Saksliste for årsmøtet Tromsøstudentenes Idrettslag 2015 4. mars kl. 16:15 Auditorium 1. TEO 1, UIT Norges arktiske universitet
Innhold Sak 1 Godkjenning av innkalling og dagsorden 3 Sak 2 Godkjenning av stemmeberettigede 3 Sak 3 Godkjenning av forretningsorden 3 Sak 4 Konstituering 4 Sak 5 Undergruppeaktivitet 4 Sak 6 Hovedstyrets aktivitet 5 Sak 7 Budsjett 2015 5 Sak 8 Organisasjon 5 Sak 9 Endring av vedtektene 6 Sak 10 Revidert fordelingsnøkkel 9 Sak 11 Fastsette kontingent 9 Sak 12 Valg 10 T R O M S Ø S T U D E N T E N E S I D R E T T S L A G Teorifagbygget 2.124, 9037 Tromsø E post: tsi.post@gmail.com Hjemmeside: www.tsidrett.no
Infosaker Infosak 1: HS orienterer om mulighetene for å arrangere Studentlekene (SL) om et års tid. Et undergruppeforum har blitt holdt om dette og det er entusiasme for prosjektet blant undergruppene. Nytt undergruppeforum skal holdes etter årsmøtet om hvilke idretter som TSI kan og skal prioritere. Viktigere med et kvalitetsarrangement enn å favne over så mye som mulig. Infosak 2: Vegard fra Studentidretten orienterer kort om Kraft 2. Forhåpentligvis blir det byggestart juni 2016. Infosak 3: Marius fra Norges Studentidrettsforbund (NSI) presenterer kort NSI og deres satsningsområder i inneværende periode: styrke nasjonale treff, der blant annet friluftsliv og arrangementer som Oppdrag Troms er en prioritert del; styrke studentidrettslagenes rammebetingelser; satse på ungt lederskap og kompetanse. Sak 1 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 2 Godkjenning av stemmeberettigede
4 STEMMERETT OG VALGBARHET For å ha stemmerett på lagets møter må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned, og ikke skylde laget kontingent. Alle medlemmer som har stemmerett og som ikke er arbeidstaker i laget, er valgbare til tillitsverv i laget, og som representant til ting eller møte i overordnet idrettsorganisasjon etter 4 i «Lover for TSI». Det kommer inn spørsmål fra salen om hvorfor dette er med, siden det står i lovene og man må følge det uansett, Anne Grethe fra Judo forklarer at dette er vanlig prosedyre ved ethvert årsmøte og spørsmålsstiller er tilfreds med dette svaret. Opptellingen viser at det er 58 stemmeberettigede på årsmøte. Hvorfor er dette med? Are Sak 3 Godkjenning av forretningsorden Ordet forlanges ved handsopprekning Ingen får ordet mer enn tre ganger per sak Tre minutter taletid første gang, ett minutt andre og tredje gang Dirigenten kan foreslå forkortet taletid og strek Forslag kan bare fremmes i saker som står på sakslisten, skriftlig og før strek er satt Vedtak og valg avgjøres ved stemmetall slik loven sier Blanke stemmesedler teller ikke og regnes ikke som avgitt
Sak 4 Konstituering Valg av funksjonærer til årsmøte. Dirigent: Svenja Rahn Sekretærer: Bjørn Anders Karstensen og Øystein Jordheim Tellekorps: Vegard Andreas Haugen og Marte Skrivervik Protokollunderskriver I: Svenja Rahn Protokollunderskriver II: Ingrid Solstad Andreassen Mari Lovise Marum fra Fjellgruppa kommer inn for Øystein Jordheim som sekretær. Svenja Rahn foreslår andre enn seg selv som protokollunderskriver I, Kristian Aleksandersen fra Innebandy melder seg til dette. Sak 5 Undergruppeaktivitet Sak 5.1 Årsmeldinger Årsmeldinger for 2014 fra undergruppene godkjennes. Det kommer innspill fra Henrik Brovold fra Langrenn om at oppsettet til årsmeldingene for undergruppene burde vært gjort etter en mal, så det blir lettere å finne nøkkelinformasjon som medlemstall, søknadssum etc. Hovedstyret tar dette til etterretning og forteller at det arbeides med en klubbhåndbok for TSI, og at årsmeldinger og innleveringer vil være en sentral del av denne. Sak 5.2 Regnskap
