Organisasjonsplan. Shorin Ryu Karatedo. Tålmodighet Innsatsvilje - Høflighet

Organisasjonsplan Shorin Ryu Karatedo Tålmodighet Innsatsvilje - Høflighet Vedtatt på Årsmøtet 19.02.2014

Organisasjonsplan for Side 2 av 25 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 4 1.1. Organisasjonsplanen... 4 1.1.1. Formål... 4 1.1.2. Ansvar... 4 1.2. Opplysninger om idrettslaget... 4 1.3. Historikk... 5 2. Lover, regler og vedtekter... 6 2.1. Vedtekter for... 6 2.2. Barneidrett... 7 2.2.1. Idrettens barnerettigheter... 7 2.2.2. Utviklingsplan... 8 2.2.3. Bestemmelser... 9 2.3. Regler... 11 2.3.1. Dojo-Kun... 11 2.3.2. Retningslinjer for foreldre/foresatte... 12 2.3.3. Retningslinjer for utøvere... 12 2.3.4. Retningslinjer for trenere... 13 3. Prosedyrer... 14 3.1. Organisasjon... 14 3.1.1. Norges Idrettsforbund (NIF)... 14 3.1.2. Norges Kampsportforbund (NKF)... 14 3.1.3. Shorin Ryu Karate Association (SKA / SKAN)... 15 3.1.4. Organisasjonskart... 16 3.2. Medlemskontingent... 17 3.2.1. Kontingentsats... 17 3.2.2. Innkreving... 17 3.2.3. Konsekvenser av manglende betaling... 17 3.3. Refusjon og godtgjørelse... 18 3.3.1. Styret... 18 3.3.2. Trenere... 18 3.3.3. Hjelpetrenere... 18 3.3.4. Gjestetrenere... 18 3.4. Regnskap og budsjett... 19

Organisasjonsplan for Side 3 av 25 3.4.1. Regnskap... 19 3.4.2. Budsjett... 19 3.4.3. Betaling... 19 3.5. Årsmøte... 20 3.5.1. Forarbeid... 20 3.5.2. Innkalling... 20 3.5.3. Gjennomføring... 20 3.5.4. Stemmegivning... 20 3.5.5. Etterarbeid... 21 3.5.6. Ekstraordinært årsmøte... 21 4. Styret... 22 4.1. Oppgaver... 22 4.2. Roller og ansvar... 22 4.2.1. Leder... 22 4.2.2. Nestleder... 22 4.2.3. Styremedlem... 22 4.2.4. Varamedlem... 22 4.3. Styremøter... 23 5. Trenere... 24 5.1. Oppgaver... 24 5.2. Roller og Ansvar... 24 5.2.1. Teknisk Ansvarlig... 24 5.2.2. Hovedtrener... 24 5.2.3. Trener... 24 5.2.4. Hjelpetrener... 24 5.3. Trenermøter... 24 6. Arrangementer... 25 6.1. Stevner... 25 6.1.1. Dommere... 25 6.1.2. Coach... 25 6.2. Komiteer... 25

Organisasjonsplan for Side 4 av 25 1. Innledning 1.1. Organisasjonsplanen 1.1.1. Formål Formålet med organisasjonsplanen er å etablere en plattform for drift og administrasjon av. 1.1.2. Ansvar Organisasjonsplanen skal ikke gå på tvers av klubbens vedtekter som vedtas av Årsmøtet. Styret i klubben er ansvarlig for å gjøre løpende oppdateringer av dokumentet for å reflektere de prosesser, mål og regler som vedtas på årsmøtet, styremøter, trenermøter, samt av de organisasjoner klubben tilhører. Mulighetene og ansvaret for oppdatering av hvert hovedkapittel i dokumentet er angitt i starten av hvert kapittel. Revisjonsdato skal stå på forsiden av organisasjonsplanen. 1.2. Opplysninger om idrettslaget Navn : Stiftet : 20. oktober 2004 Grunnleggere : Maren Hardeland Øvsthus og Endre Larsen Idrett : Karate - Kampsport Stilart : Shorin Ryu Karatedo Postadresse : v/ Jarle H. Øvsthus, Hamresanden Terrasse 9, 4656 Hamresanden Anleggsadresse : Holvikahallen, 4879 Grimstad E-postadresse : post@grimstadkarate.no Bankkonto : 6320.05.51585 Bankforbindelse : Nordea Internettadresse : www.grimstadkarate.no Organisasjonsnummer : 993571091 Telefon : 45451718 Sosiale media : Facebook: https://www.facebook.com/groups/grimstadkarate/ Idrettskrets : Aust-Agder Idrettskrets Idrettsråd : Grimstad Idrettsråd Særforbund : Norges Kampsportforbund Stilartsorganisasjon : Shorin Ryu Karate Assosciation Norway Årsmøtemåned : Februar

