LEKA KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Møtested: Dato: Tid: INNKALLING VALGSTYRE Lekatun 14.05.13 1030 Medlemmene innkalles herved til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes hit straks. Varamedlemmer møter bare etter nærmere varsel. Habilitet: Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild. Melding om dette gis til ordfører eller formannskapssekretær slik at det kan kalles inn vara til møtet. SP: Per Helge Johansen, Trond C. Hiller, Karen E. H. Jakobsen AP, SV, V: Aina Hege Haug AP, Arnfinn Holand AP Varamedlemmer: SP: Ole Kristian Holand, Else M. N. Garnes, Sindre Helmersen, Kjetil Bjørnstad, Leif Rune Jensen AP, SV, V: Mari-Anne Hoff SV, Tove Kvaløy Ap, Åsmund Nilsen V. Orientering: 01/13 Stemmesteder og åpningstider stortingsvalget 2013 02/13 Utlegging av manntall stortingsvalget 2013 03/13 Oppnevning av forhåndsstemmemottakere 2013 04/13 Prøving av forhåndsstemmer stortingsvalget 2013, delegert myndighet 05/13 Delegering av myndighet stortingsvalget 2013 Leka, 07.05.13 Per Helge Johansen ordfører Bjørn Arne Laugen konst. Rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 1
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler SAKSFRAMLEGG Dato: Referanse 02.05.13 Saksgang: Utvalg Møtedato VALGSTYRE 14.05.13 Saknr: Tittel: 01/13 Stemmesteder og åpningstider stortingsvalget 2013 Rådmannens innstilling til VEDTAK: Tidligstemmegivning tas imot fra og med mandag 1. juli til og med fredag 9. august Slik: Alle hverdager kl. 1000 til kl. 1400 Lekatun Ordinær forhåndsstemmegivning tas i mot fra og med mandag 12.august til og med fredag 06.september slik; Alle hverdager kl.1000 til kl.1400 Lekatun. Fredag 23.august kl.1900 til kl. 2100 Lekatun. Lørdag 24.august kl.1100 til kl.1330 Gutvik bedehus Lørdag 30. august kl.1100 til kl.1330 Lekatun. Onsdag 04.september kl.1600 til kl.1700 Leka sykestue Ambulerende forhåndsstemmemottak i hele perioden etter skriftlig eller muntlig søknad, søknadsfrist 05. september. Åpningstider valgting: Søndag 08.september: Lekatun for alle kretser kl.1300 1600 Mandag 09.september: Gutvik bedehus for krets 001: Gutvik kl.1100 1630 Lekatun for krets 002: Kvaløy/Husby kl.1100 1900 Grendahuset Fjellvang for krets 003: Haug/Solsem/Stein kl.1100 1630 LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Bjørn Arne Laugen Konst. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 2
Vedlegg: Dokumenter i saken, ikke vedlagt: Hjemmel: Valglovens kap 8 og 9, og 15.5 K.sak 18/13 Saksopplysninger: Valgstyret må ta stilling til åpningstider både på valgting, ved ambulerende og ved stasjonært forhåndsstemmemottak i Gutvik og på Leka. Tidligstemmegivning Ved Stortingsvalget 2009 ble valgloven endret slik at velgere kan stemme innenriks fra 1. juli, såkalt tidligstemmegivning. Dette er ment som en ordning for de som ikke har anledning til å forhåndsstemme innenfor den ordinære forhåndsstemmegivning eller på valgdagen. Dette er en særordning som skal være enkel å håndtere, det er ikke krav om tilrettelegging for full forhåndsstemmegivning i alle lokaler. For å avgi tidligstemme tas det kontakt med kommunen og avtales tid. Leka kommune har i tillegg praktisert fast åpningstid ukedagene mellom kl. 1000 og 1400 på Lekatun. Forhåndsstemmegivning Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår fra og med 10. august i valgåret, jfr. valgloven 8-1 første ledd. Faller 10. august på en helligdag, starter forhåndsstemmegivningen første påfølgende hverdag, jf. 15-5. Forhåndsstemmegivningen kan ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen, jf. 8-1 annet ledd. Departementet mener det kan være grunn til å ha langåpent minst én dag i uken i hele forhåndsstemmeperioden, kanskje hver dag siste uken før valget. Siste dagen før valgdagen kan det likevel, av hensyn til å få stemmene frem i tide, være grunn til å