Boligselskap. Spesifikasjoner for utfylling og innsending av opplysninger til Skatteetaten

Transkript

1 Boligselskap Spesifikasjoner for utfylling og innsending av opplysninger til Skatteetaten Gjelder fra inntektsåret 2014 med frist for innrapportering i januar Versjon november

2 Innhold 1 Introduksjon Nytt for inntektsåret Innsending via Altinn Elektroniske tilbakemeldinger og feillister Oppgaveplikt Innsending av oppgaver over boligselskap Måter å sende inn på Registrere oppgaver manuelt i Altinn via et skjema (RF-1139) Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301) Integrasjon mot web services i Altinn Pålogging, roller og tilganger i Altinn Tilbakemelding fra Skatteetaten Innhold og format på tilbakemeldingen Innhold og format på CSV-feillisten Innhold og format på XML-tilbakemeldingen Korrigering av oppgaver Korrigere en oppgave Slette en tidligere innsendt oppgave Eksempel på korrigering av oppgave Skatteetatens behandling av oppgaver Ingen oppgaver å levere Filformat for innsending av vedleggsfil Testoppgaver prøveinnsendinger Vedlegg Spesifikasjoner Eksempelfiler Ordliste med sentrale begreper

3 Endringsoversikt Versjon Dato Beskrivelse av endring Utført av desember mars 2014 Første utgave til oppgavegiverne Oppdatert beskrivelse av: Måter å sende inn på (kapittel 2.1) Korrigering av oppgaver (kapittel 2.4) Nytt "aksjeboenhetsnummer" for identifikasjon av boenhet for Boligaksjeselskaper. Det er kun vedleggsskjema (RF-1301) som er åpnet for innsending via sluttbrukersystem (se kapittel 2.1.3). SITS/ MAGprosjektet SITS/ MAGprosjektet november 2014 Oppdatert spesifikasjon av vedleggsfil (vedlegg "Filformat for Boligselskap v2"). Endringer i struktur og noen omskrivninger. SITS/ MAGprosjektet 3

4 1 Introduksjon Dette dokumentet beskriver hvordan innsending av oppgaver over boligselskap til Skatteetaten skal gjøres. Innrapporteringen av boligselskap fra oppgavegivere danner et viktig grunnlag for den forhåndsutfylte selvangivelsen og den påfølgende likningen. Skatteetaten er avhengig av at disse opplysningene blir innrapportert korrekt og rettidig. Målgruppen er oppgavegivere og innsendere av oppgaver over boligselskap. Hovedformålet med dokumentet er å beskrive nye innsendingskanaler via Altinn. 1.1 Nytt for inntektsåret Innsending via Altinn Det tilbys to Altinn-skjemaer. Ett skjema for innsending via filvedlegg og et skjema for manuell registrering av oppgaver. Filvedlegg XML Filvedlegg sendes på et XML-basert filformat. Ingen oppgaver å levere Hvis du har oppgaveplikt, men ikke noen oppgaver å levere for inntektsåret, kan du melde inn dette via Altinn. Unik identifikator i oppgaven Hver oppgave må ha en unik identifikator. For boligselskap identifiseres en oppgave ved kombinasjonen av oppgavegiverens organisasjonsnummer, andelshavers fødselsnummer/ organisasjonsnummer og boenhetens andelsnummer/aksjeboenhetsnummer Elektroniske tilbakemeldinger og feillister Skatteetaten sender elektronisk tilbakemelding med feillister via Altinn når Skatteetaten har foretatt en kvalitetskontroll av innsendingen. Tilbakemelding sendes til både oppgavegiver og innsender. Tilbakemelding til oppgavegiver i XML I tillegg til tilbakemelding på PDF- og CSV-format, vil oppgavegiver også motta tilbakemeldingen på XML-format. Innsendingstilbakemelding Ved innsending av flere leveranser samtidig, vil innsender nå få en samlet tilbakemelding. Se kapittel 2.3 Tilbakemelding fra Skatteetaten for beskrivelse. 1.2 Oppgaveplikt Oppgaveplikten gjelder boligselskap, herunder borettslag og boligaksjeselskap, som ikke lignes som eget skattesubjekt jf. skatteloven 7-3 første til fjerde ledd. 4