Regnskapene for 2014 fra undergruppene godkjennes. Steinar fra SURK innvender at en del regnskap overhodet ikke kan godkjennes av årsmøtet. Basketaks regnskap burde ikke kommet gjennom deres eget årsmøte da det er så mye feil. Hvis det skal godkjennes vedtak restriksjoner for lag som ikke har orden på ting. Står blant annet at de har et regnskap på 100 000, men omsetning på 50 000. Daniel fra Hovedstyret (HS) kommer med en saksopplysning: Basketak har levert inn hele bilagsjournalen med tilhørende noter, disse er gått igjennom med økonomiansvarlig i TSI. Man er klar over at det har blitt gjort feil, og forsøkt å rette dette opp med revisor. Wilhelm fra HS melder at dersom man ser på notene til regnskapet så henger ting sammen og gir mening, men salen mener fortsatt at dette ikke kan godkjennes. En meningsutveksling ender opp med at det kommer inn et nytt forslag til vedtak fra salen: «Regnskap for undergruppene godkjenner med forbehold om at TSI Basketak kommer med et nytt regnskap som kan godkjennes av revisor og det nye HS» Det blir også poengtert fra salen at regnskap er en av nøkkelparameterne TSI kan kontrolleres og måles etter av eksterne parter, meget viktig at dette går riktig for seg. Flere i salen ytrer ønske om et nytt regnskapsprogram siden Mamut er vanskelig å sette seg inn i, lite intuitivt og lager masse ekstraarbeid for undergruppene. HS tar dette til etterretning. Vedtak: Forslaget fra salen vedtas med stort flertall. Sak 5.3 Budsjett Budsjettene for 2015 fra undergruppene godkjennes.
Sak 6 Hovedstyrets aktivitet Sak 6.1 Årsmelding Bjørn fra HS tar en kort presentasjon av årsmeldingen. Kommer kommentarer fra salen om at man savner kommentarer om hvilke undergrupper som skal legges ned og hvorfor. Det kommer også innspill på flere saker som kunne/burde vært med, blant annet Judo som har vært på nasjonal TV med sitt fallkurs og fått mye publisitet, samt håndballgruppa som har arrangert vårcup. Wilhelm kommenterer for HS at det er mye bra som skjer i mange grupper, men at de to arrangementene som er dratt frem i årsmeldingen skiller seg ut i at de er nye arrangementer som har dratt deltagere fra hele landet til Tromsø og TSI. Kommer forslag fra salen om å godkjenne årsmeldingene med tilleggene som er nevnt fra salen, mot det opprinnelige forslaget, som var: Hovedstyrets årsmelding for 2014 godkjennes. Vedtak: Det opprinnelige forslaget vedtas med 40 mot 6 stemmer. Sak 6.2 Regnskap Hovedstyrets regnskap for 2014 godkjennes. Etter forespørsel går HS ved Bjørn igjennom de største postene i regnskapet. Det kommer en kommentar på hvorfor tildelingen gjennom semesteravgiftsmidlene var så lav i 2014, men da dette går tilbake til HS 2013 er det ikke så lett å svare på. Variasjoner i dette tallet er uansett å forvente da tildelingen er resultatet av en politisk prosess utenfor TSIs kontroll. HS orienterer om at de har jobbet hardt med søknad og vært tilstede på årets tildeling, og fornøyd med at denne er tilbake på et bedre nivå for 2015.
Det kommer et spørsmål fra salen om hva som skjer med TSIkontingenten, som ikke fremgår av regnskapet. HS blir her svar skyldig, og årsmøtet tar et kvarters pause mens det arbeides med å finne ut av dette. Det viser seg at disse midlene går inn på en konto knyttet til investering i Kraft II, men hverken HS eller Studentidretten kan på stående fot redegjøre for summen som er spart eller kontobevegelser på denne kontoen. Overskudd drift er på 80 000, dette er forslått bakt inn i driftsbudsjettet for 2015. Det redegjøres også at det står i overkant av 400 000 på en sparekonto tiltenkt naust for havgruppene. Kommentar fra disse om at man ser etter naust, men at det foreløpig ikke har vært passende objekter å finne. Kontoen står for øyeblikket til forrentning. Det følger en lang diskusjon om hvor TSI kontingenten blir av, uten at man kommer særlig langt. Viktig å få belyst dette. HS kommer med følgende nye forslag forslag til vedtak: Hovedstyrets regnskap for 2014 godkjennes, men HS pålegges å gjøre rede for pengene og avtalen som foreligger om TSI kontingenten. Det nye forslaget vedtas uten motstemmer. Sak 7 Budsjett 2015 Budsjettet for 2015 godkjennes. Det kommer innspill fra salen om at budsjettet kanskje er unødvendig nøkternt og at enda mer penger kunne gått til undergruppene, men det fremmes ingen nye forslag.
