Flesberg kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Flesberg kommune Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2012
INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. Kontrollutvalgets oppgaver og ansvar.. 1 2. Kontrollutvalgets sammensetning. 1 3. Kontrollutvalgets virksomhet 1 4. Saker som er behandlet. 2 5. Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret 3 6. Kostnader til tilsyn og kontroll..... 4 7. Oversikt over behandlede saker.. 5 Vedlegg 1: Oversikt over hjemmel, oppgaver og ansvar 6 Vedlegg 2: Sekretariat 8 Vedlegg 3: Revisjon... 9
1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSVAR Kommunestyret har etter KL 76 det øverste ansvaret for tilsyn og kontroll i kommunen. Kontrollutvalget skal etter KL 77 forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne. Nærmere om kontrollutvalgets hjemmel, tilsyn og ansvar fremgår av vedlegg 1. 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til hvem som kan velges som medlemmer av kontrollutvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunalt styre eller nemnd med beslutningsmyndighet eller være ansatt i kommunen. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kontrollutvalget i Flesberg kommune har 3. I 2012 har kontrollutvalget hatt slik sammensetning: Faste medlemmer: Leder: Nils Molia (Sp) Nestleder: Ole Helge Sønåsen (Frp) Medlem: Hege Riggenholt (Ap og H) Varamedlemmer: For Nils Molia: For Ole Helge Sønåsen: For Hege Riggenholt: 1. Sverre Bekjorden 2. Arvid Dokken 1. Ranveig Dokka 2. Knut T. Holtan 1. Trygve Strand 2. Andreas Aaserud 3. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET M.V. - Kontrollutvalgets sekretariat Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Flesberg er utført av Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS. Sekretariatet er direkte underlagt kontrollutvalget. Sekretariatets oppgaver er fastsatt i vedtektenes 9. Det skal bl.a. påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt, jf. også Forskrift om kontrollutvalg 20. Nærmere informasjon om Kontrollutvalgssekretariat i Buskerud og omegn IS fremgår av vedlegg 2. 1
- Kommunens revisjon Kontrollutvalget skal etter gjeldende bestemmelser, blant annet gitt i forskrift om kontrollutvalg, holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet, føre tilsyn med revisjonsarbeidets framdrift og at revisjonen foregår i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og andre bestemmelser. Flesberg kommune deltar i det interkommunale selskapet Buskerud Kommunerevisjon IKS og får utført revisjonstjenester der. I tillegg til å utføre ordinære revisjonsoppgaver kan revisjonen bli pålagt, enten av kommunestyret eller kontrollutvalget, å gjennomføre nærmere undersøkelser ved mistanke om misligheter og/eller uregelmessigheter. For øvrig er gjennomføringen av revisjonen et fagansvar som tilligger revisjonssjefen, og kan ikke instrueres av andre. Revisjonsoppdragets innhold er beskrevet i et engasjementsbrev for hvert av oppdragene. Forvaltningsrevisjon og undersøkelser m.v. som ikke er regnskapsrevisjon, må bestilles i hvert enkelt tilfelle. I tillegg til beretning for kommunens årsregnskap, gir revisjonen også revisjonsberetning til - Flesberg kirkelige fellesråd - to legater - overformynderiet Kontrollutvalget fremmer forslag til budsjettramme for revisjon av kommunens regnskaper, revisjon av kommunale foretak (KF), forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Flesberg kommune har ingen kommunale foretak, men er deltaker i flere kommunale samarbeid. Nærmere informasjon om Buskerud Kommunerevisjon IKS fremgår av vedlegg 3. - Utvalgets møter - Innkalling, sakslister og protokoller Møtene i kontrollutvalget skal - i motsetning til øvrige kommunale møter - holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv bestemmer noe annet. Innkalling med saksdokumenter til møter i utvalget skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordføreren og kommunens oppdragsansvarlige revisor, jf revisjonsforskriftens 19. Som hovedregel blir sakene sendt ut en uke før møtet skal holdes. Kopi av innkalling og protokoll sendes også til varamedlemmene i utvalget. Særutskrift av saker kan sendes til de enheter/personer som er direkte involvert i de enkelte saker som er behandlet. - Kontrollutvalgets møteaktivitet Utvalget har i 2012 avholdt 4 møter og behandlet 24 saksnummer. Utvalgets møter holdes normalt i kommunehuset i Lampeland. 2