5 Oppgavegivere skal gi opplysninger om andelshavers andel. Oppgaven skal inneholde andelshavers fødselsnummer eller organisasjonsnummer, slik at oppgaven kan benyttes korrekt til likningsformål. Vi viser til samleforskrift av 17. september 2013 nr (om tredjeparters opplysningsplikt) Samleforkriften er gitt med hjemmel i ligningsloven

6 2 Innsending av oppgaver over boligselskap Oppgaver skal sendes inn via Altinn og figuren under viser hvordan Altinn skal brukes for innrapportering av oppgaver over boligselskap. Figur 1 - Oversikt Altinn-kommunikasjon Innsending starter ved at oppgavegiver eller innsender logger inn på Altinn og velger aktuelt skjema. Oppgavene registreres enten i et skjema eller lastes opp som filvedlegg. Deretter sendes oppgavene til Skatteetaten. Alt som sendes inn fra Altinn til Skatteetaten er tilgjengelig i brukerens meldingsboks, Min meldingsboks. Her vises også meldinger fra Skatteetaten. Etter at oppgavene er sendt inn fra Altinn vil Skatteetaten kontrollere opplysningene og deretter sende tilbakemelding med eventuell feilliste til meldingsboksen i Altinn: Ved innsending kommer det en øyeblikkelig bekreftelse fra Altinn på at innsendingen er gjort. Tilbakemeldingen fra Skatteetaten kommer noe senere, når oppgavene er kontrollert. Tilbakemelding sendes både til oppgavegiver og innsender hvis disse er forskjellige. Det sendes et varsel til angitt varslingskanal (e-postadresse eller mobilnummer) fra innsendingen når tilbakemeldingen fra Skatteetaten er tilgjengelig i "Min meldingsboks". 2.1 Måter å sende inn på Det vil være tre ulike måter å sende inn oppgaver på: 1) Registrere oppgaver manuelt i Altinn via et skjema (RF-1139) 2) Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301) 3) Integrasjon mot web services i Altinn via et sluttbrukersystem De neste underkapitlene beskriver disse innsendingsmetodene. 6

7 2.1.1 Registrere oppgaver manuelt i Altinn via et skjema (RF-1139) Oppgaver kan registreres manuelt i Altinn. Hvis oppgavegiver har oppgaveplikt, men ikke har oppgaver å levere for inntektsåret det rapporteres for, skal dette meldes inn via Altinn-skjemaet. Altinn-skjemaet består av følgende deler: 1. Valg om du vil gjøre en ny innsending eller korrigere en tidligere innsending 2. Innrapportering av oppgavene beløp knyttet til innrapporteringen 3. Opplysninger om oppgavegiver organisasjonsnummer, kontaktperson og kontaktopplysninger Også de som skal registrere oppgaver manuelt må ha riktig Altinn-rolle på vegne av oppgavegiveren. For mer detaljer, se rettledning for manuell registrering av oppgaver: Likningsoppgaver som vedlegg i Altinn (RF-1301) Ved opplasting av fil må bruker logge seg på Altinn på vanlig måte og velge skjema RF Skjema RF-1301 består av et hovedskjema og et vedleggsskjema. Figur 2 Registrering av informasjon om innsending i hovedskjemaet 7

