Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 11-200 Møtedato/tid: 14.06.2011, kl. 17:00 Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Deltagere: Gunnar Lohse leder Per Arild Lyng Arild Øyan Tove Grendstad Mary Dahl Arvid Hanssen KonSek Midt-Norge IKS Revisjon Midt-Norge IKS og ordfører har møterett og deltar om ønskelig. Rådmannen er invitert og deltar om ønskelig ifm sak 16. Forfall: Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann og Revisjon Midt-Norge IKS. Sakliste 014/11 015/11 016/11 017/11 018/11 019/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.05.2011 Referatsaker til møte 14.06.2011 Vesentlighet - selskapskontroll Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 2007-2011. Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 06.05.2011. Gunnar Lohse (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.05.2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.06.2011 Saksnr 014/11 Arvid Hanssen 11/200-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 03.05.2011 godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/malvik.
Referatsaker til møte 14.06.2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.06.2011 Saksnr 015/11 Arvid Hanssen 11/200-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Årsmelding FKT 2010 Årsberetning KonSek 2010 Protokoll representanskapet KonSek 29.04.2011 Årsberetning RMN 2010 Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS 18.5.2011 Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 14.4.2011 Generalforsamling i TrønderEnergi AS Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Vurdering av interkommunalt samarbeid, behandlet i sak 20/2011den 30.05.2011. 2. Høringsnotat fra KRD om endringer i kommuneloven og enkelte andre lover (egenkontrollen i kommunene m.m) Eget dokument utsendt. 3. Orientering fra årsmøte til Forum for kontroll og tilsyn og kontrollutvalgssamling 78.juni. 4. Årsmelding 2010 fra Forum for kontroll og tilsyn. 5. Årsberetning 2010 for KonSek Midt-Norge IKS.(KonSek) 6. Protokoll fra representantskapet til KonSek 29.04.2011 7. Årsberetning 2010 for Revisjon Midt-Norge IKS. (RMN) 8. Rapport fra representantskapet til RMN 18.05.2011. 9. Rapport fra representantskapet til Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS (IKA) den xx 2011. 10. Rapport fra generalforsamlingen i TrønderEnergi AS, 30.05.2011. En del av dokumentene er lagt inn i innkallingen eller sendt ut separat. Kontrollutvalgets medlemmer og sekretær vil orientere og svare på spørsmål.
Årsberetning 2010 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Selskapets virksomhet Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) ble stiftet med virkning fra 01.01.2005 på stiftelsesmøte den 11.02.2005. Selskapet utgjør et interkommunalt samarbeid mellom 14 kommuner og Sør-Trøndelag fylkeskommune, og skal ivareta funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg for eierne. Selskapet har hovedkontor i Trondheim, men legger vekt på å møte sine kunder og eiere ute i kommunene, noe som tilsier at selskapet har en betydelig reisevirksomhet. Året 2010 har vært preget av ordinær drift der selskapet har bistått kontrollutvalgene med å ivareta sin tilsynsfunksjon i kommunene. KonSek har som en av sine strategier å gjøre kontrollutvalgene til et vitalt og synlig organ i den kommunale forvaltningen og til en viktig bestanddel i virksomhetsstyringen og det kommunale selvstyret. Vi mener å ha bidratt til dette i året som har gått, og kontrollutvalgene fremstår i mange kommuner som et viktig organ som gir viktige innspill i debatten i utvalgte saker. Et mer synlig kontrollutvalg gir også mer krevende oppgaver for sekretariatet. KonSek opplever at man gjennom kontrollutvalgene blir trukket tett opp i kommunens beslutningsprosesser og utvalgene blir aktivt brukt for å avklare, undersøke og vurdere problemstillinger som dukker opp. Sekretariatet får dermed også en oppgave i å avgrense kontrollutvalgenes arbeid som tilsynsorgan. Kommunene har til tider store forventninger til hva kontrollutvalget kommer frem til i de sakene som utvalget går inn i. Som saksutreder er KonSek en viktig premissleverandør i kontrollutvalgenes beslutningsprosess, og i takt med økt oppmerksomhet om kontrollutvalgene har det også blitt større fokus på sekretariatets virksomhet. KonSek sin oppgave er først og fremst å være en støtte for våre kontrollutvalg og vi synes det er naturlig at det er