stemme tidligere. Kommunen bør også vurdere å holde åpent på lørdager. Ambulerende forhåndsstemmemottak Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3 sjette ledd. Valgstyret fastsetter svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Det lages et skjema for registrering av søknad om å få avgi stemme til ambulerende forhåndsstemmemottak, dette distribueres til og fra velger via hjemmesykepleien og eventuelt andre ansatte innen PLO i Leka. Av etiske og praktiske hensyn skal velgerne kontaktes om stemmetidspunkt, og samtidig bør en forsøke å gjennomføre forhåndsstemmemottaket i løpet av et begrenset tidsrom. Ambulerende forhåndsstemmemottak skal alltid foretas av to stemmemottakere. Forhåndsstemmegivning på institusjon Etter valgloven 8-3 annet ledd bokstav a skal det avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. Dette omfatter sykehus, pleiehjem, etterbehandlingshjem mv. Det kan også mottas forhåndsstemmer hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjoner som nevnt foran, jf. valgforskriften 25. Det er ikke adgang til å vedta at det bare skal avholdes forhåndsstemmegivning på enkelte helse- og sosialinstitusjoner. Det skal avholdes forhåndsstemmegivning minst en dag ved alle institusjonene. Av hensyn til sent ankomne, bør forhåndsstemmegivningen legges så nært opp til valgdagen som mulig. Alle velgere har adgang til å forhåndsstemme på disse institusjonene, både beboere, personale og andre velgere. I Leka har det vært avholdt forhåndsstemmegivning på sykestua onsdagen før valgdagen. Tidspunktet er avtalt med sykepleiesjef og tidspunktet tilrettelagt etter dagsrytme på sykestua. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 3
Valgting Valg til Stortingsvalget 2013 er fastsatt til mandag 09.september. Kommunestyret vedtok i sak 75/12 at det i Leka også holdes valg søndag 08.september. Valgting på fastsatt valgdag skal holdes i alle valgkretser. Når det avholdes valg også søndagen før er det tilstrekkelig å holde ett valglokale åpent. Her har Lekatun vært benyttet for alle valgkretser i kommunen. Vurdering: Det anbefales å bruke de samme åpningstidene og lokaler som ved foregående valg i Leka kommune. Tid og sted har vært lik i gjennom mange valg, lokaler og åpningstider er kjent og innarbeidet. Lokaler som benyttes ved forhåndsstemming og valgting skal være tilgjengelig for alle som ønsker å avgi stemme og ha universell utforming. Grendehuset i Gutvik er ikke tilrettelagt med rullestolrampe,det har imidlertid bedehuset. Så inntil grendehuset har dette på plasse velges bedehuset som lokale både til forhåndsstemming og til valgting i 2013. Innstilling til vedtak: Tidligstemmegivning tas imot fra og med mandag 1. juli til og med fredag 09. august. Slik: Alle hverdager kl. 1000 til kl. 1400 Lekatun Ordinær forhåndsstemmegivning tas i mot fra og med mandag 12.august til og med fredag 06.september slik; Alle hverdager kl.1000 til kl.1400 Lekatun. Fredag 23.august kl.1900 til kl. 2100 Lekatun. Lørdag 24.august kl.1100 til kl.1330 Gutvik bedehus. Lørdag 30. august kl.1100 til kl.1330 Lekatun. Onsdag 04.september kl.1600 til kl.1700 Leka sykestue Ambulerende forhåndsstemmemottak i hele perioden etter skriftlig eller muntlig, søknadsfrist 05. september. Åpningstider valgting: Søndag 08.september: Lekatun for alle kretser kl.1300 1600 Mandag 09.september: Gutvik bedehus for krets 001: Gutvik kl.1100 1630 Lekatun for krets 002: Kvaløy/Husby kl.1100 1900 Grendahset Fjellvang for krets 003: Haug/Solsem/Stein kl.1100 1630 Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 4
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler SAKSFRAMLEGG Dato: Referanse 02.05.13 Saksgang: Utvalg Møtedato VALGSTYRE 14.05.13 Saknr: Tittel: 02/13 Utlegging av manntall stortingsvalget 2013 Rådmannens innstilling til VEDTAK: Manntall legges ut til offentlig ettersyn på Lekatun og hos varaordfører i Gutvik så snart det er praktisk mulig og fram til og med valgdagen. LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Bjørn Arne Laugen Konst. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 5