8 I hovedskjemaet fyller du ut data om innsendingen. Følgende informasjon skal registreres: Oppgavetype Navn: Navn på innsenderens kontaktperson (kan avvike fra oppgavegivers kontaktperson). Telefonnummer: Kontaktpersonens telefonnummer. E-postadresse for Altinn-varsel: Kan benyttes hvis innsender ønsker varsel på e-post om at tilbakemelding og eventuelt feilliste er mottatt i Min meldingsboks i Altinn Mobilnummer for Altinn-varsel: Kan benyttes hvis innsender ønsker varsel på SMS om at tilbakemelding og eventuelt feilliste er mottatt i Min meldingsboks i Altinn Vedleggene lastes opp ved å gå til arkfanen "Oversikt - skjema og vedlegg": Figur 3 - Opplasting av filvedlegg i "Oversikt skjema og vedlegg" Merk! Du oppgir oppgavetypen i hovedskjemaet og det er kun vedlegg for denne oppgavetypen som er gyldige som vedlegg i innsendingen. Hvis vedleggstypen avviker fra oppgavetypen vil innsendingen feile med informasjon om at vedleggsfilen er på feil format. Filvedlegget må følge spesifikasjonene gitt av Skatteetaten. I kapittel 4 Vedlegg finner du henvisning til teknisk spesifikasjon av XML-filformatet. Innsendere som sender inn oppgaver på vegne av flere oppgavegivere, må legge inn kontaktinformasjon for hver oppgavegiver i de vedlagte filene. Se den tekniske spesifikasjonen. Validering av vedleggsfiler (XML) Ved opplasting av XML-filer vil filen valideres mot siste versjon av XSD-skjemaet for boligselskap slik at formatfeil oppdages før innsending: Validerer filen, så blir den lastet opp som vedlegg Validerer ikke filen, så vises feilmelding og filen blir ikke lastet opp som vedlegg 8

9 Merk! Hvis filvedlegg er pakket (ZIP-filer) blir ikke innholdet (XML-filene) kontrollert ved opplasting i Altinn, men først ved utpakking hos Skatteetaten. Hvis filene ikke validerer, vil dette stå på tilbakemeldingen til oppgavegiver og innsender. Filen vil da avvises Integrasjon mot web services i Altinn Altinn tilbyr web services for å sende inn skjemaet RF-1301 fra sluttbrukersystemer. Hvert sluttbrukersystem må registreres i Altinn før tjenestene kan brukes. Nærmere informasjon om systemintegrasjon mot Altinn fra et sluttbrukersystem finnes her: Pålogging, roller og tilganger i Altinn En viktig del av Altinn er pålogging (autentisering) og bruk av roller (autorisering). Altinn krever personlig pålogging ved bruk av fødselsnummer samt forskjellige passordløsninger. Brukeren må ha riktig rolle i Altinn for å kunne sende inn oppgaver. Rollene kan blant annet delegeres fra den som er registrert som daglig leder. Erfaringsmessig er rolletildeling noe som kan ta tid i større virksomheter. Det er derfor viktig for alle oppgavegivere og innsendere at riktige personer får tildelt nødvendige roller i god tid før tidspunkt for innrapportering. For innrapportering av oppgaver via RF-1301 (vedlegg) og RF-1139 (manuell registrering) til Skatteetaten er følgende roller aktuelle: Rolle\ Rettighet Utfyller/innsender (UTINN) Regnskapsmedarbeider (REGNA) Begrenset signering (SISKD) Fyll ut skjema Signer og send inn skjema Se på tidligere innsendte skjema (arkivert i Min meldingsboks) Ja Ja Ja Ja Ja Nei Ja Ja Ja Ja Ja Nei Les tilbakemelding fra skatteetaten i Min meldingsboks Disse tre rollene i Altinn gis automatisk til personer som er registrert med en av følgende roller i Enhetsregistret: Daglig leder/administrerende direktør Forretningsfører Innehaver Kontaktperson i kommune Nestleder (ikke delegeringsrettighet) 9