Organisasjonsplan for Side 5 av 25 1.3. Historikk Endre Larsen begynte å studere ved HiA i Grimstad høsten 2002. Endre har tidligere trent i Mandal Karateklubb, og hadde høsten 2004 1. kyu, brunt belte. Maren H. Øvsthus trente hos Vågsbygd Karateklubb, og graderte seg til 1. dan, sort belte, i mai 2004. Maren flyttet til Grimstad høsten 2004, og tok kontakt med Endre etter oppfordring fra Yngvar Nilsen, Mandal Karateklubb, og Terje Årdal, Vågsbygd Karateklubb. Ettersom det ikke fantes noen aktiv karateklubb i Grimstad, bestemte Maren og Endre seg for å starte. ble konstituert 20. oktober 2004. Treninger startet januar 2005, med treningstider tre ganger i uken for voksne nybegynnere og viderekomne. Det første partiet hadde 14 deltakere, primært medstudenter fra UiA. Høsten 2005 ble det første barnepartiet startet, med èn trening i uka og 19 utøvere i alderen 7 til 9 år. Høsten 2006 arrangerte Grimstad KK sitt første stevne, for barn og ungdom, med ca 60 deltakere i Holvikahallen. Deltakerne kom fra klubber mellom Kvinesdal i vest og Arendal i øst. I 2008 arrangerte Grimstad KK det årlige SKAN mesterskapet for første gang. Dette ble gjentatt i 2013, og vil gjentas jevnlig i Grimstad i årene som kommer.

Organisasjonsplan for Side 6 av 25 2. Lover, regler og vedtekter 2.1. Vedtekter for Se eget dokument "Vedtekter Grimstad KK", basert på NIFs lovnorm for idrettslag. Årsmøtet er eneste myndighet som kan vedta endringer i vedtektene.

Organisasjonsplan for Side 7 av 25 2.2. Barneidrett Dette kapittelet reflekterer barneidrettens bestemmelser, jfr NIFs nettside: http://www.idrett.no/tema/barneidrett/bestemmelserogrettigheter/sider/rettigheter_bestemmelser.aspx Dette dokumentet er oppdatert ihht Idrettens barnerettigheter og Bestemmelser om barneidrett som ble behandlet og vedtatt på Idrettstinget 11.-13. mai 2007. Vedtatte endringer innarbeidet og godkjent av Idrettsstyret 28. august 2007. Dersom det er ulikheter mellom dette dokumentet og nettsiden nevnt over er det NIF sin nettside som er gjeldende. 2.2.1. Idrettens barnerettigheter Barneidrett er idrettsaktiviteter for barn til og med det året de fyller 12 år. Idrettens barnerettigheter gjelder for alle barn, uten forskjellsbehandling og uten hensyn til barnet og dets foreldres kjønn, etniske bakgrunn, livssyn, seksuelle orientering, vekt, fysiske utvikling og funksjonshemming. 1. Trygghet Barn har rett til å delta i et trygt treningsmiljø, fritt for press og utnyttelse. Barn under 6 år skal ha med seg en voksen på aktivitetene. Skader skal forebygges. 2. Vennskap og trivsel Barn har rett til å delta i trenings- og konkurranseaktiviteter der det er lagt til rette for at de skal utvikle vennskap og solidaritet. 3. Mestring Barn har rett til å oppleve mestring og lære mange ulike ferdigheter. De skal også ha muligheter for variasjon, øving og samspill med andre. 4. Påvirkning Barn har rett til å si sin mening og bli hørt. De skal ha mulighet til å være med på planlegging og gjennomføring av egen idrettsaktivitet sammen med trenere og foresatte. 5. Frihet til å velge Barn har rett til å velge hvilken idrett, eller hvor mange idretter de vil delta i. De bestemmer selv hvor mye de vil trene. 6. Konkurranser for alle Barn har rett til å velge om de vil delta i konkurranser eller ikke. Barn som melder overgang fra en klubb innen samme idrett skal ha full rett til å delta i konkurranser for en ny klubb straks overgangen er registrert. 7. På barnas premisser Barn har rett til å delta i trenings- og konkurranseaktiviteter som er tilpasset deres alder, fysiske utvikling og modningsnivå.

