PERSONALHÅNDBOK NO FIRST HOTELS
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 VERDIGRUNNLAG I FIRST HOTELS... 4 1.1 Etiske retningslinjer... 5 2 PERSONALPOLITIKK... 6 2.1 Mangfold... 7 2.2 Mobbing og seksuell trakassering... 7 2.3 Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold... 7 2.4 Intern og ekstern customer service... 9 3 REKRUTTERING/OPPSIGELSE I FIRST HOTELS... 9 3.1 Rekrutteringspolicy... 9 3.2 Vandelsattester... 9 3.3 Nyansatte oppstartsrutiner... 9 3.4 Prøvetid... 9 3.5 Ansettelsesavtale... 10 3.6 Stillingsbeskrivelser... 10 3.7 Arbeidstillatelse... 10 3.8 Uoverensstemmelser i arbeidsforholdet... 11 3.9 Avskjed... 11 3.10 Gjensidig oppsigelse iht. arbeidsmiljølovens kapittel 15, 15-3.... 12 3.11 Attest... 13 3.12 Rutine ved avslutning av arbeidsforhold... 13 4 OPPLÆRING OG UTVIKLING AV ANSATTE... 14 4.1 Videreutvikling av ansatte... 14 4.2 Mål og utviklingssamtalen... 14 5 LØNNSPOLITIKK OG ARBEIDSREGLEMENT... 14 5.1 Riksavtale mellom NHO Reiseliv og Fellesforbundet... 14 5.2 Lønnsfastsettelse i First Hotels... 14 5.3 Lønnsregulativ... 15 5.3.1 Månedslønnede... 15 5.3.1.1 Deltids- /timeansatte... 15 5.3.1.2 Turnus ansatte... 15 5.3.1.3 Kost på hotellene... 15 5.3.1.4 Diverse tillegg... 15 5.3.2 Overtidsgodtgjørelse... 17 5.3.2.1 Grupper unntatt fra overtidsgodtgjørelse... 18 5.3.3 Normal lønnsregulering... 18 5.4 Arbeidstidsbestemmelser... 18 5.4.1 Ordinær arbeidstid lik 35,5 timer pr uke (154 timer pr måned)... 18 5.4.2 Ordinær arbeidstid lik 37,5 timer pr uke (162 timer pr måned)... 19 5.4.3 Inndeling av den ukentlige arbeidstiden... 19 5.4.4 Fridager... 19 5.4.5 Inndeling av arbeidstid og fridager - Vaktliste... 19 5.4.6 Overtidsarbeid... 20 5.5 Arbeidsreglement... 21 5.6 IT-policy/E-post/Internet... 24 23.01.2014 2
5.7 Lønnsrutiner... 26 5.7.1. Fordelbeskatning av ytelser... 27 5.8 Personalforsikringer (Yrkesskade- yrkessykdomsforsikring)... 28 5.9 Pensjon... 28 5.9.1 Obligatorisk Tjenestepensjon (OTP)... 29 5.9.2 Pensjonsalder førtidspensjonering (AFP)... 29 5.9.3 Sluttvederlagsordningen... 29 6 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET... 29 6.1 Arbeidsmiljøutvalg... 29 6.2 AKAN... 30 6.3 Tillitsvalgt... 30 6.4 Utstrakt arbeid ved dataskjerm synsoppfølging... 30 6.5 Miljøpolicy... 31 6.6 Sikkerhet, brann, evakuering... 31 7 PERMISJONER/FERIE/SYKEFRAVÆR... 32 7.1 Permisjonsbestemmelser... 32 7.1.1 Generelle varslingsfrister ved permisjon - søknad... 32 7.1.2 Velferdspermisjon med lønn... 33 7.2 Ferie... 34 7.3 Sykefravær... 34 8 ANSATTEGODER... 34 8.1 Personalpriser ved overnatting og restaurantbesøk på First Hotels... 34 8.2 Personalpriser ved overnatting på GHA hoteller... 36 9 REISER... 36 9.1 Reise policy... 36 9.2 Transport... 37 9.3 Losji... 37 9.4 Bespisning/Representasjon... 38 9.5 Reise oppgjør/bilgodtgjørelse... 38 9.6 Reiseforsikring... 38 10 DIVERSE... 38 10.1 Mobiltelefon - kriterier... 39 11 AVSLUTTNING... 39 23.01.2014 3
Velkommen til First Hotels Norge. Jeg håper du vil finne deg godt til rette i din avdeling og i vårt selskap. Vi ser frem til et spennende og konstruktivt samarbeid med deg. Du er en viktig del av First Hotels, og din arbeidsprestasjon vil bli reflektert i First Hotels suksess. I hotellbransjen er fornøyde gjester nøkkelen til suksess. Når våre gjester får respekt og god service, så besøker de oss igjen. Derfor er våres fremtid avhengig av den service du yter til hver enkelt gjest. Selv om vårt daglige arbeid er forskjellig, så arbeider vi på en felles arbeidsplass, hvor vi sammen gjør en forskjell for hver enkelt gjest. Hensikten med denne personalhåndbok er å informere deg om de generelle reglene i forbindelse med ansettelse i selskapet og gi svar på en del praktiske spørsmål. Vi anbefaler deg til å lese gjennom personalhåndbok, slik at du vet hvilke rettigheter og plikter du har. Derpå kan personalhåndboken brukes som oppslagsverk. Med vennlig hilsen Stephen Meinich-Bache Administrerende direktør 1 VERDIGRUNNLAG I FIRST HOTELS Alle medarbeidere i First Hotels er ansvarlige til å følge et sett av kjerneverdier og etiske retningslinjer i sitt arbeid. VISJON To create a family of brands, and to be the influential force within the Scandinavian hospitality landscape, through continuous improvements, attitudes, behaviors and management practices KJERNEVERDIER Glede, omtanke og innovasjon MÅL "To create positive and memorable guest experiences" 23.01.2014 4
