Velkommen til Erfaringsseminar om økonomirapportering SFF Norges forskningsråd 13. desember 25
Agenda Innledning Presentasjon av deltagere og program for dagen Forskningsrådets rapporteringskrav hvorfor og hvordan Erfaringer med SFF-rapporteringen for 24 sett fra Forskningsrådet Sett fra vertsinstitusjonene NTNU LUNSJ (kl 124-134) Synspunkter fra institusjonene til økonomirapporteringen for 25
Forskningsrådets rapporteringskrav - hvorfor og hvordan Hvorfor: Trine Tengbom om overordnede krav til Forskningsrådet Stein Øberg om SFF Hvordan: Stein Øberg om SFF-rapport for 24 Trine Tengbom om erapport - innført i 25
Forskningsrådets rapporteringskrav -HVORFOR Trine Tengbom om overordnede krav til Forskningsrådet Stein Øberg om SFF
Tilbakeblikk på rapportering til Norges forskningsråd Framdriftsrapport + regnskapsrapport Forenklet framdriftsrapport erapport
Økonomiregelverkets bestemmelser Forvaltning av tilskuddsordninger 6.3.6 Informasjon om måloppnåelse 6.3.8.1 Intern kontroll hos tilskuddsforvalter 6.3.8.2 Kontroll av informasjon fra tilskuddsmottaker 6.3.5 Utbetaling og eventuell tilbakebetaling 6.3.8.3 Revisorattestasjon
6.3.6 Informasjon om måloppnåelse Tilskuddsforvalter skal innhente rapporter fra tilskuddsmottakere som gjør det mulig å vurdere graden av måloppnåelse Tilskuddsmottakere må pålegges å sende inn rapport Rapportering kan erstattes eller suppleres med informasjon fra andre kilder
6.3.8.1 Intern kontroll hos tilskuddsforvalter Tilskuddsforvalter skal etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til oppgave å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler Tiltakene skal bidra til å sikre korrekt: - registrering av faste data - søknadsbehandling, herunder dokumentasjon av beregningsresultater - registrering av gitte tilsagn om tilskudd - utbetaling av tilskudd til rett mottaker og til rett tid - registrering i regnskapet - behandling av dokumentasjon fra tilskuddsmottaker
6.3.8.2 Kontroll av informasjon fra tilskuddsmottaker Tilskuddsforvalter skal kontrollere informasjonen tilskuddsbeløp og tildeling kontrollere rapporter om måloppnåelsen dokumentere kontrolltiltak Tilskuddsforvalter skal kartlegge risiko for at det oppstår feil på grunn av problemer med fortolkning av tilskuddsvilkårene risiko for uregelmessigheter. Ut fra en vurdering av det samlede risikonivå og hva som er de vesentligste risikomomentene, skal det fastsettes hvilke kontrollpunkter som er mest aktuelle, og hvem som skal foreta kontrollen.
6.3.5 Utbetaling og eventuell tilbakebetaling Tilskuddsbeløp skal utbetales etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene..: a) terminer b) lønn c) større anskaffelser d) likviditet For investeringstiltak som det tar tid å gjennomføre, kan utbetaling skje i flere deler etter hvert som det mottas rapport om fremdriften. For mye utbetalt siste året Tilskuddsforvalter skal etablere innkrevingsrutiner som sikrer tilbakebetaling, dersom en sluttavregning medfører at mottakeren skal tilbakebetale for mye utbetalt beløp For mye utbetalt før siste året Der det er utbetalt for mye i fast årlig tildeling under en tilskuddsordning som videreføres i etterfølgende år, kan tildelingen for etterfølgende år reduseres med et beløp tilsvarende det som er for mye utbetalt.
6.3.8.3 Revisorattestasjon Det enkelte departement må vurdere i hvilken utstrekning informasjon i rapporter fra tilskuddsmottaker skal være attestert av statsautorisert eller registrert revisor.