Organisasjonsplan for Side 8 av 25 2.2.2. Utviklingsplan Alle som driver barneidrett bør følge en felles utviklingsplan for å sikre størst mulig variasjon og muligheter for stor bevegelseserfaring. Innholdet i utdanningsplanene til de enkelte særforbundene og trenernes praksis bør følge denne planen: Opp til 6 års alder Lek og varierte aktiviteter skal stimulere barnas utvikling og styrke de grunnleggende bevegelsene. 7-10 år Gode muligheter til å utforske og øve på ulike fysiske aktiviteter eller idrettsøvelser med forskjellige bevegelsesmønstre, slik at de får bred bevegelseserfaring. Dette gir et godt grunnlag for senere bevegelseslæring. Slike aktiviteter kan drives innenfor en eller flere idretter, men hver idrett har ansvaret for å gjøre tilbudet variert og tilpasset barnas utviklingsnivå. 10-12 år Idretten skal preges av varierte aktiviteter og høyt aktivitetsnivå som sikrer gode basisferdigheter. Fordypning i en eller noen få idretter kan sikre et godt teknikkgrunnlag for senere utvikling innenfor idrettsgrenen.

Organisasjonsplan for Side 9 av 25 2.2.3. Bestemmelser Bestemmelsene er absolutte regler som skal overholdes, etterleves og håndheves. Rettighetene og bestemmelsene må sees i sammenheng. 1. Barneidrett er idrettsaktiviteter for barn til og med det året de fyller 12 år. 2. For konkurranser i barneidretten gjelder følgende: a) Fra det året barnet fyller 6 år kan det delta i lokale konkurranser og idrettsarrangementer, først og fremst i eget idrettslag. b) Fra det året barnet fyller 11 år kan det delta i regionale konkurranser og idrettsarrangementer. c) Fra det året barnet fyller 11 år kan det delta i åpne idrettsarrangementer uten krav til kvalifisering i Norge, Norden og Nordkalotten (inkl. Barentsregionen). Barn fra disse landene/områdene kan delta på tilsvarende idrettsarrangementer i Norge fra det året de fyller 11 år. d) Fra det året barnet fyller 11 år kan det benyttes resultatlister, tabeller og rangeringer i konkurranser, dersom dette er formålstjenlig. e) Fra det året barnet fyller 13 år kan det delta i mesterskap som NM, nordiske mesterskap, EM og VM. Dette inkluderer også norgescuper, nordiske cuper, verdenscuper og tilsvarende mesterskap. 3. Det kan ikke søkes dispensasjon fra Bestemmelser om barneidrett 4. Alle barn skal få premie i et idrettsarrangement dersom premiering skjer 5. Alle idrettslag som organiserer barneidrett skal oppnevne et styremedlem med ansvar for barneidretten

Oppfølging og håndheving Idrettsforsikring for barn Organisasjonsplan for Side 10 av 25 Idrettens barnerettigheter er et politisk virkemiddel for å sikre barnet som individ og aktiv idrettsutøver. Trenere, ledere, foreldre og organisasjonsledd er ansvarlig for å følge opp disse i praksis. Rettighetene bør brukes som referanse i dialogen mellom alle involverte i idrettslaget. Hvert særforbund har ansvar for å utdype Bestemmelser om barneidrett innenfor rammen av sin idretts egenart og særpreg. Dette må imidlertid skje ut fra rettighetenes intensjon og innhold og slik at bestemmelsenes aldersgrenser overholdes. Utdypingen må skje ut fra hensynet til barnets beste. Norsk idrett ønsker at brudd på rettighetene og bestemmelsene blir forsøkt løst gjennom informasjon og dialog i idrettslaget. Dersom dette ikke lar seg løse på det ytterste nivå i organisasjonen, skal overliggende organisasjonsledd kontaktes. Ved spesielt grove brudd på bestemmelsene kan organisasjonsledd vurdere å anmelde forholdet iht. 11-4 (1) bokstav a i NIFs lov straffebelagte handlinger/unnlatelser. Lokale og/eller regionale varianter aksepteres ikke Det skal ikke utarbeides egne bestemmelser av lokale eller regionale deler av medlemsorganisasjonen. Bestemmelsene må således fremstilles i sin helhet slik de er vedtatt av Idrettstinget. Politiattest Alle idrettslag i Norge er pålagt å kreve inn politiattest fra alle som utfører oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemning. Les mer på: idrett.no/politiattest

