Rapport til Generalforsamlingen 2013 KONTROLLKOMITEENS RAPPORT TIL GENERALFORSAMLINGEN 2013 I tråd med vedtektenes 7-1 fremlegger kontrollkomiteen rapport til generalforsamlingen. s jobb er definert i vedtektenes 7-1 s oppgave er å kontrollere at organisasjonen fungerer etter vedtektenes bokstav og ånd, at generalforsamlingens vedtak blir satt ut i livet, at organisasjone følger god forretningsorden, og at valg foregår på en demokratisk og korrekt måte. skal framlegge en egen rapport på hver ordinære generalforsamling om sitt arbeid og hvordan organisasjonen har fungert foregående år. I tillegg gir 7-3 kontrollkomiteen rett til å foreta bindene tolkninger av organisasjonens vedtekter. KONTROLLKOMITEENS ARBEID SIDEN FORRIGE GENERALFORSAMLING har i tråd med organisasjonens sedvane hatt flat struktur siden forrige generalforsamling, men har hatt Andreas Lindrupsen som kontaktperson mellom komiteen og styret. Etter forrige ordinære generalforsamling har kontrollkomiteen avholdt 3 møter og behandlet 14 saker.. Av disse sakene er 6 tolkninger av vedtektene. hatt løpende kontakt pr. E-post. Samarbeidet i kontrollkomiteen har vært godt, I tidligere perioder har innkallinger til styremøter tidvis kommet sent, dette har gjort det vanskelig for kontrollkomiteen å delta. Nytt av året er at styret har faste møter, og at disse har vært avtalt god tid i forveien. har derfor vært tilstede på alle styremøter i perioden. har løpende fått tilgang til alle referater og protokoller fra organisasjonens styre, og fått innsyn i alle papirer komiteen har bedt om. Heller ikke i denne perioden har kontrollkomiteen mottatt referater fra ledergruppen for The Gathering. har fått innkalling til to møter i ledergruppen for The Gathering, det er uklart for kontrollkomiteen om dette er alle møtene som har vært i ledergruppen. har i perioden gjort flere tolkninger av organisasjonens vedtekter, disse er vedlagt denne rapporten. Organisasjonen i tiden etter forrige generalforsamling s oppfatning er at organisasjonen drives på en god måte, når det gjelder forretningsorden, demokratiske prosesser og økonomisk styring. Men det har vært noen saker kontrollkomiteen finner det nødvendig å ta opp i denne rapporten. 1. SAMARBEID INNAD I STYRET er av den oppfatning at samarbeidet i styret generelt er godt. Men for fjerde generalforsamlingsperiode på rad, har komiteen mottatt henvendelser om at styrelederen gjør arbeidsforholdene vanskelige. ønsker ikke å gå videre inn i disse diskusjonene, men konstaterer at disse problemene ikke har blitt løst, selv om de har vært tatt opp en rekke ganger. Denne situasjonen resulterte i at det ble fremmet en disiplinærsak i styret rettet mot styreleder. ser det ikke som relativt å diskutere innholdet eller utfallet av denne saken i denne beretningen, men vil påpeke at styret fulgte de føringene i vedtektene i deres behandling av saken. har ikke mottatt anke på sakens utfall. 2. SAKEN MED TRYM NÆVESTAD Det har i etterkant av The Gathering 2012 og frem til mai 2013 vært en konflikt mellom Trym Nævestad og KANDU, Denne saken har både hatt en økonomisk side og en konflikt hvor Nævestad har lagt frem ulike påstander om organisasjonen. Påstandene er blitt fremsatt både ovenfor flere av KANDUs samarbeidspartnere og Dagbladet. Side 1 av 2