utvalgene som fronter sakene som er til behandling. For å kunne samordne kontrollutvalgenes arbeid med fylkesmannens tilsynsarbeid i kommunene, har KonSek tatt initiativ til et nærmere samarbeid med fylkesmannen i SørTrøndelag. Dette gjelder særlig i forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet, slik at kontrollutvalgene og fylkesmannen kan dra veksler på, og bygge på hverandres arbeid, i stedet for å undersøke samme tjenesteområde i samme tidsrom. KonSek har oversendt et dokument til Fylkesmannen som viser hvilke fokusområder den enkelte kommune har vedtatt i sin Plan for forvaltningsrevisjon. Dermed kan dobbelarbeid unngås, en størst mulig andel av det kommunale tjenestetilbudet kan kvalitetssikres, tilsynsressursene utnyttes best mulig og kommunene slipper å oppleve at samme område undersøkes flere ganger av ulike tilsynsinstanser. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) Årsberetning 2010
Internt har KonSek implementert driftssystemer knyttet til regnskap, lønn og personal. Planverket knyttet til budsjett, strategi, handlingsplaner, helse, miljø og sikkerhet er vedtatt og er styrende for vår virksomhet. Som en følge av at KonSek skal ivareta arkivplikten for kontrollutvalgene i våre eierkommuner har KonSek foretatt en tilbudskonkurranse blant aktuelle leverandører av sak- og arkivsystem. Valget falt på ACOS AS og implementering av sak- og arkivsystemet ble gjennomført i november. Opplæring av alle ansatte ble gjennomført i desember slik at KonSek ble fullelektronisk fra 01.01.2011. I tillegg til anskaffelsen av sak- og arkivsystemet ACOS, inngikk KonSek en avtale med Daldata AS vedr. kjøp av IKT-driftstjenester. Avtalen vedr. IKT-driftstjenester med STFK ble sagt opp med virkning fra 01.11.2010. KonSek mener å være kommet langt i å kunne tilby kontrollutvalgene i våre eierkommuner de tjenester som er pålagt, både i lov og i forhold til kommunenes forventninger. Dette gjelder i første rekke saksforberedelse og møtevirksomhet, uttalelser til kommunenes årsregnskap, bestilling av forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll, samt forberede behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporter og rapporter for selskapskontroll i kontrollutvalgene. KonSek utreder og saksforbereder mange saker til kontrollutvalgene og eventuelt kommunestyrene som er mer knyttet til forespørsler fra enkeltpersoner eller kommunestyrene i den enkelte kommune. Denne utviklingen krever at KonSek må prioritere sine ressurser sterkere. Selskapet ønsker så langt det er mulig å komme våre oppdragsgivere i møte. I løpet av 2010 har KonSek bidratt til avviklingen av 90 kontrollutvalgsmøter og saksforberedt behandlingen av 636 saker. Av disse er 56 gått til videre behandling i kommunestyrer og fylkesting. KonSek arrangerte i oktober 2010 en samling for kontrollutvalg der utvalgene fikk diskutere aktuelle saker seg i mellom, samtidig som KonSek ga orienteringer om forhold av mer generell art. En viktig del av samlingen var å gi kontrollutvalgene kunnskaper om bestemmelser knyttet til habilitetsspørsmål. Fagsjef ved juridisk enhet i kommunal- og beredskapsavdelingen hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, ga praktiske eksempler og innledet til diskusjoner om forhold knyttet til habilitetsspørsmål i kommunene, herunder i kontrollutvalgenes arbeid. Selskapskontroll og oppfølging av KRD sin rapport om 85 anbefalinger for styrket egenkontroll ble også viet særlig oppmerksomhet på samlingen. Totalt sett var det 38 deltakere på arrangementet og deltakerne ga uttrykk for at samlingen var nyttig. Fortsatt drift En ansatt sluttet i mars og KonSek fikk tilsatt en ny medarbeider i mai. Egenkapitalen er inntakt og regnskapet for 2010 viser overskudd. KonSek sin virksomhet er basert på et gjensidig samarbeid med, og mellom eierne (fylkeskommunen og kommunene) om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg. KonSek har tatt grep for å sikre riktig levering i forhold til bestilling fra kontrollutvalgene. Selskapet mener å kunne levere de tjenester som etterspørres og eierne uttrykker tilfredshet med den funksjonen som KonSek utøver. Med dette som utgangspunkt anser derfor styret at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Regnskapet for 2010 Regnskapet for 2010 viser en omsetning på kr 3.955.053, som i hovedsak består av honorarinntekter fra tjenester utført hos eierkommunene. Regnskapet er avlagt med et overskudd på kr 345.772. Årsaken til et så godt resultat ligger i at KonSek har en relativt nøktern drift og god økonomistyring, samt at det har vært en vakanse i en stilling i 2 måneder og at gjennomsnittlig lønnsnivå har gått ned. KonSek forestår regnskapsføring og lønnsbehandling selv, noe som gir reduserte kostnader og full innsikt i selskapets økonomiske situasjon til enhver tid. KonSek påregner imidlertid økte fremtidige utgifter knyttet til drift av sak- og arkivsystemet. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) Årsberetning 2010