Organisasjonsplan for Side 11 av 25 2.3. Regler 2.3.1. Dojo-Kun 1. Bukk høflig når du kommer inn og forlater dojo. Bukk til instruktør og shomen før og etter trening, samt til treningspartner før parøvelser. 2. Det skal være ro i dojoen og garderobene. Dette gjelder i høyeste grad tilskuere som ikke må forstyrre eller bryte inn i treningen. Det er viktig at foresatte og venner ikke påkaller seg oppmerksomhet fra utøverne under treningen, selv om man selv mener det for å hjelpe til. Under konsentrasjonsøvelser skal andre utøvere og tilskuere være helt stille. 3. Kom på trening i god tid. Dersom du er sen skal du sette seg i seiza innenfor inngangen. Ikke påkall deg unødig oppmerksomhet. Still deg bakerst når instruktøren vinker deg inn. 4. Gi alltid beskjed dersom du må forlate dojoen under trening. Dette gjelder også om foreldre tar barnet ut av treningen. 5. Under treningen er vi alle ansvarlige for egne handlinger. Dersom man føler at man ikke har kontroll over eventuelle situasjoner som oppstår i dojoen skal instruktøren gjøres oppmerksom på dette. 6. Man skal ikke bruke upassende språk på treningen eller si noe nedlatende om andre utøvere eller instruktør. 7. Av respekt for de andre utøverne har vi alltid normal renslighet og ren gi. Negler skal være kortklipte og langt hår bør bindes opp. Ta av smykker, ringer, piercing og annet som kan skade deg eller andre utøvere på trening. 8. Treningsetikketen er kun til for din egen rettleding. Ikke kritiser andre for deres holdning eller oppførsel. Ved selv å overholde etikette og regler vil du gå foran som et godt eksempel. 9. Både i og utenfor dojoen skal alle elever opptre på en måte som ikke skader omdømmet til Karate og kampsport. Teknikker man har tilegnet seg via trening, skal kun brukes i nødsfall ved selvforsvar.

2.3.2. Retningslinjer for foreldre/foresatte Respekter klubbens arbeid Organisasjonsplan for Side 12 av 25 Engasjer deg, men husk at det er barna som driver idrett ikke du Respekter treneren, hans/hennes arbeid og anerkjenn ham/henne overfor barna Lær barna folkeskikk. Gå foran som et godt eksempel Lær barna å tåle både medgang og motgang Motiver barna til å være positive på trening La barna stille uthvilte og med overskudd på trening Vis god sportsånd og respekt for andre Ved uenighet snakker du med den det gjelder ikke om Husk at det viktigste av alt er at barna trives og har det gøy! 2.3.3. Retningslinjer for utøvere forventer at utøvere, uansett alder, både på og utenfor trening: Viser gode holdninger Respekterer hverandre Er lojale mot klubb og trenere Følger klubbens regler Stiller opp for hverandre Er ærlige overfor trenere og andre utøvere Bidrar til godt samhold og miljø Stiller på treninger og stevner en har forpliktet seg til Viser engasjement Er stolte av sin egen innsats Skryter av andres innsats Viser at mobbing ikke er akseptert

2.3.4. Retningslinjer for trenere forventer at trenere og hjelpetrenere bidrar til: Mestring, selvstendighet og tilhørighet for utøveren Positive erfaringer med trening og konkurranse Å fremme et godt sosialt miljø, lagånd og vennskap Organisasjonsplan for Side 13 av 25 Samarbeid og god kommunikasjon med andre trenere, ledere og foreldre Være et godt forbilde Møte presis og godt forberedt til hver trening Som trener er du veileder, inspirator og motivator Bry deg litt ekstra og involver deg i utøverne dine Bli kjent med utøvernes individuelle mål og opplevelser av treningen Søk å utvikle selvstendig vurderingsevne hos utøveren Vis god sportsånd og respekt for andre Vær bevisst på at du gir alle utøverne oppmerksomhet Enhver utøver eller gruppe skal utfordres til å utvikle sine ferdigheter God kommunikasjon Innholdet i treningen skal være preget av: En målrettet plan Progresjon i opplevelser og ferdigheter Stadig nye utfordringer slik at utøveren flytter grenser Effektiv organisering Saklig og presis informasjon Kreative løsninger