Vedlegg: Dokumenter i saken, ikke vedlagt: Hjemmel: Valglovens 2-6 K.sak 18/13 Saksopplysninger: Stemmeberettigede som er registrert med bostedsadresse i Norge skal føres inn i manntallet i den kommunen der de var folkeregisterført som bosatt den 30. juni valgåret. I hht valglovens 2-6 skal valgstyret legge ut manntallet til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser om adgang til og fremgangsmåte for å kreve feil rettet. Manntallet skal være klart til å hente ut fra valgprogrammet EVA fredag 12. juli. Manntallet har tidligere vært lagt ut på butikker, bibliotek, Lekatun og i et privat hjem i Gutvik. Tidligere lå manntallet ute i alle kretsene. Etter hvert har de naturlige møteplassene som for eksempel posthus og butikker blitt færre og færre. Ved de siste valgene er det innskrenket betraktelig hvor manntallene ble lagt ut. Vurdering Offentliggjøring av manntall er viktig for et demokrati. Det er viktig at innbyggerne kan sjekke både at de selv og naboen står i manntallet. Valgfusk foregår rundt om i verden og fjerning av folk i manntall er en måte å jukse på. Det er imidlertid få som sjekker manntallene. Det blir sendt ut valgkort til alle som har stemmerett, og det foreslås ekstra annonsering og informasjon i forbindelse med at velgerne mottar valgkort. Får du valgkort i posten så står du i manntallet. I tillegg til sentral informasjon gjennom aviser, TV, brosjyrer vil Lekaposten og kommunens hjememside benyttes til kunngjøring og informasjon i forbindelse med valget. Innstilling til vedtak: Manntall legges ut til offentlig ettersyn på Lekatun og hos varaordfører i Gutvik så snart det er praktisk mulig og fram til og med valgdagen. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 6
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler SAKSFRAMLEGG Dato: Referanse 06.05.13 Saksgang: Utvalg Møtedato VALGSTYRE 14.05.13 Saknr: Tittel: 03/13 Oppnevning av forhåndssstemmemottakere 2013 Rådmannens innstilling til VEDTAK: Som forhåndsstemmemottakere oppnevnes Kirsti Hoff Siv Aune Laila E. Thorvik Leder av valgstyret og rådmann delegeres myndighet til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere dersom dette blir nødvendig. LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Bjørn Arne Laugen Konst. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 7
Vedlegg: Dokumenter i saken, ikke vedlagt: Hjemmel: Valglovens 8-2 (1)a Kommunelovens 10-4 og 23-4 K.sak 18/13 Saksopplysninger: Velgere som ønsker det skal kunne avgi forhåndsstemme ved valget, og valgstyret må oppnevne forhåndsstemmemottakere. I valgloven 8-2 står det blant annet at Som stemmemottaker innenriks fungerer a) stemmemottakere oppnevnt av valgstyret. Valgloven 8-3 (1): Stemmegivningen skal foregå i egnet lokale. Vurderinger: Tidligere år er det oppvnevnt tre forhåndsstemmemottakere. Med bakgrunn i forslag til endring i valgforskriften der det nå fastsettes at det skal være to stemmemottakere tilstede også ved ordinær forhåndsstemming foreslås det å oppnevne fire personer. Det foreslås også å delegere myndighet til leder av valgstyret og rådmann å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere dersom det skulle bli behov. Forslag til Innstilling/vedtak: Som forhåndsstemmemottakere oppnevnes Kirsti Hoff Siv Aune Laila E. Thorvik Leder av valgstyret og rådmann delegeres myndighet til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere dersom dette blir nødvendig. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 8
