Universitetet i Bergen Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studium (LLE) INNKALLING TIL MØTE I INSTITUTTRÅDET VED LLE Stad: Rom 435, HF-bygget Dato/ tid: torsdag 23. mars kl. 09.15 Til: Øivin Andersen, Knut Ove Arntzen, Ann-Kristin Helland Gujord, Per Olav Folgerø, Rolf Beev, Lise Kristiansen, Else Berit Molde, Trude Bukve, Florian Schreck, Arild Linneberg, Steinar Sælebakke, Odd Einar Haugen, Gjert Vestrheim, Hanne Henriksen, Steven Flett, Torill Bakken, Andrea Eide, Anders Kvale Representantar som ikkje kan møte, må sjølve be vara om å stille for seg. Dagsorden Godkjenning av innkalling og sakspapir Referat frå 16. februar godkjent på sirkulasjon, lasta opp på nettsida Saksliste IR-sak 11/17 Orienteringssaker -Stillingar under tilsetting -Ordboksøknader til KUD -Omgjering av stipendheimar til postdok kort orientering IR-sak 12/17 HMS-meldinga, HMS-plan 2017 IR-sak 13/17 Eventuelt Instituttrådsmøta er opne for alle interesserte. Referat frå IR-møta: http://www.uib.no/lle/24191/innkallinger-og-referat Referat frå FFU og UUI: http://www.uib.no/lle -> «Om instituttet» -> hhv. FFU og UUI Johan Myking, leiar Siri Fredrikson, adm.sjef/sekretær IR ved LLE 23. mars 2017 Side 1
Instituttrådet ved LLE haust 2014 vår 2017 Gruppe A Allmenn litteraturvitenskap Digital kultur Klassisk Kunsthistorie Lingvistikk Nordisk Representant: Arild Linneberg Vararepresentant 1: Erik Bjerck Hagen Vararepresentant 2: Gisle Selnes Representant: Rolf Beev Vararepresentant 1: Jill Walker Rettberg Vararepresentant 2: Daniel Apollon Representant: Gjert Vestrheim Vararepresentant 1: Pär Sandin Vararepresentant 2: Matti Wiik Representant: Per Olav Folgerø Vararepresentant 1: Siri Lexau Vararepresentant 2: Representant: Øivin Andersen Vararepresentant 1: Koenraad De Smedt Vararepresentant 2: Victoria Rosén Representant: Ann-Kristin Helland Gujord Representant: Odd Einar Haugen Vararepresentant 1: Gjert Kristoffersen Vararepresentant 2: Christine Hamm Norskkursa Teatervitenskap Gruppe B Gruppe C Gruppe D Representant: Else Berit Molde Vararepresentant 1: Katrin Saarik Vararepresentant 2: Elisabeth Bjugn Representant: Knut Ove Arntzen Vararepresentant 1: Keld Hyldig Vararepresentant 2: Tor Trolie Representant: Trude Bukve, stipendiat allmenn lingvistikk Representant: Florian Schreck, stipendiat, norrøn filologi 1. vara: Nina Schjetne, stipendiat, norsk som andrespråk Representant: Lise Kristiansen Representant: Steinar Sælebakke Vararepresentant 1: Asle Leidland Vararepresentant 2: Håvard Østrem Peersen Vararepresentant 3: Thomas Brendefur Vararepresentant 4: Unn-Therese Thorvaldsson Hanne Henriksen Torill Bakken Andrea Eide Steven Flett Anders Kvale IR ved LLE 23. mars 2017 Side 2
IR-sak 12/17 HMS-meldinga, HMS-plan 2017 Bakgrunn og vedlegg: HMS-rapport for LLE 2015 (ikkje vedlagd) Oppsummering av ARK-arbeidet 2016 Framlegg til HMS-plan for 2017 Denne IR-saka inneheld tre element: For det første utkvittering av HMS-rapporten for året 2015. Denne saka vart forseinka fordi ein ønskte å sjå henne i samanheng med dei to andre sakene. For det andre ARK-undersøkinga, som har fått ein eigen rapport som til dels er teken inn i framlegget til HMS-plan for 2017, og for det tredje sjølve framlegget til HMS-plan for 