Styret foreslår at årets overskudd overføres til disposisjonsfond i henhold til selskapsavtalen. KonSek er et lite selskap er sårbart for endringer i rammebetingelser, arbeidsstokk og kundemasse og det er således viktig å kunne ha noen reserver tilgjengelig. Ved å kunne sette av midler til frie fond vil selskapet bli mer robust i sin daglige drift, samtidig som selskapet blir mer likvid. Arbeidsmiljø Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS har et godt psykososialt arbeidsmiljø. Selskapet har internt drøftet forhold knyttet til Helse, miljø og sikkerhet. Selskapet anser å ha tilhold i lokaler som legger til rette for et godt arbeidsmiljø for de ansatte. Risikoen for skade på personale kan i første rekke knyttes til reiseaktivitet, men regnes ikke som høyere enn ellers i samfunnet. Det er ikke skjedd skader på personer knyttet til arbeid i selskapet. KonSek har i 2010 hatt et sykefravær på 1,4 %. Fraværet kan ikke sies å være relatert til forhold på arbeidsplassen. Styret har en positiv holdning til kompetanseoppbygging i selskapet. Dette anses viktig for å beholde dyktige medarbeidere og har samtidig positive virkninger for arbeidsmiljøet. Likestilling Blant selskapets ansatte er 2 kvinner og 2 menn. Daglig leder er mann og stedfortreder for daglig leder er kvinne. Styret består av 2 menn og 3 kvinner. Selskapet legger vekt på likebehandling mellom kjønnene i sin virksomhet og styret anser denne målsettingen for å være oppfylt. Ytre miljø Selskapet har ikke virksomhet som forurenser det ytre miljø utover reiseaktivitet knyttet til arbeidsutførelsen i eierkommunene. Avslutning Som sekretariat for kontrollutvalgene er selskapet avhengig av et nært og godt samarbeid både med kommunestyret og administrasjonen i kommunene. Styret takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i tiden som kommer. På denne måten kan Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og skape størst mulig tillit til kommunene som forvaltningsorgan, til beste for kommunene og den enkelte innbygger. Trondheim 23. mars 2011. Helge Bjørn Bæverfjord styrets leder Oddlaug Børseth Brekken styrets nestleder Anne Sophie Hunstad styremedlem Hanne Kongsvik styremedlem/ansatterep. Kåre Holm styremedlem Arvid Hanssen daglig leder Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) Årsberetning 2010
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: 18.5.11, 1200-1300 Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Se protokoll Fra KU: Hanne D. Søttar, STFK I tillegg møtte følgende valgte representanter som er KU-ledere: Per Ervik, Hitra Gunnar Lohse, Malvik Jomar Aftret, Klæbu (vara for Ivar Skei) Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS 18.5.2011 Sakliste 1. Orientering fra daglig leder. 2. Regnskap og årsberetning 2010. 3. Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Orienteringer fra daglig leder, sak 1. Det ble orientert om følgende saker: Nye kontorlokaler i Orkanger. Innflytting før sommeren. Klæbu kommune, vurdering av konkurranseutsetting av revisjonen. Sak i kommunestyret 26.mai.2011. Kontrollutvalget innstiller (enstemmig) på at dagens ordning opprettholdes. Endringer av årshjulet. Revisjonen følger fra 2011 kalenderåret. Tidligere ble revisjonsåret definert til 01.05 30.04. Benchmarking 2009. Daglig leder gjennomgikk kostnader knyttet til regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og andre oppgaver for samarbeidskommunene. Totale prosentvise kostnader til revisjon, andel forvaltningsrevisjon mv, ble målt opp mot snittet for de øvrige 15 revisjonsenheter som deltar i NKRF`s benchmarking. Flere uttalte at det var viktig å få frem resultatet av benchmarkingen for eierkommunene. Tallene for 2010 presenteres til høsten. Behandling av årsregnskap2010, sak 2. Få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr 207.917, som ble vedtatt avsatt til disposisjonsfond.
Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap, sak 3. Daglig leder orienterte om bakgrunnen for etableringen og senere nedleggelsen av RMN Revisjon AS. Nordmøre Distriktsrevisjon og Revisjon NOR AS har meldt interesse for at bl.a RMN IKS kan bli deltaker i selskapet. Daglig leder understreket viktigheten av at ansatte kan få den nødvendige praksisen for å bli registrerte revisorer og at dette kan oppnås gjennom deltakelse i et større revisjonsselskap, slik det er invitert til gjennom saksutredningen. Han understreket også viktigheten av å kunne revidere kommunale aksjeselskap, da flere kommuner velger å organisere virksomhet i denne selskapsformen. Representantskapet vedtok å gi styret fullmakt til å utrede mulighetene for deltakelse i et nytt revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Sak fremmes for representantskapet høsten 2011. Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold..
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Dora, Trondheim Dato og tid: 14.4.2011 Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Fra KU: Se protokoll (87 % av totalt antall stemmer) Ingen Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal. (Meldal medlem fra 1.7.2011). Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 14.4.2011 Sakliste 1. Opptelling medlemmer 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av protokollkomite, (Referenter og 2 til å skrive under protokollen.) 4. Årsrapport 2010 5. Regnskap 2010 6. Opptak av nye kommuner 7. KDRS Kommuneinstitusjonenes digitale ressurssenter 8. Endring i selskapsavtalen 9. Virksomhetsplan 2011-04-15 Strategiplan 2012-2015 10. Strategiplan 2012-2015 11. Godtgjøring verv 12. Budsjett 2011 13. Økonomiplan 2012-2015 14. Valg til styret. Behandling av årsregnskap, sak 5. Ingen kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet er gjort opp i balanse etter avsetning og bruk av fond. Regnskapet er ført etter kommunale regnskapsforskrifter. Selskapet har 6,3 mill.i disposisjonsfond per 31.12.10. Opptak av nye kommuner, sak 6.. Rennebu fra 01.01.11. Meldal 01.06.11. Snåsa 01.01.12. Inderøy 01.01.12. Det ble spurt om dette får innvirkning på bemanningen. Styreformannen opplyste at bemanningen vurderes løpende,.
KDRS, jf sak 7: Samvirkeforetak, stiftet mai 2010 som et 3-årig prosjekt. IKA er forpliktet til å tilføre kr 750.000 i perioden. Endring av selskapsavtale, sak 8. Selskapsavtalen endres/justeres årlig i tråd med endringer i deltakerkommuner. Budsjett, sak 12.: Vedtatt å øke grunnbeløpet per kommune med kr 15 000 i 2011 og samme beløp for 2012. Det ble kommentert at økningen for 2011 burde vært klar tidligere, da kommunene har behandlet sine budsjetter før jul 2010. Valg av styre, sak 14. Medlemmer frem til våren 2013: Kjell Fosse, Stjørdal kommune leder (var ikke på valg) Liv Olsen Meråker kommune (Ikke på valg) Medlemmer frem til våren 2015. Tove Jebens STFK, gjenvalgt som nestleder Randi Segtnan, Melhus kommune, valgt som fast medlem. Det ble stilt spørsmål i forhold til kjønnssammensetning. Andre kommentarer fra møtet Generelt få kommentarer i møtet.