4. SAKER SOM ER BEHANDLET I LØPET AV 2012 Uttalelse til kommunens årsregnskap for 2011 Regnskapet og revisjonsberetningen for regnskapsåret 2011 ble lagt frem for kontrollutvalget i møte 25. april 2012 i sak 12/12. Ved behandlingen var økonomisjef Anne Rudi til stede for å bistå. Hun gjennomgikk årsregnskapet 2011 med vekt på å redegjøre for avvik mellom regulert budsjett og summer fra regnskapet. Det ble videre redegjort for driftsresultatet til enhetene og for kommunen totalt, for investeringsregnskapet og inndekning av merforbruk, for selvkostregnskap, utviklingen av fond og avsetninger, gjeldsutvikling og disponering av årsresultatet. Det var avgitt en ren revisjonsberetning hvilket betyr at revisjonen ved sin kontroll av regnskapsmaterialet ikke har funnet feil som påvirker økonomiske størrelser vesentlig. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 for Flesberg kommune ble oversendt kommunestyret med kopi til formannskapet. Regnskapsrevisjon i 2011 Kontrollutvalget har ansvar for å overvåke revisjonsarbeidet. Tilsynet med revisjonen skjer bl a ved at kontrollutvalget informeres og behandler en sak om plan for revisjon av det enkelte regnskapsår. Kontrollutvalget mottar også to nummererte brev i året som omhandler status på revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget behandlet ett brev i sak 04/12 og det neste i sak 15/12. Forvaltningsrevisjoner behandlet av kontrollutvalget i 2012 Kontrollutvalget har i 2012 ikke behandlet og oversendt til kommunestyret rapporter etter forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har imidlertid behandlet en overordnet analyse av Flesberg kommune som er benyttet som grunnlag for en Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. På bakgrunn av den planen som kommunestyret har vedtatt, har kontrollutvalget bestilt en forvaltningsrevisjon av internkontroll og kvalitetsutvikling ved Flesbergtunet. Selskapskontroller behandlet av kontrollutvalget i 2012 Kontrollutvalget har heller ikke i 2012 foretatt selskapskontroller. Bakgrunnen for det er at det i løpet av året ikke har dukket opp problemstillinger som har gjort det nødvendig å gjennomføre kontroller. Muligheten for å gjennomføre kontroll er for øvrig begrenset til offentlig eide selskaper, og medfører at Flesberg Elverk a/s faller utenfor kontrollutvalgets mandat. Andre viktige saker Av øvrige saker som har vært behandlet kan nevnes: Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll, oversendt kommunestyret til endelig behandling Gjennomføring av Stevningsmogen fritidspark Skatteoppkreverfunksjonen i 2011 Plan for regnskapsrevisjon for 2012 Budsjettforslag for tilsyn og kontroll for 2013 3
Orientering ved overformynder Rådmannen har vært til stede for å orientere og bistå utvalget ved behandling av aktuelle saker. Oversikt over alle saker som er behandlet ses i punkt 7. 5. KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget har avgitt årsrapport for 2011, behandlet i kommunestyret i sak 27/12. 6. KOSTNADER TIL TILSYN OG KONTROLL Kostnader til revisjon og kontrollutvalgssekretariatet utgjorde i 2012 kr 373 250. Budsjettet for de samme postene var på kr 460 000. Årsaken til mindreutgiften er at revisjonshonoraret er kr 93 000 lavere enn anslaget. Kostnadene til kontrollutvalget selv er regnskapsført sammen med øvrige utgifter til politikere og er ikke med under tilsyns- og kontrollkostnadene her. Lampeland, 13. februar 2013 Nils Molia leder (sign) 7. KONTROLLUTVALGSSAKER I 2012 4