Organisasjonsplan for Side 14 av 25 3. Prosedyrer Dette kapittelet tar utgangspunkt i vedtektene for klubben, og oppsummerer kort hvordan de enkelte paragrafene i vedtektene settes ut i praksis. Styret med leder har ansvar for dette kapittelet. 3.1. Organisasjon Ref 2 3.1.1. Norges Idrettsforbund (NIF) Klubben er medlem av NIF, og i den forbindelse skal klubben i januar hvert år melde inn antall medlemmer i ulike aldersgrupper gjennom idrettsregistreringen. Medlemskapet er gratis, og inkluderer forsikring av barn. Obligatorisk for å kunne motta LAM / aktivitetsmidler som er basert på idrettsregistreringen. Medlemstall hentes ut fra medlemsregisteret til Norges Kampsportforbund, basert på funksjonaliteten der som angir korrekte tall mot idrettsregistreringens kategorier. Det er leder sitt ansvar å hente ut tallene fra medlemsregisteret og melde inn tallene til idrettsregistereringen. 1 Som medlem i NIF har man også anledning til å søke aktivitetsmidler. Dette gjøres til Grimstad Kommune direkte, og søknadsfristen er som regel 31. januar. Søknadsskjema ligger ute på nett: http://grimstad.kommune.no/tjenester/tema-a-a/idrettsmidler/ Det er leder sitt ansvar å søke aktivitetsmidler fra Grimstad Kommune. 1 3.1.2. Norges Kampsportforbund (NKF) Klubben er medlem av NKF, og i den forbindelse skal klubben to ganger i året sørge for at NKF sitt online medlemsregister er ajourført på våren og høsten. Typiske datoer for dette har vært 15. mars og 15. oktober. Dette registeret skal representere aktive medlemmer, og er grunnlaget for forsikringsdekningen til medlemmene. Medlemskapet inkluderer forsikring av voksne medlemmer i klubben, og er obligatorisk for medlemskap i NIF. Det er hovedinstruktør per parti sitt ansvar å ajourføre medlemsregisteret på nett mot klubbens eget register. 1 Leder har anledning til å delegere dette ansvaret til andre

Organisasjonsplan for Side 15 av 25 3.1.3. Shorin Ryu Karate Association (SKA / SKAN) Klubben er medlem av vår stilartsorganisasjon SKA og den norske delen SKAN. I den forbindelse skal klubben hvert år på vårparten betale inn en medlems- og klubbavgift til SKAN, som viderebetaler samlet for klubbene i Norge til SKA i Canada. Denne medlemsavgiften blir satt i Canadiske Dollar (CAD) av SKA hvert år. Medlemskapet inkluderer adgang til graderinger, årlig Watanabeleir, og fri tilgang til treninger i andre klubber for våre medlemmer. Det er styrets ansvar å sørge for betaling av riktig sum, og oversendelse av medlemsliste som grunnlag for dette til SKA med kopi til SKAN.

Organisasjonsplan for Side 16 av 25 3.1.4. Organisasjonskart ÅRSMØTET Leder Nestleder Styremedlem Varamedlem Varamedlem Hovedstyret Valgkomité Leder Medlem Varamedlem 1. revisor 2.revisor Revisor Instruktører Teknisk Ansvarlig Hovedtrener Trenere Hjelpetrenere Medlemmer Barn Ungdom Voksne Foreldre

Organisasjonsplan for Side 17 av 25 3.2. Medlemskontingent Ref 3-4 3.2.1. Kontingentsats Medlemskontingent for alle partier bestemmes av årsmøtet. Styret fremlegger forslag til ny kontingent i sakspapirene som sendes ut i forkant. Gjeldende kontingentsatser oppdateres deretter i regnskapssystem/medlemsregister, og også på nettside. Styret er ansvarlig for at dette blir utført. 3.2.2. Innkreving Medlemskontingent betales gjennom medlemssystemet til Norges Kampsportforbund, gjennom månedlige innbetalinger via Avtalegiro (foretrukken løsning) eller faktura som automatisk sendes hver måned til medlemmenes e-post adresse. Hovedinstruktør per parti har ansvar for å følge med at medlemmene på partiet har betalt kontingent, som kan sjekkes via medlemssystemet. 3.2.3. Konsekvenser av manglende betaling Følgende konsekvenser praktiseres: Ikke mulig å stemme på årsmøte eller stille til valg (gjelder kontingent for året før) Ikke mulig å stille til gradering (gjelder kontingent for inneværende semester) Medlemmet settes som utmeldt/passivt dersom kontingent mangler ved slutten av halvåret. Medfører bortfall av forsikring. Hvis et medlem skylder mer enn ett års kontingent, så kan styret stryke medlemmet. Dersom mer enn 2 års kontingent skyldes, så kan medlemmet strykes av idrettslaget. I praksis betyr strykning at medlemmet bortvises fra trening dersom vedkommende fortsetter å møte på treninger.

Organisasjonsplan for Side 18 av 25 3.3. Refusjon og godtgjørelse Ref 11 3.3.1. Styret Per dags dato har klubben ingen fast ordning for godtgjørelse til styret. Det praktiseres en fast sats på kr 300 per styremøte som refusjon for utlegg til servering, kaffe etc, til den som arrangerer møtet. Styremedlemmer og varamedlemmer har krav på kjøregodtgjørelse ved avstander over 10 km på kr 3,50 per km, samt bompenger ihht faktisk kostnad (inkl evt rabatter). Dette i forbindelse med årsmøte og styremøter. Refusjon av utgifter utover det ovennevnte tas opp per tilfelle på styremøter og godkjennes ved flertallavgjørelse i styret. 3.3.2. Trenere Trenere med ansvar for parti (instruktører) i klubben har kontingentfritak. Dette synliggjøres som en egen utgiftspost i regnskapet. Instruktører er likevel å regne som vanlige medlemmer, og kan delta på treninger i både egen klubb og andre klubber i SKAN på lik linje med andre medlemmer i klubben. Trenere får normalt en årlig gave i form av utstyr, gavekort og lignende. Gaver til trenere og hjelpetrenere gjennomgås på styremøte, og føres i regnskapet. Trenere har samme krav på kjøregodtgjørelse som styremedlemmer, for kjøring til trening som man har fast ansvar for å holde. 3.3.3. Hjelpetrenere Hjelpetrenere, dvs trenere som assisterer og har ikke ansvar for eget parti, betaler halv kontingent. Dette synliggjøres som en egen utgiftspost i regnskapet. Hjelpetrenere er å regne som vanlige medlemmer, og kan delta på treninger i både egen klubb og andre klubber i SKAN på lik linje med andre medlemmer i klubben. Hjelpetrenere får normalt en årlig gave i form av utstyr, gavekort og lignende. Gaver til trenere og hjelpetrenere gjennomgås på styremøte, og føres i regnskapet. Hjelpetrenere har ikke krav på kjøregodtgjørelse med mindre annet er spesifikt vedtatt på styremøte etter skriftlig søknad. 3.3.4. Gjestetrenere Per dags dato har klubben ingen fast ordning for refusjon eller godtgjørelse til gjestetrenere. Det praktiseres en refusjon av reiseutgifter med et lite påslag som godtgjørelse. Dette avtales mellom instruktør som har ansvar for trening og gjestetreneren, med godkjenning fra klubbens leder.

Organisasjonsplan for Side 19 av 25 3.4. Regnskap og budsjett Ref 12 3.4.1. Regnskap Det benyttes elektronisk regnskapsprogram av typen Mamut Datax Foreningsøkonomi. Kontoplan er en tilpasset utgave av standard kontoplan. Bilag settes fysisk i en ringperm, èn perm per regnskapsår inndelt i 12 måneder. Bilaget påføres bilagsnr ihht føring i regnskapssystemet med rød penn. Hver måned tas det ut en bilagsjournal fra Kampsportforbundets medlemssystem, som kontrolleres mot kontoutskrift (OCR Sumpost er linjenavn i kontoutskrift). Kontoutskriften kontrolleres også mot andre bankbilag, og mot saldo ved månedsslutt. Alle bilag ført i regnskapssystemet skal ha et fysisk bilag i nevnte perm. Det skal ikke føres poster med navn «Diverse» og lignende. 3.4.2. Budsjett Regnskapsfører setter opp utkast til budsjett ihht fjorårets regnskap og styrets mål for inneværende år. Forslaget gjennomgås på styremøte før det gis inn som forslag på Årsmøtet. Budsjettet vedtas av Årsmøtet, og skal være styrende for klubbens økonomiske prioriteringer for året. 3.4.3. Betaling Ihht siste vedtekter skal alle bankkonto disponeres av to personer i fellesskap. Det praktiseres en ordning der begge personer skal være medlem av styret, men må være habile ihht 9. Alle betalinger skal bekreftes av begge personer.