2017, som er reglementsfesta og skal vedtakast ved innleiinga til kvart kalenderår. Instituttet har sjølvsagt òg levert HMS-rapport for året 2016, men denne rapporten er enno ikkje behandla av fakultetsstyret. HMS-rapporten 2015 Når det gjeld HMS-rapporten for 2015, så er ønsket frå fakultetet at instituttrådet skal drøfta tiltak under alle punkt som gjeld at instituttet må bli bedre. Det viktigaste problempunktet er utan tvil gjennomføringa av medarbeidarsamtalar. Det er ein stor skilnad mellom det at alle medarbeidarar får tilbod om slike samtalar og at samtalane reint faktisk vert gjennomførte. Prosentdelen gjennomførte samtalar er ikkje tilfredsstillande, og fakultetet ventar betring. Eit ekstra kritisk punkt gjeld medarbeidarsamtalar med mellombels tilsette og vikarar som ikkje er stipendiatar, der har kapasiteten hjå undervisningskoordinator jamt over vore for låg. Heller ikkje i gruppe A er gjennomføringa tilfredsstillande. For stipendiatane er situasjonen betre, fordi det i denne gruppa er ulike typar formaliserte samtalar dei må gjennom, som startsamtale, midtvegsevaluering og samtale før innlevering. I gruppe A og B kan ein til ein viss grad orsaka situasjonen med eit strukturelt argument, at talet på medarbeidarar er urimeleg høgt i høve til den som har ansvaret for samtalen. Arbeidsmiljø og klimaundersøkinga ARK LLE gjennomførte i 2014 si eiga arbeidsmiljøundersøking med eit sjølvprodusert opplegg. I 2016 vart det vedteke at alle avdelingane ved UiB skulle gjennomføra det standardiserte opplegget utvikla ved NTNU under namnet ARK. Spørjeskjemaet KIWEST vart distribuert mellom dei tilsette i oktober 2016, resultata vart presenterte og drøfta på oppfølgingsmøte i desember. Våren 2017 skal det utviklast tiltak. Nokre moment frå undersøkinga er tekne inn i framlegget til HMS-plan, og det planfesta HMS-møtet i april/mai er det rette forumet for å ta diskusjonen vidare. Det er grunnlag for å hevda at undersøkinga vart godt motteken mellom dei tilsette, endå om svarprosentane kunne ha vore høgare. Den prosessansvarlege, Anne Berit Apold, fortener ros for samvitsfull gjennomføring og varetaking av opplegget. Det er ein stor fordel at instituttet kan vera del av ei større og meir gjennomgripande systematisk undersøking heller enn å lita på heimelaga metodar. Særleg viktig er dette med tanke på at undersøkingane skal kunna gje samanlikningsgrunnlag, kunna gjentakast og avsløra langtidstendensar. IR ved LLE 23. mars 2017 Side 3
Instituttet må på den eine sida seia seg nøgd med at det store biletet av arbeidsmiljøet ved LLE i stor grad svarer til det overordna biletet i den norske UH-sektoren som heilskap. Ingen alvorlege skeivskapar vart avslørte. Både spørjeundersøkinga og oppfølgingsmøtet peika likevel på forbetringspunkt. Nokre slike punkt er alt tekne til følgje, andre avspeglar problem som budsjettarbeidet ved LLE har kjempa med i fleire år, særleg mangelen på fellesrom og samlingsstader. Framlegg til vedtak: IR vedtek HMS-planen for 2017 med dei endringane som kjem fram i møtet. IR seier seg nøgd med gjennomføringa av ARK. IR ber om at HMS-møtet våren 2017 konkretiserer og vidarefører drøftingane av dei problemstillingane som ARK-undersøkinga har aktualisert. VEDLEGG, sak 12/17 Status