PROTOKOLLAVSKRIFT AV FORSTANDERSKAPSMØTET 02/04 VALGMØTE 27.APRIL 2004. Møtet ble avholdt i SpareBanken Vestfolds lokaler i Sandefjord. Forstanderskapets leder Thore L. Liverød ønsket velkommen og en spesiell hilsen til forstanderskapets nye medlemmer. Han benyttet bl.a. anledningen til å: Referere valg av innskytervalgte medlemmer: Valg av 2 medlemmer for 4 år: Thore L. Liverød, og Anne Eftang,. Valg av 1 medlem for grunnfondsbeviseierne for 4 år: Unni Wiig Fensgård, ny. Valg av 3 medlemmer for ansatte for 4 år: May E. Grepperud,, Signe M. Stenersen, ny og Rune Aasrum, ny. Valg av 5 varamedlemmer for 2 år: Reidar Moen,, Ruth Laila Skare,, Sidsel E. Andersen,, Unni Carm, ny og Liv Sundbø, ny. Forstanderskapets leder fungerte som møteleder. Møtet var berammet på foreskreven måte iflg. Sparebanklovens 11 a, ref. vedtektenes 3-1. 4-1, 5-1 og 6-1, jfr. 6-2. Innkalling datert 06.04.2004. Det fremkom ingen innsigelser mot innkallingen til møtet. Det ble foretatt opprop som følger: Innskytervalgte representanter: Ingen forfall. Kommunevalgte representanter: Arne Gundersen hadde meldt forfall. I hans sted møtte Anne Gro Olafsen. Aud Fleten hadde meldt forfall, men for sent til å innkalle varamann. Grunnfondsbeviseiernes representanter: Kristian Henriksen hadde meldt forfall. I hans sted var innkalt Ole Jørgen Smedsrud Som også meldte forfall. Stein Iversen var innkalt, men meldte forfall. Bente Lie var Innkalt og møtte. Ansattes representanter: Synnøve V. Killie hadde meldt forfall. I hennes sted møtte Reidar Moen. May Britt Andresen hadde meldt forfall. I hennes sted møtte Ruth Laila Skare. I tillegg møtte Fra bankens styre: Eystein Setsaas, Per-Ole Aas-Haug, Harald Holtan, Trygve Andersen, Britt Westlin, Geir Årstein Hansen, Ola Saltrøe. Leder for valgkomiteen Eddie Solberg møtte for å kunne redegjøre for valgkomiteens innstilling. Fra ekstern revisjon: Henry Hansen.
Fra administrasjonen: Per Grøtterød, Ole-Andreas Thoresen. Fremmøte: Det er møtt 23 stemmeberettigede forstanders. (Det er bare møtende medlemmer som kan avgi stemme. En forstander kan ikke sende inn skriftlig stemmegiving eller stemme ved fullmektig, ref. sbl. 11 sjette ledd (s.81). Forstanderskapet er vedtaksført når minst halvparten eller i hvert fall tolv medlemmer møter, ref. sparebanklovens 11 sjette ledd (s.81). Møtet ble erklært for lovlig satt. PROTOKOLL - UNDERSKRIFT. Ref. sparebanklovens 11. Møtelederen og minst to av møtedeltakerne som utpekes av valgmøtet skal signere protokollen. Protokoll v/viseadm.banksjef Ola Saltrøe. Følgende to av møtedeltakerne ble valgt: Ingebjørg Tollnes og Ørnulv Bjercke. VALGBARHET. Ref. spbl. 8 siste ledd og spbl 19 tredje ledd og bankens vedtekter 2-1, 3-1,3-2,3-3,5-1,6-1, og 6-2. Trygve Andersen ga en orientering i relasjon til ovenstående. AVSTEMMINGSREGLER. Ref. spbl 11 sjette ledd (s.81 pkt 22 og 23). (Stemmelikhet se s. 82 pkt 24). Se for øvrig s.83 pkt 26 c. Lovens hovedregel mer at avstemming gjøres ved alminnelig flertall av avgitte stemmer. Ved valg er det loddtrekning ved stemmelikhet. Eget tellekorps og stemmesedler, se s. 84 pkt 26 e og f. Trygve Andersen ga en nærmere orientering i tilknytning til ovenstående avstemmingsregler. Valg etter innstilling fra forstanderskapets valgkomité. SAK I. Valgkomiteens leder Eddie Solberg fikk ordet. Han ga først en kort orientering om valgkomiteens arbeid. Valgkomiteen har bestått av: Leder Eddie Solberg, Inger Wold, Kristian Henriksen, May E. Grepperud. Valgkomiteen har avholdt 4 møter, alle på hovedkontoret i Sandefjord. 3 av medlemmene møtte på alle møtene, men Kristian Henriksen hadde forfall til de 3 første møtene, i hans sted møtte Bente Lie. I tillegg har leder og fungerende sekretær, May Grepperud, hatt et avsluttende møte i bankens lokaler i Horten til ferdigstillelse av innstillingen. Fra Sparebankforeningen er det kommet henstilling til valgkomiteen om å rette spesiell oppmerksomhet på økning av kvinnelig representasjon i bankens styrende organer. I vårt arbeid med innstillingen har komiteen ivaretatt dette hensyn. Sak 1 VALG AV LEDER OG NESTLEDER TIL FORSTANDERSKAPET. Valgkomiteen har følgende innstilling: Leder Thore Ludvig Liverød Nestleder Ørnulv Bjercke Valg av leder og nestleder gjelder for 1 år.
