SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anders Solheim Arkiv: 610 Arkivsaksnr.: 00/00224-006 Dato: 23.06 2003 VIDEREUTVIKLING AV DRAMMEN EIENDOM - NY ORGANISASJONSFORM INNSTILLING TIL: ADMINISTRASJONSUTVALGET/FORMANNSKAPET DRIFTSSTYRET FOR ØKONOMI- OG PLANSAKER/BYSTYRET Administrasjonens innstilling: 1. Drammen Eiendom organiseres fra 1.1.2004 som et kommunalt foretak (KF) i tråd med kommunelovens kapittel 11. 2. Vedtekter for Drammen Eiendom KF fra 1.1.2004 vedtas i tråd med vedlegg 1. Nils Fr. Wisløff rådmann Trond Julin kommunaldirektør
Saksutredning: 1. Bakgrunn og prosess Drammen kommunes vedtatte økonomiplan for 2003-2006 kap.7, omtaler strategi for omstilling og utvikling i kommunen bla. organisering av Drammen Eiendom KB: "Drammen Eiendom KB er i dag formelt basert på en overgangsbestemmelse i kommuneloven og som varer ut 2003. I løpet av 1. halvår 2003 vil rådmannen utarbeide bystyresak om fremtidig organisasjonsform for bedriften og i den forbindelse foreta en grundig gjennomgang av bedriftens forretningsidé (byggherrefunksjon, eiendomsdrift og eiendomsutvikling) og utfordringer/rammebetingelser videre fremover. Rådmannens syn er at bedriften bør bli kommunalt foretak med mulighet for å etablere egne aksjeselskaper, eventuelt også være deleier i samarbeid med private interesser, fortrinnsvis der det både er kommersielle og kommunale interesser. Det vises forøvrig til kapittel 9: Bedrifter og eierskap stiftelser mv." Med bakgrunn i økonomiplanvedtaket opprettet rådmannen i januar 2003 en arbeidsgruppe med følgende mandat: Utarbeide bystyresak om framtidige rammebetingelser og selskapsmodell for Drammen Eiendom KB, i samsvar med intensjonene i bystyrets vedtatte økonomiplan 2003 2006. Arbeidsgruppen har bestått av følgende: økonomisjef Roar Paulsen, tillitsvalgt fra Norsk Kommuneforbund Edith Kristensen, daglig leder i Drammen Eiendom KB Tore Justad og spesialrådgiver Anders Solheim. I arbeidet med bystyresaken er det avholdt informasjonsmøter med ansatte i Drammen Eiendom KB og tillitsvalgtes organisasjoner i Drammen kommune. Styret i Drammen Eiendom KB har løpende blitt orientert om arbeidet og gitt innspill underveis. Det ble i mars 2003 utarbeidet et høringsdokument med frist 2 uker for uttalelse. Styret i Drammen Eiendom KB behandlet høringsdokumentet og har i styremøte 9.4.03 fattet følgende vedtak: "Styret slutter opp om rådmannens forslag til videreutvikling av Drammen Eiendom.. Overgangen fra KB til KF, med de vedtekter som er foreslått, vil gi mulighet for videreutvikling i samsvar med de målsettinger eier har for foretaket ". Følgende tre organisasjoner har avgitt uttalelse: Norsk Kommuneforbund NITO KFO.
Uttalelsene fremgår av vedlegg 5.1, 5.2 og 5.3. Uttalelsene berører temaer som folkevalgtes plass i eiendomsforvaltningen, ansatte og aksjeselskaper og samarbeidet med ansattes organisasjoner. I tilknytning til uttalelsene fra fagorganisasjonene, vil rådmannen presisere følgende med utgangspunkt i det fremlagte forslag: Eventuell overføring av verdier fra kommunen til aksjeselskaper (AS'er) må besluttes av kommunens sentrale organer. Det er i saken ikke foreslått overføring av ansatte til AS'er. Dersom dette likevel skulle bli aktuelt, må det besluttes av kommunens sentrale organer. Når det gjelder samarbeidet med ansattes organisasjoner er foretaket bundet av det samme lovog avtaleverk som kommunen forøvrig. Den praktiske organisering av samarbeidet må finne sin løsning i bedriften. 2. Drammen Eiendom KB`s rolle Bedriften har følgende tre hovedfunksjoner : Forvaltning av kommunens bygninger med utleie, drift, vedlikehold og rehabilitering. Utvikling av kommunens eiendommer gjennom kjøp / salg og eiendomsutvikling. Ivaretakelse av kommunens byggherrefunksjon. Hovedansvar for alle kommunale byggeprosjekter. Alle skoler og barnehager, bo- og servicesentra, kulturbygg, boliger og kontorbygg inngår i bedriftens ansvarsområde. Bedriften står også for direkte utleie av lokaler til andre enn Drammen kommune. Fra 1.1.2003 har Drammen Eiendom (DEKB) ansvar for kommunalt eide borettslagsleiligheter. Bedriften innehar følgelig kommunens eierrolle i forhold til kommunale bygg og eiendommer. Totalt har DEKB gjennomført byggeprosjekter til en verdi av ca. 680 mill. kr. siden bedriften i 1999 overtok kommunens byggherreansvar. 3. Kommunalt foretak (KF) som ny organisasjonsform for Drammen Eiendom 3.1.Ny organisasjonsform nødvendig fra 1.1.2004 Drammen Eiendom ble opprettet som kommunal bedrift (KB) i 1995. Kommunal bedrift som organisasjonsform er formelt basert på en overgangsordning i kommuneloven som varer fram til 31.12.2003. Dagens organisasjonsform (KB) (se eksisterende vedtekter i vedlegg 2) har fungert etter de samme prinsipper som ligger til grunn for kommunale foretak (KF) i kommunelovens kapittel 11 (se vedlegg 3). Organisasjonsformen har vist seg å være godt egnet som ramme for å løse de aller fleste funksjoner og oppgaver hos Drammen Eiendom.