for gjennomføring av ARK ved LLE Arbeidsmiljøutvalet ved UiB har vedteke at alle fakultet og avdelingar skal ta i bruk ARK, eit heilskapleg verkty for gjennomføring av arbeidsmiljø- og klimaundersøkingar. ARK er utvikla av og for universitets- og høgskulesektoren som eit verkty for kartlegging og betring av psyko-sosiale faktorar i arbeidsmiljøet. Informasjon om ARK finst på ARK si nettside hjå NTNU som eig og forvaltar ARK, og på HMS-portalen ved UiB. Kjernen i ARK er spørjeskjemaet KIWEST (Knowledge Intensive Work Environment Survey Target), men i informasjonen om ARK vert det peikt på at det viktigaste for bruken av ARK ikkje er spørjeskjemaet KIWEST i seg sjølv, men prosessen ved gjennomføring av eit totalopplegg rundt arbeidsmiljøundersøkinga med følgjande fasar; førebuing og forankring, kartlegging, utvikling av tiltak, implementering av tiltak og til slutt evaluering. Ved HF tok førebuing og forankring av ARK til våren 2016, mellom anna gjennom møte med instituttleiarane og verneomboda, og ved at administrative prosessdrivarar ved institutta vart utpeika. Hausten 2016 vart alle tilsette ved fakultetet inviterte til felles informasjonsmøte (20.9.16), og det vart informert om ARK i fleire e-postar til alle tilsette. Ved LLE vart temaet teke opp på kakelunsjen i september. Sjølve kartlegginga av arbeidsmiljøet tok til ved utsending av det elektroniske spørjeskjemaet KIWEST 3. oktober. Spørjeskjemaet var i utgangspunktet ope i tre veker, og det vart sendt ut IR ved LLE 23. mars 2017 Side 4
påminning kvar veke til dei som ikkje hadde svart på spørjeskjemaet. Løypemeldingar frå NTNU undervegs synte at svarprosenten var relativt låg, og på bakgrunn av dette vart svarfristen utvida med ei veke. For å skapa blest om undersøkinga tok verneomboda initiativ til å få hengt opp plakatar med påminning om ARK, og ved LLE vart ARK tatt opp som tema i den årvisse vernerunden. Ved LLE vart svarprosenten på arbeidsmiljøundersøkinga 57,7 %. Dette var noko lågare enn svarprosenten for heile fakultetet som var 61,3 %, men ein må seia seg nøgd med at svarprosenten ved LLE var over 50%. Dette var eit mål for fakultetet då prosjektet var i planleggingsfasen. Svarprosenten for dei administrativt tilsette ved LLE var på heile 85 %, medan 56,1 % av dei vitskapleg tilsette ved instituttet svarte på spørjeskjemaet. Resultata frå arbeidsmiljøundersøkinga vart presenterte for tilsette ved LLE på HMS-møte 6. desember. 36 tilsette var til stades på møtet der Tone Bergan og Mona Grindheim frå personalavdelinga la fram dei ferdige analysane som instituttet hadde motteke frå NTNU. I korte trekk viser resultata at svara ved LLE i stor grad samsvarar med korleis resten av UH-sektoren opplever arbeidsmiljøet ved sin arbeidsplass. Som eit ledd i kartlegginga av arbeidsmiljøet vart møtedeltakarane inviterte til å reflektera over resultata frå undersøkinga og koma med innspel til kva som bør følgjast opp ved instituttet. Deltakarane vart delte i 5 grupper (2 grupper med vitskaplege tilsette, ei gruppe med administrativt tilsette og ei gruppe med mellombels tilsette, samt leiargruppa ved LLE). Gruppene fekk i oppgåve å peika på 3 positive drag ved arbeidsmiljøet som bør vedlikehaldast og vidareutviklast, og 3 område der det