Forvaltningsrevisjon Sogn og Fjordane fylkes kommune Musea i Sogn og Fjordane Prosjektplan Mai 2017
«Musea i Sogn og Fjordane - prosjektplan» Mai 2017 Prosjektplan utarbeidd for Sogn og Fjordane fylkes kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: 51 21 81 00 www.deloitte.no forvaltningsrevisjon@deloitte. no
I n n h a l d 1. Føremål og problemstillingar 4 2. Revisjonskriterium 6 3. Metode 8 4. Tid og ressursbruk 9
1. Førem ål og probl em sti l l i n gar 1.1 Bakgrunn Deloitte har i samsvar me d bestilling frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune 28. mars 2017, sak 14/ 17, utarbeidd ein prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Musea i Sogn og F jordane. Forvaltningsrevisjonsprosjektet er bestilt med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020, som er basert på ei overordna analyse av fylkeskommunen si verksemd. Forvaltningsrevisjon av Musea i Sogn og Fjordane er i plan for fo rvaltningsrevisjon prioritert som fjerde prosjekt for gjennomføring i perioden. 1.2 Om Musea i Sogn og Fjordane Musea i Sogn og Fjordane (MISF) er organisert som ei stifting, og b lei skipa i 2009. MISF har seks avdelingar: Nordfjord Folkemuseum, lokalisert på Sandane Kystmuseet, lokalisert i Florø Sogn og Fjordane Kunstmuseum, lokalisert i Førde Sunnfjord Museum, lokalisert i Movika Sogn Folkemuseum (Dei Heibergske samlinger), lokalisert på Kaupanger Norsk kvernsteinssenter, lokalisert i Hyllestad Administra sjonen for MISF har per i dag sete på Sandane. Ifølgje stiftingslova er det styret som er det øvste organ i ei stifting, og som forvaltar stiftinga. Stiftarane har ikkje lengre rådigheit over formuesverdien som er overført til stiftinga, etter at stifting a er oppretta. Vedtektene til stiftinga skal slå fast føremålet til stiftinga. Vedtektene kan også gi føringar for styringa av stift ing a, til dømes om stiftinga skal ha andre organ enn styret og dagleg leiar, samt utfyllande reglar om val av styre ut over dei som går fram av stiftingslova. Av vedtektene til MISF går det mellom anna fram at Sogn og Fjordane fylkeskommune skal velje styreleiar og eit styremedlem. Vidare går det fram at MISF skal ha eit råd, og rådet si samansetting og oppgåver er spesifisert. 1.3 Fø r e mål og problemstillinga r Føremål et m ed forvaltningsrevisjonen vil ve re å undersøke i kva grad Musea i Sogn og Fjordane har ei føremålstenleg organisering, og om fylkeskommunen si rolle ovanfor MISF er tydeleg og blir utøvd og følgt opp på tilfredsst illande vis. Vidare er det ein del av føremålet med prosjektet å vurdere system og rutinar for tildeling og oppfølging av fylkeskommunen sine tilskot til Musea i Sogn og Fjordane. Med bakgrunn i føremålet er det utarbeidd følgjande problemstillingar som v il bli undersøkt: 1. I kva grad er organiseringa av MISF føremålstenleg med omsyn til å nå fastsette målsettingar for verksemda? a) I kva grad er det fastsett tydelege mål for MISF? b) Er det etablert føremålstenlege system for evaluering av måloppnåing? c) I kva grad er fordeling av roller, ansvar og mynde tydeleg fordelt i MISF? d) I kva grad er ansvar, oppgåver og roller mellom MISF og eventuelle andre aktørar som er sentrale med tanke på drifta av Musea i Sogn og Fjordane tydeleg avklart?
2. I kva grad er fylkeskommunen si rolle og ansvar overfor MISF tydeleg avklart? a) Kva kanalar har fylkeskommunen for å legge føringar for drifta i MISF og blir desse nytta på ein tilfredsstillande måte? b) I kva grad er fylkeskommunen si rolle og ansvar skriftleggjort? c) Har sentrale aktørar i MISF og i fylkeskommunen ei felles oppfatning om kva som er fylkeskommunen si rolle og a nsvar? d) I kva grad blir fylkeskommunen si roll e ivareteken i samsvar med vedtektene for MISF og eventuelle andre vedtak eller instruksar? 3. I kva grad er det etablert system og rutinar for å sikre at fylkeskommunen følgjer opp MISF i samsvar med overordna f øringar? a) I kva grad er det tydeleg kven i fylkeskommunen som skal følg j e opp MISF i samsvar med overordna retningsliner? b) I kva grad blir det gjennomført kontrollaktivitetar for å sikre at fylkeskommunen sitt ansvar overfor MISF blir ivareteke? 4. Har Sogn og Fjordane fylkeskommune tilfredsstillande system for tildeling og oppfølging av tilskot til MISF? a) K va form for tilskot får MISF frå Sogn og Fjordane fylkeskommune, og k orleis er fordelinga av driftstilskot til MISF frå staten, fylkeskommunen og kommunane? b) I kva grad har fylkeskommunen definerte strategiar og mål knytt til fylkeskommunale tilskot til MISF? c) I kva grad still er fylkeskommunen, gjennom tilskotsbrev eller på anna vis, vilkår og/eller krav til MISF sin bruk av fylkeskommunale tilsk ot? d) I kva grad blir det, ved tildeling av fylkeskommunale tilskot til MISF, stilt krav om rapportering om bruken av tilskotet? e) I kva grad følgjer fylkeskommunen opp MISF sin bruk av tilskota, og etterleving av eventuelle krav til bruk og/eller rapportering? I tillegg til problemstillingane som er presentert over, vil revisjonen gjennom forvaltningsrevisjonsrapporten gje ein kortfatta presentasjon av organiseringa av M usea i Sogn og Fjordane, samt gjere kort greie for stifting som organisasjonsform.