1.1 Etiske retningslinjer First Hotels representerer en virksomhet som krever tillit fra våre kunder, ansatte, leverandører og andre samarbeidspartnere. For å gjøre oss fortjent til denne tilliten er det nødvendig at alle ansatte på alle nivåer kjenner til og følger de etiske retningslinjene som er utformet for First Hotels. Dette gjelder atferden og handlingsmåten for enhver ansatt, i forretningsdrift og samhandling med kunder, samarbeidspartnere og medarbeidere. Det forventes at alle ansatte er aktsomme og redelige i atferd og handlinger, slik at vi ivaretar og styrker både tilliten og omdømmet til First Hotels som konsern. Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å sikre at egen og underordnedes atferd er i samsvar med våre etiske retningslinjer. Retningslinjene er et minimumskrav. Alle ansatte må følge eksterne lover og forskrifter, bransjeetiske regler og interne regler som gjelder for First Hotels. Våre etiske retningslinjer skal si noe om hva som er rett og galt om vår framferd og holdninger. De etiske retningslinjene er viktige for å skape lojalitet, tillit og ansvarlig oppførsel i konsernet. De skal være behjelpelige til å beskytte vårt omdømme og hindre beskyldninger om uetisk opptreden. PERSONLIG OPPTREDEN Alle ansatte skal opptre med integritet og respekt mot kolleger, forretningsforbindelser og kunder Vi aksepterer ingen form for trakassering eller diskriminering. INTRESSEKONFLIKTER Lojalitet i First Hotels betyr at ansatte behandler konfidensiell informasjon etter intensjonen og med høy integritet. At man utviser forsiktighet med konsern og selskapsrelatert informasjon og gjenstander i alle former for media, samt internettsamfunn og lignende Det betyr og at man ikke oppretter forretninger som er i direkte konkurranse med First Hotels BESTIKKELSER OG KORRUPSJON Ansatte skal aldri tilby, love, etterspørre eller godta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessig begunstigelse. Invitasjoner, reiser og deltakelse på arrangementer med leverandører eller forretnings forbindelser skal registreres og godkjennes av ansvarlig konserndirektør. Det er en selvfølge at slike arrangementer har et faglig innhold. Det er i strid med etiske retningslinjer å inngå personlige rabattordninger og tjenester med betingelser som er bedre enn for alle ansatte. KONKURRANSE First Hotels er tilhenger av åpen og rettferdig konkurranse 23.01.2014 5
Brudd på konkurranse reglene er uforenlig med First Hotels sitt verdigrunnlag Integritet og objektivitet vil si at det ligger et spesielt ansvar på ansatte som deltar i innkjøp og forhandlinger Det skal aldri sås noen tvil om First Hotels sin pålitelighet eller habilitet PROSTITUSJON Samarbeid mellom First Hotels ansatte og leverandører av seksuelle tjenester, er ulovlig, og vil resultere i umiddelbar oppsigelse. Henvisning av gjester til byråer, utlevering av telefonnumre eller lignende, er også ansett for å være ulovlig og vil bli behandlet på samme måte. Forhold av denne art vil bli rapportert til politiet. First Hotels tar avstand fra, og vil dermed heller ikke bidra til prostitusjon. 2 PERSONALPOLITIKK First Hotel sin personalpolitikk skal være livsfasebasert, inkluderende og stimulere til likestilling. Livsfasebasert personalpolitikk First Hotels livsfasebaserte personalpolitikk legger til rette for fleksible løsninger i våre medarbeideres ulike livsfaser. First Hotels forsøker å stimulere til en mer fleksibel og lengre yrkeskarriere ved å kunne konvertere bonusopptjening i ordninger som bland annet økt fritid eller økt grunnlønnsvekst. Målsetningen med personalpolitikken er å være fleksibel, inkluderende og attraktiv for flest mulig i vår First Familie. Likestilling I løpet av 2008 ble alle stillinger i First Hotels evaluert og gradert. Stillingsgraderingene har dannet rammen for grunnlønn for alle konsernets stillinger. Årlig lønns evaluering foregår sentralt av HR og det er stillingers relative tyngde, målbare resultater for stillingen og konsernets samlede resultater som avgjør lønnsutviklingen for den enkelte medarbeider. Denne strukturen bidrar til å sikre at organisasjonen har en rettferdig og konkurranse dyktig lønnspolitikk med mest mulig objektive tildelingskriterier. Lønns evaluering er uavhengig av den ansattes rase, seksuelle orientering og kjønn. Ved utgangen av 2008 ble faglærte kvinner og menn betalt det samme på First Hotels basert på ansiennitet og priser i enkelte land. Det samme gjelder for ufaglærte arbeidere, som er betalt i henhold til lønns takster. 23.01.2014 6
2.1 Mangfold First har som målsetning å i størst mulig grad opprettholde et mangfold blant sine ansatte for derved å minimere risikoen for diskriminering - alternativt mobbing, på grunn av eksempelvis kjønn, seksuell legning, alder, etnisk bakgrunn, og/eller religiøs tilknytning. 