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: TrønderEnergi AS Sted: Dato og tid: Quality Panorama Hotel Trondheim 30. mai 2011 Arkivsaknr: 11/161-5 Møtende repr.: Se protokoll Fra KU: Ingen Fra KonSek: Hanne Kongsvik Til kontrollutvalg i: Agdenes, Frøya, Hitra, Hemne, Malvik, Melhus, Klæbu, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord Generalforsamling i TrønderEnergi AS 30.05.2011 Sakliste: Sak 01/11 Sak 02/11 Sak 03/11 Sak 04/11 Sak 05/11 Sak 06/11 Sak 07/11 Sak 08/11 Sak 09/11 Sak 10/11 Sak 11/11 Sak 12/11 Sak 07/11 Navneopprop Fullmakter Valg av møteleder Godkjenning av innkalling og dagsorden Valg av to deltakere til å undertegne protokollen sammen med møteleder Protokoll fra forrige møte Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2010 og styrets forslag til utbytte for TrønderEnergi AS 2010 Godtgjørelse til revisor Valg av revisor Valg av 10 medlemmer til bedriftsforsamlingen Valg av valgkomite Fastsettelse av godtgjørelse for bedriftsforsamling og valgkomite for 2011 Eventuelt Godkjenning av årsberetning og årsregnskap for 2010 2010 var preget av oppkjøp av Trondheim Energi, både mht aktivitet, organisering og regnskapsresultater. Selskapets driftsresultat har hatt en jevn stigning over flere år. Utbytte til eierkommuner vedtatt satt til kr 161.232.000. Årsresultat 2010 var 78.005.000 kr. Sak 10/11: Valg av bedriftsforsamling: Følgende ble valgt til bedriftsforsamlingens faste medlemmer:
Medlemmer: Arnfinn Astad, Bjugn (leder) Ola Røtvei, Oppdal (nestleder) Karin Galaaen, Selbu Ole Haugen, Hitra Erling Lenvik, Midtre Gauldal John Lernes, Snillfjord Gunnar Lysholm, Orkdal Ståle Vaag, Hemne Jon P. Husby, Skaun Erling Bøhle, Melhus 2010-2012 2011-2013 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2010-2012 2011-2013 2011-2013 Interne representanter: Edvard Hjertås, Ansattevalg Helge Grønning, Ansattevalg Rune Aagesen, Ansattevalg Stein Inge Solum, Ansattevalg Astrid Houen Ler, Ansattevalg 2011-2012 2012-2013 2011-2012 2012-2013 2011-2012
Vesentlighet - selskapskontroll Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.06.2011 Saksnr 016/11 Arvid Hanssen 219 11/210-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden. Vedlegg Oversikt selskaper Malvik Oversikt vesentlighet, foreløpig vurdering Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i sak 33/2010 forarbeid til selskapskontroll i kommende valgperiode. Her ble det lagt opp til at det gjøres felles vurderinger av vesentlighet og risiko for kommunenes eierskap, som skal ligge til grunn for ny plan for selskapskontroll. Følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalgssekretariatet bes fortsette prosessen frem mot plan for selskapskontroll 2012-2015 med felles vesentlighets- og risikovurdering for kontrollutvalgene. 2. Kontrollutvalget ber om å få forelagt en helhetlig gjennomgang av kommunens eierskapsportefølje i løpet av våren 2011. 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet vurdere å være til stede ved generalforsamling og representantskapsmøter i de mest sentrale selskapene, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget fra disse. Sekretariatet har fulgt opp pkt 3 ved å være tilstede på en del møter, samt rapportert til kontrollutvalget gjennom referatsaker. KonSek har gjort en første gjennomgang av kommunenes eierskap, med et utkast til vesentlighetsvurderinger, som sammen med en risikoanalyse skal ligge til grunn for prioritering av selskaper for kontroll. Bakgrunn for vurderingene For plan for forvaltningsrevisjon heter det i kontrollutvalgsforskriftens 10 blant annet følgende: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forskriften har pålegg om at det også skal utarbeides en plan for selskapskontroll, men i forbindelse med denne planen er det ikke gitt tilsvarende føringer, som når det gjelder