10 Regnskapsfører Revisor Styremedlem (ikke delegeringsrettighet) Styrets leder Rollene i Altinn kan delegeres videre. Ved delegering av rettigheter anbefaler Skatteetaten å tildele rollen "Utfyller/innsender" dersom man ønsker å delegere fulle innsendingsrettigheter, eller "Regnskapsmedarbeider" dersom man ønsker at den som fyller ut skjema ikke skal signere og sende inn. Rollene brukes også i andre sammenhenger i Altinn. Dette gjelder spesielt "Regnskapsmedarbeider" og "Begrenset signering". "Utfyller/innsender" har få andre rettigheter. 2.3 Tilbakemelding fra Skatteetaten Skatteetaten gir tilbakemelding når innsendingen er behandlet. Dersom en leveranse inneholder feil, produseres det også en feilliste for leveransen. Tilbakemeldingen og feillisten sendes som en melding til Min meldingsboks i Altinn. Det sendes separate tilbakemeldinger til innsender og hver av oppgavegiverne i innsendingen. o Innsenders tilbakemelding gjelder hele innsendingen. o Hver oppgavegiver får tilbakemelding på sin leveranse Innhold og format på tilbakemeldingen Tilbakemeldingen inneholder følgende informasjon for hver leveranse: Innsenders leveransereferanse utfylt i filvedlegget (valgfritt) Skattedirektoratets leveransereferanse (unik referanse) Antall oppgaver i leveransen Antall nye oppgaver Antall erstattede oppgaver Antall godkjente oppgaver i leveransen Antall avviste oppgaver i leveransen Totalsum av beløpsfeltet Tekstlig beskrivelse som angir hovedresultatet av kvalitetskontrollen. Følgende resultater er aktuelle: o Innsending er OK. o Innsending er godkjent, men med noen feil som må rettes i en ny leveranse. o Innsending ikke godkjent. Ny korrekt leveranse må sendes inn Innhold og format på CSV-feillisten Dersom leveransen inneholder feil, vil detaljer om feilene være listet opp i feillisten. Feillisten sendes som et vedlegg til tilbakemeldingen i Altinn. Feillisten er en kommaseparert tekstfil (CSV). Formatet er publisert på Altinns portal for sluttbrukersystemer. 10

11 2.3.3 Innhold og format på XML-tilbakemeldingen XML-tilbakemeldingen er tilpasset maskinell behandling av tilbakemeldingen. Formatet er publisert på Altinns portal for sluttbrukersystemer. 2.4 Korrigering av oppgaver I forbindelse med innsending av oppgaver til Skatteetaten kan det oppstå tilfeller der innsender har behov for å korrigere innholdet i tidligere innsendte oppgaver. Bakgrunnen for dette kan være: Skatteetaten har behandlet en innsending og avvist hele eller deler av denne. Innsender eller oppgavegiver har oppdaget feil i oppgaver som tidligere er sendt inn. Innsender eller oppgavegiver har oppdaget at tidligere innsendte data ikke er komplette. Dette vil kreve en ny korrigert innsending Korrigere en oppgave Ønsker du å korrigere en oppgave må du sende inn oppgaven på nytt. Ny innsending krever at oppgaven har samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven. Grunnen til dette er at Skatteetatens systemer skal oppfatte det som en korreksjon og ikke en ny oppgave. For oppgaver over boligselskap er det fødselsnummer/organisasjonsnummer til andelshaver og andelsnummer/aksjeboenhetsnummer for boenheten (sammen med inntektsåret og oppgavegiver) som er unik identifikator. Når den korrigerte oppgaven mottas av Skatteetaten vil oppgaven erstatte tidligere innsendt oppgave. Den siste oppgaven du sender inn blir da den gjeldende oppgaven. Alle beløp skal være totaler da den siste opplysningen du sender inn blir gjeldende for oppgaven Slette en tidligere innsendt oppgave Ønsker du å slette en tidligere innsendt oppgave, kan dette gjøres direkte i Altinn-skjema RF- 1139, via en tidligere innsendt leveranse (Referansenummer fra Altinn), eller via filvedlegg i RF Sletting gjøres ved å sende inn en ny ordinær leveranse med en sletteoppgave med samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven som skal slettes. Merk! Ved korreksjon av oppgave er det ikke nødvendig å slette den tidligere innsendte oppgaven da det er den siste innrapporterte oppgaven som blir gjeldende. Via Altinn skjema RF-1139 I Altinn-skjemaet brukes valg for "korrigere tidligere innsending". Her merkes den oppgaven som skal slettes. 11