2.2 Mobbing og seksuell trakassering First Hotels ønsker å fremme et arbeidsmiljø basert på tillit, samarbeid og gode arbeidsprestasjoner. Seksuell trakassering og mobbing av noe salg er uakseptabelt i First Hotels. Dersom noen føler seg trakassert oppfordrer ledelsen til at personen skal ta kontakt med sin nærmeste leder. Dersom en ansatt praktiserer mobbing eller seksuell trakassering av en kollega, kan det få konsekvenser for den ansattes arbeidsforhold. Definisjon av mobbing: Det er mobbing når en eller flere personer regelmessig og over lengre tid utsetter en annen person for handlinger som denne opplever som ubehagelige eller nedverdigende. Godsinnet spøk mellom kollegaer eller isolerte konflikter mellom likeverdige parter er ikke mobbing. Handlinger vil bli mobbing først når personen det er rettet mot, er maktesløs til å forsvare seg mot dem. Definisjon av seksuell trakassering: Det er seksuell trakassering når en eller flere personer regelmessig og over lang tid eller gjentatte ganger på grovt vis utsetter en eller flere personer for uønskede handlinger av seksuell karakter, som vedkommende oppfatter som støtende. 2.3 Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold Formålet ved varsling av kritikkverdige forhold er å sørge for en åpen ytringskultur som er viktig for det generelle arbeidsmiljøet og den enkeltes trivsel. Forhold av ulovlig eller uetisk karakter kan være til skade for arbeidsmiljøet, den enkelte og virksomheten. Når kan det varsles Når ansatte har grunn til å tro at det foreligger ulovlige forhold knyttet til virksomheten bør dette varsles om. Det samme gjelder dersom den ansatte oppdager brudd på virksomhetens etiske retningslinjer eller alminnelige etiske standarder. Alle ansatte i konsernet har en viktig oppgave om å varsle ved behov om slike forhold, og skal gjøre det internt til rett kontaktperson og etter gitte retningslinjer. 23.01.2014 7
Hvordan varsle Varsling kan bare i helt spesielle tilfeller skje på annen måte og/eller til andre personer/organer enn det som fremgår av disse retningslinjene. Varsling til personer utenfor virksomheten (eksempelvis media) vil utgjøre brudd på den enkeltes plikter etter arbeidsavtalen, hvis retningslinjene for intern varsling ikke er fulgt. Forbud mot gjengjeldelse som følge av varsling Alle ansatte har en lovfestet rett til å varsle. Arbeidstaker skal også beskyttes mot gjengjeldelse som følge av slik varsling. En grunnregel er imidlertid at arbeidstakers varsling skal skje på forsvarlig måte. Forsvarlig måte foregår ved at den ansatte tar opp forholdet med sin nærmeste leder. Dersom dette ikke er mulig eller at leder ikke gir tilbakemelding innen 3 dager skal varsler varsle kontaktpersonen for varsling i konsernet. Dersom det kritikkverdige forholdet har en tilknytning til nærmeste leder som gjør varslingen til denne uhensiktsmessig, skal varsling skje direkte til First Hotels sin kontaktperson for varsling. Når kontaktpersonen mottar varsling vil varsler bli kontaktet for å avtale videre saksbehandling. Taushetsplikt Både den som gir varsel, den person som mottar varsel, kontaktperson for varsling og andre som får kjennskap til de opplysninger som er gjenstand for varsling, plikter i alle sammenhenger å overholde taushetsplikten i forhold til saken. Hva skal varslingen inneholde Varslingen skal inneholde informasjon vedrørende: Hva saken dreier seg om Når saken fant sted Vitner i saken Implikasjoner hendelsen hadde Eventuelle andre opplysninger som er relevant for saken Varsler kan om ønskelig være anonym slik at kun mottaker av varsling er kjent med varslers identitet. Kontaktperson for varsling er bundet av taushetsplikt. Kontaktinformasjon til kontaktpersonen for varsling er John Killengreen. Mail: john.killengreen@flyingelephant.no Post: John Killengreen Flying Elephant AS Dronningensgate13 NO - 0152 Oslo NORGE 23.01.2014 8
2.4 Intern og ekstern customer service For å forsikre oss om at våre eksterne gjester blir positivt mottatt og føler seg godt ivaretatt, er det viktig at vi også internt i First Hotels hjelper og støtter hverandre. Se alltid på din kollega som en intern gjest som alltid fortjener rask og effektiv service. 3 REKRUTTERING/OPPSIGELSE I FIRST HOTELS 3.1 Rekrutteringspolicy First skal alltid rekruttere den personen som er best kvalifisert og personlig egnet til enhver stilling. Rekruttering skal skje på bakgrunn av kompetanse, relevant erfaring og personlige egenskaper. Ansatte i First skal ha en høy grad av engasjement og egenskaper som samsvarer med Firsts Verdigrunnlag. First innbyr til intern mobilitet. Dette betyr at i arbeidet med å finne riktig kandidat, skal First alltid først undersøke om etterspurt kompetanse forefinnes internt i konsernet, før man rekrutterer eksternt. Intern rekruttering gir selskapet medarbeidere som allerede er kjent med kultur og arbeidsmåter, samtidig som det gir ansatte mulighet for videreutvikling og avansement. 3.2 Vandelsattester Det er en betingelse for ansettelse og fortsatt ansettelse i First Hotels, at den ansatte til enhver tid kan forevise en vandelsattest uten straffbare forhold av betydning for First Hotels og det arbeid den ansatte skal utføre eller er ansatt til at utføre. Hvis den ansatte begår en forbrytelse i løpet av arbeidsforholdet, kan First Hotels, avhengig av forbrytelsens natur ta arbeidsforholdet opp til vurdering, og dersom arbeidstakeren blir dømt for straffbar handling i løpet av arbeidsforholdet kan dette føre til oppsigelse. 3.3 Nyansatte oppstartsrutiner Nye medarbeidere (heltid, deltid og ekstrahjelp) i First Hotels skal umiddelbart etter tiltredelse, gjennomgå ett introduksjonsprogram ved sin enhet. Dette program skal gi informasjon om den aktuelle arbeidsplassen spesifikt og om First Hotels generelt. Brann- og andre sikkerhetsrutiner skal gjennomgås. 3.4 Prøvetid Formålet med å avtale prøvetid er at arbeidsgiver og arbeidstaker skal kunne avklare om forutsetningene som lå til grunn for ansettelsen er tilstede i praksis. Fra arbeidsgivers ståsted, skal prøvetiden benyttes til å undersøke om arbeidstakeren har 23.01.2014 9
den kompetansen og de forutsetningene som skal til for å mestre arbeidet. For at arbeidsgiver skal kunne danne seg et bilde av dette, er det viktig at arbeidstakeren følges godt opp bl.a. gjennom de etablerte introduksjonsprogrammer som First har for sine nyansatte. Prøvetidens varighet og oppsigelsesfrister i denne, er spesifisert i den enkeltes ansettelsesavtale. Som hovedregel gjelder det en gjensidig oppsigelsestid på 14 dager i prøvetiden som til vanlig har en løpetid på 6 måneder. 3.5 Ansettelsesavtale I alle arbeidsforhold er det et krav om en skriftlig ansettelsesavtale som skal underskrives av både arbeidstaker og arbeidsgiver. Dette kravet gjelder også ved arbeidsforhold av kort varighet. For arbeidstakere med flere helt kortvarige ansettelsesforhold (ekstrahjelp), kan det være tilstrekkelig å fylle ut arbeidsavtale en gang og bemerke under punktet om arbeidets varighet at denne skal gjelde ved hver enkelt ny avtale om arbeid. Avtalen skall inngås så tidlig som mulig og senest 14 dager etter tiltredelse. Ansettelsesavtalene i First genereres av og følges opp via selskapets personalsystem, XLPA. Arbeidsforhold til medarbeidere i ledende stillinger er regulert gjennom ansettelsesavtaler for ledere som fås ved henvendelse til HR avdelingen sentralt. 3.6 Stillingsbeskrivelser For å sikre at alle medarbeidere vet hva som forventes av dem samt for å underlette oppgaven med å evaluere den enkeltes innsats, er det utarbeidet standardiserte stillingsbeskrivelser for alle posisjoner i First. Det er av avgjørende betydning at den ansatte og den ansattes overordnede er enige om tittel, arbeidsoppgaver, forventet innsatsnivå etc. for å eliminere usikkerhet og misforståelser. Samtlige hotell direktører (GM), har tilgang til disse og har ansvaret for at alle medarbeidere til enhver tid har mottatt oppdaterte stillingsbeskrivelser for sin posisjon. En stillingsbeskrivelse er en avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver og skal således signeres av begge parter. 3.7 Arbeidstillatelse Utenlandske statsborgere plikter å fremlegge pass og godkjent arbeids- og oppholdstillatelse i original til nærmeste leder, før ansettelsesforholdet påbegynnes. I tillegg skal den ansatte vare oppmerksom på utløpstiden i arbeids- og oppholdstillatelse og varsle arbeidsgiver ved utløp av denne. Attesterte kopier av dokumentene vil bli oppbevart i personalarkivet. 23.01.2014 10
3.8 Uoverensstemmelser i arbeidsforholdet Oppstår det uoverensstemmelser i arbeidsforholdet, skal partene komme sammen og prøve å løse dette ved samtaler. Forhold som arbeidstaker er misfornøyd med, skal tas opp med nærmeste leder. Dersom dette ikke fører frem, kan saken videreføres til enhetens tillitsvalgt, GM eller HR sentralt. Resulterer uoverensstemmelsen i at arbeidstakeren ønsker å slutte i bedriften, er det viktig å være klar over at oppsigelse skal skje skriftlig. Oppsigelsen leveres nærmeste leder personlig, eller sendes personalansvarlig leder rekommandert. Hvis det fra arbeidsgivers side oppleves at en medarbeider ikke innfrir de krav og forventninger som man sammen ble enige om ved ansettelsen, vil dette normalt bli påtalt og fulgt opp av en skriftlig advarsel hvor uoverensstemmelsene og eventuelle konsekvenser presiseres. Dersom dette ikke fører til at forholdene bedrer seg, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det, før bedriften eventuelt fatter beslutning om oppsigelse. Beslutning om oppsigelse skal på grunnlag av dokumentasjon uten unntak godkjennes av konsernets HR funksjon. Oppsigelse skal leveres arbeidstakeren personlig eller sendes i rekommandert brev til dennes oppgitte adresse. Oppsigelse fra bedriftens side skal inneholde opplysninger om arbeidstakerens rett til å kreve forhandling og reise søksmål og om de frister som gjelder for dette (jfr. Arbeidsmiljølovens kapittel 15-4). Den oppsagte kan kreve å få oppgitt skriftlig grunn til oppsigelsen. 3.9 Avskjed Arbeidsgiver kan avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen, så som hvis man: Uten rimelig grunn nekter eller med forsett unnlater å rette seg etter ordre fra overordnede om det som gjelder arbeidet eller ordenen på arbeidsstedet. Gjentatte gangere og tross mottatt skriftlig advarsel unnlater å møte frem til arbeidet i rett tid Møter beruset frem til arbeidet eller nyter rusmidler på arbeidsstedet Gjentatte ganger forstyrrer ordenen på arbeidsstedet Foregår seg grovt eller gjentatte ganger på en måte som kan føre med seg fare for folks liv og lemmer eller helbred eller større ødelegging av eller skade på gods Unnlater å følge skjenkebestemmelsene fastsatt av bedriften og gjeldende lovgivning Tyveri av bedriftens eiendeler. Tyveri vil alltid i tillegg bli politianmeldt. 23.01.2014 11
Før bedriften eventuelt fatter beslutning om avskjedigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Avskjedigelse skal leveres arbeidstakeren personlig eller sendes i rekommandert brev til dennes oppgitte adresse. Melding om avskjed skal inneholde opplysninger om arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål etter bestemmelsene i arbeidsmiljølovens 17-3, og om de frister som gjelder for å kreve forhandling og reise søksmål. Grunnen til avskjeden skal gis skriftlig når arbeidstakeren forlanger det. Arbeidstaker som blir avskjediget har rett til attest, men arbeidsgiver kan uten angivelse av grunnen påføre at arbeidstakeren er avskjediget. Avskjedigelse reguleres i Arbeidsmiljølovens kapittel 15, 15-14. 3.10 Gjensidig oppsigelse iht. arbeidsmiljølovens kapittel 15, 15-3. Som hovedregel gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 1 måned dersom ikke annet er avtalt. Oppsigelsestiden begynner å løpe den 1. i måneden etter at oppsigelse er levert. Unntak 1. For arbeidstaker som har vært ansatt i minst fem år sammenhengende i samme virksomhet når oppsigelsen gis, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på minst to måneder. 2. Har arbeidstakeren vært ansatt i minst 10 år sammenhengende i samme virksomhet, er den gjensidige oppsigelsesfristen minst 3 måneder. 3. Blir arbeidstakeren sagt opp etter minst 10 års sammenhengende ansettelse i samme virksomhet, skal oppsigelsesfristen være minst 4 måneder dersom den finnet sted etter fylte 50 år, minst 5 måneder etter fylte 55 år og minst 6 måneder etter fylte 60 år. Arbeidstakeren kan si opp arbeidsavtalen med en oppsigelsesfrist på minst 3 måneder. 4. Ved arbeidsavtaler der arbeidstaker skriftlig er ansatt på en bestemt prøvetid, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager, med mindre noe annet er skriftlig avtalt. Partene kan ikke ved annen avtale fravike oppsigelsesfristene iht. 1), 2) og 3) før oppsigelse har funnet sted, eller bestemme at oppsigelsesfristen ved oppsigelse fra arbeidstakerens side skal være lenger enn ved oppsigelse fra arbeidsgiverens side. 23.01.2014 12
3.11 Attest Dersom man fratrer First etter lovlig oppsigelse (fra en av partene), har man krav på skriftlig attest fra arbeidsgiver. Attesten skal minimum inneholde opplysninger om arbeidstakers navn, fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og om arbeidsforholdets varighet. Arbeidstaker har rett til å kreve en mer utførlig attest dersom dette er ønskelig. 3.12 Rutine ved avslutning av arbeidsforhold Når en medarbeider fratrer sin stilling i First skal følgende rutine følges. Siste arbeidsdag skal arbeidstakeren innlevere utlevert utstyr til sin avdelingssjef, som også skal kvittere for mottak. Dette gjelder for eksempel: - PC/Bærbar PC hvis man er utstyrt med dette - Mobiltelefon hvis man er utstyrt med dette - Nøkler / nøkkelkort / passerkort - Arbeidstøy /uniform - Navneskilt/tag - Arbeidsmateriale og dokumenter som tilhører selskapet Siste arbeidsdag, vil den ansattes tilgang til e-post og intranettet også stoppes. Videre skal den ansatte rydde opp sin arbeidsplass for personlige eiendeler samt signere en konfidensialitetsavtale om informasjon og kunnskap den ansatte har ervervet om First Hotels som en del av arbeidsforholdet. sig om First Hotels, som en del af arbejdsforholdet. Selskapets forsikringsordninger løper til og med siste arbeidsdag (skadeforsikringer samt OTP pensjonsforsikringen). Dersom man har vært medlem av OTP ordningen i minst 12 måneder ved fratredelse, vil man ha krav på en fripolise. Dette betyr at verdien av de innbetalinger som First har foretatt tilfaller den ansatte. Dette er midler man vil få tilgang til ved oppnådd pensjonsalder iht. Storebrands rutiner. Arbeidstakeren vil etter utmelding fra ordningen, få et orienteringsbrev fra Storebrand, som forteller om hvilke rettigheter og muligheter man har. Arbeidstakeren skal ved første lønnskjøring etter fratredelsesdato ha fullt oppgjør for opptjent lønn. Dette betyr at innestående arbeidede timer, opptjente feriepenger samt oppgjør for trukne ikke uttatte feriedager skal utbetales. Fra dette skal det trekkes for lønnsforskudd og andre mellomværende arbeidstaker og arbeidsgiver måtte ha. 23.01.2014 13