Sak 8 Organisasjon Sak 8.1 Forslag om oppløsning av undergruppe: TSI Golf TSI Golf opphører som undergruppe i Tromsøstudentenes idrettslag med umiddelbar virkning Daniel fra HS orientere om hvorfor HS har forslag om å oppløse TSI Golf: Golf har hatt en veldig lav studentandel, samt veldig lav aktivitet de siste årene, og har heller ikke levert inn sine årsrapporter i denne perioden. HS har vært i samtale med Bioforsk som leier ut arealene de har brukt. Leieavtalen blir terminert, og TSI skal rydde arealene i løpet av sommeren. Lederen i TSI Golf er enig i at undergruppen skal oppløses. Anslag fra Bioforsk tilsier at midlene TSI har til gode på Golf sin konto vil dekke kostnadene til opprydning. Sak 8.2 Søknad om oppløsning av undergruppe: TSI Badminton TSI Badminton opphører som undergruppe i Tromsøstudentenes idrettslag med umiddelbar virkning Sak 8.2 Søknad om oppløsning av trimgruppe: TSI Turn TSI Turn opphører som trimgruppe i Tromsøstudentenes idrettslag med umiddelbar virkning Vedtas uten motstemmer
Sak 9 Endring av vedtektene Daniel fra HS informerer først: I fjor bestemte HS seg for å starte et strategiarbeid for å bli et bedre studentidrettslag. Vi fikk tak i folk fra NIF, hadde strategihelg og strategikveld med undergruppene rent praktisk har HS et ønske om å utarbeide en klubbhåndbok, og arbeidet med dette er i gang. I denne vil det inngå liste over hva man bør vite når man er med i TSI hvordan være HS, undergruppestyre, eget årshjul og mye annet. En del av arbeidet har vært å se igjennom vedtektene. I januar sendte vi ut et høringsutkast, ment som et forsøk for å se hva medlemmene syntes om vedtektene. Fått mye konstruktiv tilbakemelding på dette. Kommer ikke til å gjøre noe med vedtektene med det første, men kommer til å fokusere på å lage en god klubbhåndbok, med visse små unntak. Både HS og undergruppene er enige om at vi ønsker å stå mer samlet, for eksempel ved draktreglementet som er resultat av undergruppeforum i januar, men også ved å holde SL. Sak 9.1 Draktreglement På undergruppeforum i januar ble det diskutert hvorvidt TSI bør ha et felles draktreglement å forholde seg til. Dette var det enighet om, og møtet kom frem til et forslag til hvordan dette skal fungere. Basert på nevnte undergruppeforum har hovedstyret følgende forslag til ny vedtekt: 8 Drakter og klesplagg TSI sine lagdrakter og plagg skal være i sort farge, med hvit og oransje som sekundærfarger. Oransjefargen skal være den samme som solen i TSI logoen. På høyre bryst skal TSI logoen og logoen til Studentidretten være godt synlig. På venstre bryst kan undergruppen ha sin egen logo, men
størrelsen på undergruppelogoen skal ikke overskride størrelsen på TSI logoen. Undergruppene skal tilstrebe å følge disse retningslinjene i så stor grad som mulig ved innkjøp av drakter og andre klesplagg. Dersom det på grunn av regelverk, økonomiske hensyn eller andre forhold gjør det vanskelig å følge retningslinjene, kan undergruppen søke dispensasjon fra deler av, eller hele regelverket. Regelverket har ikke tilbakevirkende kraft. Drakter og andre plagg som allerede er kjøpt inn, trenger undergruppene ikke å bytte ut. Nykjøp skal følge regelverket. Innen årsmøtet 2017 skal alle TSI drakter og plagg følge gjeldende retningslinjer. Sak 9.2 Undergruppeårsmøter Det finnes per i dag får retningslinjer rundt hvordan årsmøtene i undergruppene skal avholdes. Det er en svært stor variasjon når det kommer til hvordan dette gjøres. Vi mener TSI er tjent med å ha noen retningslinjer rundt dette. Innleveringsfristen for undergruppeårsregnskapene er 1. februar. Siden årsregnskapet skal godkjennes av undergruppeårsmøtet, er det naturlig at årsmøtet må avholdes innen utgangen av januar. Undergruppeårsmøtene er undergruppenes øverste organ, og skal være åpent for alle medlemmer i gruppen. Det er svært viktig at alle medlemmene har muligheten til å få utrykt sine meninger på årsmøtene, derfor er det naturlig å ha klare retningslinjer rundt innkalling og sakslister. Det er en utfordring for hovedstyret å ha oversikt over aktiviteten i undergruppene. Et undergruppeårsmøte er en unik mulighet til å treffe