01/12 Godkjenning av saksliste og protokoll 02/12 Orientering om revisjonen og revisjonsoppgavene 03/12 Plan 2011 for revisjon m v 04/12 Regnskapsrevisjonen 2011 - brev nr 7 05/12 Overordnet analyse 06/12 Møteopplegg 07/12 Innkommet brev 08/12 Godkjenning av saksliste og protokoll 09/12 Redegjørelse fra rådmannen 10/12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 11/12 Egenerklæringer fra revisor 12/12 Flesberg kommunes årsregnskap for 2011 13/12 Skatteoppkreverfunksjonen i 2011 14/12 Godkjenning av saksliste og protokoll 15/12 Regnskapsrevisjonen 2011 brev nr 8 16/12 Attestasjonsrapport om rutiner for finansforvaltningen 17/12 Plan for forvaltningsrevisjon 18/12 Plan for selskapskontroll 19/12 Tilbakemeldinger fra rådmannen 20/12 Godkjenning av saksliste og protokoll 21/12 Overformynderiet i Flesberg - orientering 22/12 Budsjett for kontroll og tilsyn for 2013 23/12 Plan for revisjon m.v. for 2012 24/12 Forslag til prosjekter innen pleie- og omsorg VEDLEGG 1 5
OVERSIKT OVER HJEMMEL, OPPGAVER OG ANSVAR - HJEMMEL FOR KONTROLLUTVALGETS VIRKEOMRÅDE Kommuneloven hjemler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner i kapittel 12. Lovens 76 omhandler kommunestyrets tilsyn med den kommunale forvaltningen. Av 77 fremgår det at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsynet med kommunens forvaltning på sine vegne. Med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 har Kommunaldepartementet fastsatt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner med virkning fra 1. juli 2004. Forskriften regulerer kontrollutvalgets sammensetning, ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. som er bindende for kommunen. - OPPGAVER, ANSVAR OG BESLUTNINGSGRUNNLAG - Generelt Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på kommunestyrets vegne, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Det tilligger ikke utvalget å overprøve politiske mål, prioriteringer eller vedtak foretatt av politiske organer med beslutningsmyndighet, så fremt vedtaket ikke er lovstridig. Kontrollutvalget er direkte underordnet kommunestyret og utøver kontroll og tilsyn på dets vegne. I dette ligger at kommunestyret innenfor rammen av lov og forskrift kan gi generelle eller spesielle instrukser for kontrollutvalgets virksomhet. - Regnskap Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Det betyr at utvalget må holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk, kontrollutvalgets instrukser og ev. avtaler med revisor. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapene før de vedtas av kommunestyret. Uttalelsen skal gis til kommunestyret, og kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til uttalelsen før formannskapet avgir innstilling til kommunestyret. - Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal iht. kapittel 5 i Forskrift om kontrollutvalg påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i en overordnet analyse av kommunens virksomhet har kommunestyret vedtatt en Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vil rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget skal videre påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. 6
