Brukermedvirkning på systemnivå i Helse Stavanger HF retningslinjer for brukerutvalg. 1 Innledning Dette dokumentet inneholder retningslinjer og rammer for brukerutvalget i Helse Stavanger HF. Dokumentet er utarbeidet etter mal for brukermedvirkningen i Helse Vest der det er mulighet for lokale tilpasninger, men funksjonsperiode fra januar til januar 2 år etter, og forholdet til styret skal være likt i alle foretakene. 2 Mandat Brukerutvalget skal være et rådgivende organ for styre og administrerende direktør i helseforetaket i saker som angår tilbudet til pasienter, brukere og pårørende. Brukerutvalget skal være forum for tilbakemelding fra pasienter, brukere og pårørende om erfaringer med helsetjenesten. Brukerutvalget skal være samarbeidsforum mellom helseforetaket og bruker- og pasient organisasjoner. Brukerutvalget skal bidra med kompetanse i planarbeid, og foreslå brukerrepresentanter i råd og utvalg. Brukerutvalget skal ikke behandle enkeltsaker (pasientsaker). 3 Sammensetting Brukerutvalget skal ha 10 medlemmer og 2 varamedlemmer som skal oppnevnes for 2 år. Funksjonsperioden skal gå fra januar til januar 2 år etter. Det er styret i helseforetaket som oppnevner utvalget etter forslag fra organisasjonene: FFO, SAFO, Fylkes eldreråd, Kreftforeningen og organisasjoner som representerer brukere fra virksomheter innen TSB(Tverrfaglig spesialisert behandling av rusproblemer). Alle de tre virksomhetsområdene, somatikk, psykiatri og TSB, skal være representert. Det bør legges vekt på representasjon fra mindre synlige pasientgrupper og pasient grupper som i mindre grad er i stand til å ta vare på egne interesser (eks. minoritetsgrupper). Medlemmene skal være geografisk jevnt fordelt, det skal være tilnærmet lik fordeling mellom kvinner og menn. Brukerrepresentantene bør som hovedregel ikke være medlem av andre brukerutvalg i Helse Vest. Brukerrepresentantene skal selv ha erfaring som pasient og/eller pårørende. De skal gjennom planmessig kompetanseutvikling og systematisering av egne og andre sine erfaringer bidra til forbedring. 3.1 Konstituering Brukerutvalget konstituerer seg selv på det første møtet for det nye utvalget og det skal velges leder og nestleder. Det blir lagt til grunn at leder og nestleder skal ha tett samarbeid. Det kan etableres arbeidsutvalg som skal sikre brukermedvirkning i konkrete større saker.
3.3 Anbefalt antall perioder i brukerutvalget I brukerutvalget er det viktig både med fornyelse og kontinuitet. En brukerrepresentant bør derfor som hovedregel ikke sitte i mer enn tre perioder sammenhengende som representant i brukerutvalget. En brukerrepresentant kan likevel være vara uavhengig av dette. 4 Oppgaver Brukerutvalget skal fremme saker av betydning for brukere, pasienter og pårørende. Utvalget skal ha en sentral plass i arbeidet med planlegging og drift av virksomheten. Det er nødvendig at brukerrepresentantene blir gitt mulighet til å delta på samhandlingsarenaer, i omstillingsprosjekter som omhandler etablering eller endring av pasienttilbud, og i alle saker som omhandler universell utforming og pasientinformasjon. Brukerutvalget har i hovedsak tre arbeidsformer: Egne utvalgsmøter delta i plan-/utviklingsarbeid og prosjekter, regionale årlige brukerutvalgsmøte og møter/seminar med andre parter. I tillegg må brukerutvalgs medlemmer gis mulighet til å delta på utvalgte aktuelle kurs og konferanser innenfor budsjett for brukerutvalget og etter avtale med fagdirektør. Det skal jevnlig gjennomføres evaluering og dialog om utvikling av metoder i brukermedvirkning. 4.1 Hovedoppgaver Brukerutvaglet sine viktigste oppgaver er: bidra til gjensidig tillit og forståelse mellom bruker og behandler. holde seg orientert om brukerrettigheter og plikter og medvirke til å spre kunnskap om slike rettigheter og plikter være pådriver for at kunnskap blir spredd og for at kravene i pasientrettighetsloven blir fulgt opp følge opp hvordan foretaket ivaretar informasjon om pasientrettigheter være oppmerksom på krav i styringsdokumentet som omhandler pasienter og pårørende holde seg oppdatert i forhold til budsjettsituasjonen i foretaket utpeke representantar til utvalg /prosjektgrupper være pådriver til oppfølging av brukerundersøkelser på foretaksnivå informere om brukerutvalgets virksomhet 4.2 Faste oppgaver Utarbeide årlig melding for utvalget Møte på helseforetaket sine styremøter Føre oversikt over deltagelse i utvalg- og prosjektarbeid Samarbeide med de andre brukerutvalgene i regionen og delta på årlig fellessamling for brukerutvalg