12 Når denne oppgaven mottas av Skatteetaten vil tidligere oppgave med samme unike oppgaveidentifikator innen samme inntektsår bli slettet. Via Altinn-skjema RF-1301 Dersom oppgaven sendes som vedleggsfil skal filen inneholde en sletteoppgave med den samme identifikatoren som den opprinnelige oppgaven som skal slettes. Se vedlegget "Filformat for boligselskap v2_0_1.pdf" samt vedlegg som viser eksempler på sletting av oppgave Eksempel på korrigering av oppgave Vent med å sende inn korreksjoner til du har mottatt tilbakemelding fra Skatteetaten på den forrige innsendingen. Eksempel på korreksjon: 1 - Opprinnelig innsending: Innsending av leveranse med oppgaver. Det avdekkes et behov for å korrigere 40 av disse oppgavene: Dette må løses ved en ny innsending. 2 - Ny innsending (ordinær leveranse): En ny innsending bestående av 40 oppgaver (samme unike identifikator på oppgavene og korrigert innhold) De 40 korrigerte oppgavene erstatter de 40 opprinnelig innsendte oppgavene i sin helhet og totalt oppgaver er gitt til Skatteetaten Siste frist for å sende korreksjoner og få dem med på selvangivelsen er 1. mars. Feil som oppdages i innsendte opplysninger må korrigeres så snart som mulig. Dette gjelder uansett når på året feilen blir oppdaget Skatteetatens behandling av oppgaver Følgende regler benyttes i Skatteetaten ved behandling av en oppgave i en innsending: Dersom oppgaven finnes fra før (samme unike identifikator) vil den nye oppgaven erstatte den gamle. Dersom oppgaven ikke finnes fra før legges oppgaven inn som en ny oppgave. Følgende regler benyttes i Skatteetaten ved behandling av en sletteoppgave i en innsending: Dersom oppgaven finnes fra før (samme unike identifikator) vil den gamle oppgaven markeres som slettet og inngår ikke i grunnlaget for kontroll av selvangivelsen Sletteoppgaven vil bli avvist som feil hvis det ikke finnes en tidligere innrapportert oppgave (samme identifikator) for inntektsåret. 12

13 2.5 Ingen oppgaver å levere Oppgavegivere som ikke har hatt drift i løpet av året det rapporteres for kan rapportere elektronisk at de ikke har noen oppgaver å levere. Dette kan gjøres i Altinn-skjemaet for manuell registrering av oppgaver over boligselskap (RF-1139). "Ingen oppgaver å levere" kan også innrapporteres via fil (vedleggsfil med leveransetype satt til "ingenoppgaver"). 2.6 Filformat for innsending av vedleggsfil Dokumentet Filformat for boligselskap v2_0_1.pdf gir en teknisk spesifikasjon av filvedlegg som kan lastes opp via Altinn-skjema "RF-1301 Likningsoppgaver som vedlegg. 13

14 3 Testoppgaver prøveinnsendinger Testinnsending vil være mest aktuelt for oppgavegivere, innsendere og sluttbrukersystemer som ønsker å innrapportere ved bruk av fil-vedlegg. Nærmere detaljer om test-/prøveinnsendinger vil bli publisert på våre nettsider. 14

15 4 Vedlegg Dette dokumentet refererer til noen vedlegg. Vedleggene er publisert her: Skatteetaten/Likningsoppgaver/Boligselskap/Formater-boligselskap/ 4.1 Spesifikasjoner Filnavn boligselskap_v2_0.xsd Filformat for boligselskap v2_0_1pdf Beskrivelse XML skjemaspesifikasjon (XSD) som definerer struktur og format på filvedlegg for innsending. Teknisk spesifikasjon av XML-filformatet for filvedlegg. Vedleggene inneholder et versjonsnummer. Sjekk at du har den siste versjonen. 4.2 Eksempelfiler Formål Filnavn Beskrivelse Normal innsending Korreksjon av enkeltoppgaver Sletting av enkeltoppgaver Ingen oppgaver boligselskap_v2_eksempel_normal.x ml boligselskap_v2_eksempel_korriger. xml boligselskap_v2_eksempel_slett.xml boligselskap_v2_eksempel_ingen_op pgaver.xml XML-fil som viser et eksempel på normal innsending av nye oppgaver. XML-fil som viser et eksempel på innsending der oppgavegiver korrigerer verdien på tidligere innsendte oppgaver ved å rapportere inn på samme unike identifikator med korrigerte verdier. XML-fil som viser eksempel på innsending der oppgavegiver sletter tidligere innsendt oppgave. XML-fil som viser et eksempel på innsending der en oppgavegiver ikke har noen oppgaver å rapportere. Eksemplene inneholder et versjonsnummer. Sjekk at du har den siste versjonen. 15

