REGIONALAVDELINGA Næringsseksjonen - REG AVD Regionrådet Vest - c/o Sund kommune Postboks 23 5371 SKOGSVÅG Dato: 22.09.2014 Vår ref.: 2014/19185-3 Saksbehandlar: hanglop1 Dykkar ref.: Region Vest - tilsegn om kr 300 000 til fells næringsarealplan for Sund, Fjell, Øygarden og Askøy Vi viser til søknaden dykkar med prosjektplan, datert 22.01.2014, om tilskot til ovannemnde prosjekt. Det er med glede vi kan melde at Hordaland fylkeskommune løyver inntil kr 300 000 til prosjektet frå budsjettet for Handlingsprogram for næringsutvikling i Hordaland. For at tilsegna skal vere gyldig må de signere og returnere vedlagte standardvilkår innan 2 veker etter at tilsegnsbrevet er motteke. Dette som ei stadfesting på at de har lest og akseptert vilkåra for løyvinga, og at de tek ansvar for å gjennomføra prosjektet som planlagt. Tilsegna gjeld til 31.12.2016. Eventuell søknad om forlenging av tilsegna må sendast sakshandsamar før denne dato. 1. Prosjektgrunnlag Følgjande opplysningar er henta frå søkjar si beskriving av søknaden; Bakgrunn Kommunestyra i Askøy, Fjell, Sund og Øygarden har fatta vedtak om å samarbeida om ein felles kommunedelplan for næringsareal. Ein slik felles kommunedelplan vil vera eit tiltak som støttar opp om strategiane i overordna næringsplanar, samstundes som dei fire kommunane etablerer eit samarbeid om felles modell for arealplanlegging for Region Vest. Regional Næringsplan for Hordaland (2013-2017) legg og føringar for at slikt samarbeid på tvers av kommunegrensene er viktig. I høve til temaet næringsareal ser kommunane at arbeidet med ein felles arealplan kan gje grunnlag for felles innspel til fylkeskommunen sitt planarbeid. Det vil verta lagt vekt på å få til eit godt samarbeid med næringslivs-organisasjonane ikkje minst for å kvalitetssikra det som vert utarbeidd som plangrunnlag. Prosjektmål Målet er å få eit bindande plandokument som alle dei fire kommunane kan slutta seg til eit plandokument som viser hovudtrekka i vidare tilrettelegging for næringsutvikling i regionen. Aktiviteter Utarbeida utkast til planprogram. Få politiske vedtak på programmet - og med det stadfesta organisering og framdrift. Prosessmøte. Arbeidsgrupper. Grunnleggjande utgreiingar. Temamøter. Innspelsfase. Planutkast. Konsekvensutgreiingar og ROS-analyse (kommunane har felles akseptkriterier). Høyring. Samordna saksutgreiingar for dei 4 kommunane. Politisk handsaming - kommunestyra. Hordaland fylkeskommune REGIONALAVDELINGA Agnes Mowinckels gate 5 Kontonr. [5201 06 74239]
Side 2/6 Tidsplan Det er eit mål å ha ferdig utkast til planprogram til 01.08.2014. Det er eit mål å ha ferdig utkast til plandokument til 01.02.2015. Tidsplanen vil verta tilpassa framdrifta til "Regional areal- og transportplan for Bergensområdet" Det vert sett opp milepælsplan for å sikra naudsynt politisk handsaming i dei fire kommunane i Region Vest. Organisering Prosjekteigar: Regionrådet Vest - c/o Sund kommune Organisasjonsnr.: 964338809 Prosjektleiar: Gerhard Inge Storebø Epost: gerhard.i.storeboe@sund.kommune.no Prosjektorganisering: Kommunane er gjennom Regionrådet Vest prosjekteigar. Rådmannsgruppa er prosjektansvarleg for prosjektet. Rådmannsgruppa har bede ei eksisterande prosjektgruppe - der dei planansvarlege i dei fire kommunane er med - om å starta arbeidet med prosjektet. Prosjektgruppa ser for seg å etablera ei eiga administrativ arbeidsgruppe med planfagleg og næringsfagleg kompetanse. Det er lagt politiske føringar for at det skal opprettast ei politisk referansegruppe for prosjektet. Næringslivsrepresentantar vert med i referansegruppa - og i arbeidsgrupper for ulike deloppgåver. Det er og lagt opp til opne temamøter knytt til planprosessen. Underteikna søkjar har vore prosjektleiar for det nyleg avslutta prosjektet med samarbeid innan plan- og byggesak. Oppdragsgjevar ynskjer å vidareføring dette engasjementet som prosjektleiar når rammene for næringsarealprosjektet er nærare avklara. Samarbeidspartnarar: Hordaland fylkeskommune for tilknyting til arbeidet med Regional plan for areal og transport i Bergensregionen. BRB - som ser at prosjektet i Region Vest er viktig oppfylging av Strategisk næringsplan. Kommunane i Bjørnefjordsregionen som har ein tilsvarande planprosess på gang. Fylkesmannen i Hordaland som har gjeve økonomisk støtte til prosjektet, og har fagleg interesse til plantemaet. Næringslivsorganisasjonane i Regionen - som har gjeve tilsagn om aktiv deltaking. Forankring i HNH Løyvinga er forankra i strategien om «Ein velfungerande bergensregion med attraktive regionale senter», der det er eit mål å sikre næringslivet i bergensregionen tilstrekkeleg areal. Innsatsområda som vert oppfylt er: Halde fokus på næringslivet sine areal- og transportbehov som ein viktig premiss i areal- og transportplanlegginga for Bergensområdet. Dokumentera næringslivet sine behov for ulike typar areal i ulike delar av regionen. Fylkeskommunen vil ha eit særlig fokus på oppfølginga av prosjektet, og ynskjer å vera observatør i styringsgruppa. 2. Godkjende kostnadar og godkjend finansieringsplan Løyvd beløp: 300 000 Søknadsbeløp: 300 000 Godkjend kostnadsplan Tittel 2014 2015 2016 2017 2018 SUM Dokumentasjon 50 000 50 000 100 000 Fagleg/admin. innsats kommunar 300 000 200 000 100 000 600 000 Fagleg/admin. innsats næringsliv 75 000 75 000 20 000 170 000 Innsats BRB 70 000 20 000 10 000 100 000 Konsulenttenester 150 000 140 000 10 000 300 000 Møte og arrengement 50 000 50 000 100 000 Prosjektleiar 150 000 100 000 50 000 300 000 Sum kostnad 795 000 635 000 240 000 1 670 000
Side 3/6 Godkjend finansieringsplan Tittel 2014 2015 2016 2017 2018 SUM Innsats BRB 70 000 20 000 10 000 100 000 Innsats næringliv 75 000 75 000 20 000 170 000 Kommunal innsats 350 000 240 000 210 000 800 000 Regionalt utviklingsprogram for Hordaland 300 000 300 000 Skjønsmidlar fylkesmann 300 000 300 000 Sum finansiering 795 000 635 000 240 000 1 670 000 3. Vilkår for tilskotet Generelle vilkår: Større endringar i prosjektplanen, derunder endringar i budsjett eller finansieringsplan, skal etter søknad frå tilsegnsmottakar godkjennast av fylkeskommunen. Søknaden må vere signert av prosjekteigar. Føresetnaden for fylkeskommunen si løyving er at prosjektet vert finansiert slik godkjend finansieringsplan ovanfor viser. Fylkeskommunen sin finansieringsdel kan dekkja inntil 18,0 % av dei godkjende kostnader. Prosjektet må gjennomførast i samsvar med innsendt søknad. Om dette kravet ikkje er oppfylt, kan tilskotet bli skjønnsmessig avkorta. Hordaland fylkeskommune ber om få å delta som observatør i styringsgruppa for prosjektet. Profilering I alle presentasjonar av, og orienteringar om prosjektet, pliktar tilsegnsmottakar å informere tydeleg om at prosjektet er delfinansiert av Hordaland fylkeskommune. Retningsliner for profilering av Hordaland fylkeskommune; /profil Årsrapportering (for fleirårige prosjekt) Tilsegnsmottakar skal sende ein årsrapport til fylkeskommunen pr. 1. mars kvart år, så lenge prosjektet pågår. Årsrapportering gjerast etter mal, sjå /rapportering Delutbetaling Tilsegnsmottakar kan oppmode om delutbetaling gjennom www.regionalforvaltning.no. Oppmodinga må innehalde statusrapportering og kostnadsrapport over akkumulerte kostnadar (last opp relevante vedlegg). Delutbetaling vil verte gjort i høve til godkjend kostnadsprosent på 18,0 % av akkumulerte kostnadar, maksimalt inntil 75 % av løyvd beløp på kr 300 000. Resterande beløp vert utbetalt ved prosjektavslutning, sjå neste avsnitt. Prosjektavslutning og sluttutbetaling Straks prosjektet er avslutta skal tilsegnsmottakaren rapportere i høve til Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) sine resultat- og effektindikatorar (MRS-rapport) gjennom www.regionalforvaltning.no under «Ny rapport». Tilsegnsmottakaren skal deretter sende oppmoding om sluttutbetaling gjennom www.regionalforvaltning.no under «Ny utbetaling».
Side 4/6 I samband med oppmoding om sluttutbetaling skal det fyllast ut ein sluttrapport og kostnadsrapport. Dette må skje seinast innan 31.12.2016. Statsautorisert- eller registrert revisor skal attestere sluttrekneskapen for tilsegn over kr 100 000. I tillegg skal signert Sluttrekneskap for prosjektet lastas opp som vedlegg til oppmoding om sluttutbetaling gjennom www.regionalforvaltning.no. Dette gjev formelt grunnlag for endeleg utbetaling av tilsegna. Tilsegnsmottakaren har ansvar for å kontrollere at utbetalt beløp er korrekt. Eventuelt for mykje utbetalt tilskot skal betalast attende snarast. Kontroll Fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor har når som helst rett til å kontrollere at midlane vert forvalta i samsvar med vilkåra i tilsegna. Vi gjer merksam på at de pliktar å gje fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor dei opplysningane dei finn påkravd for sin kontroll. Vi gjer vidare merksam på at i medhald av 10 i løyvingsreglementet og 12 i lov om Riksrevisjonen, kan Kommunal- og regionaldepartementet og Riksrevisjonen setje i verk kontroll med at midlane vert nytta som føresett. Klage / innsyn i dokumenta Part eller andre med rettsleg klageinteresse kan klage på vedtaket innan ein frist på tre - 3 - veker. Fristen vert rekna frå den dagen de mottok melding om vedtaket. Den fylkeskommunale klagenemnda er klageinstans. Klagen skal sendast til: Hordaland fylkeskommune, Regionalavdelinga, Postboks 7900,. Klagen må innehalde opplysningar om kva vedtak som det vert klaga på, og dei grunnar som klagen støttar seg til. Vi gjer merksam på at de etter Forvaltningslova har rett til å gjere dykk kjend med dokumenta i saka med dei avgrensingane som følgjer av 18 og 19. Kontaktperson Hordaland fylkeskommune sin kontaktperson og sakshandsamar for dette prosjektet er; Hans Inge Gloppen Epost: hans.inge.gloppen@hfk.no Telefon: 55 23 92 88 Vi ynskjer dykk lukke til med gjennomføringa av prosjektet. Med helsing Bård Sandal fylkesdirektør Regional utvikling Mette Nora Sætre næringssjef Vedlegg: Standardvilkår og Sluttrekneskapsskjema Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift.
Side 5/6 Vi ber om at de signerer og returnerer følgjande standardvilkår innan 2 veker etter at tilsegnsbrevet er motteke. Dette som ei stadfesting på at de har lest og akseptert vilkåra for løyvinga, og at de tek ansvar for at prosjektet vert gjennomført etter planen. Standardvilkår for Handlingsprogram for næringsutvikling i Hordaland Prosjektnamn: Felles næringsarealplan for kommunane i Region Vest Tilsegnsnr.: Tilsegn-106-2014 Løyvd beløp: 300 000 Vår ref. (arkiv): 2014/19185 Følgjande kontrollerast av tilsegnsmottakar: Tilsegnsmottakar: Regionrådet Vest - c/o Sund kommune Postadresse: Postboks 23, 5371 SKOGSVÅG Org.nr.: 964338809 Kontaktperson: Gerhard Inge Storebø Telefon: - Mobil: 91520911 E-post: gerhard.i.storeboe@sund.kommune.no Sakshandsamar Hordaland fylkeskommune sin kontaktperson og sakshandsamar for dette prosjektet er; Hans Inge Gloppen E-post: hans.inge.gloppen@hfk.no Telefon: 97414040 Vi stadfester med dette at vi har lest tilsegnsbrevet og aksepterer vilkåra for løyvinga, samt tek ansvar for at prosjektet vert gjennomført etter planen. Signert standardvilkår av prosjekteigar: Stad:... Dato:... Signatur prosjekteigar:.. Returadresse: Hordaland fylkeskommune, Regionalavdelinga, Postboks 7900,
Side 6/6 HANDLINGSPROGRAM FOR NÆRINGSUTVIKLING I HORDALAND SLUTTREKNESKAPSSKJEMA Prosjektnamn: Felles næringsarealplan for kommunane i Region Vest Tilsegnsnr. Tilsegn-106-2014 Tilskot inntil kr 300 000 Vår ref.: 2014/19185 Fyllast ut av tilsegnsmottakar: Org.nr. Konto.nr.bank/post Namn: Postadresse: Kontaktperson: Telefon/telefaks: E-postadresse: SLUTTREKNESKAP: Rekneskapen under skal setjast opp etter same oppsett som er nytta for budsjett (jf. pkt.2 i tilsegnsbrevet). Kostnader: Finansieringsplan: Budsjettpost Rekneskap Budsjett Kjelde: Sluttfinansiering Budsjett HNH Godkjent av prosjektleiar: dato signatur og stempel Godkjent av prosjektansvarleg: dato signatur og stempel ATTESTASJON AV REVISOR. GJELD BERRE FOR TILSEGN OVER KR 100 000,-. Føremålet med revisor sitt arbeid og rapportering for prosjektet, er å stadfeste økonomisk informasjon registrert i sluttrekneskapen. Revisor skal utføre kontrollar som gjev tilsegnsytar ei forvissing om at inntektene/ finansieringa og kostnadane i prosjektet er fullstendige og reelle, dokumenterte og korrekt registrerte i rekneskap/ prosjektrekneskap. Tilskotsmottakarar som ikkje er revisjonspliktige, kan få rekneskapen attestert av autorisert rekneskapsførar. Avtalte kontrollhandlingar opp mot sluttrekneskapen for prosjektet er gjennomført. Godkjent av revisor/ rekneskapsførar: dato signatur og stempel Returadresse: Hordaland fylkeskommune, Regionalavdelinga, Postboks 7900,