Årsmøte for 2016 Bussturtur til Båly - tirsdag 25. april 2017
Dagsorden Kl. 09.00 Avreise med felles buss fra Avfall Sør Vige havnevei 90 Kl. 10.30 Ankomst Lindesnes Havhotell Båly Kl. 10.45 Årsmøte i Avfallsforum Sør 2016 Årsmøte: 1. Konstituering (kontroll av antall stemmer og stemmeberettigede) 2. Valg av møteleder, referent og tellekorps (to personer) 3. Valg av to personer til å undertegne protokollen 4. Godkjenning av innkallingen 5. Protokoll fra årsmøtet for 2015 6. Årsberetning fra styret 7. Driftsregnskap og revisjonsberetning 8. Forslag til handlingsplan 2016-2017 9. Fastsettelse av kontingent for 2016 10. Budsjett for 2016 og forslag til rammebudsjett for 2017 11. Valg: Valgkomiteen legger fram sitt forslag til: o styremedlemmer o varamedlemmer o revisor o valgkomité Kl. 11.30 Kl. 12.30 Kl. 13.30 Kl. 15.00 Kl. 17.00 Lunsj på Lindesnes Havhotell Avreise Ankomst Skjoldnes Avreise Ankomst Vige - Kristiansand
Sak nr. 6 Org.nr.997 469 968 Styrets årsberetning for 2016 Avfallsforum Sør skal være en naturlig møteplass for aktører på avfallsområdet. Avfallsforum Sør skal arrangere møter, seminarer og studieturer og stimulere til økt kompetanse og utveksling av informasjon for-, og mellom medlemmene. Avfallsforum Sør ble formelt stiftet på årsmøtet 31. mai 1995 Hilde Hvoslef Agder Renovasjon IKS Leder Vidar Valen Cowi AS Nestleder Arild Bjelland Stena Recycling AS Styremedlem Helene R. Urhaug Maren AS Styremedlem Katrine Vindholmen LiBiR IKS Styremedlem Ragnar Suggelia Peter Løvaas Transport AS Styremedlem Kjell Halvorsen IRS Miljø IKS Styremedlem Observatørstatus: Sekretær: Bjørn Wattne Østerhus, Fylkesmannens i Aust- og Vest-Agder Lars Pedersen, Avfall Sør AS
Medlemmer Totalt 41 medlemmer i 2016: 32 hovedmedlemmer og 9 assosierte medlemmer. Det er 4 færre enn i 2015
Styremøter: gjennomført 4 styremøter i 2016 Informasjon: sammenstilling av kommunale renovasjonsgebyrer for husholdninger og hytter Nyheter på www.avfallsforum.org
Arrangementer April: Årsmøte busstur Stavanger. 19 deltagere fra 9 av av forumets stemmeberettigede medlemmer deltok på årsmøtet den 12. april.
Arrangementer November: Avfallskonferansen for Sørlandet 23-24. november Strand Hotel Fevik Nytt fra avfallsbransjen 11 ulike tema Elektronisk deklarerning av farlig avfall Grønt skifte og sirkulærøkonomi Returvalget REDU Kommunalt samtykke til innsamling av husholdningsavfall 64 personer deltok på konferansen
Lindesnes - 25. april 2017: Hilde Hvoslef Styrets leder Kathrine Vindholmen Vidar Valen Helene R. Urhaug Styremedlem styrets nestleder styremedlem Ragnar Suggelia Kjell Halvorsen Arild Bjelland styremedlem styremedlem styremedlem Vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets årsberetning for 2016
Sak 7a - driftsregnskap - egenkapital 2016 Regnskap Rammebudsjett Regnskap Rammebudsjett Regnskap Budsjett 2016 Kommentarer 2016 2015 2015 2014 2014 INNTEKTER: Medlemskontingent: 172 700 Kontingentinnbetalinger 175 000 194 700 190 000 193 050 200 000 Avfallskonferansen for Sørlandet 269 000 0 Ledersamling 243 900 140 000 104 700 120 000 130 000 Arrangement (studietur styret) 0 12 000 0 Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) 68 500 Studietur Stavanger 200 000 147 