Retningslinjer Side: 1 av 5 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 FORMÅL... 2 2 FORRETNINGSPRINSIPPER... 2 3 OMFANG OG ANSVAR... 3 4 PERSONLIG ADFERD... 3 5 INTEGRITET OG INTERESSEKONFLIKT... 3 6 LOVER OG BESTEMMELSER... 5 7 KLAGER OG UTTRYKK FOR BEKYMRING... 5 8 JURIDISKE RETTIGHETER... 5 9 REFERANSER... 5
Retningslinjer Side: 2 av 5 1 FORMÅL Norconsults bedriftskultur er tuftet på god forretningsskikk, ærlighet og respekt for andre mennesker. Norconsults suksess på kort og lang sikt er basert på et godt omdømme og tillit hos så vel kunder som i omverdenen for øvrig. Norconsults omdømme blir hver dag påvirket av den enkeltes adferd. Norconsults bedriftskultur og vårt omdømme er meget verdifulle konkurransefaktorer. Vi forventer derfor at alle tilknyttet Norconsult fremmer konsernets verdier ved å opptre ansvarlig overfor så vel kollegaer, forretningsforbindelser og samfunnet generelt. Vi forventer dessuten at våre ansatte er bevisst at de kan bli oppfattet som representanter for Norconsult også når de ikke befinner seg i en arbeidssituasjon. Hensikten med de etiske retningslinjene er å sikre at alle enkeltpersoner som handler på vegne av Norconsult, opptrer etisk forsvarlig og i samsvar med de standarder Norconsult har fastsatt i Mål og verdier og i vår Personalpolicy. Retningslinjene skal også bidra til å sikre overholdelse av lover og regler. Det er summen av det arbeidet alle medarbeiderne utfører, og de kunnskaper, holdninger og verdier medarbeiderne representerer som er selskapet. Derfor er det viktig at medarbeidere har én felles plattform, beveger seg mot de samme overordnede mål og forholder seg til ett sett av felles grunnverdier. De etiske retningslinjene trekker opp hovedrammen for hva Norconsult anser som ansvarlig adferd men er ikke ment å være uttømmende. Våre ansatte bør alltid søke å utvise god dømmekraft og varsomhet i sitt arbeid for Norconsult. Norconsult skal opptre med høy etisk standard i all vår forretningsvirksomhet over hele verden. 2 FORRETNINGSPRINSIPPER Verdiskapning Norconsult skal tilfredsstille forventningene til selskapet både fra våre kunder og samfunnet for øvrig. Dette skal Norconsult oppnå gjennom bl.a. å skape en sunn arbeidsplass med en positiv bedriftskultur med faglig kompetente medarbeidere. Norconsults ansatte har også et eget ansvar for kontinuerlig å utvikle sin fagkompetanse og bidra til overføring av erfaringer og kunnskap til kollegaer. Norconsult skal kun påta seg oppgaver innenfor et kompetanseområde hvor selskapet har muligheter for å levere effektive tjenester til våre kunder. Selskapet skal planlegge og gjennomføre oppdrag med bruk av anerkjente metoder for kvalitetsstyring. Miljø- og samfunnsansvar Norconsult er en sentral aktør i de lokale og de nasjonale samfunn vi er representert i. Vår virksomhet har konsekvenser som på ulike måter berører både miljø og samfunn og selskapets medarbeidere må være bevisst ansvaret i denne forbindelse. Norconsult skal vise ansvarlighet ved å ta vare på natur og miljø, både ved å minimere miljøbelastninger knyttet til egen virksomhet og ved å påvirke til miljøvennlige løsninger i våre oppdrag. I våre utenlandsengasjementer vil Norconsult opptre i overensstemmelse med vertslandets lover og regler, respektere menneskerettigheter samt arbeide innenfor allment aksepterte normer for internasjonal forretningsvirksomhet. Norconsult vil forstå samfunnskonsekvensene av vår virksomhet og ta hensyn til dette på en systematisk måte i våre beslutninger.