Forretningsmessig eiendomsutvikling krever andre organisasjonsformer enn KF. Dette bl.a. fordi kommuneloven ikke hjemler for at kommunen kan drive forretningsmessig på lik linje med private aktører innen eiendomsmarkedet. Det kan derfor være hensiktsmessig at Drammen Eiendom KF kan opprette aksjeselskaper, enten i egen regi eller i samarbeid med andre aktører der det er kommersielle og samfunnsmessige interesser. Dette for å sikre optimal avkastning og lavere risiko for kommunen. På den måten kan utviklingen av enkelte eiendomsprosjekter finansieres gjennom egne lån og kommunens risiko avgrenses til den aksjekapitalen som er skutt inn i selskapet. På bakgrunn av god erfaring med kommunal bedrift som organisasjonsform, vurderes overgang til kommunalt foretak som eneste realistiske alternativ for Drammen Eiendom. Dette er også i tråd med rådmannens anbefaling i bystyrets vedtatte økonomiplan for 2003 2006. 3.2 Overgang fra kommunal bedrift til kommunalt foretak (KF) I realiteten vil det bli liten forskjell mellom dagens kommunale bedrift og Drammen Eiendom som formelt kommunalt foretak etter kommuneloven. Foretaket vil fortsatt ikke være eget rettssubjekt. Kommunen er ansvarlig for foretakets forpliktelser og foretaket er på lik linje med kommunen forøvrig bundet av de avtaler kommunen til enhver tid har inngått. Styret forvalter selskapet i henhold til vedtekter, budsjett og andre overordnede retningslinjer / policy i kommunen. Kommunale lånebetingelser vil gjelde. Låneforpliktelser tilknyttet kommunale bygg- og eiendommer vil bokføres i og betjenes av foretaket. De ansatte har samme rettigheter og plikter som de som er ansatt i DK`s basisorganisasjon. Juridisk arbeidsgiver er fortsatt Drammen kommune. Drammen kommunes personalpolitikk vil fortsatt være gjeldende men det er foretaket gjennom styret og daglig leder som ivaretar arbeidsgiveransvaret. 4. Forholdet mellom kommunen og foretaket 4.1. Forventninger Drammen Eiendom er kommunens hovedvirkemiddel for å realisere kommunens mål innen følgende områder: Forvaltning, drift og vedlikehold av skolebygg, omsorgsbygg, institusjoner, barnehager, kulturbygg og kommunale boliger. Utleie av boliger til de målgrupper kommunen til enhver tid ønsker å tilgodese med boliger (personer med spesielle behov). Utvikling og kjøp/salg av eiendommer Ivareta eierfunksjon av kommunale bygg og eiendommer Innleie av eiendommer for å dekke basisorganisasjonens behov Følgelig vil Drammen Eiendom KF være iverksetter av de beslutninger som kommunen fatter innen disse områdene.
