Møtereferat Styremøte Til stede Jim Olaisen, Einar Benjaminsen, Kurt Atle Hansen, Hilde Rødås Johnsen, Tordis Berre, Tor Ola Berre, Terje Gustavsen Ikke møtt Trond Dekko Andersen, Jostein Fredriksen Sted Biblioteket Ramberg Dato 13.02.2013 Start - slutt 10.00-16.00 Saksliste 01/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 02/13 Godkjenning av referat forrige styremøte 03/13 Orientering om økonomi 04/13 Orientering om prosjektportefølje og aktivitet 05/13 Behandling av søknader Glasshytta 2 søknader Fysio1 Helse-senter på Ramberg Martin Solhaug innovativt båtdesign 06/13 Kommunikasjonsplan innspill og vedtak 07/13 Spissing av handlingsplanen bekreftende vedtak 08/13 Strategiområde 5 Næringsvennlig og attraktivt lokalsamfunn (Strategisk retning diskusjon) 09/13 Eventuelt Generalforsamling Prosjekt Berres Bil og Båt Sak nr. 01/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Diskusjon: Syret hadde en avklaring rundt innspill som kom fra Kurt Atle Hansen om kommentarer fra kommunalt ansatte på formuleringer i sakspapirene til styret. Det ble poengtert at det er styrets jobb å realitetsorientere seg i forhold til de saker som står på agende. Styrepapirene skal utformes på en saklig måte, og mest mulig slik at de kan være offentlige. Styrets medlemmer skal kunne sjekke og hente ekstra informasjon i saker, og skal generelt ta hensyn til taushetslikten. Vedtak: Godkjent
Sak nr. 02/13 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Vedtak: Godkjent Sak nr. 03/12 Orientering om økonomi Fire hovedpunkter: 1. Regnskap for desember ettersendes ferdigstilles forhåpentligvis til møtet. 2. Årsregnskap 2012 ettersendes ferdigstilles forhåpentligvis til møtet. 3. Budsjett for 2013 utgjøres av Handlingsplanen for 2013, pluss vedlagt budsjett for administrasjonen i 2013. 4. Fra og med januar 2013 har vi tatt i bruk prosjektnummer for allokering av kostnader. Dette vil gi nye muligheter for rapportering og oppfølging ned på prosjektnivå. 5. Etter vedtak i styret 2012 om å prioritere satsing på reiseliv er 25 % av lønn til daglig leder allokert til innsatsområde reiseliv i 2012. Dette gir en reduksjon i generelle adm. kostn. Dette er gjort sjablongmessig da timeregistrering ikke ble gjort i 2013. 6. Vedtak i Arbeidsutvalget i 2013 Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomien i tas til orientering. Vedtak: Fremlegget om økonomien i tas til orientering. Administrasjons-budsjett for Flakstad Utvikling AS Sum Lønn daglig leder 475 000 Lønn prosjektleder Reiseliv 25 000 Leie av kontor og inventar 150 000 Møtegodtgjørelser 100 000 Reiser 50 000 Rekvisita/utstyr 50 000 Telefoni/nett 20 000 Forsikringer, inkl OTP 50 000 Annonsering 50 000 Diverse møter 30 000 Sum 1 000 000 2
Sak nr. 04/13 Orientering om prosjektportefølje og resultater 1. Oppdatert prosjektmatrise (vedlagt) 2. Vedtak i Arbeidsutvalget 3. Orientering om Innsatsområde 2 reiseliv 4. Orientering om innsatsområde 5 boligprosjekt 5. Orientering om progresjon på andre innsatsområder Diskusjon: Hanne Henriksen drøftet problemstillingen knyttet til en styringsgruppe i reiselivssatsingen med styret, og ønsket deres innspill på hvilke personer som i realiteten bør fungere som styringsgruppe for reiselivsprosjektene i Flakstad Utvikling. Et problem er slitasje på knappe menneskelige ressurser, slik at det på mange måter er hensiktsmessig å la styret i FU fungere som stringsgruppe, slik at styringssignaler i disse prosjektene kan gis direkte fra styret til prosjektleder. Forslag til vedtak: Fremlegget tas til orientering. Vedtak: Fremlegget tas til orientering. Styret i Flakstad Utvikling etableres som styringsgruppe for reiseliv, av hensyn til tidsbruk og tilgjengelige personressurser. Sak nr. 05/13 Behandling av søknader 1. Glasshytta Tilpasning til cruisetrafikk 2. Glasshytta testprosjekt kvarts i glass 3. Fysio1 Helsehus Ramberg 4. Martin Solhaug Innovativt nybygg Diskusjon: Styret problematiserte hva er forholdet til omgivelsene, ra-hula, nasjonal turistveg, etc. Reiselivsnæringen er positive til at Glasshytta etableres som helårlig virksomhet, fordi dette vil gi positive ringvirkninger for andre i næringen. Men styret ønsket å vite om det oppgitte stipulerte timetallet er realistisk - og finnes det en prosjektplan som redegjør