systemintegrasjon mot Altinn fra et sluttbrukersystem finnes her: https://www.altinn.no/no/portalhjelp/datasystemer/ https://www.altinn.no/no/toppmeny/om-altinn/informasjon-tilfagsystemleverandorer/ Begge Altinn-skjemaene RF-1301 og RF-1310 kan sendes inn via sluttbrukersystemer. Skatteetaten anbefaler at sluttbrukersystemene kobler seg opp mot Altinn RF-1301. 11
2.2 Pålogging, roller og tilganger i Altinn En viktig del av Altinn er pålogging (autentisering) og bruk av roller (autorisering). Altinn krever personlig pålogging ved bruk av fødselsnummer/organisasjonsnummer samt forskjellige passordløsninger. Brukeren må ha riktig rolle i Altinn for å kunne sende inn oppgaver. Rollene kan delegeres bl.a. fra den som er registrert som daglig leder. Erfaringsmessig er dette noe som kan ta tid i større virksomheter. Det er derfor viktig for alle oppgavegivere og innsendere at riktige personer får tildelt nødvendige roller i god tid før tidspunkt for innsending. To Altinn-roller som kan benyttes til innsending av oppgaver over gaver er "Utfyller/Innsender" og Regnskapsmedarbeider. Listen under viser noen registrerte roller i enhetsregisteret som automatisk får tildelt de riktige rollene i Altinn: Daglig leder/ administrerende direktør Forretningsfører Innehaver Kontaktperson i kommune Nestleder (ikke delegeringsrettighet) Regnskapsfører Revisor Styremedlem (ikke delegeringsrettighet) Styrets leder 2.3 Tilbakemelding fra Skatteetaten Skatteetaten gir tilbakemelding når innsendingen er behandlet. Tilbakemeldingen gis i form av en kvittering. Dersom leveransen inneholder feil, produseres det i tillegg en feilliste per leveranse. Kvitteringen og feillisten sendes som en melding til Min meldingsboks i Altinn. Tilbakemeldingen sendes både til oppgavegiver og innsender. 2.3.1 Innhold og format på kvitteringen Kvitteringen vil inneholde følgende informasjon for hver leveranse: Innsenders leveransereferanse utfylt i filvedlegget (valgfritt) Skattedirektoratet sin leveransereferanse (unik referanse) Antall oppgaver i leveransen 12
Antall nye oppgaver Antall erstattede oppgaver Antall godkjente oppgaver i leveransen Antall avviste oppgaver i leveransen Totalsum av beløpsfeltet Tekstlig beskrivelse som angir hovedresultatet av kvalitetskontrollen. Følgende resultater er aktuelle: o Innsending er OK. o Innsending er godkjent, men med noen feil som må rettes i en ny leveranse. o Innsending ikke godkjent. Ny korrekt leveranse må sendes inn. Kvitteringen sendes som et PDF-vedlegg til kvitteringsmeldingen i Altinn. Figur 5 Eksempel på innholdet i en kvittering 2.3.2 Innhold og format på feillisten Dersom leveransen inneholder feil, vil detaljer om feilene være listet opp i feillisten. Feillisten sendes som et vedlegg til kvitteringsmeldingen i Altinn. Feillisten er en kommaseparert tekstfil (CSV). 13
2.4 Korrigering av oppgaver I forbindelse med innsending av oppgaver til Skatteetaten kan det oppstå tilfeller der innsender har behov for å korrigere innholdet i tidligere innsendte oppgaver. Bakgrunnen for dette kan være: Skatteetaten har behandlet en innsending og avvist hele eller deler av denne. Innsender/oppgavegiver har oppdaget feil i oppgaver som tidligere er innsendt. Innsender/oppgavegiver har oppdaget at tidligere innsendte data ikke er komplette. Dette vil kreve en ny korrigert innsending. Merk! Følgende utgår: endringsoppgaver (deltaoppgaver) der beløpene fra en ny oppgave legges til/ trekkes fra beløp fra tidligere innsendt oppgave. Nå korrigerer du feil og mangler ved at fullstendige og riktige data sendes inn på nytt. Alle beløp skal være totaler da den siste opplysningen du sender inn blir gjeldende for oppgaven. 