For å gi Drammen Eiendom KF en forsterket plattform for videreutvikling av foretaket, angis følgende eierforventninger til foretaket: Drammen Eiendom KF skal ta vare på og utvikle de verdier som ligger i de kommunale eiendommer. tilby lokaler med god kvalitet og konkurransedyktige priser samtidig som det skal sikres normal økonomisk avkastning på eiendommene. respektere leietakerenes rettigheter. For å gi foretaket gode vilkår for forvaltning av kommunens eiendommer, vil kommunen legge følgende til grunn for styring av foretaket : Drammen kommune skal gi foretaket rammevilkår som gir forutsigbarhet og nødvendige frihetsgrader til å drive virksomheten etter forretningsmessige prinsipper i et samfunnsmessig perspektiv. Dette innebærer at kommunens styring av foretaket i hovedsak skjer gjennom: Vedtekter som gir rammefullmakter til selskapet. Overordnede strategier / retningslinjer på områder som berører foretaket. Årlig godkjenning av lånerammer, budsjett og resultater/regnskap samt økonomisk utbytte til bykassa. Valg av styre og utpeke leder og nestleder. 4.2 Vedtekter Med bakgrunn i den virksomheten som Drammen Eiendom har utviklet og de resultater som bedriften har oppnådd gjennom 10 år, vil rådmannen foreslå følgende formålparagraf ( 2) i vedtektene for foretaket: Foretaket skal eie, forvalte og utvikle kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. ivareta kommunens byggeherrefunksjon. være kommunens kompetansesenter innen leie av lokaler Denne formålsparagrafen vil tydeliggjøre foretakets virksomhetside slik den har utviklet seg fram til i dag. Bedriften vil fortsatt ha et helhetlig ansvar for kommunens eiendomsmasse, samtidig som bedriften vil ha en plikt til å kvalitetssikre virksomhetenes utnyttelse av eksisterende lokaler og inngåelse av eksterne leieavtaler. Bedriften forutsettes å bli koblet inn på et tidlig tidspunkt ved behov for innleie av lokaler. For å sikre rammebetingelser for foretaket i tråd med øvrig eiendomsutvikling samt ta hensyn til erfaringene med dagens organisasjonsmodell som angitt i kapittel 2 ovenfor, bør vedtektene gi foretaket en fullmakt til å opprette aksjeselskaper innenfor foretakets formål. Også muligheten av å opprette aksjeselskaper i samarbeid med andre utbyggingsaktører bør inngå her. Følgende foreslås som en del av vedtektenes 5 om myndighet og ansvar :
Styret kan opprette separate aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendommer innenfor foretakets formål. Styret i foretaket er generalforsamling i heleide aksjeselskaper. For å sikre full kommunal styring av kommunens aktiva i foretaket foreslås følgende som en del av vedtektenes 5: I den grad det flyttes aktiva fra foretaket til selskaper som er egne juridiske enheter skal dette besluttes av kommunens sentrale organer. Forøvrig fremgår det samlede forslag til nye vedtekter for Drammen Eiendom KF i vedlegg 1. 4.3 Overordnede strategier og retningslinjer Bystyret behandlet i mars 2003 finansreglement for kommunen. Drammen Eiendom KF vil måtte forholde seg til dette reglementet på samme måte som andre overordnede strategier og retningslinjer som bystyret har vedtatt eller vedtar. Dette gjelder for eksempel personalpolitiske retningslinjer / reglement og innkjøpsreglement. I denne sammenheng anser rådmannen det hensiktsmessig at Drammen Eiendom KF benytter samme revisjonsfirma som kommunen forøvrig. 4.4 Valg av styre Alle medlemmer i dagens styre for Drammen Eiendom KB har funksjonstid fram til 31.12.2003. (Dagens styresammensetning fremgår av vedlegg 4). I tråd med kommunelovens kap.11 om kommunale foretak skal bystyret velge styre og utpeke leder og nestleder. Rådmannen vil i 4.kvartal komme tilbake med egen sak til bystyret om valg av styre for foretaket med funksjonstid fra 1.1.2004. Over tid har kommunen utviklet en strategi tilknyttet sammensetning av selskaps-/bedriftsstyrer som tilsier ivaretakelse av nødvendig kompetansebehov i forhold til den utviklingsfase selskapet befinner seg i. 4.5 Bystyret og rådmannens rolle i forhold til foretaket Bystyret vil være generalforsamling for Drammen Eiendom KF og styret for foretaket vil rapportere til bystyret. Bystyret vil utøve sin løpende styringsfunksjon gjennom årlig godkjenning av lånerammer, virksomhetsplan/årsbudsjett og resultatvurdering/fastsettelse av utbytte gjennom behandling av årsmelding/regnskap. Rådmannen vil ha flere roller i forhold til foretaket: Som representant for kommunens ledelse vil rådmannen bla. foreta en løpende vurdering av resultater, ved behov utarbeide forslag til endring av rammebetingelser og overordnede strategier / retningslinjer samt være en dialogpartner med foretaket.