Holde seg orientert om styret sin årsplan særlig med tanke på styresaker som er av særlig interesse for brukerne. Evaluere egen virksomhet og aktivitet minst en gang i løpet av funksjonsperioden 4.3 Forventninger til brukerrepresentantene Medlemmene skal: Prioritere møter og andre oppgaver som de påtar seg som medlem i brukerutvalget, og sette seg inn i sakene som skal behandles Holde seg oppdatert om helseforetaket sin virksomhet Bidra til forbedring gjennom planmessig kompetanseutvikling og systematisering av egne og andre sine erfaringer Bidra til et godt samarbeidsklima i brukerutvalget, og med et godt samarbeid med helseforetaket Holde kontakt med egen organisasjon og nettverk Følge de etiske retningslinjer som er pålagt ansatte i alle foretakene i Helse Vest. 5 Arbeidsform 5.1 Brukerutvalgsmøtet Brukerutvalget skal holde så mange møter som de selv mener er nødvendig for å utføre oppdraget sitt. Møtene bør holdes i forkant av helseforetaket sitt styremøte, slik at styresaker kan gjennomgås, og eventuelt kommenteres. Styresaker som er av spesiell interesse for brukerutvalget skal drøftes med brukerutvalget i forkant av styrebehandling, undervegs i utarbeidelse av saken. Møteinnkalling med saksliste skal sendes ut senest 7 dager før møtet. Følgende saker skal være faste på saksliste: Godkjenning av protokoll Godkjenning av innkalling og melding av eventueltsaker Orientering om deltaking i prosjekt/arbeidsgrupper Gjennomgang av aktuelle styresaker Invitasjoner til brukerutvalget Orienteringer/brev til eller fra brukerutvalget Møtene ledes av utvalgets leder, eventuelt av nestleder. Administrasjonen i foretaket skal delta på utvalgsmøtene med sekretærbistand, og ved behov en representant fra ledelsen som bl.a. skal gjennomgå aktuelle styresaker. Sekretær for brukerutvalget utarbeider forslag til møtereferat som sendes medlemmer og varamedlemmer senest ei uke etter møtet. Når referat er godkjent legges det på brukerutvalgets «nettside» og legges fram for styret som et vedlegg til administrerende direktørs driftsorientering. Brev fra brukerutvalget skal skrives av leder/nesteleder. Innspill/uttale til styresaker har leder/nestleder ansvar for å formulere. Sekretær for utvalget bistår i det praktiske med å få adressert brev og uttalelser til rett mottaker.
5.2 Prosjektarbeid og andre arbeidsgrupper En viktig del av brukerutvalget sine arbeidsoppgaver er å bidra med brukerkompetanse i prosjekter og program, i form av å delta i arbeidsgrupper og styringsgrupper. I større prosjekt og i programarbeid kan det pekes ut to brukerrepresentanter. I mindre omfattende arbeidet skal det pekes ut en representant, i større prosjekter som går over tid vil det være hensiktsmessig å oppnevne to brukerrepresentanter. Møtegodtgjørelse og reiseutgifter skal dekkes slik det er gjort rede for i kapittel 7. I tilfeller der brukerutvalget selv ikke har kapasitet eller kompetanse til å stille ressurser, kan utvalget benytte seg av eksterne ressurser ved å vende seg til representanter fra organisasjonene, eller fra andre brukerutvalg i regionen. Det er utarbeidet standard brev til bruk i slike tilfelle, der representanten sine rettigheter og plikter i slikt arbeid framgår, i tillegg til praktiske opplysninger om rapportering og økonomi (Vedlegg 1). 5.3 Forholdet til styret i helseforetaket Brukerutvalget er oppnevnt av styret i helseforetaket, og er rådgivende organ for styret og administrerende direktør. Det skal årlig holdes fellesmøte mellom brukerutvalget og styret i helseforetaket. Lederen av brukerutvalget, eller den som representerer denne, kan være tilstede i styremøtene og blir invitert med på styreseminar. Etter avtale med styreleder skal leder av brukerutvalget gis mulighet til å uttale seg i styremøter og komme med forslag i styresaker som i særlig grad angår pasienttilbudet. Brukerutvalget kan også legge fram skriftlig uttalelse (saksopplysninger/kommentarer til vedtakspunkt) som oversendes i forkant av styremøtene. 5.4 Kontakt med pasientombudet Brukerutvalget skal ha kontakt med brukar- og pasientombudet. Bruker- og pasientombudet sin årsmelding skal gjennomgås, og bruker- og pasientombudet skal inviteres på det årlige fellesmøtet for brukerutvalga i Helse Vest. 6 Opplæring i brukermedvirkning Det er en forutsetning at brukerrepresentantene har god brukerkompetanse. Opplæring i brukermedvirkning ivaretas først og fremst av brukerorganisasjonene. I samband med utnevning av nye utvalg, vil Helse Vest arrangere et heldagsseminar for alle brukerutvalgene der det blir gitt grunnleggende opplæring i brukerutvalget sin rolle i tillegg til informasjon om helseforetakene og deres hovedoppgaver, styrings- og finansieringssystem, lover, pasientrettigheter - og pasientsikkerhet. 7 Økonomi Brukerutvalget skal holde seg til de økonomiske rammene som er vedtatt av styret i helseforetaka.