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler SAKSFRAMLEGG Dato: Referanse 03.05.13 Saksgang: Utvalg Møtedato VALGSTYRE 14.05.13 Saknr: Tittel: 04/13 Prøving av forhåndsstemmer stortingsvalget 2013, delegert myndighet Rådmannens innstilling til VEDTAK: Oppnevnte forhåndsstemmemottakere delegeres myndighet til å godkjenne ordinære stemmegivninger som legges i urne. LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Bjørn Arne Laugen Konst. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 9
Vedlegg: Dokumenter i saken, ikke vedlagt: Hjemmel: Valglovens 8-3(2), 8-4(2) K.sak 18/13 Saksopplysninger: Departementet har sendt ut til høring forslag til endringer i valgforskriften. Bakgrunnen for forslaget er todelt: 1) i større grad sikre hemmelig valg, og 2) forenkle prosedyren ved stemmegivning. Med innføring av nytt valgadministrativt datasystem og et tilgjengelig landsdekkende elektronisk online manntall i alle kommuner ligger forholdene godt til rette for endringer i dagens ordning. I endringsforslag ligger bla at man går bort fra bruk av konvolutter ved forhåndsstemme-givning. Velgere som avgir stemme i den kommunen de er manntallsført skal legge stemmeseddelen direkte i urnen. Dette er samme prosedyre som på valgdagen. Stemmemottaker skal krysse vedkommende av i manntallet, stemple stemmeseddelen med eget stempel der det står forhåndsstemme og velgeren legger selv stemmeseddelen i forseglet urne. Stemmegivningen er da godkjent idet velger legger seddelen i urnen og vedkommende er krysset av i manntallet. Dette vil også gjelde for forhåndsstemmegivning på institusjon og ambulerende forhåndsstemmegivning. Forhåndsstemmemottaker må da ta med urne, stemmesedler og PC med tilgang til internett for å kunne logge seg på valgadministrasjonssystemet EVA med online tilgang til manntall når stemmen skal mottas. Det kan skje at manntallet midlertidig vil være utilgjengelig for stemmemottaker når velgeren ønsker å avgi stemme, eller at man ikke har internettforbindelse ved ambulerende forhåndsstemmemottak. Her vil det ikke være mulig å krysse velgeren av i manntallet og godkjenne stemmegivningen. I disse tilfeller skal det benyttes en midlertidig beredskapsprosedyre, det vil si at man benytter stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i egen beredskapskonvolutt. Stemmegivningen må da godkjennes av valgstyret i etterkant. Forhåndsstemmer avgitt av velgere som er manntallsført i en annen kommune skal fortsatt bruke stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i omslagskonvolutt og sendes valgstyret i vedkommende kommune pr post. Ordningen vil gjelde fra den ordinære forhåndsstemmegivningen som i år begynner 12. august. Ved tidligstememgivning- 1. juli til 9. august skal stemmeseddelkonvolutt fortsatt benyttes. Forhåndsstemmer som er avgitt i andre kommuner og sendes hit behandles som tidligere. Vurderinger: Med den nye ordningen flyttes tidspunktet for godkjenning av stemmegivningen fra valgstyret til stemmemottakeren, samtidig som velgeren avgir forhåndsstemme. Når tidspunktet for godkjenning flyttes betyr det også at de som er oppnevnt som stemmemottakere gis myndighet til å godkjenne ordinære stemmegivninger som legges i urnen. Det innføres krav om at det skal være to stemmemottakere til stede. Dette tilsvarer krav på valgtingent. Videre skal det være to stemmemottakere på ambulerende forhånsstemmemottak og institusjonsstemmegivning, og ved godkjenning av forhåndsstemmegivningene. Med en samtidig godkjenning av stemmegivningene og elektronisk avkryssing i manntallet, betyr det at avkryssingsmanntallet kan skrives ut ferdig avkrysset for godkjente forhåndsstemmer. Slik vil dette bedre kvaliteten på avkryssingsmanntallet betydelig. En slik samtidig avkryssing i manntallet vil kunne bidra til å redusere avvik mellom antall kryss i manntallet og antall stemmer i urnen. Forslag til vedtak: Oppnevnte forhåndsstemmemottakere delegeres myndighet til å godkjenne ordinære stemmegivninger som legges i urne. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 10