Bestiller av samfunnsutviklingsoppgaver / byutvikling, innleie av lokaler og byggherreoppgaver i tråd med politiske styringsdokumenter og vedtak. Avtalepart gjennom de enkelte kommunale virksomheter for leie av lokaler. Etter bystyrebehandlingen og i god tid før 1.1.2004 vil rådmannen i samarbeid med bedriften avklare bla. følgende : Ny åpningsbalanse for bedriften hvor spesielt verdier og forpliktelser tilknyttet eiendommer bygget før 1999 vil bli avklart. Kapitalforvaltning av kommunens borettslagsleiligheter. Forpliktelser ved foretakets overtakelse av lån tilknyttet eiendomsmassen. 5. Utfordringer for Drammen Eiendom KF i årene framover Siden oppstarten av Drammen Eiendom KB som kommunal bedrift i 1995, har bedriften stått overfor store utfordringer som har vært ledd i utvikling av bedriften. Drammen Eiendom KF vil i tiden som kommer også stå overfor store utfordringer. 5.1 Sikring av verdier. Drammen Eiendom KF skal gjennom systematisk og målrettet vedlikehold sikre kommunens verdier i kommunale bygninger og eiendommer. En hovedutfordring for Drammen Eiendom KF blir å sikre nødvendige ressurser slik at verdiene ikke forringes, men opprettholdes eller økes. Utfordringen blir også å etablere nye forretningsområder og videreutvikle driftskonseptet slik at det kan frigjøres ressurser til systematisk vedlikehold. 5.2 Tilpasse eiendomsmassen til ulike målgruppene. Eiendom er et virkemiddel for å oppnå tilfredsstillende tjenester for kommunen. Dette gjelder både bo- og servicesentra, boliger, kontorbygg, skoler, barnehager og kulturbygg. Drammen Eiendom KF skal tilfredsstille kundenes krav. En utfordring for Drammen Eiendom KF blir å skaffe og utvikle eiendommer som kan tilfredstille kundens behov, både når det gjelder kvalitet og pris. I den sammenheng blir det nødvendig å samarbeide med private aktører, noe som er utfordrende for alle parter. 5.3. Kompetanseutvikling-omstilling. Nye krav og utfordringer innen eiendomsforvaltning, stiller store krav til kompetanseutvikling, enten gjennom utvikling av egne ansatte eller ved innleie av spisskompetanse. Drammen Eiendom KF står overfor betydelige endringer i de kommende år, noe som vil kreve endring av kompetanseprofilen i bedriften. Foretaket vil stå foran stadige endringer og omstillinger noe som vil stille store krav til omstillingsvilje fra alle parter både, styret, daglig leder og de ansatte. Vedlegg 1 :Forslag til vedtekter for DEKF Vedlegg 2: Eksisterende vedtekter for DEKB Vedlegg 3: Kommunelovens kapitel 11 om kommunale og fylkeskommunale foretak Vedlegg 4: Dagens styremedlemmer i Drammen Eiendom KB Vedlegg 5.1, 5.2, 5.3: Høringsuttalelser fra ansattes organisasjoner
Vedlegg 1. Forslag til vedtekter. FORSLAG TIL VEDTEKTER FOR DRAMMEN EIENDOM KF for vedtak i Drammen bystyre 26. august 2003 1 OM FORETAKET Foretaket er opprettet i henhold til vedtak i Drammen bystyre, sak nr.. 2003 og i tråd med lov om kommuner og fylkeskommuner av 29.01.1999. kap 11, 61-75. Foretakets navn er Drammen Eiendom KF, heretter benevnt foretaket. Foretaket er fullt ut eid av Drammen kommune. Foretakets kontor er i Drammen kommune. 2 FORMÅL Foretaket skal eie, forvalte og utvikle kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. ivareta kommunens byggeherrefunksjon. være kommunens kompetansesenter innen leie av lokaler. 3 ORGANISASJONSMØNSTER Styret rapporterer til bystyret i Drammen kommune. Daglig leder rapporterer til styret.
4 STYRETS OPPNEVNING OG FUNKSJON Bystyret i Drammen kommune oppnevner styret, styrets leder og nestleder. Styret består av 7 personer, hvorav to velges av og blant de ansatte i foretaket. Styremedlemmer oppnevnt av bystyret velges for to år av gangen, og slik at maksimalt tre styremedlemmer skiftes samtidig. Styremedlemmer valgt av og blant de ansatte har en funksjonsperiode på to år. Ansattevalgte representanter trer ut av styret dersom de trer ut av ansettelsesforholdet i foretaket. Ansattevalgte representanter trer ut av styresaker i henhold til kommunelovens 65 pkt. 3 Daglig leder i foretaket møter i styret med tale- og forslagsrett. 5 MYNDIGHET OG ANSVAR Myndighet og ansvar for foretaket styres av de til enhver tid gjeldende strategier og retningslinjer på overordnet kommunalt nivå samt inngåtte avtaler som binder hele kommunen. Styret utøver arbeidsgiveransvaret for foretaket.. Styret ansetter daglig leder. Daglig leders lønn fastsettes av styret. Styret har myndighet til å treffe avgjørelser som angår foretakets drift og organisering. Styret er ansvarlig for foretakets økonomiske og øvrige resultater innenfor de rammer som fastsettes i kommunens budsjett og styringsdokumenter. Styrets fullmakter til kjøp og salg av eiendommer er begrenset til det til enhver tid gjeldende reglement/rammevilkår som bystyret har fastsatt. Styret kan opprette separate aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendommer innenfor foretakets formål. Styret i foretaket er generalforsamling i heleide aksjeselskaper. I den grad det flyttes aktiva fra foretaket til selskaper som er egne juridiske enheter skal dette besluttes av kommunens sentrale organer. Styret kan oppta lån innenfor rammevilkår fastsatt av bystyret. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme.