2. Revi sjon skri teri u m 2.1 Innleiing Revisjonskriteria vil bli henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og fastsette retningslin j er. Revisjonskr iteria under er ikkje utømmande for kva som kan vere relevant i forvaltningsrevisjonen. Andre kriterium vil kunne komme til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.2 Lov og anna sentralt regelv erk 2.2.1 Stiftingslova Stiftingslova gir føringar for styring og forvaltning av stiftingar, som er sentrale når det gjeld mellom anna fordeling av ansvar og mynde. Av 3 går det fram at «Når stiftelsen er opprettet, jf. 2, har oppretteren ikke lenger rådigh et over formuesverdien som er overført til stiftelsen.» Vidare går det fram krav til utarbeiding av stiftingsdokument ( 9) og vedtekter ( 10) ved oppretting av ei stifting. 26 slår fast at ei kvar stifting skal ha eit styre, og av 30 går det fram at styret er stiftinga sitt øvste organ og at forvaltninga av stiftinga høyrer under styret. Vidare skal styret «( ) sørge for at stiftelsens formål ivaretas, og at utdelinger foretas i samsvar med vedtektene. Styret skal påse at regnskap og formuesforvaltnin g er gjenstand for betryggende kontroll.» Av 36 går det fram at vedtektene kan slå fast at stiftinga skal ha andre organ enn styre og dagleg leiar, og kva mynde vedtektene kan fastsette at slike organ skal ha. 2.2.2 Kommunelova I den grad den fylkeskommunale administrasjonen er tildelt oppgåver og ansvar ovanfor stiftinga, er det fylkesrådmannen sitt ansvar å sørgje for at oppgåvene blir utført i samsvar med regelverk, vedtak og eventuelle andre instruksar. Ifølge kommunelova 23 har administrasjonssjefen mel lom anna ansvar for å sikre at vedtak i folkevalde organ blir sett i verk, og for at «( ) administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Ansvaret for «betryggende kontro ll» inneber eit generelt ansvar for internkontroll i verksemda. 2.3 Tilskotsforvaltning Det er ikkje sett nasjonale krav til fylkeskommunal tilskotsforvaltning. Finansdepartementet utarbeidd e i 2008 ein rettleiar som likevel gir ein peikepinn om aktuelle omsyn som må takast. I rettleiaren O m etablering og forvaltning av tilskuddsordninger i staten går det fram at det er behov for å utarbeide regelverk om alle viktige forhold som tilskotsforvaltar skal leggje vekt på i sitt arbeid for dei fleste tilskot sordningar. Mellom anna kan man i desse reglane innarbeide til dømes kriterium for måloppnåing og fastsette aktuelle reglar for oppfølging og kontroll. 2.4 Stiftinga sine vedtekter Føremålet med stiftinga går fram av vedtektene, og også ansvar og mynde er sk ildra i vedtektene. Vedtektene for stiftinga er såleis eit sentralt revisjonskriterium. Også stiftingsdokument for MISF vil kunne bli nytta som revisjonskriterium.
2.5 Fylkeskommunale styringsdokument og vedtak Eventuelle fylkeskommunale retningsliner og vedtak knytt til tildeling og oppfølging av tilskot vil bli nytta som revisjonskriterium. Også andre fylkeskommunale styringsdokument og vedtak vil kunne vere aktuelle revisjonskriterium. Til dømes kan dette dr eie seg om føringar for utøving av fylkeskommunen sin rolle med tilhøyrande oppgåver ovanfor MISF.