Sak 2 VALG AV 4 MEDLEMMER OG 4 VARAMEDLEMMER TIL STYRET Valgkomiteen har følgende innstilling: Medlemmer: Ole A. Rasmussen Heidi Petersen Gunhild G. Aasmundtveit ny Harald Holtan Valg av medlemmer til styret gjelder for 2 år. Varamedlemmer: Anne Gro Olafsen ny Clas Huseby Kristin Hovden Britt Westlin Valg av varamedlemmer til styret gjelder for 1 år. Sak 3 VALG AV 2 MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN, SUPPLERINGSVALG AV 1 MEDLEM, VALG AV LEDER OG 4 VARAMEDLEMMER. Valgkomiteens sammensetning består av et medlem fra hver gruppering i forstanderskapet. På valg er medlemmet for de ansatte og grunnfondsbeviseierne. I tillegg skal det velges medlem for gjenværende periode for kommunevalgte. Valgkomiteen har følgende innstilling: Medlemmer: Odd Fagerli ny G May e. Grepperud A Tom Espedalen ny K * Valgkomiteens medlemmer velges for 2 år. * Suppleringsvalg for gjenværende periode etter Eddie Solberg. Valgkomiteens leder: Inger Wold ny I Valgkomiteens leder velges for 1 år. Valgkomiteens varamedlemmer: Ingebjørg Tollnes I Stein Iversen ny G Roar Gunnufsen ny K Synnøve Killie ny A Varamedlemmer velges for 2 år. De aktuelle kandidater er forespurt og har sagt seg villige. Alle innstillinger er enstemmige. Deretter fikk Bjørn Hoffstad ordet som leder av grunnfondsbeviseiernes valgkomité. Han ga en kort orientering om komiteens arbeid og gikk deretter over til å gjennomgå komiteens innstilling. Valgkomiteen har bestått av:
Bjørn Hoffstad leder Torstein Skaara Ørnulv Bjercke Valgkomiteen har avholdt møte torsdag 12.februar 2004. Sak 1 VALG AV 1 REPRESENTANT TIL FORSTANDERSKAPET FOR 4 ÅR. På valg er: Hanne Bettum Valgkomiteens har følgende enstemmige innstilling: Unni Wiig Fensgård ny Sak 2 INNSTILLING AV 2 MEDLEMMER TIL GRUNNFONDSBEVISEIERNES VALGKOMITÉ. På valg er : Bjørn Hoffstad Ørnulv Bjercke Valgkomiteen har følgende enstemmige innstilling: Bjørn Hoffstad Ørnulv Bjercke Under arbeidet med innstillingen fratrådte Hoffstad og Bjercke da deres kandidatur ble behandlet. Sak 3 INNSTILLING AV 2 VARAMEDLEMMER TIL GRUNNFONDSBEVIS- EIERNES VALGKOMITÉ. På valg er: Irene Eriksen Rolf Willy Nilsen Valgkomiteen har følgende enstemmige innstilling: Irene Eriksen Rolf Willy Nilsen De aktuelle kandidater er forespurt og har sagt seg villige. Man gikk deretter over til selve valget. Sak 1 Sak 2 Sak 3 VALG AV LEDER OG NESTLEDER TIL FORSTANDERSKAPET. Valgkomiteens innstilling ble vedtatt ved akklamasjon. Det fremkom ingen øvrige forslag. VALG AV 4 MEDLEMMER OG 4 VARAMEDLEMMER TIL STYRET Valgkomiteens innstilling vedr. 4 styremedlemmer ble vedtatt ved akklamasjon. Valgkomiteens innstilling vedr. 4 varamedlemmer ble vedtatt ved akklamasjon. Det fremkom ingen øvrige forslag. VALG AV 2 MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN, SUPPLERINGSVALG AV 1 MEDLEM, VALG AV LEDER OG 4 VARAMEDLEMMER. Valgkomiteens innstilling ble vedtatt ved akklamasjon for samtlige foreslåtte kandidater. GRUNNFONDSBEVISEIERNES VALGKOMITES INNSTILLING