2.4.1 Korrigere en oppgave Ønsker du å korrigere en oppgave må du sende inn oppgaven på nytt. Ny innsending krever at oppgave har samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven. Grunnen til dette er at Skatteetatens systemer skal oppfatte dette som en korreksjon og ikke en ny oppgave. For oppgaver over gaver er det givers fødselsnummer/ organisasjonsnummer (sammen med inntektsåret og oppgavegiver) som er unik identifikator. Når korrigert oppgaven mottas av Skatteetaten vil oppgaven erstatte tidligere innsendt oppgave. Den siste oppgaven du sender inn blir da den gjeldende oppgaven. Ved "sletting" (nullstilling) av en oppgave sender du oppgaven på nytt med beløp satt til 0. 2.4.2 Eksempler på korrigering av oppgave Vent med å sende inn korreksjoner til du har mottatt kvittering fra Skatteetaten på den forrige innsendingen. Eksempel på korreksjon: 1 - Opprinnelig innsending: Innsending av leveranse med 1 000 oppgaver. Det avdekkes et behov for å korrigere 40 av disse oppgavene: Dette må løses ved en ny innsending (korreksjon). 2 - Ny innsending (korreksjon): En ny innsending bestående av 40 oppgaver (samme unike identifikator på oppgavene og korrigert innhold) 14
De 40 korrigerte oppgavene erstatter de 40 opprinnelig innsendte oppgavene i sin helhet og totalt 1 000 oppgaver er oppgitt til Skatteetaten 2.4.3 Skatteetatens behandling av oppgaver Følgende regler benyttes i Skatteetaten ved behandling av en oppgave i en innsending: Dersom oppgaven finnes fra før (samme unike identifikator) vil den gamle oppgaven bli erstattet av den nye. Dersom oppgaven ikke finnes fra før legges oppgaven inn som en ny oppgave. 2.5 Ingen oppgaver å levere Oppgavegivere som ikke har mottatt gaver i løpet av året det rapporteres for, kan nå rapportere elektronisk at de ikke har noen oppgaver å levere. Dette kan gjøres i Altinnskjemaet for manuell registrering av oppgaver over gaver (RF-1310). "Ingen oppgaver å levere" kan også innrapporteres via fil (egen leveransetype ingenoppgaver ). 15
3 Teknisk beskrivelse av innsending Dokumentet Filformat for gaver til visse frivillige organisasjoner <versjon>.pdf gir en teknisk spesifikasjon av filvedlegg som kan lastes opp via Altinn-skjema "RF-1301: Likningsoppgaver som vedlegg. Dette dokumentet beskriver også sammenhengen mellom nytt og gammelt filformat. 16
4 Testoppgaver - prøveinnsendinger Testinnsending vil være mest aktuelt for oppgavegivere, innsendere og sluttbrukersystemer som ønsker å innrapportere ved bruk av fil-vedlegg. Nærmere detaljer om test-/prøveinnsendinger vil bli publisert på våre nettsider. 17
5 Vedlegg Dette dokumentet refererer til enkelte vedlegg. Vedleggene er publisert på: http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-og-organisasjon/rapportering-til- Skatteetaten/Likningsoppgaver/Gaver-til-visse-frivillige-organisasjoner-og-tros--oglivssynssamfunn/Endringer-i-innrapporteringen-gaver/. Her er en beskrivelse av disse: Filnavn Filformat for gaver til visse frivillige organisasjoner <versjon>.pdf gavefrivilligorganisasjon.xsd gavefrivilligorganisasjon_eksempel_n ormal.xml (1) gavefrivilligorganisasjon_eksempel_k orreksjon.xml (2) gavefrivilligorganisasjon_eksempel_i ngen.xml Beskrivelse Teknisk spesifikasjon av det nye XML-filformatet for filvedlegg. XML skjemaspesifikasjon (XSD) som definerer struktur og format på filvedlegg for innrapportering av gaver til visse frivillige organisasjoner. XML-fil som viser et eksempel på normal innsending av nye oppgaver. XML-fil som viser et eksempel på en innsending der oppgavegiver korrigerer et utvalg av tidligere innsendte enkeltoppgaver XML-fil som viser et eksempel på innsending der en oppgavegiver kan oppfylle oppgaveplikt uten å ha noen oppgaver å rapportere. Vedleggene kan inneholde et versjonsnummer i navnet i tillegg til filnavnene som er vist over. Sjekk at du har den siste versjonen. 18