3. M etode Deloitte utfører forvaltningsrevisjon i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) og kvalitetssikring er underlagt krava til kvalitetssikring i Deloitte Policy Manual (DPM). 3.1 Innsynsrett Denne forvaltning s revisjonen handlar i hovudsak om korleis fylkeskommunen følgjer opp MISF gjennom dei system som er etablert, samt gjennom tilskot. Samstundes er det spørsmål som skal svarast på i denne forvaltningsrevisjonen som også krev at revisjonen får tilgang til dokumentasjon og intervju i stiftinga. Ettersom stiftinga ikkje er ein del av fylkeskommunen som Deloitte er forvaltnings revisor for, vil tilgang til informasjon frå stiftinga som ikkje er offentleg krev je at styret i stiftinga samtykker til dette. Revisjonen vil difor sende ein informasjonsbrev til stiftinga i starten av revisjonen der vi ber om at dei samtykker til dette. 3.2 Dokumentanalyse Rettsreg lar og fylkes kommunale vedtak vil bli gjennomgått og nytta som revisjonskriterium. Vidare vil styringsdokument for stiftinga, samt rapportering om måloppnåing og status for øvring vere aktuell dokumentasjon. Også informasjon om system og rutinar, retningsl iner og dokumentasjon på tildeling og oppfølging av tilskot, samt rapporteringar knytt til tilskotsforvaltninga vil vere aktuell dokumentasjon. Innsamla dokumentasjon vil bli vurdert opp mot revisjonskriteria. Revisjonen vil gjennomføre ein kontroll av vedtak som gjeld tilskot til MISF frå dei siste tre åra, for å undersøke i kva grad relevante retningsliner og andre føringar blir følgt. Revisjonen vil også kontrollere i kva grad det blir stilt vilkår eller krav til bruken av tilskot, samt krav til rappo rtering. Vidare vil revisjonen kontrollere om det er rapportert frå MISF i samsvar med eventuelle krav, og korleis fylkeskommunen har følgt opp bruken av tilskot. 3.3 Intervju Får å få supplerande informasjon til skriftlege kjelder vil Deloitte intervjue utva lte personar frå Sogn og Fjordane fylkeskommune, samt frå stiftinga MISF. Vi tar sikte på å gjennomføre om lag 4-5 intervju. Det vil vere aktuelt å gjennomføre intervju med både dagleg leiar og styreleiar i stiftinga Musea i Sogn og Fjordane, samt med til dømes leiing innan kulturområdet i fylkeskommunen og ansvarleg for tildeling og oppfølging av relevante tilskot i fylkeskommunen. Utveljing av personar til intervju vil avhenge av kven som har definerte roller og ansvar i forhold til MISF. 3.4 Verifisering og høyring Oppsummering av intervju vil bli sendt til dei intervjua for verifisering. Det er informasjon frå dei verifisert intervjureferata som vil bli nytta i rapporten. Utkast til rapport vil bli sendt til fylkes kommunen for verifisering av datagrun nlaget. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurdering ar og forslag til tiltak, bli sendt til fylkesrådmannen for uttale. Fylkesr ådmannen sin høyringsuttale vil ble vedlagt den endelege rapporten som blir sendt til kontrollutvalet.
4. Ti d og ressu rsbru k 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad er ansvarleg partner på oppdraget. I tillegg teamet bestå av prosjektleiar Line Margrete Johansen ( senior manager ), Iver Fiksdal (senior consultant) og Maja Finnes Sollid (consultant). Deloitte har sett saman eit team som sikrar at prosjektet blir gjennomført i samsvar med gjeldande retningslinjer, samt med naudsynt kompetanse og erfaring innanfor kommunal revisjon. 4.2 Ressursbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin karakter og planen som er lagt fo r korleis prosjektet skal bli gjennomført vil det ta totalt 2 8 0 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data og uta rbeiding og kvalitetssikring av rapport. Timetalet omfattar også presentasjon av ferdig rapport for kontrollutvalet. Timeestimatet inkluderer ikkje førebuing og gjennomføring av presentasjon i fylkestinget. Ein eventuell presentasjon av rapporten i fylkestinget vil bli fakturert etter medgått tid, inntil 6 timar i tillegg til det totale timetalet som er presentert over. Sjå vedlegg for oversikt over timefordeling på ulike aktivitetar i prosjektet. 4.3 Gjennomføringsplan Oppstart av prosjektet vil vere juni 2017 og rapporten vil vere klar for oversending til kontrollutvalet ved sekretariatet innan 3. november 2017. For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det naudsynt at fylkes kommunen sender over etterspurd dokument asjon innan dei fristar som blir sett, og at utvalde personar stil lar til og verifiserer intervju. I tillegg er det ein føresetnad at revisjonen får tilgang til naudsynt informasjon frå stiftinga. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale mellom Sogn og Fjordane fylkes kommune og Deloitte. Bergen, 12. mai 2017 Stein Ove Songstad Oppdragsansvarleg partner
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a U K private company limited by guarantee ("D TTL"), its network of member firms, and their related entities. D TTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. D TTL (also referred to as "Deloitte Global") do es not provide services to clients. Please see www.deloitte.no for a more detailed description of D TTL and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, prov iding audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal ser vices. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private c lients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected net work of member firms in more than 150 countries bringing world - class capabilities, insights, and high - quality service to add ress clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 245,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on Facebook, LinkedIn, or Twitter. 2017 Deloitte AS