4 OPPLÆRING OG UTVIKLING AV ANSATTE Dette er et punkt som står høyt på dagsorden for First Hotels og som er avgjørende i forhold til å nå ambisjonene om kvalitet og servicegrad som er vedtatt som en del av selskapets strategi. 4.1 Videreutvikling av ansatte First Talent er et program for å fylle på kunnskap. Programmet er etablert for å sikre at First Hotels kontinuerlig tilbyr sine ansatte en mulighet til å tilegne sig den kunnskapen som er nødvendig for å være mest produktiv å motivert. Programmets form og innhold evalueres og tilpasses de behov som til enhver tid foreligger basert på feedback fra gjester, ansatte, ledere og andre. Den ansattes leder kan informere mer om hvilke alternativer som er tilgjengelige. 4.2 Mål og utviklingssamtalen Som et ledd i videreutviklingen av forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, avholdes det årlig en mål- og utviklingssamtale. Personalansvarlig leder er ansvarlig for gjennomføringen i sin enhet. Samtalen skal være en arena hvor begge parter tar og gir informasjon, ros og ris. Videre er hensikten å tydeliggjøre forventninger, evaluere innsats og resultater. Utfallet skal alltid være en skriftlig avtale mellom arbeidstaker og leder om felles mål og utviklingstiltak for den neste perioden. Mål og utviklingstiltak gjort i denne malen vil danne grunnlag for påfølgende års vurdering. Det påpekes at mål og utviklingssamtalen ikke skal være et forum for lønnssamtaler. 5 LØNNSPOLITIKK OG ARBEIDSREGLEMENT 5.1 Riksavtale mellom NHO Reiseliv og Fellesforbundet For ytterligere informasjon om overenskomsten og tariffer spør din leder. 5.2 Lønnsfastsettelse i First Hotels For ansettelse i stillinger som er omfattet av tariff i overenskomst med Fellesforbundet, foretas innplassering i respektive lønnstrinn. For øvrige stillinger, fastsettes lønnsrammen for den enkelte stillingen sentralt. Fullmakt til å ansette samt regulere lønn innenfor de til enhver tids gjeldende rammene er fastsatt til nivå 3 (direktør) eller høyere i organisasjonen. Ingen ansatte har fullmakt til å forhandle utenfor de til enhver tids fastsatte rammer. 23.01.2014 14
5.3 Lønnsregulativ 5.3.1 Månedslønnede Fastlønte arbeidstakere som er omfattet av lønnsrammesystemet, skal ha den for vedkommende fag tariffmessig fastsatte lønn pluss eventuelle personlige tillegg avhengig av ansiennitet, dyktighet, praksis og utdanning. Fra dette trekkes kost etter vedtatte satser dersom arbeidstakeren mottar kost gjennom First Hotels. Øvrige fast ansatte avlønnes etter individuelle avtaler. 5.3.1.1 Deltids- /timeansatte Deltids- og timeansatte som er omfattet av lønnsrammesystemet, betales med timelønn utregnet etter tariffens månedlige lønnstrinn avregnet basert på timelønn for gjeldende turnus. Fra dette trekkes kost etter vedtatte satser dersom arbeidstakeren mottar kost gjennom First Hotels. I tillegg kommer eventuelt natt- og andre tillegg. Øvrige deltids- /timeansatte avlønnes etter individuelle avtaler. 5.3.1.2 Turnus ansatte Turnus ansatte får lønn på samme måte som personell under pkt. 5.3.2 ovenfor, basert på 154 timer pr måned. I tillegg kommer eventuelt natt- og andre tillegg. Arbeidstakere som har fast turnus betraktes som fast ansatte i hel- eller deltidsstilling, selv om man lønnes etter faktisk arbeidede timer. 5.3.1.3 Kost på hotellene Alle ansatte som inntar arbeidsgiverfinansierte måltider på sin arbeidsplass, skal trekkes i lønn for dette iht. avtalte satser. Ett måltid kan være enten frokost, lunsj, middag, eller aftensmat. Fast lønnede arbeidstakere trekkes iht. tariffavtalens bestemmelser. Ansatte som velger å ikke bruke tilbudet om arbeidsgiverfinansierte måltider på sin arbeidsplass eller som har en arbeidsplass hvor det ikke serveres mat, må selv medbringe det som skal spises. Disse skal følgelig ikke trekkes i lønn. 5.3.1.4 Diverse tillegg Ansatte omfattet av tariffavtalen, har krav på følgende tillegg utover tariffert minstelønn: a) Personlige tillegg Personlige tillegg skal gis, avhengig av dyktighet, praksis og utdanning. Overenskomsten garanterer minimumstillegg fastsatt i tariffavtalen etter 10, 15 og 20 års ansettelse i samme bedrift. b) Arbeid på helligdagsaftener, høytids- og helligdager Arbeidstakere skal i tillegg til sin personlige tarifferte månedslønn ha månedslønnen (bruttolønnen) dividert med 154 ev. 162 timer (basert på 100 % stilling), - multiplisert med antall timer det arbeides på slike dager. 23.01.2014 15