undergruppestyrene, men kanskje enda viktigere, medlemmene i undergruppene. Videre har erfaring vist at undergruppene selv drar nytte av å ha en representant fra HS tilgjengelig under årsmøtet, som har en innsikt i hvordan HS arbeider. Hovedstyret har i 2014 forsøkt å delta på en del undergruppeårsmøter, og har utelukkende fått positive tilbakemeldinger fra undergruppene selv, i tillegg til at hovedstyret selv har fått stort utbytte av et innblikk i hvordan gruppene styres og fungerer igjennom året. Forslag til ny vedtekt: 9 Undergruppeårsmøter Alle undergrupper skal avholde årsmøte innen utgangen av januar hvert år. Årsmøtene skal, så langt det er praktisk mulig, følge retningslinjene fastsatt av Norges idrettsforbund. Spesielt skal TSI sine undergrupper sende ut innkalling til årsmøtene senest 30 dager før årsmøtet avholdes. Innkallingen skal sendes alle medlemmene på e post, legges ut på nettsidene eller liknende. Det skal i innkallingen opplyses om sted, dato og at saker skal sendes inn innen 14. dager før årsmøtet. Sakslisten til årsmøtet skal publiseres på samme vis som innkallingen, senest 7 dager før årsmøtet. TSI sitt hovedstyre, primært undergruppekontakt, skal inviteres til årsmøtet. Det kommer noen innspill fra salen om det praktiske ved dette, men HS svarer på dette med at det arbeides aktivt med å få disse tingene inn i klubbhåndbok, samt ha undergruppeforum i forbindelse med dette. Sak 9.3 Sanksjoner ved for sen innlevering
Per i dag har TSI følgende vedtekt omhandlende sene innleveringer: 4 Sanksjon ved for sen levering. Undergrupper som leverer regnskap, budsjett, årsmelding og utstyrsliste for sent til Hovedstyret ved årsmøte eller ekstraordinært årsmøte blir trukket 10 % av brutto tildeling. TSI har undergrupper som ikke søker/tildeles ordinære midler, og HS finner det vanskelig å sørge for at innleveringen kommer inn i tide når denne sanksjonsmuligheten ikke har noen effekt. Forslag til ny endret vedtekt: 4 Sanksjon ved for sen levering. Undergrupper som leverer regnskap, noter til regnskap, budsjett, noter til budsjett, årsmelding eller utstyrsliste for sent, uten innvilget søknad om forlenget frist, blir trukket 10 % av brutto tildeling. Grupper med lav, eller ingen tildeling, kan dersom det er nødvendig sanksjoneres i form av trekk i banetid eller tid ved andre lokaler/anlegg som TSI disponerer. Grupper som ikke leverer nevnte dokumenter, har ikke rett til tildeling av midler eller banetid. Endringen av vedtaket gjeldende fra og med innlevering av halvårsregnskap 2015 Vedtas uten motstemmer Sak 10 Revidert fordelingsnøkkel Dagens fordelingsnøkkel i TSI er basert på en tid der økonomien var bedre, medlemstallet lavere, og undergruppene færre. Dagens situasjon er en helt annen. Fordelingsnøkkelen har ingen praktisk hensikt slik den står i dag, da
begrensningene som bli lagt opp til er svært mye høyere enn det som er praksis ved fordeling av midler. Vi ønsker å gjøre følgende endringer: Beløpet for normal støtte for reiseutgifter i forbindelse med nasjonale mesterskap justeres til kr 500, Det maksimale beløpet for hvor mye en gruppe kan motta per studentmedlem i ordinær drift justeres til kr 2000, Disse endringene har vært praksis det siste året. De nevnte endringene i fordelingsnøkkelen utføres. Det er et ordskifte om nødvendigheten av å justere fordelingsnøkkelen siden vi har bedre økonomi i år enn i fjor. HS svarer med at selv med årets tildeling så vil forslaget til ny fordelingsnøkkel ligge nærmere det som er realistisk i år og fremover, og at det vil gi både HS og undergruppene fordeler dersom fordelingsnøkkelen faktisk kan gi undergruppene en realistisk forventning om hva de kan få tildelt. Det kommer inn nytt forslag til vedtak fra salen, og i tillegg to forslag til tillegg i den fordelingsnøkkelen som blir vedtatt. Nytt forslag til fordelingsnøkkel: Fordelingsnøkkelen opprettholdes slik som den er i dag. Vedtak: Det opprinnelige forslaget vedtas med 28 mot 12 stemmer. Forslag til tillegg i fordelingsnøkkelen: Man kan kun tildeles ordinære midler tilsvarende midler man selv genererer (støtte fra HS kan være maks 50% av inntekter). Forslaget til tillegg i fordelingsnøkkelen faller med 22 mot stemmer. Forslag til tillegg i fordelingsnøkkelen: Søknad om støtte til leie av treningsfasiliteter leveres sammen med søknad om ordinære midler. Kontrakter skal forelegges HS.
