Universitetet i Oslo Universitetsdirektøren Til Fra Universitetsstyret Universitetsdirektøren Sakstype: V-sak Møtesaksnr.: V-sak 3 Møtenr.: 1/2012 Møtedato: 27. januar 2012 Notatdato: 16. januar 2012 Arkivsaksnr.: 2010/14196 Saksbehandler: Arne Laukholm SAKSTITTEL: IHR - Forslag til nye prioriterte områder for 2012 Henvisninger til lovverk, plandokumenter og tidligere behandlinger i styret Strategisk plan 2020 Tidligere styrebehandling: Styremøte 4/2010 (22.6) V- SAK 4 Styremøte 6/2010 (19.10) O- SAK Styremøte 7/2010 (23.11) V- SAK 4 Styremøte 1/2011 (13.1) V- SAK 6 Styremøte 3/2011 (12.4) O- SAK Styremøte 4/2011 (21.6) V- SAK 6 Styremøte 6/2011 (18.10) V-SAK 4 Hovedproblemstillinger i saken: I tråd med styrets vedtak av juni 2010 framlegges det nå et forslag til nye prioriterte områder for 2012. De prosjektene som ble igangsatt høsten 2011 går i henhold til plan, og det vil bli frigjort kapasitet til å arbeide med nye områder i løpet av våren. -
Universitetet i Oslo Notat Til: Universitetsstyret Dato: 13. januar 2012 Saksnr..:2010/14196 IHR: forslag til nye prioriterte områder for 2012 Høsten 2011 ble det satt i gang arbeid innenfor fem prioriterte områder. Ytterligere ett område, eksamen, ble prioritert på styrets møte 6. desember 2011. Arbeidet med disse er godt i gang, og enkelte områder vil avsluttes våren 2012. Informasjon og status fra disse områdene er gjort rede for i sak 1 i dette styremøtet. Utgangspunktet for prioriteringer av nye områder er resultatene fra IHR- samlingen for fag- og fakultetsdirektører 5.-6. mai 2011. Og fremdrift og erfaringer fra arbeidet med de prioriterte områdene høsten 2011. De områdene som blir foreslått for 2012 er: UiOs nettsted: www.uio.no Arkiv Ph. D utdanningen Arbeidet med administrative IT-systemer videreføres med særlig vekt på Strategisk tilnærming til de enkelte sentrale IT-systemene Problemstillingen IT lokalt-sentralt De øvrige områdene som ble påbegynt høsten 2011 videreføres, og universitetsdirektøren gis fullmakt til å starte ytterlige prosesser som det er naturlig å ta tak innenfor disse områdene. Bakgrunn for prioriteringene UiOs nettsted www.uio.no UiO har utfordringer knyttet til oppdatering og vedlikehold av nettsidene. Noe av bakgrunnen for dette er måten vi har organisert nettarbeidet på og måten vi bruker våre ressurser på innenfor området. UiO har en desentralisert organisering av nettarbeidet med rundt 100 nettredaktører og varaer. For flere av disse utgjør redaktørarbeidet ikke mer enn 20 %. UiO har mellom 1000-2000 ansatte som publiserer på UiOs nettsider i mindre stillingsbrøker. Dette er et høyt tall. Flere av publisistene har ikke tilstrekkelig kompetanse og nettarbeid er ikke en prioritert oppgave. Det er utfordrende å kurse et så høyt antall ansatte og å vedlikeholde kompetansen når dette er en liten og ofte ikke prioritet del av stillingen. Universitetsdirektøren Kontoradr.: Lucy Smiths hus, Problemveien 7, 9. et., 0313 Oslo Telefon: 22 85 63 01 Telefaks: 22 85 44 42 postmottak@admin.uio.no www.uio.no
2 Resultatet er et nettsted som gir for dårlig service til brukerne i form av ikke oppdaterte nettsider og innhold med for lav kvalitet. Spesielt alvorlig er det innenfor området studieinformasjon hvor weben er hovedkanal både for informasjon og studentrekruttering. Problemstillingene omfatter også øvrige sider, noe som er med på å påvirke UiOs omdømme som forsknings- og studiested. UiO har nettopp gjennomført Ny UiO-web et prosjekt med gjennomgang av innhold og ny felles layout for alle enheter på nett. Prosjektet har kostet rundt 200 millioner og må karakteriseres som vellykket. En prioritering av www.uio.no inn i IHR vil sikre oss varig verdi av Ny UiO-web. Det vil være aktuelt å gjennomgå: Organisering, koordinering og samarbeid Roller og ansvar (herunder redaktørrollen) Forankring Kompetanse Systemeierskap Arbeidet vil deles inn i faser, der første fase vil ta for seg organisering, koordinering og samarbeid og roller og ansvar. Enhet for internrevisjon vil evaluere publiseringsløsningen Vortex. Resultater fra evalueringen som påvirker organisering og styring av webarbeidet, må ses på. Spørsmål om et intranett vil først komme når de øvrige punktene er på plass. Mandat, faseinndeling og fremdriftsplan for arbeidet vil legges fram for Universitetsstyret i mars 2012.
