Styreinstruks Offisielle dokumenter for Haugaland Brukshundklubb Vedtatt på konstituerende årsmøte 20.03.2012 Sist endret av årsmøtet 28.02.2013
Formål: Lette arbeidet for tillitsvalgte, samt sørge for en ensrettet utvikling av HBHK. Styrets oppgaver: Styret består av: Leder Nestleder Sekretær Kasserer 3 styremedlemmer 2 varamedlemmer Dette sier vedtektene om styret: Ved første gangs valg velges ½ styret for 1 år for å sikre overlapping. Styret kan bestå av dobbeltroller, dersom dette er for å oppfylle funksjoner. Ved frafall rykker vara opp som fast medlem. Styret kan velge inn ny vara. Dette må offentliggjøres for medlemmer med angitt protestfrist. Ved evt. protest innkalles til ekstraordinært årsmøte for å foreta suppleringsvalg. 4-1 Styret Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret består av Leder, Nestleder, Sekretær, Kasserer, 3 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. 4-2 Vedtak og representasjon Styret er beslutningsdyktig når mer en halvparten av styremedlemmer er til stede. Styret sammenkalles når fungerende leder bestemmer eller når ett av styremedlemmene krever det. Det skal føre protokoll over styremøtene og de skal være tilgjengelig for NKK til enhver tid og for medlemmene på årsmøtet. Klubbens tillitsvalgte skal være medlem av klubben. Foruten faste utgifter til klubbens daglige drift og møteopplegg, har styret anledning til å foreta bevilgninger i perioden. Samlede bevilgninger må ikke overstige 10% av beholdningen pr årsmøte. Bevilgninger utover dette kan bare skje på årsmøte eller ekstraordinært årsmøte. 4-3 Styrets oppgaver Styret har ansvaret for å: Lede klubben mellom årsmøtene, treffe alle beslutninger som ikke er underlagt årsmøte. Drive klubben i samsvar med formålsparagrafen. Gjennomføre beslutninger truffet av årsmøte. Søke å koordinere sine aktiviteter med andre klubber via den lokale NKK- avdeling. Fremme mulighetene for aktivitet i klubbens område. Avholde årsmøte. Oppnevne komiteer og representanter for klubben, og utarbeide retningslinjer for disse. Velge/oppnevne nestleder sekretær og kasserer innen- eller utenfor styret. Oppnevne representant til NKK-regionen Side 2 av 5
Styrets oppgaver spesifisert: Styret skal fungere som en enhet. Alle vedtak som fattes i styret skal følges og respekteres, selv om en er uenig i saken. Dersom en er uenig i en sak som er til behandling i styret, er det den enkelte sitt ansvar å få protokollført uenighet. Dette skal da gjøres uten diskusjon. Utad skal leder uttale seg så sant dette er mulig, og dersom ikke annet er bestemt av styret. Unntaket er spontanuttalelser. En skal da huske på at en representerer klubben og ikke seg selv. Alle har oppmøteplikt i styremøter. Forfall skal meldes til leder så snart som mulig. Personer som ikke møter til styremøter, og ikke har gyldig grunn, kan fjernes fra styret på styremøte. Ved uttreden fra styret har alle rett på en frivillighetsattest som skrives ut av styrets leder eller sekretær. Styret skal bruke tid på å tenke gjennom formålsparagrafen, og tenke gjennom hva denne betyr for det daglige arbeidet. Styret skal fatte beslutninger. Styret skal sette frister, slik at det ikke er tvil om når ønsket resultat skal oppnås. Styret skal sørge for at HBHK bruker "riktig mengde ressurser på de ulike gjøremål. Prioritering og fordeling er nøkkelfunksjoner for et styre. Styret skal bruke tid på langsiktig planlegging. Styret skal ha en adressat - organiseringen av arbeid skal overlates til lederen. Oppgaver er lederens ansvar inntil denne har delegert noe av ledelsen til andre. Styret må ha en åpen tone seg i mellom slik at alle tør komme med sine synspunkter. Et styre der medlemmene hele tiden er helt enig vil ikke kunne skape inspirasjon og dynamikk. Saklig uenighet kan ofte være en fordel, og må respekteres. Styremedlemmer må gjerne ha kontakt seg i mellom utenom møtene. Styret må bli kjent med organisasjonen, de tanker, holdninger og følelser som er tilstede. Oppnevnte personer som sitter i komiteer for HBHK må gjøres kjent med styrets medlemmer og dets arbeid. Personlig kjennskap gjør kommunikasjonen lettere. Styret må ha en skikkelig og grundig begrunnelse for sine vedtak, og begrunnelsen må gjøres kjent for de som undrer seg over vedtaket. Dette gjelder ikke i saker hvor enkeltpersoner er involvert. Styret skal i alle tvistespørsmål eller saker som berører flere parter, sørge for å innhente synspunkter fra "den annen part" før beslutningen fattes. Taushetsplikt. Styret i HBHK kan belegge enkelte saker med konfidensialitet og evt. oppheve den. Ut over dette finnes det ikke alminnelige bestemmelser