bør gjerast forbetringar. Gruppene sine innspel vart deretter lagde fram i plenum. I ettertid er innspela sorterte, og følgjande område er særs aktuelle for oppfølging ved LLE: Sosialt klima og sosialt fellesskap. Det vart etterlyst betre møteplassar på tvers av fag og lunsjrom i HF-bygget, samt at det vert jobba for ein betre lunsjkultur ved instituttet. Det vart gitt positive tilbakemeldar på fredagslunsjane, men det kan vera trong for å vurdera tiltak som kan samla fleire tilsette på desse arrangementa. Tidstjuveri og meir tid til forsking. Vitskapleg tilsette ønskte meir tid til forsking, og det var ønskje om at det vert sett nøyare på arbeidsdeling mellom vitskapleg tilsette, fagkoordinatorar og administrasjonen ved instituttet. Det vart også etterlyst organisert støtte til konferanseavvikling. Administrativt tilsette set pris på stor grad av autonomi i arbeidskvardagen, men melde om behov for tettare kopling og mindre avstand til leiargruppa, samt tydelegare kommunikasjon og klårare fordeling av ansvar. Det vart også etterlyst ei avklaring av forventingar som administrativt tilsette og vitskapleg tilsette har til kvarandre. Synleggjering av forsking Det vart peikt på at det er viktig at instituttleiinga har god og tett dialog med dei tilsette. Utvikling av konkrete tiltak og oppfølging av desse skal etter planen gjennomførast våren 2017. (Tiltak som instituttet kjem fram til skal rapporteras til ARK i mai 2017). Ansvaret for oppfølging av arbeidsmiljøundersøkinga ligg hjå instituttleiar, og oppfølginga vil skje i samarbeid med tilsette og verneombod. Instituttleiinga vil følgja opp innspela knytt til sosiale møteplassar, lunsjrom og lunsjkultur. Det vert sett ned ei arbeidsgruppe som får i oppgåve å sjå nærare på arbeidsdeling mellom vitskapleg tilsette, fagkoordinatorar og administrasjonen, samt arbeid med forventningsavklaring mellom vitskapleg tilsette og administrativt tilsette. Verneombodet ved LLE er i dialog med dei administrativt tilsette om oppfølging av deira tilbakemeldingar. IR ved LLE 23. mars 2017 Side 5
Plan for HMS-arbeidet ved Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier 2017 MÅL for HMS-arbeidet - Vårt overordnede mål er et arbeidsmiljø der alle trives og utvikler seg profesjonelt - Vår arbeidskultur skal være bygget på dialog, åpenhet og gjensidig tillit i fagmiljøene, mellom de ulike fagmiljø og mellom fagmiljø, administrasjon og ledelse - Vi skal ha et godt fysisk arbeidsmiljø Oversikt over HMS-ansvarlige ved instituttet -HMS-ansvarlig: Instituttleder -HMS-kontakter i administrasjonen: Siri Fredrikson og Jorunn Nedreberg -Verneombud: Matti Wiik. Vara: Anne Berit Apold -Byggansvarlig (brannvern): Victoria Jensen (IF). Vara: Unn-Therese Thorvaldsson (LLE). For plassansvarlig, se egen oversikt: http://www.uib.no/hf/23699/beredskaps-og-brannvernsplan-det-humanistiske-fakultet# Forslag til handlingsplan og tiltak Sosiale tiltak/samlinger TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR Fredagslunsjene (kakelunsjene) Nytt program vår 2017 Miniforelesing, ev. info frå leiinga, tiltak som kan samle fleire Alltid ha kake/frukt på lunsjen Administrasjonen Ca. en fredag i måneden Vi feirer en bok I forbindelse med kakelunsjer Kontaktpersoner: Forskningsleder