3 Videreføring av arbeid med administrative IT-systemer: a) Strategisk tilnærming til de enkelte sentrale IT-systemene Det administrative systemlandskapet er nå for komplisert. Det er behov for å redusere antallet systemer og det er behov for å etablere bedre mekanismer for å utveksle informasjon mellom systemene. For å oppnå dette må alle systemanskaffelser ses opp mot et overordna veikart for utvikling av systemlandskapet, og det må finnes et tilsvarende veikart for hvert av de store administrative IT-systemene. Dette er en naturlig videreføring av arbeidet som pågår i plangruppen for administrativ IT. Det vil være aktuelt å gjennomgå: Organisering, koordinering og samarbeid Systemeierskap Roller og ansvar Kompetanse Tekniske løsninger b) Problemstillingen IT lokalt-sentralt Hensikten med arbeidet er å legge til rette for en mer effektiv, involvert og oppdatert IT-støtte for ansatte og studenter. Det vil være aktuelt å gjennomgå: Analyse av sterke og svake sider med grunnleggende IT-støtte, IT -støtte til forskning og undervisning Analyse av sterke og svake sider ved organiseringen av dagens IT- støtte: organisering, kompetanse, koordinering og samarbeid Arbeidet skal lede fram til forslag til forbedringer ved måten IT er organisert på, og det skal foreslås modeller for bedre samhandling mellom lokal og sentral IT. Arkiv UiO har i dag 17 delarkiv, og en rekke av disse er små og sårbare og arkivpersonalet har variert kompetanse. Dagens arkivløsning fungerer ikke tilfredsstillende. Det foregår arkivering i flere av fagsystemene der sikkerhetskravene er håndtert godt nok, men der den lovpålagte Norsk arkivstandarden (NOARK) ikke følges. Neste generasjon av denne standarden (NOARK 5) legger til rette for at arkivfunksjonen kan distribueres slik at ett eller flere av fagsystemene har sine egne arkiver som samtidig fyller standardens krav. Standarden åpner opp for at saksbehandling kan skje i fagsystemene og samtidig bli arkivert, bedre løsning for integrasjon mot fagsystemer og mulighet for å bygge inn
4 Noark 5 kjerne (arkiv) i et fagsystem. En forutsetning for å implementere Noark 5 i fagsystemene er at det er utarbeidet bevarings- og kassasjonsregler. Krav om slike regler er et pålegg fra Riksarkivet for Felles studentsystem (FS). En utvikling hvor NOARK 5 støttes direkte i fagsystemene vil åpne opp for nye muligheter. Erfaringene viser at det er tungt å drive saksbehandling utenfor fagsystemene, og trolig heller ikke verken ønskelig eller hensiktsmessig. Fagområdene (eks: økonomi, personal o.l.) har sterkt eierskap til fagsystemene men arkiv blir noe som man må, men ikke eier. Samtidig er det klart at fagområdene må eie saksbehandlingene innen sitt område, og at det så langt som bør saksbehandling med på følgende arkivdannelse skje i fagsystemene. Dette vil trolig gi både en mer effektiv arbeidsdag for saksbehandlerne, samtidig som det sikrer at relevante dokumenter o.l. blir arkivert. Ettersom utviklingen av ferdige løsninger som støtter NOARK 5 går langsomt, vil det trolig være hensiktsmessig å ta i bruk slike løsninger først mot slutten av 2013. Da må imidlertid en spesifikasjon av løsningen starte i annet halvår av 2012. Før en slik løsning kan tas i bruk vil det være bruk for å se på organisering og å få lagt en plan for en systemarkitektur som ivaretar kravene i arkivloven i en tidlig fase for alle systemer som omfattes. En slik oversikt gir et bedre grunnlag for å gjøre riktige valg når standarden skal implementeres på et senere tidspunkt. Arbeidet krever forståelse og kunnskap om de saksbehandlingsprosessene som fagavdelingene driver og hva slags dokumentasjon fagsystemene produserer. Det innebærer å kartlegge hvilke deler av prosessene som resulterer i at det dannes arkivdokumentasjon og hvilke funksjoner i fagsystemet som støtter disse prosessene og arkivdanningen. Det vil være aktuelt å gjennomgå: Organisering, koordinering og samarbeid Roller og ansvar Kartlegge systemer som danner arkivdokumentasjon Prioritere et fagsystem og lage bevarings- og kassasjonsregler Kompetanse Arbeidet vil deles inn i faser og vil måtte ses i sammenheng med Enhet for internrevisjonens gjennomgang av arkiv i 2012. Mandat, faseinndeling og fremdriftsplan for arbeidet vil legges fram for Universitetsstyret i mars 2012.