Organisasjonsplan for Side 20 av 25 3.5. Årsmøte Ref 13-17 3.5.1. Forarbeid Årsmøtet skal avholdes i løpet av februar. Styret har ansvar for å avholde et styremøte senest 5 uker før årsmøtet. Styret setter opp forslag til saksliste til årsmøtet på dette styremøtet. Leder har ansvar for å utpeke en ansvarlig for praktiske forberedelser til møtet, som å reservere møterom og ordne med servering. Leder har ansvaret for at klubbens årsmelding for forrige år er klar til utsending senest 1 uke før årsmøtet. Valgkomité har ansvar for å sette opp forslag til nytt styre, dette må være klart til utsending senest 1 uke før årsmøtet. 3.5.2. Innkalling Leder har ansvar for å lage innkalling til årsmøtet, inkludert forslag til saksliste fra overnevnte styremøte. 2 Innkalling til årsmøte skal være sendt ut til medlemmer senest 1 måned før årsmøtet. Annonsering på nettside skal være på plass samtidig. Innkommende forslag skal sendes til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste med tilhørende dokumenter skal være gjort tilgjengelig for medlemmene seneste 1 uke før møtet. Innkalling på nettside oppdateres med siste saksliste / agenda. Regnskap, årsberetning og andre dokumenter gis på forespørsel. 3.5.3. Gjennomføring Før årsmøtet begynner har styret i felleskap ansvar for å møte opp til møtelokalet i god tid og gjøre klar til årsmøtet. Årsmøtet i seg selv skal gjennomføres ihht 15 i vedtektene. 3.5.4. Stemmegivning Stemmegivning foregår ihht 16 i vedtekene. Klubben har her tilpasset lovnorm ved at foreldre har stemmerett på vegne av ett barn, se detaljer i 6 i vedtektene. 2 Leder har anledning til å delegere dette ansvaret til andre

Organisasjonsplan for Side 21 av 25 3.5.5. Etterarbeid Sekretær som ble valgt på årsmøtet har ansvar for å skrive et utkast til årsmøtereferat. Leder har ansvar for å godkjenne referatet, og ordne med underskrifter fra de to representantene som ble valgt på årsmøtet. Leder har ansvar for å sende ut årsmøtereferat, normalt ved å legge ut på klubbens nettside. 2 Ved endringer i styre, vedtekter eller organisasjonsplan må leder av styret sørge for: - Informasjon til idrettskrets om ny leder - Oppdatere nettside med nytt styre - Oppdatere opplysninger i Brønnøysundregisteret o Krever signert årsmøteprotokoll og personnr til alle styrets medlemmer - Sørge for korrekt tilgang til bankkonto (2 personer) o Krever korrekt oppsett i Brønnøysund 3.5.6. Ekstraordinært årsmøte Et ekstraordinært årsmøte kan kalles inn til med minst 14 dagers varsel etter: Vedtak på årsmøtet Vedtak i styret Krav etter vedtak fra overordna organisasjonsledd (NIF eller idrettskrets) Skriftlig krav til styret fra minimum 1/3 av klubbens medlemmer Det ekstraordinære årsmøtet skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller kravet om innkalling til årsmøtet. Det er ikke anledning til å komme med forslag til saker hverken i forkant av eller under det ekstraordinære årsmøtet utover dette.

Organisasjonsplan for Side 22 av 25 4. Styret Styret har ansvar for dette kapittelet, i felleskap med Hovedtrener med tanke på fordeling av oppgaver. 4.1. Oppgaver Styret har ansvar for å sørge for den adminstrative driften av klubben, som typisk inkluderer: - Søknad om tilskudd - Søknad om halltider / treningstider - Regnskapsføring - Betaling av regninger - Forberedelser og etterarbeid ifbm Årsmøte - Vedta tilskudd / gaver / godtgjørelse til klubbens trenere - Ansvar for klubbens anlegg og utstyr - Påmelding til Watanabeleir Dette kapittelet skal detaljeres mer i løpet av 2014. 4.2. Roller og ansvar 4.2.1. Leder Leder har ansvar for å sørge for at oppgavene nevnte i kapittel 4.1 blir utført, enten i styremøter eller delegert til medlemmer av styret mellom møtene. Leder har ansvar for å kalle inn til styremøter, og har møteplikt. Ellers ansvar som definert i ulike deler av dette dokumentet. 4.2.2. Nestleder Nestleder har plikt til å si ifra ved fravær fra styremøter. Stemmerett ved oppmøte og via e- post. 4.2.3. Styremedlem Styremedlem har plikt til å si ifra ved fravær fra styremøter. Stemmerett ved oppmøte og via e-post. 4.2.4. Varamedlem Varamedlem har normalt ikke møteplikt, og har ikke stemmerett dersom styret er fulltallig. Varamedlem har alltid talerett på styremøter. Dersom et styremedlem er fraværende slik at varamedlem har stemmerett, er rollen på møtet definert likt som et styremedlem.