16 5 Ordliste med sentrale begreper Her er noen sentrale begreper knyttet til innrapportering og oppgaver beskrevet: Begrep Altinn Altinn melding Altinn rolle Altinn skjema Altinn varsel Datasystem Fagsystem Feilliste Innsender Innsending Leveranse Leveransereferanse Oppgave Forklaring Altinn er en internettportal hvor man leverer elektroniske skjemaer til offentlige myndigheter. Altinn kan også formidle meldinger fra offentlige etater til en person. En etat kan sende meldinger til en person eller virksomhet via Altinn. Meldingen kan inneholde en enkel tekst, som eksempelvis en påminnelse om en frist, eller et forhåndsutfylt skjema som skal sendes inn. Rettigheter i Altinn tildeles på grunnlag av registrerte roller i Enhetsregisteret. Personer med en registrert rolle i en virksomhet (for eksempel styreleder eller daglig leder) vil automatisk få forhåndstildelt rettigheter til å fylle ut og sende inn skjema på vegne av virksomheten. Personer med nødvendig rolle i Enhetsregisteret kan delegere rettigheter til andre. Innsending via Altinn er basert på innsending av skjema. Et skjema kan være av typen der alle data må registreres manuelt eller et skjema der innrapporteringen legges ved som et filvedlegg. Når man mottar en melding i Altinn, kan man varsles om dette via epost og/eller en SMS. Se Sluttbrukersystem Se Sluttbrukersystem En liste over alle feil fra de maskinelle kontrollene som er utført på leveransen. Ligger i tilbakemeldingen som en CSVfil og som en del av XML-filen. Den som sender inn oppgaven. Ofte den samme som oppgavegiver, men kan også være en som leverer på oppgavegivers vegne, for eksempel forretningsfører eller en datasentral. En innsending består av en eller flere leveranser, som er levert samlet av en innsender. Leveransene i innsendingen kan være fra forskjellige oppgavegivere. En samling oppgaver levert samtidig fra en og samme oppgavegiver inngår i en leveranse. Eksempel: "Oppgaver over Boligselskap" Hver leveranse får en unik referanse i tilbakemelding fra Skatteetaten, i tillegg til at oppgavegiver kan oppgi sin egen referanse for leveransen. En samling av opplysninger som skal innrapporteres til 16

17 Oppgaveeier Oppgavegiver Oppgaveinnsender Sluttbrukersystem Tilbakemelding Unik identifikator for en oppgave Utfyller XML (Extensible Markup Language) XML Schema Definition (XSD) Skatteetaten. Den oppgaven gjelder. Normalt en person men kan også være en virksomhet. For boligselskap er det andelshaver som er oppgaveeier. Den som er pliktig til å levere oppgave etter likningsloven (har oppgaveplikt). boligselskap, herunder borettslag og boligaksjeselskap skal innrapportere opplysninger om boligselskap og er dermed oppgavegiver for ordningen boligselskap. Se Innsender IT-systemer som støtter bedriftens virksomhet. Slike systemer kalles ofte fagsystemer. I Altinn-dokumentasjonen benyttes imidlertid betegnelsen sluttbrukersystemer og datasystemer for slike systemer. En oppsummering av feil og kommentarer knyttet til leveransen. Kommer i form av følgende dokumenter: En pdf-fil med tekstlige beskrivelser En strukturert csv-fil med alle avvik En xml-fil som også inneholder ovennevnte En oppgave som innrapporteres må kunne skilles fra andre oppgaver. For en oppgave er det derfor definert en unik identifikator. Identifikatoren er en kombinasjon av felter i leveransen og oppgaven. Den fysiske personen som foretar selve innrapporteringen på vegne av en innsender/oppgavegiver. Utfyller er normalt en ansatt hos innsenderen. XML er et universelt og utvidbart markeringsspråk. XML er et verktøy for deling av strukturerte data mellom informasjonssystemer, særlig over internett. Filformatet XML organiserer data i en hierarkisk struktur. Formatet er et vanlig tekstformat, leselig for mennesker, der merker ( tagger ), gir informasjon om hva innholdet er. Et XML-format som benyttes til å definere struktur og lovlig innhold for et XML-dokument. XML Schema-dokumentet kan benyttes til å validere et gitt XML-dokument med hensyn til struktur og innholdsformater. 17