LEKA KOMMUNE Vår saksbehandler SAKSFRAMLEGG Dato: Referanse 03.05.13 Saksgang: Utvalg Møtedato VALGSTYRE 14.05.13 Saknr: Tittel: 05/13 Delegering av myndighet stortingsvalget 2013 Rådmannens innstilling til VEDTAK: Rådmannen delegeres myndighet til avgjørelse i saker av ikke prinsippiell betydning, samt gjennomføring av administrative oppgaver som å foreta nødvendige kunngjøringer sette opp manntall, legge ut til allminnelig ettersyn foreta nødvendig bestilling av valgmateriell besørge nødvendig opplæring av stemmestyrene og tellekorps bestille valglokaler organisere arbeidet med valget og opptellingen. ved behov utvide åpningstid for forhåndsstemmemottak innvilge søknad om ambulerende forhåndsstemmemottak Som valgstyrets sekretær oppnevnes formannskapsseretæren. LEKA KOMMUNE -------------------------------------- Bjørn Arne Laugen Konst. rådmann Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 11
Vedlegg: Dokumenter i saken, ikke vedlagt: Hjemmel: Kommunelovens 23-4 K.sak 18/13 Saksopplysninger: Til behandling av enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell betydning kan valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller administrasjonssjefen gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Kommunelovens 10 nr. 4 og 23 nr. 4 kommer til anvendelse her. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning og som dermed ikke kan delegeres, kan for eksempel være å treffe avgjørelser om valglister, om tilbakekalling av lister og forkastelse av stemmegivninger. Som veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Det kan være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler, oppnevning av oppgjørspersonell og lignende. Av praktiske og tidsbesparende hensyn er det ved alle valg siden 1993 blitt delegert fullmakt når det gjelder saker av ikke prinsipiell betydning. Dette gjelder bla å foreta nødvendige kunngjøringer sette opp manntall, legge ut til allminnelig ettersyn foreta nødvendig bestilling av valgmateriell besørge nødvendig opplæring av stemmestyrene og tellekorps bestille valglokaler organisere arbeidet med valget og opptellingen. Det skal også navngis ansvarlig person for elektronisk innrapportering i forkant av, - ved prøvevalg og selve valgnattoppgjøret, dette har blitt utført av valgsekretær. Vurderinger: Formannskapsekretær har hatt funksjonen som valgstyrets sekretær, og har deltatt på opplæring i nytt valgsystem EVA. Det kan være praktisk å delegere myndighet til å utvide tidspunkt ved forhåndsstemmegivning. Ved f.eks forhåndsstemming ved institusjon ble det ved siste valg avsatt en time, dette var mer enn tilstrekkelig tid, men dersom det skulle vise seg at mange flere kommer for å avgi stemme kan det være behov for å utvide åpningstiden. Tidligere år var det fastsatt to timer på sykestua, valgene var unnagjort på forholdsvis kort tid, men begge forhåndsstemmemottakere allikevel måtte sitte åpningstiden ut. Det foreslås å delegere myndighet til rådmannen å innvilge søknad om ambulerende forhåndsstemmemottak. Det har siste år kun vært noen få som har søkt om dette. Forslag til vedtak: Rådmannen delegeres myndighet til avgjørelse i saker av ikke prinsippiell betydning, samt gjennomføring av administrative oppgaver som å foreta nødvendige kunngjøringer sette opp manntall, legge ut til allminnelig ettersyn foreta nødvendig bestilling av valgmateriell besørge nødvendig opplæring av stemmestyrene og tellekorps bestille valglokaler organisere arbeidet med valget og opptellingen. ved behov utvide åpningstid for forhåndsstemmemottak innvilge søknad om ambulerende forhåndsstemmemottak Som valgstyrets sekretær oppnevnes formannskapsseretæren. Leka kommune, 7994 Leka Telefon: 743 87 000 Telefaks: 743 87 010 post@leka.kommune.no 12