forvaltningsrevisjon. Sekretariatet finner det likevel naturlig at man tar utgangspunkt i samme type vurderinger når det gjelder prioritering av selskaper for kontroll. Det er åpenbart at det vil være en for stor oppgave å utøve like omfattende kontroll overfor alle selskaper kommunene har en eierandel i. Dette vil heller ikke være hensiktsmessig. I tilfeller der kommunene eier en svært liten andel av selskapet, eller selskapet på annen måte har liten betydning for kommunene vil det være mindre interessant å gjennomføre kontroller enn der eierandelen eller den samfunnsmessige betydningen er stor. Dette er hovedpremisset for vurdering av vesentlighet. Det er viktig å ta med seg at ulike formål med eierskapet bør gi ulike vurderinger av vesentlighet. Et selskap av liten økonomisk betydning kan være viktig for kommunen, for eksempel dersom det yter viktige tjenester til kommunens innbyggere. Et selskap som representerer en stor økonomisk investering, eller som gir kommunen inntekter kan også være vesentlig uten at tjenestene det yter er viktig for kommunen. Vurderingene er også gjort med henblikk på det totale eierskapet til kommuner som samarbeider gjennom KonSek. Det kan derfor være at selskaper er blitt vurdert som vesentlige, selv om ingen enkeltkommuner har en stor eierandel i selskapet. Ut fra vurderingene er selskapene delt inn i tre kategorier: Høy, middels og lav vesentlighet. Selskaper med høy vesentlighet er blant de aller viktigste selskapene som antagelig vil bli prioritert for selskapskontroll selv om det antas å være liten risiko knyttet til selskapet. Selskaper med middels vesentlighet vil måtte bli vurdert enkeltvis på bakgrunn av risiko, mens selskaper gitt lav vesentlighet ikke vil bli prioritert for selskapskontroll selv om det måtte være knyttet vesentlig risiko til driften. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet viser til vedleggene og ber kontrollutvalget sette seg inn i de foreløpige vurderingene som er gjort, og gjøre seg opp en mening om hvor vesentlige selskapene er for kommunen. Som nevnt ovenfor er vesentlighetsvurderingene som KonSek har foretatt gjort for kommunene samlet, og blir dermed ikke spesifikke for Malvik kommune. Kommunen eier små andeler i flere av selskapene som foreløpig er satt under kategorien vesentlig. Kontrollutvalget bør foreta egne vurderinger for aktuelle selskap ut fra kommunens eierskap. Videre ber sekretariatet om innspill fra kontrollutvalget, og eventuelt rådmannen og ordfører på kjente risikofaktorer knyttet til selskapenes drift og muligheter til å nå de mål kommunen har med eierskapet.
Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden 20072011. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.06.2011 Saksnr 017/11 Arvid Hanssen 089 11/209-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger frem rapport for utvalgets virksomhet i valgperioden 2007-2011 til kommunestyret. Rapporten legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar framlagt rapport fra kontrollutvalget om virksomheten i valgperioden 2007-2011 til orientering. Vedlegg Rapport Malvik KU`s virsomhet i valgperioden 2007-2011 Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og reglement for kontrollutvalget i Malvik kommune. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalget frem for kommunestyret som referatsaker fortløpende. Kommunestyret har dermed muligheten til å stille spørsmål til kontrollutvalgets medlemmer i kommunestyret. Da inneværende valgperiode nærmer seg slutten er utvalgets virksomhet i årene 2007-2011 oppsummert i en egen kort rapport. Rapporten er utformet på en måte som kan gjøre den egnet til å bli brukt som et grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og eventuelt nytt kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Vedlagte rapport om virksomheten i inneværende periode anbefales drøftet i kontrollutvalget, med sikte på framleggelse for avtroppende eller påtroppende kommunestyret i høsten 2011..
Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.06.2011 Saksnr 018/11 Arvid Hanssen 089 11/209-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg Malvik-Retningslinjer for kontrollutvalget.pdf Saksdokumenter 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. (Ikke vedlagt) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunalog regionaldepartementet 15. juni 2004. (Ikke vedlagt) 3. Høringsnotat om endringer i kommuneloven og enkelte andre lover(egenkontroll i kommunene m.m) Utsendt som eget dokument. 4. Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik Kommune, vedtatt av kommunestyret i sak 22/2006, den 29.05.2006. Saksutredning Kontrollutvalgets ansvarsområde og oppgaver fremgår av kommunelovens bestemmelser og forskrift om kontrollutvalg. Som følge av endringene av bestemmelsene om revisjon og kontrollutvalg i kommuneloven med virkning fra 01.07.2004 ble kontrollutvalgets ansvarsområde utvidet og oppgavene ble flere. Kontrollutvalgets virksomhet og oppgaver har tradisjonelt vært lite kjent, dette gjelder både innenfor kommunens administrasjon, politiske beslutningstakere og ikke minst blant kommunens innbyggere. Dette har bedret seg noe de senere årene, men gjelder fortsatt. Fra lovgivers side er kontrollutvalget tillagt en viktig oppgave i forvaltningen og er ment å være en demokratisk fundert egenkontroll i kommunene. Som følge av lovendringene i 2004 der intensjonen var å øke betydningen av kontrollutvalgets rolle ytterligere, ble det fra lovgivers side også antydet at det statlige tilsynet med kommunene kunne tones ned dersom kontrollutvalgene fungerer godt i kommunene. Kontrollutvalgets rolle kan i korte trekk sies å være garantisten for at kommunen gir sine innbyggere de tjenester som den er satt til å gjøre gjennom lov, statlige pålegg og vedtak i kommunestyret. I dette ligger det også at kontrollutvalget skal se til at kommunen forvalter sine ressurser på en best mulig måte, slik at måloppnåelsen blir størst mulig, til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalgets oppgaver er således svært omfattende. Ansvarsområdet spenner over hele spekteret av kommunens virksomhet og innfallsvinklene og arbeidsoppgavene kan variere mye fra sak til sak.
For at kontrollutvalget skal kunne lykkes i sitt arbeid er utvalget avhengig av å ha god kunnskap om kommunens virksomhet og ha inngående kunnskap om kommunens målsettinger og ambisjoner. Dette fordrer en god dialog både med den politiske og administrative ledelsen i kommunen. Kontrollutvalget må også sikres gode arbeidsforhold i form av egne ressurser, og ha en revisjons- og sekretariatsordning som fungerer på en god måte. Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune For å kunne utdype sine oppgaver og ambisjonsnivå utover bestemmelsene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg, og for å kunne gi kommuneforvaltningen og innbyggerne i Malvik kommune bedre innsikt i utvalgets virksomhet, er det vedtatt egne retningslinjer for kontrollutvalget. Retningslinjene sier noe om utvalgets oppgaver og ansvarsområde, saksbehandlingen i utvalget og gir informasjon om utvalgets virksomhet. Dokumentet er svært enkelt og mye av innholdet fremgår også av forskrifter. Kontrollutvalget har det siste året drøftet Kommunal og regionaldepartementets rapport 85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene, som kom i desember 2009. Et svært sentralt punkt i rapporten er diskusjonen rundt åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Malvik har også diskutert dette, uten at det er gitt klare signaler om at det er ønskelig å gå over fra lukkede til åpne møter. Dette er et forhold som kontrollutvalget selv fortsatt kan avgjøre, men en eventuell endring må tas inn i retningslinjene for kontrollutvalget. Kommunal og regionaldepartementet (KRD) har i høringsnotat vedrørende endringer i kommuneloven foreslått å ta ut bestemmelsene om at kontrollutvalget møter skal være lukket. Utviklingen går derfor i retning av at kontrollutvalget får de samme bestemmelsene som andre utvalg, når det gjelder åpenhet. I kjølvannet av rapporten nevnt ovenfor er det utarbeidet en veileder: Kontrollutvalgshåndboken om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Denne vil bli sentral i opplæringen av nye kontrollutvalg til høsten og inneholder opplysninger som kan bidra til å gjøre kontrollutvalgets ansvar og arbeid bedre kjent. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det er riktig at kontrollutvalget nå på tampen av valgperioden vurderer om det er ønskelig å foreslå endringer i dagens retningslinjer. Eventuelle endringer må forelegges kommunestyret til godkjenning. Det er opp til utvalget å vurdere om det kun ønsker å gi signaler til det nye kontrollutvalget, eller om utvalget ønsker å legge frem sak om forslag til endringer av retningslinjene for avtroppende eller påtroppende kommunestyre.
Side 1 av 2 Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Malvik kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Malvik på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Malvik kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Malvik kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. Malvik kommune Kontrollutvalget
Side 2 av 2 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynvirksomheten i Malvik kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for lukkede dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Malvik kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Malvik kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Malvik kommune trer i kraft etter vedtak i Malvik kommunestyre i sak 22/06 den 29.05.2006. Malvik kommune Kontrollutvalget
Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Arvid Hanssen 11/200-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 14.06.2011 Saksnr 019/11