Universitetet i Oslo Notat Vedlegg 1 IHR-Bakgrunn for prioritering av områder 2012 Innledning: Forslaget til nye prioriteringer bygger på kartleggingsarbeidet som ble gjort i plangruppene våren 2011. De områdene som blir foreslått prioritert nå, inngår alle i den gruppen som fikk andreprioritet under vårens arbeid. De tiltakene som da fikk førsteprioritet er allerede påbegynt. Fra plangruppenes arbeid våren 2011 Tabellen under viser de mulige forbedringsområdene som kom fra plangruppene våren 2011. Listen ble da prioritert i tre grupper av direktørnettverket. Den første gruppen er tiltak som ble igangsatt høsten 2011. De følgende gruppene er angitt i fallende prioritet og var forutsatt påbegynt senere i prosjektet. Tabellen under viser listen over de foreslåtte forbedringsområdene. Prosjekt Prioritet 1 Ekstern finansiering og prosjektstyring Lokalt opptak av studenter Studentmobilitet Bilagslønn Prioritet 2 Systemansvar PhD-utdanning Administrasjon av undervisning Planlegge og gjennomføre eksamen UiOs nettsted Etablering og forvaltning av rammeavtaler Rekruttering - HR Prioritet 3 Ansvarsmatrise og roller og brukerkontakt Fokusområde Økonomi og forskning Studieområdet Studieområdet HR og lønn Forskning Studieområdet Studieområdet Formidling Økonomi HR og lønn HR, lønn og bygningsadministrasjon Universitetsdirektøren Kontoradr.: Lucy Smiths hus, 9. et., Problemveien 7, 0313 Oslo Telefon: 22 85 63 40 Telefaks: 22 85 44 42 postmottak@admin.uio.no www.uio.no
2 Listen under viser uprioriterte forbedringsområder: Prosjekt Forskerutdanning rekruttering og opptak Strategi og lederstøtte Medieinnsalg Språkbearbeidelse og redigering Internhandel og fakturering Regnskapsavslutning inklusive kontrollprogram Administrasjon av fast månedslønn Lederstøtte Vakt og sikring Vaktmesterservice Fokusområde Forskningsadministrasjon Forskningsadministrasjon Formidling Formidling Økonomi Økonomi HR og lønn HR og lønn Bygningsadmininstrasjon Bygningsadministrasjon
Universitetet i Oslo Notat Vedlegg 2 Til: Universitetsstyret Dato: 13.januar 2012 Saksnr.: 2010/14196 Fra drøftingsmøte med organisasjonen 12. januar 2012: IHR- forslag til nye prioriterte områder 2012 Fra organisasjonenes side ble det reist spørsmål ved om gjennomgang av arkivorganisering kan resultere i forslag om nedleggelse av enkelte delarkiv. Arbeidsgiver henviste til at en sentral problemstilling er at det foregår arkivering i flere av fagsystemene, i tillegg til i Ephorte. Arkivering i fagsystemene følger pr i dag ikke lovpålagt arkivstandard. Dette krever gjennomgang og utredning av nye løsninger, og kan også inkludere endring i strukturelle forhold. Om det blir aktuelt med nedleggelse av delarkiv kan imidlertid ikke avklares før utredning foreligger. Organisasjonene fremmet ingen innvendinger mot forslaget om nye prioriteringer. Protokoll som er godkjent av begge parter vil bli ettersendt styret så snart den foreligger. Universitetsdirektøren Kontoradr.: Lucy Smiths hus, Problemveien 7, 9. et., 0313 Oslo Telefon: 22 85 63 01 Telefaks: 22 85 44 42 postmottak@admin.uio.no www.uio.no