Forslaget til tillegg i fordelingsnøkkelen blir vedtatt med 30 mot 7 stemmer. Sak 11 Fastsette kontingent TSI sin kontingent har ikke vært forandret på svært mange år. Vi har landets billigste kontingent blant andre studentidrettslag. Med økt aktivitet ser vi det nyttig å øke TSI avgiften. Det finnes per i dag ikke en egen pris for ikke studenter. Det er en stor, og gjentakende diskusjon i og rundt TSI om TSI sin subsidiering av idrett for ikke studenter. TSI får sine midler tildelt på grunnlag av antall studentmedlemmer, ikke det totale medlemstallet. På grunnlag av dette, og flere andre grunner ønsker vi å operere med en høyere avgift, som fremdeles er lav i forhold til andre idrettslag. Forslag til ny kontingent per semester: Student: kr 200, Ikke student: kr 400, HS har mellom trykk av sakspapirer og årsmøtet oppdaget at kontingenten ikke kan endres uten gjennom avtale med Studentidretten. HS kommer derfor med et nytt forslag til vedtak, men årsmøtet blir opplyst om at HS kommer til å utrede muligheten for å øke TSI kontingenten i tråd med det opprinnelige forslaget. Nytt forslag til vedtak: Dagens kontingent blir videreført. Det nye forslaget vedtas uten motstemmer. Sak 12 Valg Sak 12.1 Valg av nytt hovedstyre Det skal velges leder, nestleder, økonomiansvarlig, fire styremedlemmer og to varamedlemmer.
Valgkomitéens innstilling er som følger: Leder: Wilhelm Advocaat Francke Nestleder: Bjarne Martinsen Økonomiansvarlig: Helge K. Sættem Styremedlemmer: Birgit Dahl, Emilie Heimdal, Louise Konst Backe og Christian Jensvold Markussen Varamedlemmer: Bjørn Anders Karstensen og Daniel Rød Valgkomiteen underretter årsmøtet om sitt arbeid og innstilling, og orienterer om muligheten for å komme med benkeforslag. Valget forløp som følger: Valgkomiteens innstilling om leder og nestleder vedtas Valgkomiteens innstilling om økonomiansvarlig vedtas Det kommer benkeforslag til styremedlem. Steinar fra SURK presenterer seg og stiller til valg. Etter avstemning vedtas valgkomiteens innstilling av styremedlemmer. Det kommer benkeforslag til vararepresentant. Steinar fra SURK presenterer seg og stiller til valg. Etter avstemning vedtas valgkomiteens innstilling av styremedlemmer. Sak 12.2 Valg av revisorer Det skal velges to personer til å revidere regnskapet. Revisor 1: Revisor 2: Forslag: HS får fullmakt til å velge revisorene etter årsmøtet. Vedtatt uten motstemmer Sak 12.3 Valg av valgkomité Valgkomitéen skal minimum bestå av leder, to medlemmer og en vara. Hovedstyrets forslag til ny valgkomité:
Leder: Medlem 1: Ingrid Solstad Andreassen Medlem 2: Varamedlem: Maximillian Hansen Forslag: HS gis fullmakt til å velge supplere valgkomiteen.