Ringerike kommune Kommuneoverlegen Hallingby skole v/rektor Jan Gudbrand Ohren Saksnr. Løpenr. Arkivkode Deres ref. Dato 15/3952-4 15875/15 J44 23.06.2015 Rapport fra systemtilsyn med miljørettet helseverngodkjenningen 4.6.2015 Det vises til systemtilsynet 4.6.2015 i Hallingby skole. Sammendrag: Hallingby skole oppnådde godkjenning etter Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 6. Krav om godkjenning i 2012 (delegasjonssak 4/12). Kommuneoverlegen v/fagansvarlig for miljørettet helsevern gjennomførte 4.6.2015 varslet systemtilsyn med skolens etterlevelse av krav om godkjenning. Systemtilsynet konkluderte med at skolen oppfyller kravene til godkjenning. Rapporten ble oversendt rektor for uttalelse, rektor meldte tilbake at en av merknadene påpekt under tilsynet er rettet. Tilsynet fant ikke avvik fra forskriftens bestemmelser, men har 3 merknader. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der myndigheten finner grunnlag til å påpeke mulighet for forbedring. Om tilsynet Tid: Torsdag 4.6.2015, kl. 09.30-11.30. Sted: Hallingby skole Til stede: Hallingby skole v/rektor Jan Gudbrand Ohren og Inspektør Bjørn Fredheim. Teknisk eiendomsdrift v/vaktmesterne Erlend Hovde og Øyvind Ljungqvist. Tilsynet: Fagansvarlig for miljørettet helsevern Unni Suther Metode: Systemtilsyn (dokumentinnsyn, intervjuer og omvisning). Mål: «Å utvikle miljørettet helsevern kompetansen». Tilsynskriterier: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 6. Krav om godkjenning Hjemmel: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 25 Tilsyn. Avvik og merknader: Avvik: Ingen Merknader: 1. Internkontrollsystem 2. Vedlikehold 3. Sikkerhet Postboks 123, 3502 Hønefoss Tlf: 32 11 74 00 / Fax: 32 12 50 30 postmottak@ringerike.kommune.no www.ringerike.kommune.no
2 Beskrivelse: Hallingby skole oppnådde miljørettet helseverngodkjenning 30.1.2012. Barne- og ungdomsskolen har ca. 290 elever i 1.-10. klasse. Skolen har skolefritidsordning i barneskolen, forsamlingslokaler med kjøkken i ungdomsskolen og egne lokaler for ungdomsklubb i underetasjen. Kommuneoverlegen, miljørettet helsevern er tillagt ansvar for å føre tilsyn med elevenes miljø og helse i skolen. Tilsynet inngår i kommunens «Plan for miljørettet helsevern 2014-2016». Det varslede systemtilsynet i Hallingby skole omfattet dokumentinnsyn, intervju og omvisning i deler av skolebygningen. Det ble varslet at systemtilsynet ville ha hovedfokus på den fysiske tilretteleggingen av elevarealene i skolen og omfatte forskriftens bestemmelser om risikoanalyse/ sikkerhet og helsemessig beredskap ( 14), internkontrollsystem ( 4), utforming og innredning ( 9), vedlikehold ( 13), inneklima/luftkvalitet/lys/lyd ( 19-21) og sanitære forhold ( 23). Rektor oversendte et utvalg av internkontrolldokumenter 2.6.2015 og vaktmesterne delte ut noen dokumenter 4.6.2015. Funn Intervjuet: De intervjuede mente at Hallingby skole er i tilfredsstillende teknisk stand og oppfyller forskriftskravet til miljørettet helseverngodkjenning. Rektor uttalte at han anså at gode fysiske forholden i skolen herunder at det er hygienisk rent og gode sanitære forhold, er en forutsetning for læring og trivsel. Rektor informerte om hvordan skolen er tilrettelagt med universell utforming i forhold til hovedgruppene av funksjonshemmede og opplyste at aktuelle oppholdsrom og sanitære anlegg i skolen i tillegg var spesielt tilrettelagt for de enkelte funksjonshemmede elevene. De intervjuede opplyste at det skal være utarbeidet en plan for regelmessige inneklimaundersøkelser i skolen, men de var selv ikke kjent med planen. Målinger er utført. Vaktmesterne opplyste at de benyttet elektroniske system for drift og vedlikehold av skolen og la fram årsplan, kontrollplan og driftslogg for utført arbeid. Det ble opplyst at det er lister på arbeidsrommene i skolen over avvik som skolens ansatte ønsker at vaktmesteren skal utføre. Rutinen for tiltak mot Legionella i dusjanleggene ble beskrevet under intervjuet. Det ble opplyst at renholdsplanen var under revisjon og at neste renholdsplan skal være ferdig høsten 2015. Rektor opplyste at eksisterende renholdsplan ikke er gyldig i den forstand at den lagt opp for 3 renholdere, mens skolen nå har to renholdere. Rektor og inspektør oppga at de ivaretar den daglige kontakten med renholderne. Det er satt opp timelister som viser når rom i skolen er i bruk og det skal være oppslått lister i rommene som angir hvordan brukerne skal legge til rette for renhold slik at renholder kan gjennomføre sine oppgaver på en effektiv måte. Avvikshåndtering: De intervjuede opplyste at ansvaret for drift, vedlikehold og renhold er avklart og at alle tar ansvar for å holde orden og for å melde avvik. De intervjuede opplyste at avvikene meldes både muntlig og skriftlig. Rektor og inspektør opplyste at de får klare tilbakemeldinger på avvik fra renholdsrutinen fra renholderne som de tar videre til de som er ansvarlige for å lukke avvikene. Det føres ellers liste over oppgaver som skolen vil at vaktmestertjenesten skal håndtere. Det kvitteres ut når oppgaven er utført. Hvis større avvik oppstår, skriver rektor