892 180 000 214 200 280 000 Årsmøte 5 000 Sum: 485 100 515 000 459 292 490 000 676 250 615 000 UTGIFTER Lønn m.v. sekretariat/føring av regnskap 150 000 Avfall Sør 150 000 150 000 150 000 148 500 180 000 Honorar revisjon 4 750 KPMG 5 000 4 375 5 000 4 375 4 000 Ekstern bistand 33 783 Serverleie+PC, Mike Tombs 20 000 16 882 20 000 18 228 15 000 Avfallskonferansen for Sørlandet 155 667 181 271 0 Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) 60 720 Studietur Stavanger 160 000 170 395 140 000 171 062 228 000 Ledersamling 120 000 118 878 100 000 10 270 130 000 Årsmøte 0 10 000 2 173 25 000 Utgifter ved styremøter og lignende 19 673 Styremøter og studietur 20 000 50 776 40 000 24 456 30 000 Deltagelse kurs, konferanser: 20 000 11 465 20 000 13 240 20 000 Diverse 210 Bank- og kortgebyr 5 000 90 7 000 540 5 000 Sum: 424 803 500 000 522 861 492 000 574 115 637 000 sultat før finansposter 60 297 15 000-63 569-2 000 102 135-22 000 Renter - netto 1 456 2 000 2 196 2 000 2 196 2 000 ÅRSRESULTAT: 61 753 Føres mot egenkapitalen 17 000-61 373 0 104 331-20 000 Egenkapital pr. 31.12.2015: kr. 76.607,83 (kr. 137.550,-)
Sak 7b - regnskap - balanse 2016 Balanseposter EIENDELER Note Regnskap Note Regnskap Note Regnskap Regnskap 2016 2015 2014 2013 Anleggsmidler Andre driftsmidler 0 0 0 0 sum - anleggsmidler 0 0 0 0 Omløpsmidler Fordringer 1500 Kundefordringer 1) 77 450 1) 137 550 1) 100 150 39 250 1579 Andre kortsiktige fordringer 0 0 0 0 sum - fordringer 77 450 137 550 100 150 39 250 Bankinnskudd og kontanter 1920 Plasseringskonto 20 619 37 773 37 428 36 759 1921 Driftskonto 199 712 76 608 318 582 285 695 sum - bankinnskudd 220 331 114 381 356 009 322 454 sum - omløpsmidler 297 781 251 931 456 159 361 704 SUM EIENDELER 297 781 251 931 456 159 361 704 EGENKAPITAL OG GJELD Annen egenkapital 2050 Annen egenkapital 232 029 232 029 293 284 188 954 2090 Udisponert resultat 61 752 0 0 0 sum - egenkapital 293 781 232 029 293 284 188 954 Kortsiktig gjeld 2400 Leverandørgjeld 2) 4 000 2) 19 902 0 0 2960 Annen påløpt kostnad 0 2) 162 875 172 750 2990 Annen kortsiktig gjeld 0 0 0 0 sum - gjeld 4 000 19 902 162 875 172 750 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 297 781 251 931 456 159 361 704 Note 1 Kundefordringer - ubetalte utgående fakturaer - oppgjort Note 2 Leverandørgjeld - oppgjort
Sak 7c - årsberetning 2016 KPMG AS Telephone +47 04063 Markensgate 30 Fax +47 38 05 86 89 N-4611 Kristiansand Internet www.kpmg.no Enterprise 935 174 627 MVA Til årsmøtet i Avfallsforum Sør REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Avfallsforum Sør som viser et overskudd på kr 61 753. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2016 og resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen. Medlemmenes ansvar for årsregnskapet Medlemmene er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som medlemmene finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav, og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for foreningens utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av foreningens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige, og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Offices in: KPMG AS, a Norwegian limited liability company and member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. Statsautoriserte revisorer - medlemmer av Den norske Revisorforening Oslo Alta Arendal Bergen Bodø Elverum Finnsnes Grimstad Hamar Haugesund Knarvik Kristiansand Larvik Mo i Rana Molde Narvik Sandnessjøen Stavanger Stord Straume Tromsø Trondheim Tynset Tønsberg Ålesund