Rapport til Generalforsamlingen 2013 Den økonomiske siden av konflikten er løst, og det er nå enighet om. Styret vedtok kort tid før generalforsamlingen 2012 å frata Nævestad muligheten til å bli medlem av organisasjonen. fant da at styret hadde opptrådt uryddig, men i tråd med vedtektene. Uryddigheten gikk på at Nævestad ikke fikk mulighet til å legge frem sin side før vedtaket ble gjort. I etterkant av generalforsamlingen 2012 har styret behandlet utestengelsen på nytt, og avholdt et møte med Nævestad om saken. Styret har kommet til at de opprettholder vedtaket om utestengelse. har ikke mottatt anke fra Nævestad angående sakens utfall. 3. INTERNETT LEVERANSE TIL THE GATHERING 2013 Internett leveransen til årets arrangement kom på plass uforsvarlig seint og kostnaden for leveransen overskred budsjettet med flere hundre prosent. For kontrollkomiteen er det uklart nøyaktig hva som er bakgrunnen for dette. finner det svært uheldig at et essensielt driftsmiddel for arrangementet ikke kommer på plass tidligere, og at budsjettoverskridelsene er så store. mener det bør vurderes å inngå flerårige avtaler om internettleveranse, på samme måte som for halleie og billettsystem. Totalvurdering mener organisasjonen totalt sett har fortsatt det gode arbeidet med å bli en viktigere aktør for norsk data interessert ungdom. Organisasjonens desidert største og viktigste arrangement The Gathering var i 2013 en stor suksess. Spesielt vil vi trekke frem at det å gå bort fra et stort fokus på esport ser ut til å ha vært en riktig vurdering og har gjort mer av arrangementets program tilgjengelig for en større del av deltakerne. Vi mener at Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom, fungerer etter vedtektenes bokstav og ånd, følger god forretningsorden, organisasjonens styre følger generalforsamlingens vedtak etter beste evne og har levert gode resultater. Oslo 24. mai 2013 Inge Carlén Svein Thomas I. Tvedt Andreas Lindrupsen Side 2 av 2
TOLKNING AV KANDUS VEDTEKTER 3-5 har på sitt møte 23. november tolket vedtektens 3-5, kontrollkomiteen er av den oppfatning, at denne var ment å vise til forslaget om ny 2-3 som på ordinær generalforsamling 2012 ikke ble vedtatt. tolker derfor vedtektenes ånd dit at 3-5 ikke har ingen effekt da vedtektenes 2-3 omhandler disiplinærtiltak. Kontrollkomteens tolkning er enstemmig. TOLKNINGEN ER OPPHEVET I SAK 04/13-A, 4. APRIL 2013
TOLKNING AV KANDUS VEDTEKTER 5-6 SOM OMHANDLER STYREVEDTAK PR. E-POST På møte 23. november, har kontrollkomiteen diskutert og tolket bokstav og ånd I vedtektene med spesielt fokus på 5-6. tolker vedtektene dit, at også kontrollkomiteen skal varsles pr. SMS eller telefon ved denne typen behandling. skal også tas med I selve voteringen. Denne tolkningen er gjort med hjemmel I vedtektenes 7-1. s tolkning er enstemmig.
TOLKNING AV KANDUS VEDTEKTER I FORHOLD TIL KONSTITUERING AV NESTLEDER, NÅR DENNE IKKE ER VALGT PÅ GENERALFORSAMLING I vårt møte 23. november 2012 har kontrollkomiteen diskutert vedtektene i forhold til konstituering av nestleder, da generalforsamlingen 2012 ikke valgte noen nestleder selv om denne var på valg. har vurdert vedtektenes bokstav og ånd, i forhold til paragrafene 5-1, 5-3 og 8-12. Etter en helhetlig diskusjon har kontrollkomiteen kommet til at vedtektenes 5-3 og 8-12 har presedens, til at styret har rett til å konstituere stillingen i 5-1 som ikke ble valgt på generalforsamlingen. Det tolkes også dithen at i tråd med 8-12 at stillinger som konstitueres av styret, skal holdes åpne for valg på første ordinære generalforsamling. Det følger av dette at på generalforsamlingen 2013 skal det velges nestleder for et år, dette for å følge 5-2 i vedtektene. s tolkning er enstemmig.
TOLKNING AV HVEM SOM HAR MØTE- OG TALERETT I ORGANISASJONENS STYRE Denne tolkningen er gjort i tråd med vedtektenes 7-3, og basert på de samme dokumentene som er nevnt i kontrollkomiteens sak 13/12. har på sitt møte 3. januar 2013 diskutert vedtektenes bokstav og ånd, i forhold til hvem som har møte- og talerett i organisasjonens styre i tråd med vedtektenes 5-8. har i denne samenhengen vurdert vedtektenes 5-7, 5-8 og 9-3. Etter kontrollkomiteens mening, viser spesielt siste setning i 5-8 i vedtektene at det er tatt høyde for andre organer i organisasjonen enn styret, kontrollkomiteen og valgkomiteen. Det følger også av 9-3 at ledergruppen for The Gathering er et organ i KANDU. tolker vedtektene dit at alle grupperinger valgt av enten generalforsamlingen eller styret, er å regne som et organ i organisasjonen. Vedtektenes 5-8 gir alle medlemmer av valgkomiteen og kontrollkomiteen møterett. For andre organer gjelder denne møte- og taleretten bare organets ledelse og bare i saker som omhandler organet. anser leder og nestleder til å være et organs ledese, dersom et organ ikke har slike possisjoner (flat struktur), kan organet selv velge intill to personer til å ha organets møte- og talerett. Dersom styret velger å lukke dørene i tråd med vedtektenes 5-9, er det bare styrets medlemmer og varamedlemmer som har møte- og talerett, med mindre styret med alminnelig flertall innvilger andre slike rettigheter. Kontrollkomteens tolkning er enstemmig.
TOLKNING AV VEDTEKTENES 2-3 Med hjemmel i vedtektenes 7-3 kan kontrollkomiteen foreta bindende tolkninger av organisasjonens vedtekter. har på sitt møte 4. april 2013 tolket vedtektenes 2-3 som omhandler disiplinærtiltak, spesifikt om styret kan bruke disiplinærtiltak mot et sittende styremedlem. s tolkning av vedtektene er at dette kan styret gjøre. Dersom et medlem blir fratatt tillitsverv, suspandert eller ekskludert og anker denne avgjørelsen, har avgjørelsen midlertidig virkning intill anken er ferdig behandlet. Ved en anke har både styret og den som anker avgjørelsen rett til både skriftlig og muntlig legge frem saken for kontrollkomiteen. tolker også vedtektene slik at det bare er vedtatte disiplinærtiltak som kan ankes, og at dette bare kan ankes av den vedtaket er rettet mot. Det er altså ikke mulig å anke et forslag om disiplinærtiltak som ikke blir vedtatt. s tolkning er enstemmig.
TOLKNING AV VEDTEKTENE OM STEMMERETT OG VALGBARHET PÅ GENERALFORSAMLINGEN har av styrets nestleder Andreas Johan Ulvestad blitt bedt om å tolke vedtektene i forhold til hvem som har stemmerett og kan velges til verv på generalforsamlingen. Ulvestad har også bedt om tolkning av vedtektene, for personer som etter 3-4 er fritatt for å betale kontingent, men som selv har sagt at de ønsker å betale kontingent, men enda ikke har betalt denne. I følge vedtektenes 7-3 kan kontrollkomiteen gjøre bindende tolkninger av vedtektene. Vedtektenes 2-2 sier tydelig at et medlem må ha vært medlem i ti dager for å ha stemmerett på generalforsamlingen, og at kontingenten er betalt. Vedtektenes 9-1 tilsier at man må ha stemmerett for å kunne velges. Kravet om kontingentbetaling gjelder ikke dersom vedkommende er fritatt for kontingent etter 3-3, 3-4 eller 3-5. Spørsmålet er da om kontingenten må være betalt ti dager før generalforsamlingen, eller om det holder at kontingenten er betalt før generalforsamlingen for at et medlem skal ha stemmerett og kunne være valgbar. Tolkning: tolker vedtektene slik at kontingenten må være betalt senest ti dager før generalforsamlingen for at vedkommende skal ha stemmerett og være valgbar. Med betalt regnes dette som når den er utført av medlemmet. finner videre at vedtektenes 3-4, om kontingentfritak for personer som har deltatt som frivillig på større KANDU-arrangement, må gjelde alle som har bedt om medlemskap innen en måned etter arrangementet. Disse må derfor være å regne som medlemmer med fulle rettigheter selv om de ikke har betalt inn valgfri kontingent. Tolkningen, er gjort pr. e-post i tidsrommet 24. 25. mai og er enstemmig