3 avviksmelding til Teknisk eiendomsdrift. De intervjuede ga eksempler på hvordan enkelte større og mindre avvik var blitt lukket. Rektor og inspektør erfarte at avvikene ble raskt lukket. Utvikling av internkontrollsystem De intervjuede vaktmesterne opplyste at de erfarte at nye ting som de fant ble lagt inn i deres elektroniske ik-systemet. Revideringen foregikk regelmessig og etter behov. Vaktmesterne nevnte at internkontroll-systemet var i aktivt bruk både ved formell og halvformell kontakt. De erfarte at den daglige kontakten med skolens ledelse var viktig i dette arbeidet. De intervjuede opplyste at de opplevde at de hadde et godt samarbeid og trygghet omkring at tiltak ble iverksatt. Dokumentinnsyn: Rektor har framlagt resultater fra inneklimamålinger, radonmålinger, muggsoppmålinger, utført i perioden 2010-2014, risikoanalyse, årsplan for drift og vedlikehold av eiendommen, oversikt over planlagte kontroller og driftslogg for utført arbeid. Ringerike kommune har et felles internkontrollsystem for alle kommunale skoler og barnehager. Dette systemet er utdatert og for tiden under hovedrevidering. De intervjuede viste til at de har gjennomført risikoanalyse i skolen. Dokumentet angir hendelse, årsak, konsekvens, forebyggende tiltak og skadebegrensende tiltak. Analysen ble supplert med nye punkter etter hvert som skolens ansatte fant farlige forhold knyttet til elevenes ulike aktiviteter. Omvisningen: Omvisningen omfattet dusjanlegg i tilknytning til gymsalen, forsamlingslokaler, et utvalg av forskjellige typer undervisningsrom, inngangspartier, garderober, sanitære anlegg, håndvaskepunkter, o.l. Inngangspartiene var tilrettelagt slik at skitt og søle ikke trekkes inn i undervisningsarealene. Det er tydelig skille mellom rene og uren områder. Toalettene kan lett nås fra både uteområdet og fra inneområdene. Skolens sanitære anlegg som elevtoaletter, håndvaskepunkter og dusjanlegg var i god teknisk stand. Undervisningsrommene virket å være i tilfredsstillende utformet og innredet og i god stand. Det var god nærhet til håndvaskepunkter og sanitære anlegg. Rommene var lyse og lettvaskbare og utstyrt med instrument for avlesning av luftkvalitet målt som CO 2 og temperatur. Skolens utelekeområder er tilrettelagt med varierte muligheter for fysiske aktivitet for skolens elever og har god tilgang til idrettsanlegg og mer naturlige terreng og vegetasjon. Avvik og merknader. Avvik: Ingen Merknader: 1. Merknad Internkontrollsystem
4 Merknaden knytter seg til at kommunens felles internkontrollsystem for miljørettet helsevern for barnehager og skoler er under hovedrevidering da dette ikke har blitt oppdatert siden 2011. 2. Merknad Vedlikehold, jf. Forskriftens 13. Rengjøring og vedlikehold Gulvbelegg i naturfagrom er skadet og undergulvet er blottlagt ved inngangsdøren til rommet. Skadene vanskeliggjør tilfredsstillende renhold og rommet. 3. Merknad Sikkerhet, jf. Forskriftens 14. Sikkerhet og helsemessig beredskap I naturfagrommet ble det oppbevart døde organismer på glass med formalin. Glassene var ikke fylt helt opp og må kontrolleres for om de har lekkasje av formalin til innelufta. Utette glass må fjernes. Utstoppede fugler var plassert oppå skap, disse kan være en kilde for støvansamling og dermed forringelse av inneluftkvaliteten. Konklusjon: Det varslede systemtilsynet med miljørettet helseverngodkjenningen i Hallingby skole 4.6.2015 ble gjennomført med intervjuer, dokumentinnsyn og omvisning i skolen. Tilsynet fant ikke avvik fra Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv., men har angitt noen forbedringspunkter (merknader). Rektor meldte 15.6.2015 at en av merknadene er rettet. Merknaden omfattet risiko for forurensning av mat direkte i lagerplass for tørrvarer og indirekte gjennom oppbevaring av store mengder bestikk og kjøkkenutstyr i elevkjøkkenet. Hallingby skole oppfylte 4.6.2015 Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. 6. Krav om godkjenning. Hjemmel: Lov om folkehelsearbeid (Folkehelseloven) Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. Helsedirektoratets Veileder i miljø og helse i skolen (IS-2073) Saksdokumenter: Kommuneoverlegen, 24.4.2015; Varsel om systemtilsyn godkjenning av skolen. Hallingby skole 2.6.2015; Dokumenter til godkjenningstilsynet: Vedlagt: Eiendomsdrift/Teknisk drift 20.5.2014; Inneklimamålinger Hallingby skole 23.4. 15.4.2014. Eiendomsdrift/Teknisk drift 25.6.2014; Befaring 24.6.2014 Hallingby skole etter inneklimalogging Unilabs 15.2.2010; Analyserapport, Muggsopp Radonlab, 16.9.2013; Målerapport 14.2.-15.4.2013. Ikke navngitt, ikke datert; Risikoanalyse
5 2015 Årsplan for eiendom Hallingby skole Planlagte kontroller i uke nr. 201523 (01.06.15-97.06.15). (Hallingby barnehage, Hallingby skole og Hallingby naturbarnehage) Utført periodiske kontroller og jobber, Driftslogg for eiendom: 15301 Hallingby skole Med hilsen e.f. Unni Suther Fagansvarlig miljørettet helsevern unni.suther@ringerike.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift