Deloitte AS Dronninggata 15 Postboks 2013 Strømsø N-3003 Drammen Halden kommune v/rådmann Eivind Hansen Storgata 8 1771 Halden Tel: +47 32 26 41 00 Fax: +47 32 26 41 01 www.deloitte.no Revisjonsrapport nr 4 (journalføres) INTERIMSREVISJON 2012 - HALDEN KOMMUNE I forbindelse med vår interimsrevisjon av Halden kommune har vi noen innspill og kommentarer som vi ønsker å rapportere til dere. I vår revisjon har vi gjennomført de revisjonshandlinger vi har ansett nødvendige for å få bekreftet at kommunens regnskaper ikke inneholder vesentlige feil eller mangler og for å avgi revisjonsberetning. I tillegg har vi utført de kontrollhandlinger som er nødvendige for å attestere på kommunens kontrolloppstilling til lønnsoppgavene. Rådmannen er ansvarlig for å etablere og opprettholde en tilfredsstillende intern kontroll, herunder sørge for at regnskapsføringen er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Som ledd i revisjonen har vi vurdert den del av kommunens interne kontroll som er av betydning for regnskapet og kommunens lovbestemte oppgave- og opplysningsplikt i følgeskrivet til lønnsoppgavene. Vi har ikke utført de tester som er nødvendige for å avgi en uttalelse om kvaliteten på den interne kontroll. I samsvar med bestemmelser i lov og god kommunal revisjonsskikk har vi i vedlegg til dette brevet kommentert på enkelte forhold som vi er blitt oppmerksomme på ved utførelsen av vår revisjon. Dersom det er behov for nærmere diskusjon av forholdene som er påpekt, står vi gjerne til disposisjon. Med vennlig hilsen Deloitte AS Kjartan Kvamme statsautorisert revisor Kopi: Kontrollutvalget v/sekretariatet Økonomisjef i Halden kommune Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a UK Limited company, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu and its member firms. org.nr: 980 211 282
side 2 Vedlegg til Revisjonsrapport nr 4 1. Feil avdekket i grunnlag til søknad om MVA-kompensasjon Feil avdekket i MVA kompensasjon Ved vår gjennomgang av søknad om MVA kompensasjon for Halden Kirkelige Fellesråd for 5. termin avdekket vi flere feil vedrørende strømfakturaer fra Halden Kommune. Det var bare merverdiavgift på deler av fakturaen, men det ble trukket fra merverdiavgift for hele fakturabeløpet. Vi er informert om at det finnes kontrollrutiner vedr avstemming av merverdiavgift som skal fange opp slike feil via bilagskontroll, men feilen har allikevel oppstått. Vi har fått opplyst at det er etablert en rutine for å sikre at det brukes riktig merverdiavgiftskode i systemet, herunder teste 100 fakturaer pr termin. Dette var ikke utført ved vårt revisjonsbesøk. Det var utført kontroll på at det blir fratrukket nok merverdiavgift, men ingen oppfølging av om det fratrekkes for mye. Vi anbefaler at designet rutine implementeres, og en eventuell utvidelse av kontrollrutinen slik at lignende feil ikke oppstår i fremtiden. Det er etablert to kontroller i forhold til mva. Kontroll av 10 fakturaer per måned Kontroll av alle fakturaer med mva kode 100 Begge kontrollene er implementert, og gjennomføres hver måned. Kommunens fokus har i hovedsak vært på kontroll av fakturaer med mva kode 100. Vi vil se nærmere på hvordan kommunen på en mest mulig hensiktsmessig måte kan kontrollere fakturaer med andre mva koder utover de ti stikkprøvene som allerede utføres. 2. Reiseregninger Manglende formål på reiseregningene Vi avdekket gjennomgående manglende formålsbeskrivelse ved et utvalg av kommunens reiseregninger i henhold til Forskrift til skattebetalingsloven 5-6-12. Vi ble informert om at lønnsavdelingen straks ville iverksette kontroll slik at alle reiseregninger uten formål blir returnert og påført dette. Vi anbefaler at det etableres en skriftlig rutine slik at reiseregninger er i henhold til skattebetalingsloven.
side 3 Det har blitt informert fra lønn om at reiseregninger som ikke oppfyller formkravene vil bli returnert. 3. Lønnssystem Manglende sperrer i lønnssystem Arbeidsmiljølovens 10-6 definerer overtidsarbeid som arbeid utover lovens grense for alminnelig arbeidstid. Arbeidstakere med redusert stilling har derfor ikke krav på overtid før arbeidet overstiger alminnelig arbeidstid. Vi avdekket feil på dette området i 2011, og omtalte dette i revisjonsrapport nr 2. I deres svar til revisjonsrapport nr 2 ble det redegjort for rutinen. Rutinen kan synes noe svak siden det allikevel har forekommet overtidsbetaling i 2012. Vi har heller ikke observert at noen ny, eller forsterket, rutine er etablert. Det finnes tekniske muligheter for å legge inn sperrer i lønnssystemet som sikrer at deltidsansatte ikke får registrert overtidsarbeid før grensen for alminnelig arbeidstid er oversteget. Vi anbefaler kommunen å se på mulighetene for dette i lønnssystemet. De fleste deltidsansatte i Halden kommune jobber innenfor helse og omsorg. Grunnlaget for lønnsutbetalingen for ansatte i denne sektoren kommer fra forsystemet Notus og det må i så fall undersøkes om det kan settes begrensinger i dette systemet. Ettersom lønnssystemet ikke vet tidspunktet for når den enkelte har jobbet ekstra er det ikke mulig å sette begrensninger for overtid direkte i lønnssystemet. 4. Bokføringslovens 11 dokumentasjon av balansen Dokumentasjon av balansen I revisjonsrapport nr 2 påpekte vi manglende dokumentasjon av balansen. Under årets interimsrevisjon ble vi informert om at arbeidet med dokumentasjon av balanseposter var kommet langt, men en del stod fortsatt igjen. Målsettingen var at alt skal være ferdig dokumentert ved regnskapsavslutningen i februar 2013.
side 4 Vi anbefaler at arbeidet med dokumentasjon fortsetter, samt at dere for fremtiden sørger for å være ajour med dokumentasjon gjennom hele året. 5. Investeringsprosjekter Investeringsprosjekter Etter det interne regelverket i Halden kommune skal investeringsprosjekter med kostnader over 3 millioner kroner attesteres av revisor. Vi har tidligere tatt opp at det er en rekke investeringsprosjekter som det fortsatt ikke er utarbeidet sluttregnskap for, til tross for at investeringen er overtatt og tatt i bruk. Vi er kjent med at det nå er satt opp sluttregnskap for mange prosjekter, dette er godkjent uten revisors attestasjon. Vår anbefaling er at det interne regelverket endres med hensyn til attestasjon av revisor, samt fortsetter arbeidet med oppfølging av investeringsprosjektene. Vi er enig i observasjonen og vil vurdere det interne regelverket i forhold til hvilke prosjekter som krever attestasjon av revisor. 6. Legater og stiftelser i Halden kommune Revisjon av legater og stiftelser I revisjonsrapport nr 3 påpeker vi at det må utarbeides og sendes endringsmeldinger for to legater og en stiftelse, for at vi skal kunne bli registrert som revisor. Vi er nå registrert i Brønnøysund som revisor for Stiftelsen Weidling og Knudsens legat, men det gjenstår fortsatt to legater som vi ikke er meldt som valgt revisor. Dette gjelder legatene: Legat til beste for eldre i Halden, og Legat til beste for barn og unge i Halden Vi anbefaler at kommunen melder inn Deloitte AS som revisor for legatene umiddelbart.
side 5 7. Kommunens økonomiske situasjon Årets merforbruk og planlagte tiltak Vi ser ut ifra økonomirapport pr september 2012 at det foreligger en totalprognose med en samlet prognose på minus 51 millioner kroner. I revisjonsrapport nr 2 kommenterte vi det regnskapsmessige merforbruket i 2011, og anbefalte at det ble gjennomført nødvendige tiltak for å sikre at kommunens aktiviteter og utgifter ville ha dekning gjennom hensiktsmessig budsjett- og regnskapsstyring, samt et fornuftig finansieringsprogram. Vi kan ikke se at planlagte aktiviteter i henhold til budsjett har gitt ønsket effekt for kommunens økonomi. Vi ser at kommunen fortsatt har utfordringer med å bringe kommunens budsjett i balanse. Vi vil likevel anbefale at kommunen fortsetter arbeidet med å utvikle tiltak som kan forbedre kommunens økonomi på kort sikt.