Forskningsrådgiver Ca. en fredag i måneden Presentasjon av nye prosjekt I forbindelse med kakelunsjer, internt nyhetsbrev, nettsider Instituttleder Presentasjon av nye medarbeidere I forbindelse med kakelunsjer, info til alle per e-post, internt nyhetsbrev Instituttleder / administrasjonen Markering av jubilanter (50/60 år, 25/40 år ved UiB) I forbindelse med kakelunsjer, Instituttleder / administrasjonen Markering, avganger og 70 år Eget arrangement Instituttleder / administrasjonen Sommeravslutning For dato og initiativ: administrasjonen Medio juni IR ved LLE 23. mars 2017 Side 6
Juleavslutning Egen komité Medio desember Bedre lunsjkultur (ARK) Tiltak ifb. budsjettarbeid; jf. nedenfor Det fysiske arbeidsmiljøet TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR HMS-runde Gjennomføre HMS-runde og følge opp resultatene Verneombud /adm. kontaktperson Høst 2017 Brannvernrutiner, brannvernopplæring, kjennskap til HF-bygget Brannøvelser og kjennskap til HF-bygget Henge opp oppdatert brannverninstruks på instituttet og ved lesesalsplassene i HF-bygget Øvelser: Byggansvarlig Adm. kontaktperson Adm. kontaktperson Minst 1 gang/år Ved endringer Sende ut tilbud om brannvernkurs til alle ansatte ved LLE, Instituttutvalget ved LLE (IU), fagutvalgene ved LLE, lesesalsansvarlige i 3. og 4. etasje i HF-bygget Sende massepost til alle ansatte ved LLE med lenke til info om brannvern Adm. kontaktperson Studieleder Hvert semester Hvert semester Sosiale og faglig-sosiale møteplasser, HF-bygget Sende masseepost til alle studentene ved LLE med lenke til info. om brannvern Oppussing Tilrettelegging av rom, lunsjrom, møteplasser på tvers av fag Instituttledelsen Hvert semester Lunsjrom i HF-bygget Instituttledelsen Kommunikasjon og samhandling TILTAK HVORDAN ANSVARLIG NÅR Kommunikasjon i fagmiljøene Regelmessige møter i fagmiljøene, både formelle og uformelle Fagkoordinator Kommunikasjon fra fagmiljøene til ledelse / utvalg Fremme saker overfor utvalgs- og komitemedlemmer og/eller direkte med ledelsen Fagkoordinator / den enkelte Hele året IR ved LLE 23. mars 2017 Side 7
Informasjonsflyt angående utvalgsarbeid Mottak av nye medarbeider Alle innkallinger og referater fra IR/UUI/FFU sendes til alle til info Innkallingene til fakultetsstyremøtet videreformidles til alle -Integrering i fagmiljøene -Samtaler med ledelsen -Administrativ organisering Instituttledelsen og utvalgssekretærene Adm.sjef -Fagmiljøene -Instituttledelse -Administrasjonen Medarbeidersamtaler Med faste vitenskapelige Instituttleder Medarbeidersamtaler Med stipendiater/ postdoc / midl. forskere Forskningsleder Medarbeidersamtaler Med midlertidige undervisningstilsatte Undervisningsleder Medarbeidersamtaler Med administrativ stab Administrasjonssjef Brannvernrutiner Utvikle rutiner, sørge for at alle har fått tilstrekkelig brannvernopplæring Adm.sjef, adm. kontaktperson, brannvernansvarlige Løpende HMS-møte Felles HMS-møte Instituttledelsen April/mai Arbeidsfordeling/forventningsavklaring mellom vitskaplige ansatte, fagkoord. og admin. (ARK) Kommunikasjon mellom inst.ledelse/adm.sjef og admin. (ARK) Arbeidsgruppe utvikler tiltak Instituttledelsen Vår 2017 Utvikle konkrete tiltak Instituttledelsen Vår 2017 IR ved LLE 23. mars 2017 Side 8