for taushetsplikt for styremedlemmer i frivillige organisasjoner. Her må det benyttes sunn fornuft. Brudd på taushetsplikten kan få alvorlige og ubehagelige konsekvenser for saker som er under behandling, for de personer saken gjelder eller for organisasjonen mer generelt. Det er derfor grunn til å understreke at styremedlemmer må overholde disse spillereglene. Styret skal stoppe ryktespredning. Reelle etterrettelige saker har styret plikt til å ta tak i. Sladder og rykter gir splittelser og dårlig organisasjonskultur med mangel på tillit. Reservasjon - protokolltilførsel. Et styremedlem har plikt til å gjøre seg opp en mening selv. Det følger av bestemmelsene og den alminnelige plikt til å opptre forsvarlig i enhver situasjon som blir brakt inn på styrets bord. Et styremedlem som ikke kan gi sin tilslutning til den konklusjon flertallet trekker, har rett til å få sin oppfatning - både begrunnelse og konklusjon - ført i protokollen. Lojale overfor vedtak. Det er viktig at hele styret er lojale overfor flertallsbeslutninger som er fattet. Det er disse beslutningene som er HBHK sitt syn utad. Side 3 av 5
Styremedlemmenes oppgaver: Leder: Nestleder: Sekretær: Kasserer: Kalle inn til styremøter og lede disse. Leder er klubbens stemme og ansikt utad. Ved avstemming der det oppstår stemmelikhet avgjør leders dobbeltstemme. Skal samarbeide med alle i styret og de ulike komitéers ledere. Er klubbens representant utad. Sammenkaller til styremøter (via sekretæren) og leder disse. Lederen skal være et samlende midtpunkt, men helst uten å fokusere for mye på sin egen person. Lederen bør administrere virksomheten slik at flest mulig blir engasjert i arbeidet. En klar arbeidsdeling med sekretæren er svært viktig, slik at saker fortløpende blir fulgt opp. Er stedfortreder for leder og må samarbeide nært med leder og ta del i dennes arbeidsoppgaver. Må kunne ta over ledervervet på kort varsel dersom dette er nødvendig, og må derfor være best mulig orientert om hva HBHK arbeider med. Nestlederen kan få ansvar for enkeltoppgaver i styret ut over dette. Skal føre protokoll og referater fra Styremøtene. Disse skal sendes til leder for godkjenning før utsendelse til styret eller medlemmer. Sender protokoll fra styremøter til styrets medlemmer så raskt som mulig etter styremøtene. Holder orden på HBHK sitt arkiv i samarbeid med leder. Har ansvar for klubbens midler sammen med leder. Har den daglige oppfølgingen av HBHK s regnskap. Betaler HBHKs regninger ved forfall. (utbetalinger over kr. 10.000,- skal vedtas i styret.) Budsjettoppfølging i samarbeid med styret. Ved årets slutt settes regnskapet opp og leveres revisor for revidering. Regnskapet skal godkjennes av styret før årsmøtet. Styremedlemmer: Deltar på styremøter og er med på avgjørelser som skal tas i klubben. Skal holde seg orientert om HBHKs arbeid og utføre oppgaver som blir tildelt av lederen. Oppgaver kan være forberedelser av saker til neste styremøte eller oppfølging av vedtak gjort i styret. Styremedlemmer kan gis konkrete arbeidsoppgaver. Varamedlemmer: Ved fravær av noen av de faste medlemmer av styret skal de være dennes stedfortreder. Den som er fraværende har av egen interesse plikt til å varsle varamedlemmet hvordan denne skal stemme i enkeltsaker. Varamedlemmet plikter da å stemme slik den fraværende har sagt. Hvis ikke, står varamedlemmet fritt i avstemming. Også varamedlemmer kan gis konkrete arbeidsoppgaver. Varamedlemmer må være innstilt på å bli innkalt på kort varsel. Varamedlemmer har møte og talerett, men ikke stemmerett. Side 4 av 5
Representant NKK regionen: Skal representere klubben i Regionen. Representanten skal stemme slik styret i klubben bestemmer. Revisorer: Skal revidere regnskapet som legges frem av kasserer. Skal legge frem revisorrapport for årsmøtet. Valgkomiteen: Ved gitt tidspunkt skal styret instruere valgkomiteen i sitt arbeid. Da skal en oversikt overleveres som viser hvilke posisjoner som er på valg og hvor lang periode det skal velges for. Personer som har innehatt verv samme år skal forespørres om gjenvalg dersom ikke tungtveiende grunner taler i mot dette. Leder eller dens stedfortreder skal da informeres om grunnlaget for dette. Personer som kan skade klubben eller dens anseelse bør ikke inneha verv i klubben Web-ansvarlig: Styret er ansvarlig for innhold og utseende på internettsidene. Styret utnevner en Web-ansvarlig som står for daglig oppdateringer/endringer. Styret utnevner en egen kontaktperson i styret med ansvar for oppfølging av internett-sidene. Større endringer i utseende på internett-sidene skal vedtas av styret. Side 5 av 5