Organisasjonsplan for Side 23 av 25 4.3. Styremøter Det er ikke krav til antall styremøter som skal avholdes, men det anbefales et minimum på 4 møter i året. Styrets leder kaller inn til møter. På møtene har bare ordinære styremedlemmer stemmerett. Dersom et styremedlem uteblir, så har varamedlem stemmerett. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Løpende vurderinger og avklaringer kan tas i styret via e-post. Stemmegivning fungerer på samme måte som på et styremøte, ved at leder setter en frist for svar. Varamedlem har stemmerett dersom et ordinært styremedlem ikke har svart innen fristen.

Organisasjonsplan for Side 24 av 25 5. Trenere Hovedtrener har ansvar for dette kapittelet, i felleskap med styret med tanke på fordeling av oppgaver. 5.1. Oppgaver Klubbens trenere har ansvar for drift og kvalitet på klubbens treninger, som typisk inkluderer: - Forberedelser og utførelse av treninger - Oppmøtelister - Ajourføring av medlemslister på nett - Salg av utstyr på trening inkl bilagsføring - Melde behov for bestilling av utstyr til styret - Vedlikehold / renhold av treningsutstyr og matter - Påmeldinger til stevner og gradering i klubben Dette kapittelet skal detaljeres mer i løpet av 2014. 5.2. Roller og Ansvar 5.2.1. Teknisk Ansvarlig Klubben har en Teknisk Ansvarlig, som har et overordnet ansvar og myndighet ifbm den tekniske utførelsen av Shorin Ryu Karate på trening. Teknisk Ansvarlig er også kontaktperson mot NKF og SKA / SKAN. Ingen trenere eller utøvere skal føre dialog med nevnte stilart- og særforbund uten at det er avtalt på forhånd med Teknisk Ansvarlig. 5.2.2. Hovedtrener Klubben har en hovedtrener, som har et overordnet ansvar og myndighet ifbm den praktiske utførelsen av oppgavene nevnt i kapittel 5.1, samt innkalling til trenermøter. 5.2.3. Trener Trenere i klubben har et definert ansvar for ett eller flere partier. Dersom det er flere trenere på et parti (dvs et parti som holdes på flere dager, med ulik fast trener) så skal det identifiseres en ansvarlig trener for partiet som har et spesielt ansvar for kontroll på oppmøte og ajourføring av medlemslister. 5.2.4. Hjelpetrener En hjelpetrener er en assisterende rolle, som bistår trenere med praktisk utførelse av ett eller flere partier. 5.3. Trenermøter Det er ikke krav til antall trenermøter som skal avholdes, men det anbefales et minimum på 4 møter i året. Hovedtrener har et overordnet ansvar for å kalle inn til trenermøter, men å identifisere behov for trenermøter er også et felles ansvar blant trenerne.

Organisasjonsplan for Side 25 av 25 6. Arrangementer 6.1. Stevner 6.1.1. Dommere Klubben har som mål å ha et antall aktive dommere som tilsvarer kravet om dommere til SKAN mesterskap, og regionale mesterskap i regi av NKF. Klubben dekker reiseutgifter til regionale og nasjonale stevner for klubbens dommere. Det kan søkes om støtte til internasjonale stevner. 6.1.2. Coach Klubben skal alltid stille med en coach på stevner, normalt en av trenerne. Coach har ansvar for å sørge for at klubben har med nok utstyr til å dekke eventuelle behov utøverne har utover sitt eget utstyr (farge nr 2, blå/rød belter etc). 6.1.1. Deltakeravgift dekker deltakeravgift på regionale og nasjonale stevner for klubbens utøvere. Det kan søkes om støtte til internasjonale stevner. Dette gjelder ikke Watanabeleir og tilsvarende arrangementer. 6.2. Komiteer Detaljeres mer i 2014.