Møteprotokoll Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Ålesund rådhus Dato: 16.08.2017 Tid: Kl. 12.00 16.40 Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Vebjørn Krogsæter Dag Olav Tennfjord Knut Helge Harstad Oddvar Myklebust Forfall: Ingen Møtte varamedlemmer: Ingen Møtte rådmenn: Astrid Eidsvik Turid Hanken Synnøve Vasstrand Synnes Forfall rådmenn: Bente Glomset Vikhagen Kim Andre Breivik Kommune/Parti: Ålesund,AP Haram,SP Skodje,H Ørskog,H Sandøy,AP Kommune/Parti: Kommune/Parti: Kommune: Ålesund Haram Ørskog Kommune: Skodje Sandøy Møteleiar: Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP. Arbeidsutvalet ga aksept for at tidlegare leiar i styringsgruppa skal leie Arbeidsutval og Fellesnemnd fram til Fellesnemnda er konstituert og ny leiar er vald.
Administrasjon/andre: Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem, politisk sekretær Elin A. Moen, prosjektrådgivar demokrati Mads Solberg. Utdelt i møtet: Brev av 01.06.17 frå Ordførarene i nye Ålesund vedk. søknad om tilskot til vegar og digitaliseringstiltak, knytt til sak 001/17. Notat stikkord frå styringsgruppemøte 13.03.17, knytt til sak 008/17. Orientering: Det vart gitt korte orienteringar frå administrasjonen/rådmannsgruppa i byrjinga av kvar sak. Diverse: Det kom ikkje fram merknader til innkalling eller sakliste. Eventuelt: Dag Olav Tennfjord, Skodje H orienterte om innovasjonsmidlar og innovasjonssenter. Han vil følgje opp saka, og viste til at det vart gitt positive tilbakemeldingar frå statsråd Sanner tidlegare i sommar. Knut Helge Harstad, Ørskog H tok opp at det burde kome ei sak om utbygging av fiber til fellesnemnda. AU ba prosjektkoordinator om å prioritere arbeidet med ei slik sak. Sakliste: Saksnr Sakstittel 001/17 Referatsaker 002/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten 2017. 003/17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune. 004/17 Val av løysing for sak/arkiv i prosjektfasen fram til 1.1.2020 nye Ålesund. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til 1.1.2020 - nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni 2017. 007/17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. 008/17 Overordna styringsdokument. 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune
001/17 Referatsaker Refererte saker vert teke til vitande. Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -001/17 Vedtak : Refererte saker vert teke til vitande. 002/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten 2017 Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl. 9-11.30 (partssamansett utval) AU-møter kl. 12-15 (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl. 12-15 Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet 26.10. startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Det kom merknader til følgjande møtedatoar: 8. november (møtekollisjon med KS konferanse) og 29. november (møtekollisjon med Arena Sunnmøre). Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd, med dei innkomne merknadane. AU ber administrasjonen sjå om møta kan flyttast fram. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. AU -002/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017
PSU-møter kl. 9-11.30 (partssamansett utval) AU-møter kl. 12-15 (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl. 12-15 Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet 26.10. startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Administrasjonen ser om møta 8. november og 29. november kan flyttast fram pga møtekollisjon med KS konferanse og Arena Sunnmøre arrangement. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. 003/17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni 2017. Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy
Ordførar Dag Olav Tennfjord - Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Tilråding om varaordførar Åse Kristin Ask Bakke som varamedlem for ordføraren i Sandøy, og varaordførar Geir Peter Aure som varamedlem for ordføraren i Ørskog. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. AU -003/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni 2017. Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Varaordførar Geir Peter Aure - Ørskog
Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. 004/17 Val av løysing for sak/arkiv i prosjektfasen fram til 1.1.2020 nye Ålesund I mandat for fellesnemnda pkt. 6.8. har Ålesund kommune ansvar for arkivering i prosjektperioden. Arbeidsutvalet ber derfor Ålesund kommune om å opprette eigen base for nye Ålesund kommune i saks- og arkivsystemet i samsvar med alternativ 2 i denne saksutgreiinga. Kostnadane med etablering av eigen base dekkast av prosjektbudsjettet for nye Ålesund. Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -004/17 Vedtak : I mandat for fellesnemnda pkt. 6.8. har Ålesund kommune ansvar for arkivering i prosjektperioden. Arbeidsutvalet ber derfor Ålesund kommune om å opprette eigen base for nye Ålesund kommune i saks- og arkivsystemet i samsvar med alternativ 2 i denne saksutgreiinga. Kostnadane med etablering av eigen base dekkast av prosjektbudsjettet for nye Ålesund. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til 1.1.2020 - nye Ålesund Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak:
Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgeiinga. Kostandane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -005/17 Tilråding : Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgeiinga. Kostandane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni 2017 Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -006/17 Tilråding : Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. 007/17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak:
Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka. Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt utsettingsframlegg: Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikke er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Ved røysting vart utsettingsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -007/17 Tilråding : Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. 008/17 Overordna styringsdokument Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon 10.8.2017: «Slik bygger vi nye Ålesund kommune 2020. Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt endringsframlegg: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt. 7.1.3 går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017. Ved røysting vart framlegget med endringsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -008/17 Tilråding : Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon 10.8.2017: «Slik bygger vi nye Ålesund kommune 2020. Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» med følgjande endring: Avsnittet «Generelle
prinsipp for delprosjekta» under pkt. 7.1.3 går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober 2017. 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -009/17 Tilråding : Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning
Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september 2017. Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -010/17 Tilråding : For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune.
Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september 2017.