for fremdrift i forhold til timeinnsats? Det ble også diskutert om det skal kreves/forutsettes at prosjekteier gjennomfører kurs i plp utviklingsledelse. Vedtak søknad nr. 1): Det gis støtte til prosjektet på opptil 80 % av godkjent beløp. Det forutsettes at det utarbeides en godkjent prosjektplan før sluttutbetaling. Diskusjon søknad nr. 2: Det ble bemerket fra fylket at tap av annen produksjon er det samme som arbeidstid. Man kan dermed ikke dekke begge deler. Det ble også kommentert at 80 % av godkjente kostnader er et høyt beløp. Dette ble foreslått endret til 50 %. Diskusjonen var deretter innom beregning av timer i det omsøkte prosjektet og om dette gav et realistisk bilde av timebruken som var nødvendig. Styret problematiserte også det faktum at daglig leder i Glasshytta er bostedsregistrert i Vestvågøy, og drøftet om dette på generelt grunnlag bør 3
diskvalifisere fra støtte. Styret gikk også inn i hvorvidt det Glasshytta søkte støtte til faktisk er produktutvikling eller ikke. Vedtak 2): Søknad om støtte avslås. Stemmer: Tre mot fire (styreleders dobbeltstemme avgjorde) Vedtak 3): Saken utsettes til neste møte fordi selskapet er registrert i Vestvågøy. Stemmer: Diskusjon: En regnefeil ble oppdaget som ble rettet opp. Vedtak 4): Søknaden godkjennes etter at tallmaterialet er korrigert. (akklamasjon) Sak nr. 06/13 Kommunikasjonsplan innspill og vedtak Vedlagt kommunikasjonsplan, slik den ble presentert på styreseminar i Nusfjord. Diskusjon: Styret mener viktighetsgraden knyttet til kommunikasjon mot befolkningen bør endres til "høy". Ellers ingen kommentarer. Vedtak: Redigert kommunikasjonsplan vedtas Sak nr. 07/13 Spissing av handlingsplanen bekreftende vedtak Handlingsplanen er til dels betydelig omarbeidet, slik at den skal være: 1. Mer realistisk 2. Mer helhetlig 3. Oppdatert med de siste prosjekter Administrasjonen kjenner til. Merk at en del prosjekter er skrevet inn i handlingsplanen uten foregående vedtak på prosjektet i styret. Dette kan medføre behov for redigering i forhold til vedtak gjort på styremøtet 13.02.2013. Merk også at denne versjonen av handlingsplanen tar inn 2,8 millioner kroner som står ubrukt etter 2012. (Nøyaktig beløp fremkommer etter ferdigstillelse av årsregnskap). Diskusjon: Styret mener handlingsplanen slik den foreligger, gjenspeiler de innspill styret gav under styreseminar i Nusfjord, og er fornøyd med dens utforming. Vedtak: Vedtatt Sak nr. 08/13 Strategiområde 5 næringsvennlig og attraktiv lokalsamfunn Strategisk retning og diskusjon 4
Her legges det opp til at styret skal reflektere over handlingsplan som styringsverktøy, hvordan dette kommuniserer med strategien, samt om disse verktøyene er operasjonalisert tilstrekkelig til å gi den retningen og den effekten man ønsker. Sentralt spørsmål her er: Hva er det viktigste vi skal gjøre? Kan vi lage en prioritering over de tre viktigste tingene vi trenger å få til på dette innsatsområdet? Diskusjon: Det ble gitt en orientering om boligutviklingsprosjekt og om kommunens arbeid innenfor strategiområde 5. Det var også enighet om at det skal fokuseres på utvikling av Ramberg Havn innenfor innsatsområde 5. Dette følges opp i dialogmøter med kommunen. Administrasjonen tolker dette som at boligsatsing og utvikling av Ramberg havn er sentrale områder innenfor innsatsområde 5 i inneværende år. Sak nr. 09/13 Eventuelt Prosjekt Berres Bil og Båt: Berres bil og båt : prosjekt på ca 1000 m2, men trenger avklaring på design og hvilke byggeskikk man kan bruke i havnen, samt eierforhold til tomten - ønsker ikke å bygge på leid tomt. Rullende slip på vogn planlegges kjøpt, slik at båter kan plasseres på land, så man unngår kødannelse som i en tradisjonell slip. Generalforsamling: Det vedtas at denne skal avholdes i midten av april Dato settes etter dialogmøte med kommunen. (ble etter dialogmøte med kommunen satt til 23. april) 5
Godkjenning av referat: ------------------------------- ------------------------------- -------------------------------- Jim Olaisen (styreleder) Einar Benjaminsen (n.leder) Hilde Rødås Johnsen ------------------------------- -------------------------------- - -------------------------------- Tordis Berre Jostein Fredriksen Miriam Berre -------------------------------- Kurt Atle Hansen 6