Dette gjelder følgende dager: 1. nyttårsdag, skjærtorsdag, langfredag, 1. og 2. påskedag, 1. og 17. mai, Kr himmelfartsdag, 1. og 2. pinsedag, 1. og 2. juledag samt nyttårsaften, påskeaften, pinseaften og julaften etter kl.15.00. Tillegget når dagen faller på arbeidstakers ordinære vakt Arbeidstakeren har krav på dette tillegget (100%) når vakten er påbegynt på en slik dag og frem til vakten slutter, uavhengig av om den avsluttes etter kl. 24.00. På samme måte betales ikke tillegget for arbeid som påbegynnes før slik dag og avsluttes etter at hellig-/høytidsdagen er inntrådt. Tillegget når dagen faller på arbeidstakers fridag Dersom slik dag iht. ovenstående faller på en fridag, har arbeidstakeren krav på ytterligere 100 % tillegg på individuell timelønn, foruten omtalte tillegg på 100 %. Dvs.; Pkt. 1. Individuell timelønn + Høytids-/helligdagstilleg = 100 % av pkt. 1 + Overtidsgodtgjørelse = 100 % av pkt. 1 Rett til tillegg iht. ovenstående, betinger at arbeidstakeren har arbeidet på denne dagen. Dette betyr at avspasering eller sykefravær på en slik dag, gir ikke rett til tillegg utover normal lønn. c) Arbeid på lørdager og søndager som ikke er helligdags aftener eller høytids-/helligdag. For arbeid på lørdager i tidsrommet 14.00-24.00 og på søndager i tidsrommet 06.00-24.00, utbetales et tillegg på kroner 19,40 per arbeidede time. d) Tillegg for kveldsarbeid For arbeid på mandag-fredag i tidsrommet 21.00-24.00, utbetales et tillegg på kroner 10,21 per arbeidede time. e) Tillegg for nattarbeid For nattevakter, sikkerhetspersonell og lignende, skal det for arbeid i tidsrommet 24.00-06.00 utbetales et tillegg på kroner 20,42 per arbeidede time. For øvrige arbeidstakere utgjør tillegget kroner 35,42 per arbeidede time. Unntak Tilleggene iht. pkt. c, d og e utbetales ikke dersom nevnte dager faller på helligdagsaftener eller høytids-/helligdag. Utbetaling av tilleggene ved overtidsarbeid Tilleggene iht. pkt. c, d og e utbetales også ved overtidsarbeid i de aktuelle tidsrommene, men det beregnes ikke overtidsprosenter av tillegget. 23.01.2014 16
5.3.2 Overtidsgodtgjørelse For ansattes som iht. arbeidskontrakt har rett til overtidsbetaling, gjelder regelverk som beskrevet i dette avsnitt. Overtid må være pålagt for at den skal gi rett til overtidsbetaling. Overtid regnes bare for hele og halve timer, således at påbegynt halv time regnes som halv time og over halv time regnes som hel time. Ved overtidsarbeid har arbeidstakeren rett til et måltid på arbeidsplassen eller kostpenger uten trekk i lønn. Dette er en ikke skattepliktig ytelse for arbeidstakeren. Når arbeidstaker arbeider mer enn to timer etter at den alminnelige arbeidstid er avviklet, skal arbeidstaker gis en pause på minst en halv time. Pausen regnes som en del av arbeidstiden. Pausen godtgjøres som overtidsarbeid, men regnes ikke med i det antall timer det er tillatt å arbeide overtid i løpet av et år. Når forholdene gjør det nødvendig, kan pausen kortes ned eller forskyves. Arbeidstakere under 18 år må ikke arbeide overtid. - For overtidstimer betales den individuelle timelønn tillagt 50 %. For overtidsarbeid mellom kl. 21.00 og 06.00, betales et tillegg på 100 %. - For arbeid på ordinære fridager betales det et overtidstillegg på 100 %. Tillegg for overtid beregnes ut fra en timelønn som er basert på arbeidstakerens brutto månedslønn (regnet som 100 % stilling) dividert med; - 154 timer for arbeidstakere med 35,5 timers uke - 162 timer for arbeidstakere med 37,5 timers uke For arbeidstakere med 35,5 timers uke, betales det overtid for arbeidede timer utover gjennomsnittlig 7,05 timer pr dag, For arbeidstakere med 37,5 timers uke, betales det overtid for arbeidede timer utover gjennomsnittlig 7,5 timer pr dag. Deltidsansatte og overtid Overtidsbetaling blir først aktuelt når den deltids ansatte arbeider utover det antall timer som full stilling tilsier (35,5 eller 37,5 timer pr uke), eller minst utover full vakt med tillegg av 5 minutter, dvs. 7,05 timer respektive 7,35 timer. 23.01.2014 17
Deltidsansatte skal betales 100 % tillegg for arbeid på fridager. Med fridager menes her dager som er avmerket som fridager i vaktlisten, ikke dager som man normalt likevel ikke skulle ha jobbet iht. stillingsprosenten. Bemerkning Rett til overtidsbetaling er styrt av oppsatte vaktlister for arbeidstakeren. Eksempler: Står man oppført på vaktliste med en vakt på 8,5 timer en dag, er dette det samme som at man har godkjent at vakten er over 7,05 timer (ev. 7,35 timer) og overtid slår da ikke inn før etter 8,5 timer. Står man oppført på vaktliste med en vakt som er 4 timer, så slår ikke overtid inn etter 4 timer, men først ved 7,05 timer (ev. 7,35 timer) som er lovsatt til en full dag. I slike tilfeller får man vanlig lønn, eller mertid som det heter fra 4 timer til 7,05 timer (7,35 timer) og så får man overtid etter dette. Hvis man ikke står oppført på vaktliste i det hele tatt, slår overtid inn etter at 7,05/7,35 timer er passert da dette regnes som en full dags vakt. 5.3.2.1 Grupper unntatt fra overtidsgodtgjørelse Ansatte i ledende stillinger og andre definerte arbeidstakere, har ikke rett til overtidsbetaling etter pkt. 5.3.2. Dette skal være spesifisert i den ansattes arbeidsavtale. 