6 STYRINGSDOKUMENTER Foretaket skal utarbeide de nødvendige strategidokumenter, økonomiplan og virksomhetsplan/årsbudsjett med utgangspunkt i kommunens overordnede rammebetingelser. Foretakets planer for kjøp og salg av eiendom synliggjøres i styringsdokumentene. 7 BUDSJETT OG REGNSKAP Foretaket skal ha en økonomiforvaltning i henhold til de forskrifter som gjelder for kommunale foretak etter kommuneloven. Det skal føres driftsregnskap og balanse etter regnskapslovens prinsipper. Styret skal sammen med årsbudsjett foreslå nødvendig lånebehov slik at bystyret kan vedta nødvendige fullmaktsrammer. Styret skal årlig fremme forslag til økonomisk utbytte, eventuelt forslag til inndekking av underskudd. 8 RESULTATRAPPORTERING Styret fremlegger hvert år en beretning om foretakets resultater foregående år. 10 VEDTEKTSENDRINGER Foretakets vedtekter vedtas av Drammen bystyre. 11 OPPLØSNING AV FORETAKET En eventuell oppløsning av foretaket må vedtas av bystyret. Forpliktelser og verdier vil fortsatt tilhøre Drammen kommune.
Vedlegg 2. Eksisterende vedtekter. VEDTEKTER FOR DRAMMEN EIENDOM KB vedtatt av Drammen bystyre 20/3-1997 1 OM BEDRIFTEN Bedriften er opprettet i henhold til vedtak i Drammen bystyre, sak nr. 72/94, etter lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, 11. Bedriftens navn er Drammen Eiendom KB, heretter benevnt DEKB. Bedriften er fullt ut eid av Drammen kommune. 2 FORMÅL Drammen Eiendom KB skal ivareta kommunens eierinteresser i den samlede eiendomsmasse med unntak av 1. eiendom som direkte er knyttet til teknisk infrastrukturanlegg (vei, vann, avløp, nett). 2. eiendommer som inngår i kommunens aksjeselskaper. Drammen Eiendom KB skal 1. stå ansvarlig for drift og vedlikehold av eiendommene - i samsvar med de husleiekontrakter som inngås med brukerne. 2. sørg for at kommunens kapitalbinding i faste eiendommer reduseres, med unntak av de eiendommer som ved politiske vedtak er definert som strategiske arealreserver. 3. gjennom kjøp, salg og rehabilitering av eiendommer sørge for at eiendomsmassen fremmer kommunens målsettinger om utvikling av servicenivået, og samtidig slik at eiendomsdriften effektiviseres med sikte på å redusere de samlede driftskostnadene. Drammen eiendom KB kan i tillegg 1. leie inn eiendomsmasse og inngå fremleiekontrakt med sektorene når dette tjener målsettingene om reduserte kapital- og driftskostnader og/eller forbedring av servicenivået. 2. gjennomføre eiendomstransaksjoner, rehabiliteringer m.v. som helt eller delvis skal tjene kommunens målsettinger om byutvikling eller gjennomføring av arealplanvedtak, etter særlig avtale med teknisk sektor. 3 ORGANISASJONSMØNSTER
DEKBs styrende organer består av - styre - daglig leder DEKBs styre kan på eget initiativ opprette egne utvalg for å ivareta spesielle oppgaver. Rådmannen er eiernes representant overfor DEKBs styre. Styret rapporterer til rådmannen. Daglig leder rapporterer til styret. 4 STYRETS OPPNEVNING OG FUNKSJON Formannskapet er politisk styringsorgan for bedriften, oppnevner styret og dets leder. Styret består av 7 personer, hvorav to velges av og blant de ansatte. Styremedlemmer oppnevnt av formannskapet velges for to år av gangen, og slik at maksimalt tre styremedlemmer skiftes samtidig. Styremedlemmer valgt av og blant de ansatte har en funksjonsperiode på to år. Daglig leder møter i styret med tale- og forslagsrett. 5 STYRETS MYNDIGHET OG ANSVAR Styret utøver arbeidsgiveransvaret for bedriften på kommunens vegne - innenfor de rammer som er fastlagt gjennom kommunens lønns- og personalpolitikk. Styret ansetter daglig leder. Daglig leders lønn fastsettes av kommunens lønns- og forhandlingsutvalg. Styret har myndighet til å treffe avgjørelser som angår DEKB`s drift og organisering. Styret er ansvarlig for DEKB`s økonomiske og øvrige resultat innenfor de rammer som fastsettes i kommunens langtidsbudsjett, herunder årlig netto driftsresultat, investeringsrammer samt kjøp og salg av eiendom. Styret kan oppta lån i bykassen innenfor rammer godkjent av eier. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Styret kan delegere ansvar/myndighet til daglig leder og/eller utvalg som nevnt i 3. Styreleder samt daglig leder tegner for bedriften. 6 PLANDOKUMENTER DEKB skal utarbeide de nødvendige strategidokumenter, langtidsbudsjett og årsbudsjett med utgangspunkt i kommunens overordnede rammebetingelser - slik de
defineres gjennom bedriftens vedtekter, kommunens styringsdokumenter eller enkeltvedtak. Bedriftens planer for kjøp og salg av eiendom synliggjøres i styringsdokumentene. 7 BUDSJETT OG REGNSKAP Bedriften skal ha en økonomiforvaltning i henhold til de forskrifter som gjelder for kommunale foretak etter kommuneloven. Dog skal det føres internregnskap bl.a. med driftsresultat for den enkelte eiendom. DEKB har ansvar for, et finansregnskap og et kapitalregnskap både for den enkelte eiendom og for DEKB totalt, etter de prinsipper som gjelder for aksjeselskaper så langt de passer. Styret skal legge fram de nødvendige budsjett- og regnskapsdata slik at Drammen kommune kan innpasse styrets forslag i sine budsjetter og regnskap. Styret skal overfor eierne fremme forslag til hvordan eventuelle overskudd skal disponeres eller underskudd skal dekkes. 8 RESULTATRAPPORTERING På bakgrunn av fastlagte mål for bedriften skal bedriftens styre gi tertialrapport til eierne om oppnådde resultater. Innen 28. februar hvert år fremlegger styret en beretning for virksomheten foregående år. 9 REVISJON Kommunerevisoren i Drammen kommune har ansvaret for revidering av DEKBs regnskaper. 10 VEDTEKTSENDRINGER DEKBs vedtekter kan endres av Drammen bystyre. Før bystyret vedtar slike endringer skal styret for DEKB ha anledning til å uttale seg. 11 OPPLØSNING AV BEDRIFTEN Drammen bystyre kan på ethvert tidspunkt vedta oppløsning av DEKB. DEKBs forpliktelser og verdier overføres i så fall i sin helhet til Drammen kommune