Kontrollutvalget skal også rapportere om tidligere saker, kommunestyrevedtak og politiske forutsetninger fra kommunestyrets side som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. - Selskapskontroll Kontrollutvalget har plikt til å sørge for at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. For å utføre dette kan kontrollutvalget etter kommunelovens 80 kreve de opplysninger og gjøre de undersøkelser som finnes påkrevd og nødvendig for å utføre sine kontrolloppgaver i interkommunale selskaper (IKS) organisert etter lov av 29. januar 1999 nr. 6, og i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Den samme rett er gitt til kommunens revisor. Kommunestyret kan innenfor rammen av lov og forskrift fastsette utfyllende regler om og retningslinjer for kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, herunder utforme retningslinjer for oversendelse av dokumenter m.v. til kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal i alle tilfeller varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organer - Arbeidsgrunnlag og beslutninger Kontrollutvalget har etter kommunelovens 77 nr. 7, nødvendig innsynsrett i alle kommunens saksdokumenter og arkiver. Revisjonens rapporter og annen dokumentasjon er viktige grunnlag for kontrollutvalgets beslutninger. Revisor sender kontrollutvalget et engasjementsbrev til der det gjøres rede for de oppgaver og plikter som ligger i oppdraget og hvilke rammer og forutsetninger som er lagt til grunn. Revisor rapporterer fortløpende med bakgrunn i dette. Kontrollutvalget skal blant annet føre nærmere tilsyn med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget kan utvalget derfor kreve å få tilsendt melding om alle vedtak i kommunestyret, formannskapet, utvalg og komiteer m.v. Kontrollutvalget skal gjennom revisors arbeid og egne vurderinger påse at forvaltningen av kommunens verdier mv. er betryggende sikret ved et forsvarlig kontrollopplegg. Om nødvendig må kontrollutvalget rapportere om uheldige forhold til kommunestyret. Før en sak blir rapportert til kommunestyret, skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde, og om det i tilfelle vil prioritere saken. VEDLEGG 2 7
- KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT Etter kommunelovens 77 nr. 10 skal kommunestyret/fylkestinget sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Med hjemmel i 27 i kommuneloven er det med virkning fra 01.01.05 inngått samarbeid om et felles sekretariat for å betjene kontrollutvalgene Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS. De som deltar i ordningen er: Buskerud fylkeskommune og kommunene Drammen, Flesberg, Ringerike, Hole, Hurum, Kongsberg, Krødsherad, Lier, Modum, Nedre Eiker, Nore og Uvdal, Øvre Eiker, Rollag, Røyken, Sigdal, Svelvik og Øvre Eiker. Det er fastsatt egne vedtekter for sekretariatet, som ledes av et styre. Medlemmene og varamedlemmene til styret velges av og blant medlemmene i kontrollutvalgene i kommunene. Leder av kontrollutvalgene i Buskerud fylkeskommune og Drammen kommune har faste plasser i styret og nestlederne i disse kontrollutvalgene er personlige varamedlemmer. Styrets sammensetning: Leder N-leder Medlem Medlem Medlem Tore E. Hansen, Buskerud fylkeskommune Øyvind Birkeland, Øvre Eiker Arne Martinsen, Drammen Jan L. Stub, Ringerike Bente Kristin Kaugerud, Sigdal Varamedlemmer Knut Gjerde, Buskerud fylkeskommune Stein Erik Røbech, Nore og Uvdal Patricia Emeci, Drammen Lars W. Aanes, Modum Truls O. Johansen, Kongsberg Daglig leder for sekretariatet er Audun Helleland. Rådgivere er Anne Wiese Holm og Bente Thalerud. VEDLEGG 3 8
- REVISJON Lovens 78 omhandler kommunal og fylkeskommunal revisjon, hvor det blant annet fremgår at revisjonen skal omfatte både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisjonen utføres av Buskerud kommunerevisjon IKS (BKR IKS). Det er inngått selskapsavtale for BKR IKS, som omfatter Buskerud fylkeskommune og 15 kommuner. Øverste organ er representantskapet som har 16 representanter med personlige varamedlemmer. Selskapet ledes av et styre som består av: Styreleder Jacob Wahl Røyken Nestleder Unni Lærum Lier Medlem Kari Palm Drammen Medlem Marit E. Bolstad Ringerike Medlem Frede Ambrosen Ansattes repr Varamedl.: Eva Høili Røyken Nils Peter Undebakke Nore og Uvdal Ann M. Olsen Ansattes repr Daglig leder for BKR IKS er Pål Ringnes. BKR blir normalt engasjert til å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekter. 9