Budsjettpost skal dekke reise- og møtegodtgjørelse, kostnader i forbindelse med fellesmøter og andre aktiviteter som deltakelse i prosjekt og diverse arbeidsgrupper, seminar, kurs og lignende. 7.1 Godtgjørelse Arbeidet i brukerutvalget i Helse Stavanger skal godtgjøres på følgende måte: Leder: 25 000 per år Nestleder: 10 000 per år Møtegodtgjørelse: 1500 kr per brukerutvalgsmøte For arbeidsgruppemøte/prosjektgruppemøte: Møter over 4 timer 1500 kr. Møte under 4 timer 750 kr. 500 kroner for telefonmøte. Det kan gis en årlig skjønnsmessig godtgjørelse på inntil 1000 kroner for utgifter knytt til utskrift, kopiering og telefonbruk i samband med telefonmøte og liknende. Møtegodtgjørelse gjelder for tid som er gått med til selve møte. Se punkt 7.2 for dekking av reiseutgifter. For kurs og konferanser blir det gitt møtegodtgjørelse dersom en deltar som innlegg eller er arrangør. 7.2 Reiseutgifter Medlemmer av brukerutvalget får dekket reiseutgifter i henhold til statens satser. Reisene skal gjennomføres på billigste måte, og med offentlige transportmiddel der det er hensiktsmessig. Egen bil kan brukes dersom det er en klar ulempe for oppdraget at reisen blir gjennomført med offentlige transportmidler. 7.3 Tapt arbeidsfortjeneste Tapt arbeidsfortjeneste blir dekket etter egen søknad, og følger staten sine satser i Statens personalhåndbok kapittel 10.14.1 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. http://www.sph.dep.no/statens-personalhandbok/ Gjelder både ordinære møter og videomøter. 1 Vedlegg
VEDLEGG Brevformular der en oppnevner brukerrepresentanter som ikke er medlemmer av brukerutvalget. Informasjonsskriv til representanter for brukerutvalget i Helse Stavanger HF Du har blitt ut nemnd til å representere (det regionale) brukerutvalget i navn på foretak. Brukarutvalet er takksam for at du takka ja til å ta på deg dette vervet. Brukarutvalet vil minne deg om at du i dette arbeidet representerer interessene til alle brukere i Helse Stavanger sitt opptaksområde. Utvalget vil også be deg om å sende korte, skriftlege statusrapportar frå arbeidet på e-post til namn på sekretær etter hvert møte når du har deltatt eller når det er noe brukerutvalget trenger å bli orientert om. Statusrapportene vil bli framlagt for foretakets brukerutvalg. Du er og velkommen til å henvende deg til brukerutvalget i spørsmål som trenger avklaring, og til å orientere om arbeidet på møte i brukerutvalget. Utvalget vil også kunne be deg om å orientere om status og framdrift i arbeidet. Som representant for brukerutvalget får du dekket reiseutgifter vedrørende prosjektarbeidet etter statens regulativ. Du får også møtegodtgjørelse etter vedtatte satser. Dette må føres på reiseregningen. Du kan få dekket tapt arbeidsfortjeneste etter dokumentert søknad. Reiseregning med alle originalkvitteringer og søknad om dekking av tapt arbeidsfortjeneste skal sendes til brukerutvalgets sekretær. Med vennlig helsing Leder