VEDLEGG 3 Kapittel 11 i Lov om kommuner og fylkeskommuner... Kapittel 11. Kommunalt og fylkeskommunalt foretak. Overskriften tilføyd ved lov 22 des 1999 nr. 102. 61. Kapitlets virkeområde Dette kapitlet gjelder for kommunalt og fylkeskommunalt foretak. Kommunalt eller fylkeskommunalt foretak er en del av kommunen eller fylkeskommunen som kommunestyret eller fylkestinget har bestemt skal organiseres som kommunalt eller fylkeskommunalt foretak. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 62. Opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak 1. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv treffe vedtak om opprettelse av kommunalt eller fylkeskommunalt foretak, herunder velge styre og fastsette vedtekter for foretaket. Kommunale og fylkeskommunale foretak skal registreres i Foretaksregisteret. 2. I kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisk styreform kan kommunestyret eller fylkestinget selv fastsette at rådet skal velge styre. Når det er truffet slikt vedtak trer rådet i kommunestyrets eller fylkestingets sted i forhold til de øvrige bestemmelser i dette kapittel, med unntak av 63. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), endret ved lov 16 april 1999 nr. 18 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1099). 63. Vedtekter 1. Foretaket skal ha vedtekter som i det minste skal angi: a. foretakets firma b. foretakets formål c. den kommune hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor d. antallet styremedlemmer e. annet som etter lov krever vedtektsbestemmelse. 2. Endring i vedtektene treffes av kommunestyret eller fylkestinget selv. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 64. Kommunalt og fylkeskommunalt foretaks ledelse Foretaket ledes av et styre og en daglig leder.
Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 65. Styrets sammensetning 1. Foretaket skal ha et styre på minst tre medlemmer. 2. Daglig leder kan ikke være medlem av styret. 3. Styret velges av kommunestyret eller fylkestinget selv. Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer med varamedlemmer velges blant de ansatte. De ansattes representanter har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. Hvis foretaket har myndighet til å treffe enkeltvedtak eller fastsette forskrifter, jf. forvaltningsloven 2, skal de ansattes representanter i styret ikke delta i behandlingen av disse sakene. Kongen kan gi utfyllende forskrifter om ansattes rett til representasjon i styret, som gjelder hvis de ansatte i vedtektene er gitt styrerepresentasjon. Slike forskrifter kan inneholde regler om vilkår for stemmerett og valgbarhet, valgmåten, om avgjørelse av tvister om valget og bortfall av verv som styremedlem. 4. Styret skal ha en leder og en nestleder som velges av kommunestyret eller fylkestinget selv. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 66. Valgperioden for styremedlemmene 1. Valgperioden for styremedlemmer er to år med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Valgperioden kan ikke settes lenger enn fire år. 2. Når særlige forhold foreligger, har et styremedlem rett til å tre tilbake før valgperioden er over. 3. Kommunestyret eller fylkestinget selv kan når som helst foreta nyvalg av de medlemmer som er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 67. Styrets myndighet 1. Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens eller fylkeskommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyre eller fylkesting. 2. Styrets myndighet etter første ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker, i den utstrekning annet ikke er bestemt i vedtektene. 3. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 68. Styremøter
1. Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs. Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Om styret ikke for det enkelte tilfelle bestemmer noe annet, har daglig leder rett til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene. 2. Styrets leder innkaller til styremøte. Innkallingen skal skje med rimelig varsel, og så langt mulig inneholde en sakliste. 3. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. 4. Styremøtet ledes av leder eller i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er tilstede, velges en møteleder. 5. Styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet i vedtektene. Dersom styrets møter holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom styret skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 gjelder tilsvarende. 6. Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende har stemt for dersom ikke annet er fastsatt i vedtektene. De som stemmer for et forslag, må likevel utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer for at forslaget skal anses som vedtatt. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 7. Ved ansettelser er den ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ingen får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved annen gangs avstemning er den ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Hvert enkelt styremedlem kan kreve skriftlig avstemning. 8. Styret kan, dersom det er fulltallig, fatte vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten. Vedtak om å ta opp slik sak til behandling må fattes enstemmig. Før styret behandler saken, skal administrasjonssjefen varsles. Når det er innført parlamentarisk styreform, skal rådet varsles. 9. Det skal føres protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Styremedlem eller daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), endret ved lov 16 april 1999 nr. 18 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1099). 69. Vedtak som må godkjennes av kommunestyre eller fylkesting I vedtektene kan det fastsettes at styrets vedtak i nærmere angitte saker må være godkjent av kommunestyret eller fylkestinget selv for å være bindende for kommunen eller fylkeskommunen. Slik vedtektsbestemmelse kan bare påberopes overfor en tredjeperson når vedtektsbestemmelsen er registrert i Foretaksregisteret eller tredjepersonen kjente eller burde kjent til vedtektsbestemmelsen. Er avtalen gjennomført helt eller delvis, skal ytelsene eller, dersom dette ikke er mulig, ytelsenes økonomiske verdi, tilbakeføres. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 70. Daglig leder
Foretaket skal ha en daglig leder. Daglig leder ansettes av styret. Ansettelsesmyndigheten kan i vedtektene legges til kommunestyret eller formannskapet, eventuelt fylkestinget eller fylkesutvalget. I kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisk styreform, kan ansettelsesmyndighet legges til kommunerådet eller fylkesrådet. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097), endret ved lov 16 april 1999 nr. 18 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1099). 71. Daglig leders myndighet 1. Daglig leder forestår den daglige ledelse av foretaket. Daglig leder er direkte underordnet styret og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. 2. Daglig leder skal sørge for at foretakets bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på betryggende måte. 3. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre om styret i det enkelte tilfelle har gitt vedkommende myndighet til det eller styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for foretaket eller for kommunen eller fylkeskommunen som helhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 72. Forholdet til kommunens eller fylkeskommunens øvrige administrasjon 1. Administrasjonssjefen har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Administrasjonssjefen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret eller fylkestinget har behandlet saken. 2. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret eller fylkestinget, skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. 3. I kommuner eller fylkeskommuner der det er innført parlamentarisk styreform, tilligger administrasjonssjefens myndighet etter første ledd annet punktum kommunerådets eller fylkesrådets leder. Har rådets medlemmer ledelsesansvar, tilligger myndigheten den som har lederansvar for foretaket. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 73. Representasjon 1. Styret representerer foretaket utad. Det inngår avtaler på kommunens eller fylkeskommunens vegne innenfor foretakets formål. 2. Styret kan gi styremedlem eller daglig leder representasjonsrett etter første ledd. Vedtektene kan begrense styrets myndighet etter første punktum og også selv gi bestemmelser om fullmakt som der nevnt. 3. Daglig leder representerer foretaket utad i saker som faller innenfor daglig leders myndighet etter 71. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097).
74. Overskridelse av representasjonsretten Har noen som representerer foretaket utad, ved handling på vegne av foretaket overskredet sin myndighet, er handlingen ikke bindende for kommunen eller fylkeskommunen hvis medkontrahenten innså eller burde innsett at myndigheten ble overskredet, og det derfor ville stride mot redelighet å gjøre disposisjonen gjeldende. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097). 75. Forskrifter om årsregnskap etter regnskapsloven Departementet kan i forskrift pålegge enkeltforetak eller typer av foretak plikt til å føre regnskap etter regnskapsloven i tillegg til, eller i stedet for etter kommunale prinsipper, og herunder gi de bestemmelser som er nødvendige for å tilpasse dette regnskapet til lovens bestemmelser om foretakenes økonomiforvaltning. Tilføyd ved lov 29 jan 1999 nr. 5 (i kraft 1 jan 2000 iflg. res. 22 okt 1999 nr. 1097).