Revisors beretning 2016 Avfallsforum Sør Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter, og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Avfallsforum Sør per 31. desember 2016 og av resultater for regnskapsåret, som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Kristiansand, 10. april 2017 KPMG AS Jostein Håland Statsautorisert revisor Side 2 av 2
Sak nr. 8 Handlingsplan for Avfallsforum Sør 2017-2019: Avfallsforum Sør er en naturlig møteplass for alle aktører innenfor avfallsområdet på Sørlandet. Avfallsforum Sør skal gjennom seminarer, kurs, konferanser, studiereiser og liknende: o være en arena for utveksling av avfallsfaglig informasjon og idéer o være en arena for utvikling av kompetanse på mellommenneskelige og faglige områder. Møteplass alle medlemmer April 2017: September 2017: April 2018: Mai 2018: November 2018: April 2019: November 2019: 25. april kl. 10.45: årsmøte på Lindesnes Havhotell Båly. Ledersamling Skagen Årsmøte og bedriftsbesøk. IFAT 2018 verdens største miljømesse i Munchen Avfallskonferansen for Sørlandet Fevik Strandhotell Studietur Skandinavia. Ledersamling Møteplass styret - årlig Arrangere minst fire styremøter, fordelt utover året. Delta på arrangementer i regi av Avfall Norge eller andre avfallsforum. Styresamling Faste gjøremål Innen 1. februar: Utarbeide gebyroversikt over husholdnings- og hytterenovasjon. Vise budsjett-oppbygging av gebyr for de 9 avfallsselskapene i Agder. Drifte hjemmeside på internett, herunder: Oppdatere nyhetstjeneste med linker til lokale nyheter. Oppdatere medlemsregisteret med linker til hjemmesider. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar forslag til handlingsplan for 2017-2019
Sak nr. 9 Medlemskontingenter for 2017 Det foreslås ingen endringer av kontingentsatsene for 2017. Hovedmedlemmer: kommuner/interkommunale renovasjonsselskap: Innbyggere [antall] Årskontingent [kr] < 2.000 kr 1.650.- 2.000-5.000 kr 3.300.- 5.000-10.000 kr 5.500.- 10.000-30.000 kr 11.000.- >30.000 kr 16.500.- Kommuner som også er medlem i et interkommunalt samarbeid tilleggsbelastes for halv medlemskontingent, dersom de også ønsker å stå som eget medlem. Eksempel for Kristiansand kommune: Agder Renovasjon innbetaler sin avgift for selskapet, mens Grimstad kommune betaler en medlemskontingent på 50 % av opprinnelig årsavgift for kommunen = 0,5 x kr. 11.000.- = kr 5.500.-. Hovedmedlemmer: private virksomheter: Antall ansatte som arbeider med avfallshåndtering Årskontingent [kr] 1-5 kr 1.100.- 6-10 kr 3.300.- 11-29 kr 5.500.- 30 kr 11.000.- Assosiert medlemskap: Betaler kr 550.- pr år for mottak av all informasjon som distribueres. Medlemskontingenten sendes ut til medlemmene i løpet av 3. kvartal hvert år på e-post. Vedtak: Kontingentsatsene for 2017 foreslås uendret i forhold til 2016. Kontingenten vil bli sendt ut til medlemmene før 1. oktober 2017.
Sak nr. 10 - budsjett 2017 Rammebudsjett Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Budsjett 2018 2017 2016 2016 2015 2015 INNTEKTER: Medlemskontingent: 165 000 165 000 172 700 175 000 194 700 190 000 Avfallskonferansen for Sørlandet 240 000 243 900 300 000 0 Ledersamling 0 180 000 104 700 120 000 Arrangement (studietur - styret) 68 500 20 000 12 000 Arrangement (studietur, kurs, seminar ) 200 000 147 892 180 000 Årsmøte 2 000 2 000 0 0 0 607 000 347 000 485 100 495 000 459 292 490 000 UTGIFTER Lønn m.v. sekretariat/føring av regnskap 150 000 150 000 150 000 150 000 150 000 150 000 Honorar revisjon 5 000 5 000 4 750 5 000 4 375 5 000 Ekstern bistand 10 000 10 000 33 783 20 000 16 882 20 000 Avfallskonferansen for Sørlandet 180 000 155 667 240 000 0 Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) 200 000 60 720 170 395 140 000 Ledersamling 0 130 000 118 878 100 000 Årsmøte 10 000 10 000 5 000 0 10 000 Utgifter ved styremøter og lignende 30 000 20 000 19 673 20 000 50 776 40 000 Deltagelse kurs, konferanser: 20 000 15 000 20 000 11 465 20 000 Diverse 5 000 5 000 210 7 000 90 7 000 610 000 345 000 424 803 467 000 522 861 492 000 Resultat før finansposter -3 000 2 000 60 297 28 000-63 569-2 000 Renter - netto 1 300 2 000 1 456 2 000 2 313 2 000 RESULTAT 1 300 4 000 61 753 30 000-61 256 0 Egenkapital pr. 31.12.2015: kr. 174.110,68 (kr. 188.953,91) Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner styrets budsjett for 2017 samt rammebudsjett for 2018.
Sak nr. 11 Styret for 2017 Valgkomitéens forslag til nytt styre: Styrerepresentanter 1. Hilde Hvoslef Agder Renovasjon IKS 2. Per Øyvind Erlandsen Høst verdien i avfall AS 3. Heidi Bjørkehaugen Nilsen Returkraft AS Periode vår 2017 vår 2019 Gjenvalg vår 2017 vår 2019 vår 2017 vår 2019 Vararepresentanter ikke personlige 1. Elisabeth A. Helle Avfall Sør AS 2. Hans Christian Hillesund Marten AS 3. Svend Åge Petersen Setesdal Miljø & Gjenvinning IKS 4. Frode Rosland Avfall Sør AS 5. Katrine R. Vindholmen Lillesand og Birkenes Renovasjonsselskap LiBiR IKS 6. Ragnar Suggelia Peter Løvaas Transport AS 7. Arild Bjelland Stena Recycling AS vår 2017 vår 2019 vår 2016 vår 2018 vår 2016 vår 2018 vår 2016 vår 2018 Observatør Periode Vararepresentant Veronica fra Fylkesmannens i Aust- og Vest-Agder - Miljøvernavdelingen vår 2017 vår 2018 Styrerepresentant nr. 1 foreslås gjenvalgt for en ny toårs periode fram til våren 2019. Styrerepresentant nr. 2, 3 og 4 foreslås som nye representanter fram til våren 2019. Styrerepresentant nr. 5, 6 og 7 er valgt fram til våren 2018. Vararepresentanter velges for to år og er valgt fram til våren 2017. o Vararepresentant Elisabeth A. Helle foreslås gjenvalgt for 2 år som 1. vara. o Hans Christian Hillesund foreslås som ny 2. vara o Svend Åge Petersen foreslås gjenvalgt som 3. vara.
Sak nr. 11 Rrevisor for 2017: KPMG AS - Kristiansand (gjenvalg) Valgkomité for 2017: I vedtektenes 7, står det at valgkomité velges for to år om gangen, men slik at minst en er på valg hvert år. Minst en av valgkomitéen skal være fra det avgående styre. Kjell Halvorsen foreslås som ny representant fra avgående styre. Nytt forslag til valgkomité er: Lars Tjelland Renovasjonsselskapet for Farsund og Lyngdal AS leder John Oddvar Selland Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap HÅR IKS Kjell Halvorsen IRS Miljø IKS Valgkomitéen har bestått av: Tor Georg Hagane Risør og Tvedestrandregionens Avfallsselskap - leder John Oddvar Selland Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap HÅR IKS Lars Tjelland Renovasjonsselskapet for Farsund og Lyngdal AS Risør 31. mars 2017 Tor Georg Hagane Leder av valgkomiteen Vedtak: Årsmøtet slutter seg til forslaget fra valgkomiteen.