5.3.3 Normal lønnsregulering Lønnsregulering fastsettes gjennom de normale lønnsoppgjør for ansatte som er omfattet av tariffavtalen. Reguleringstidspunkt er 1. april hvert år. Etterbetaling fra reguleringstidspunktet, blir foretatt straks forhandlingene mellom partene er sluttført, vanligvis på juni eller juli lønn. For ansatte som ikke er omfattet av tariffavtalen, reguleres lønn iht. ansettelseskontrakten/arbeidsavtalen. For ansatte ved HK gjennomføres det en årlig lønnsvurdering hvor hver avdeling tildeles en ramme. Det er opp til den enkelte leder å justere lønn basert på denne med tilbakevirkende kraft fra 01.07. hvert år. 5.4 Arbeidstidsbestemmelser Arbeidstiden er regulert av Arbeidsmiljølovens kapittel 10 samt av inngått tariffavtale mellom NHO og Fellesforbundet. 5.4.1 Ordinær arbeidstid lik 35,5 timer pr uke (154 timer pr måned) Arbeidstakere som omfattes av 35,5 timers uke er: - Arbeid som drives hovedsakelig om natten - Turnus arbeid iht. pkt. 5.3.1.2 turnus ansatte 23.01.2014 18
- Arbeidstidsordninger som medfører at den enkelte må arbeide minst hver tredje søndag- og/eller bevegelig helligdag. 5.4.2 Ordinær arbeidstid lik 37,5 timer pr uke (162 timer pr måned) Arbeidstakere som omfattes av 37,5 timers uke er: - Dagtidsarbeidere - Turnus arbeid og andre arbeidstidsordninger som ikke går inn under pkt. 5.4.1 5.4.3 Inndeling av den ukentlige arbeidstiden Den ukentlige arbeidstid som i gjennomsnitt ikke skal overstige 35,5 timer (37,5), kan organiseres på ulike måter ved avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, eksempelvis: - Daglig arbeidstid på 7 timer og 5 minutter (35,5 timers uke) eventuelt 7 timer og 30 minutter (37,5 timers uke) på hver av ukens 5 arbeidsdager. Med arbeidstid forstås effektiv arbeidstid. - Den daglige arbeidstid er lenger enkelte av ukens arbeidsdager og kortere andre, slik at gjennomsnittet for den enkelte uke blir 35,5 timer (37,5). - Den ukentlige arbeidstid er lenger enn 35,5 timer (37,5) enkelte perioder av året mot tilsvarende kortere arbeidstid i andre perioder. 5.4.4 Fridager Arbeidstiden skal ordnes slik at den ansatte i gjennomsnitt over maksimalt en 6 ukers periode får 2 fridager pr uke. Av hensyn til arbeidstakerne skal flest mulig av fridagene legges til lørdager i forbindelse med søndagsfri. Minst hver annen uke skal det være 2 sammenhengende fridager hvor den ene dagen skal legges til søndag. Arbeidsgivers driftsform bestemmer den andre dagen. I de tilfeller hvor det er åpenbart at brorparten av arbeidsmengden faller i helger, kan arbeidstakeren selv ved skriftlig anmodning kunne arbeide oftere enn annenhver søndag. 5.4.5 Inndeling av arbeidstid og fridager - Vaktliste Når det er fastslått hvordan ordinær arbeidstid skal organiseres, skal arbeidstiden fastsettes ved en skriftlig oppsatt vaktliste. Vaktliste skal settes opp for en syklus på minst 4 uker. En endring av vaktlistene krever begrunnelse av den parten som fremmer ønsket (arbeidsgiver eller arbeidstakerne ved tillitsvalgt). Den daglige arbeidstid skal være sammenhengende, bare avbrutt av spisepause på minst en halv time, dersom den daglige arbeidstiden overstiger 5,5 timer. 23.01.2014 19
Deltidsansatte Over en 6 ukers periode avmerkes gjennomsnittlig 2 dager pr. uke som er den deltidsansattes ukentlige fridager på vaktlisten. Disse dager må ikke sammenblandes med de dager den deltidsansatte faktisk ikke er i arbeid på bakgrunn av sin stillingsprosent. Jul, påske og pinse I forbindelse med jul, påske og pinse skal det, i samråd med tillitsvalgte, utarbeides en ekstraordinær vaktliste for disse dager. Denne offentliggjøres minst 14 dager i forkant av høytiden. 5.4.6 Overtidsarbeid Overtidsarbeid skal innskrenkes til det minst mulige og må være pålagt for at man skal ha rett til overtidsgodtgjøring, se pkt. 5.3.2 overtidsgodtgjørelse Pålegges en arbeidstaker overtidsarbeid av mer enn 2 timers varighet, vil vedkommende har krav på en halv times pause før arbeidet tar til. Denne pausen regnes som arbeidstid og skal godtgjøres som overtid. Forhold som gir arbeidsgiver rett til å pålegge overtid er: - Uforutsette hendelser eller forfall blant arbeidstakere forstyrrer eller truer med å forstyrre jevn drift - Når det er nødvendig for at ikke maskiner, råvarer eller produkter skal ta skade - Når det oppstår uventet arbeidspress - Når det på grunn av mangel på arbeidskraft med spesiell kompetanse, sesongmessige svingninger, eller lignende har oppstått særlig arbeidspress. Grensene for overtid Arbeidsgiveren kan pålegge overtid slik at den samlede arbeidstiden i løpet av en 24 timers periode (døgn) blir inntil 13 timer. Overtiden må ikke overstige 10 timer en enkelt syvdagers periode (uke) og ikke over 25 timer i en sammenhengende fireukers periode. Overtiden må dessuten ikke overstige 200 timer innenfor en 52 ukers periode. Tidsmålingen skal finne sted innenfor en på forhånd definert periode. Grensene for overtidsarbeid kan utvides etter overenskomst med tillitsvalgte og arbeidstilsynet. Arbeidsgiver er pålagt å føre en oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. 23.01.2014 20