VEDLEGG 4 Styremedlemmer i Drammen Eiendom KB Eli Aas ble valgt for 2 år i 2000 på valg i 2002 (valgt for 2002-03) Hans Eid Grøholt ble valgt for 2 år i 2000 på valg i 2002 (valgt for 2002-03) Dagrunn Husum ble valgt for 2 år i 2001 på valg i 2003 Roar Paulsen ble valgt for 2 år i 2001 på valg i 2003 Arild Eek ble valgt for 2 år i 2001 på valg i 2003 De ansattvalgte representeantene Rino Pettersen og Knut Bache ble valgt inn i styret i 2001, med to års funksjonstid. Navn/E-post adresse Eli Aas styreleder Adv.Eli.Aas@online.no Roar Paulsen Roar.Paulsen@drammen. kommune.no Hans Eid Grøholt Hans.eid.groholt@sparebank1.no Dagrun Husum Dagrun.Husum@edbasa.no Arild Eek Arild.Eek@drammen.kommune.no Knut Bache arbeidstakerrepresentant Adresse Aasgårds vei25 3484 Holmsbu Jobb: Åsveien 9 3475 Sætre Skonnerten 37 3038 Drammen Solum Gård 3038 Drammen Jobb: Øvre Storgt. 8, Postboks 116, 3001 Drammen Lilloseterveien 55 0957 Oslo Erland Thoresens vei 3 3031 Drammen Nøstevn. 99, 3400 Drammen Rino Pettersen arbeidstakerrepresentant Tyrihans 12, 3055 Krokstadelva Rino.pettersen@drammen.kommune.no
Vedlegg 5.1: Høringsuttalelse fra NITO, datert 11.4. 2003: NITO har ingen innvendinger til forslag til organisering av Drammen Eiendom som kommunalt foretak, eller til dertil hørende nye vedtekter. Våre medlemmer i Drammen Eiendom er forespurt, og de følte de hadde fått bra informasjon underveis, og mente de nye vedtektene kunne gi nye muligheter til bedre forretningsmessig drift av foretaket. Med hilsen Bodil Nevjar Martinsen leder i NITO's bedriftsgruppe
Vedlegg 5.2: Rådmannen v/anders Solheim Drammen kommune 11.04.03 VIDEREUTVIKLING AV DRAMMEN EIENDOM. Viser til tilsendte høringsutgave. KFO har noen kommentarer til vedlegg 1 "Forslag til vedtekter for Drammen Eiendom KF". Viser til 5 "Myndighet og ansvar" og avsnitt 7 om opprettelse av separate aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendommer innenfor foretakets formål. Dersom styret i det nye foretaket skal få adgang til å opprette aksjeselskaper tilknyttet enkelteiendommer, innebærer dette samtidig en automatisk rett til å overføre ansatte til slike selskaper? Dersom de ikke skal følge med hva skal de da gjøre? Kan de risikere å bli overtallige i foretaket og kan hende også i kommunen? Hvordan dette i tilfelle skal håndteres må det komme en avklaring på. KFO mener at det under enhver omstendighet må være en rett til å bli værende i kommunen dersom deler av eiendomsvirksomheten skilles ut. Etter mønster fra basisorganisasjonen må det også i det nye foretaket opprettes arenaer hvor de ansattes representanter og den daglig ledelse jevnlig møtes og hvor aktuell informasjon og drøftinger kan skje. Viser til HA del B 3-4. KFO tar ellers høringsutgaven til etterretning. Med hilsen Frank Buringrud Hovedtillitsvalgt KFO
Vedlegg 5.3: Drammen kommune Drammen 11.04.2003 Rådmann Høringsuttalelse vedrørende videreutvikling av Drammen Eiendom KB Norsk kommuneforbund har hatt ovennevnte sak til høring og har følgende tilbakemelding. Vi er inneforstått med at DEKB må endre sin status i henhold til overgangsbestemmelsene i kommuneloven. NKF støtter derfor arbeidsgruppens forslag om at bedriftens nye organisasjonsform blir et kommunalt foretak (KF). Fordelen med et KF er at de ansatte har de samme rettigheter og plikter som de som er ansatt i basisorganisasjon, noe som også må fremkomme i vedtektene. Dette med henblikk på at det er Drammen kommune som er den juridiske arbeidsgiver.der kommunen vil fortsatt ha råderett over sin framtidige eiendomsforvaltning. Dette på bakgrunn av at et KF ikke er et eget rettssubjekt, men en del av kommunen som juridisk person. Vi er allikevel IKKE enig i forslag til nye vedtekter som foreligger i saken. Der forslaget er at styre selv gis fullmakt til å opprette aksjeselskap(er), les; vedtektenes 5, syvende avsnitt. Dette vil innbære å frata folkevalgtes mulighet for råderett over kommunens framtidige eiendomsforvaltning. En organisasjonsform som vil få store konsekvenser for alle kommunens nåværende virksomheter og politiske myndigheter i Drammen kommune. Vi forutsetter derfor at 5 blir endret på en slik måte at en eventuell organisering av aksjeselskaper må vedtas av Drammen bystyre. Vi mener også forslag til vedtekter må ta med forholdet til medbestemmelse. Lov-og avtaleverket er som kjent veiviseren til hensiktmessig styring også i et foretak like mye som sammarbeid og medbestemmelse forutsetter samspill mellom kommunelovens styre i foretak, tillitsvalgt og verneombud. Dette forutsetter vi blir tatt med i forslaget til vedtekter som skal vedtas av Drammen bystyre.
Med hilsen Edith Kristensen Hovedtillitsvalgt