Rapporteringskrav for SFF er nedfelt i SFF-kontrakten Generelle kontraktsvilkår gjelder For utbetaling: automatisk For rapportering: mulighet for tilleggskrav, er benyttet for SFF Særskilt avtaledokument for SFF-23 Omfattende med 8 vedlegg Avtalt om rapportering for SFF Punkt 6: Kostnads- og finansieringsplan Punkt 7: Regnskapsføring og rapportering Punkt 8: Faglig rapportering Punkt 11: Midtveisevaluering
6 Kostnads- og finansieringsplan 6.1 Vertsinstitusjonens plikter grunnlag for etablering og drift midtveisevaluering (punkt 11.2) 6.2 Kostnadsplanen 6.3 Finansieringsplanen 6.4 Forskningsrådets bevilgning ansvar forbehold 6.5 Vedlegg 6 spesifikasjon
7 Regnskapsføring og - rapportering 7.1: Følger generelle vilkår,.. dog slik at vertsinstitusjonen plikter å sørge for at senterets regnskap revideres og godkjennes av ekstern revisor, med mindre vertsinstitusjonen er underlagt Riksrevisjonen. 7.2: Vertsinstitusjonen plikter innen 1. april hvert år å sende NFR en årsmelding for senteret for det foregående år med resultatregnskap, noter og revisjonsberetning fra vertsinstitusjonens revisor. Kravet til revisjonsberetning gjelder ikke for sentre tilknyttet vertsinstitusjoner revidert av Riksrevisjonen.
8 Faglig rapportering 8.1 Årlig framdriftsrapport Fra vertsinstitusjonen innen 1. september hvert år - i samsvar med generelle kontraktsvilkår..om nødvendig foreslå en oppdatering av forsknings-, finansierings- og/eller kostnadsplanen 8.2 Site visit med hensiktsmessige mellomrom 8.3 Sluttrapport Følge generelle kontraktsvilkår
11 Varighet og terminering av avtalen midtveisevaluering i 26 11.2: Norges forskningsråd skal senest 31/2 år etter 1.1.3 foreta en internasjonal, faglig evaluering av senteret. Samtidig skal det foretas en bedømmelse av administrative og ledelsesmessige forhold ved senteret. Dersom Norges forskningsråd i henhold til gjeldende kriterier for avvikling og videreføring av sentrene beslutter at senteret ikke bør videreføres, skal senteret avvikles 5 år etter tidspunktet for start av senteret. Beslutningen skal foreligge senest 4 år etter tidspunktet for start av senteret. Dersom Norges forskningsråd finner at senteret i henhold til kriteriene for avvikling og videreføring bør videreføres, og vertsinstitusjonen også ønsker det, skal senteret videreføres for en samlet periode på 1 år
Forskningsrådets rapporteringskrav -HVORDAN Stein Øberg om SFF-rapport for 24 Trine Tengbom om erapport - innført i 25
HVORDAN: Ressursrapport for Senter for fremragende forskning 24 Kontraktens finansierings- og kostnadsplan danner basis for rapporten. Reelle og utgifter (eventuelt revisorgodkjent regnskap) erstatter budsjetterte og utgifter. Inntekter Reelle Reelle Reelle Planlagte Planlagte Planlagte Planlagte Planlagte Planlagte Planlagte Totale i tusen kroner 22 23 24 25 26 27 28 29 21 211 Egne midler Norges forskningsråd - SFF Samarbeidspartner (navngi) EU-midler Andre offentlige midler Andre private midler Sum årets Finansieringsplanens beløp Avvik fra finansieringsplanen Overført avsetning (+/-) Sum og avsetning
Utgifter Reelle Reelle Relle Utgifts- Utgifts- Utgifts- Utgifts- Utgifts- Utgifts- Utgifts- Totalt i tusen kroner utgifter utgifter utgifter budsjett budsjett budsjett budsjett budsjett budsjett budsjett budsjett 22 23 24 25 26 27 28 29 21 211 Personell og lokaler Lønn og sosiale kostnader Lokaler - husleie og drift Innkjøpte FoU tjenester Vitenskapelig utstyr Andre driftskostnader Reise- og oppholdskostnader Seminarer og konferanser Informasjonskostnader Feltaktiviteter/lab.kostnader Diverse driftskostnader Sum kostnader Avsetning til overføring (+/-)
Erfaringer med SFF-rapporteringen for 24 sett fra Forskningsrådet Oppfølging av avtalt finansierings- og kostnadsplan - ny og uvant problemstilling? Forsinkelser medfører underforbruk i forhold til budsjett Automatisk utbetaling fra Forskningsrådet kan medføre store overføringer Kontraktsendring nødvendig ved vesentlige avvik for å unngå store overføringer Hvordan er kompetansen og oppfølgingsansvaret sentralt og lokalt?
SFF-rapportene for 24 viser: 13 SFF Avtalt årlig finansiering i gjennomsnitt i 1 år Totalt Forsk- Vertsnings- inst. rådet Mill 457,7 155, 132,8 kroner % 33,9 1 29, Regnskap for 24 Overført til 25 Inntek Andre ter Forsk- Vertsinkl nings- inst. overfø rådet ringer Totalt 169,9 515,9 155,2 124,5 86,5 (,5-19,7) 37,1 3,1 1 24,1 16,8 (,6-53,3)