Sak 2 Sak 3 INNSTILLING AV 2 MEDLEMMER TIL GRUNNFONDSBEVISEIERNES VALGKOMITÉ. Kun grunnfondsbeviseierne har her stemmerett. Valgkomiteens innstilling ble vedtatt ved akklamasjon. INNSTILLING AV 2 VARAMEDLEMMER TIL GRUNNFONDSBEVISEIERNES VALGKOMITÉ Kun grunnfondsbeviseiernes har her stemmerett. Valgkomiteens innstilling ble vedtatt ved akklamasjon. SAK II ORIENTERING OM REGNSKAPET FOR 1.KVARTAL. Økonomisjef Per Grøtterød foretok en presentasjon av regnskapet for SpareBanken Vestfold pr. 31.03.04. Når det gjaldt resultatregnskapet ga han en nærmere orientering av resultatet til hovedelementene innenfor netto rente-og kredittprovisjonsinntekter, netto andre driftsinntekter, han kom herunder inn på bankens datterselskaper. Han gikk deretter over til kostnadssiden for å konkludere med resultat av ordinær drift etter skatt. Rentenetto i kr. Pr. kvartal for de 9 siste kvartaler ble vist for å illustrere utviklingen når det gjelder rentenettoen. Inntekter fra banktjenester, forsikring og eiendomsmegling for de 5 siste kvartaler ble også vist. Han gikk deretter over til å ta for seg kostnader/inntekter (cost/income) for de 9 siste kvartalene. Når det gjaldt tapssiden gikk Per Grøtterød igjennom tap på utlån fordelt på BM/PM samt uspesifiserte tapsavsetninger for de 9 siste kvartaler. Han avsluttet med å foreta en oppsummering av resultatet pr. 31.03.04, hvor han konkluderte med at resultatet som et hele bør ansees som godt. Deretter tok Per Grøtterød for seg bankens balanse pr. 31.03.04. For første gang var sum utlån på over 6 mrdr. Han gikk under denne sekvensen nærmere inn på veksten i utlån i henholdsvis PM og BM. Han ga i denne forbindelse til kjenne enkelte refleksjoner relatert til videre utvikling i utlånsmarkedet. Deretter gikk han inn på gjeldssiden i balansen og ga en nærmere orientering om status for denne. Utviklingen i bankens forvaltningskapital, brutto utlån, innskudd fra kunder og derav følgende innskudd i % av brutto utlån over de siste år ble også gjennomgått. Bankens øvrige finansieringsstruktur ble deretter anskueliggjort. Utviklingen av bankens kjerne-og kapitaldekning i % ble gjennongått for de siste 7 år. Avslutningsvis gikk Per Grøtterød over til å redegjøre for kursutviklingen på bankens grunnfondsbevis samt gi en del informasjon og synspunkter på samme. Han gikk også igjennom hovedelementene i en analyse som First Securities hadde utarbeidet i relasjon grunnfondsbevisinstrumentet. Han avsluttet gjennomgangen med å vise et estimat som First Securities hadde utarbeidet i relasjon til SpareBanken Vestfold. I den påfølgende spørsmålsrunden stillet Arne Hill-Jensen et spørsmål relatert til den kommende utvikling innen eiendomsmeglervirksomheten. Per Grøtterød besvarte spørsmålet. Også Trygve Andersen ga til kjenne enkelte synspunkter og informasjon i relasjon til markedssituasjonen innen meglerbransjen. SAK IV STYRETS INNSTILLING TIL ERVERV AV EGNE GRUNNFONDSBEVIS. Bankens styreleder Eystein Setsaas redegjorde for den innstilling som styret hadde oversendt for behandling i bankens forstanderskap. Han refererte til styresak 110/02 og 35/04. Sistnevnte sak var oversendt forstanderskapets medlemmer med positiv innstilling.
Han gikk deretter nærmere inn på innstillingens enkelte punkter. Forstanderskapet besluttet enstemmig i vedta den oversendte innstilling. SAK III EVENTUELT. Adm.banksjef Trygve Andersen ga en kort orientering om hvilke informasjonstiltak som banken har tenkt å iverksette overfor de nye forstanderskapsmedlemmer for å gi disse en best mulig innføring i hva deres nye funksjon innebærer. Vdere orienterte han kort om ombyggingen i bankens hovedkontor som for 1. og 2.etasje vil være sluttført til 23.juni d.å. Han ga også til kjenne en del synspunkter og refleksjoner både i relasjon til dagens og Fremtidens rentenivå og konkurransesituasjon. Protokollen ble deretter lest opp. Ingebjørg Tollnes (sign.) Thore L. Liverød (sign.) Ørnulv Bjercke (sign.) Rett avskrift bevitnes: Bjørn Steinar Jacobsen Solveig Ohrem Bakke