Retningslinjer Side: 3 av 5 3 OMFANG OG ANSVAR De etiske retningslinjene gjelder for samtlige av konsernets medarbeidere også ansatte i midlertidige stillinger verden over. Den gjelder dessuten for samtlige medlemmer i styret i Norconsult Holding AS og datterselskapene. Selskapets medarbeidere skal ikke opptre, eller oppmuntre andre til å opptre, i strid med retningslinjene, selv om dette under spesielle omstendigheter kan synes å være i selskapets interesse. Dersom det er tvil om en bestemt handling er juridisk eller etisk forsvarlig bør dette, i den grad det er praktisk mulig, diskuteres på forhånd, først og fremst med nærmeste overordnede. Dersom Norconsult eller Norconsults medarbeidere kan oppfattes som inhabile i en situasjon, skal nærmeste overordnede informeres for på denne måten sikre at det ikke blir reist spørsmål om enkeltpersoners eller Norconsults habilitet. Linjelederne har ansvar for at retningslinjene er kjent blant deres medarbeidere, samt for å legge til rette for og påse at de blir fulgt. Brudd på retningslinjene vil bli sett alvorlig på og kan i samsvar med relevante lovbestemmelser føre til interne disiplinærtiltak, oppsigelse eller i spesielle tilfelle anmeldelse. Dersom en uønsket praksis eller situasjon oppstår, vil Norconsult iverksette de nødvendige tiltak for å rette opp forholdet og hindre gjentakelse. 4 PERSONLIG ADFERD Norconsult skal være en arbeidsplass med trivsel og trygghet med et inkluderende arbeidsmiljø. Norconsult godtar ikke noen form for sjikane, diskriminering eller annen adferd som kollegaer eller forretningsforbindelser kan oppfatte som truende eller nedverdigende. Norconsult skal medvirke til et arbeidsfellesskap fritt for diskriminering på grunn av forhold som religion, hudfarge, kjønn, seksuell legning, sivilstand, alder, etnisk opprinnelse, funksjonshemming eller politisk oppfatning Det forventes at ansatte eller personer tilknyttet Norconsult på annen måte, utfører arbeidsoppgavene på en respektfull måte overfor forretningsforbindelser, kollegaer og andre. Dette innebærer også at vi tar hensyn til og respekterer andre kulturer og sedvaner. I alle sammenhenger hvor selskapets medarbeidere representerer Norconsult utad, skal det legges vekt på å representere på en verdig måte som inngir tillit til Norconsult og enkeltpersoner. 5 INTEGRITET OG INTERESSEKONFLIKT Korrupsjon og bestikkelser Norconsult tar avstand fra alle former for korrupsjon. Det er i alle sammenhenger forbudt å motta eller gi urimelige godtgjørelser/fordeler relatert til kunder, leverandører, myndigheter eller andre interessenter slik at dette kan oppfattes som en bestikkelse. Ved bruk av agenter og/eller mellommenn, vil det gjennom avtaler bli regulert at disse plikter å opptre innenfor rammene av norsk straffelov og lokal lovgivning i det landet de opererer. Interessekonflikt Norconsults ansatte skal ikke forsøke å skaffe Norconsult, seg selv eller nærstående fordeler som er urettmessige eller som kan skade Norconsults omdømme, selv om det ikke dreier seg om straffbare forhold.
Retningslinjer Side: 4 av 5 Det er heller ikke tillatt å ta del i eller forsøke å påvirke beslutninger dersom dette kan føre til en interessekonflikt, eller dersom det kan oppfattes som en interessekonflikt. En slik interessekonflikt kan være at en har personlige interesser - økonomisk eller på annen måte - i en sak enten direkte eller gjennom nærstående familie. Alle som blir klar over at det kan oppstå en potensiell og uakseptabel interessekonflikt, skal straks melde fra til nærmeste overordnede. Dersom nærmeste overordnede er i det minste tvil om det faktisk foreligger en interessekonflikt, skal en ta kontakt med representanter i firmaledelsen. Gaver og fordeler Gaver eller andre goder som gis til forretningsforbindelser, skal være i samsvar med det som regnes som god forretningsskikk lokalt. Ansatte i Norconsult skal ikke ta imot penger eller andre goder fra forretningsforbindelser dersom det er rimelig å anta at dette er egnet til å påvirke forretningsmessige beslutninger og herunder ha innvirkning på den ansattes integritet og uavhengighet. Gaver og andre goder skal kun mottas dersom de er nøkterne av verdi og er å betrakte innenfor rammen av vanlig gjestfrihet, og forutsatt at tid og sted er passende. Deltagelse på arrangementer betalt av andre og arrangementer organisert av Norconsult skal vurderes etter faglig og forretningsmessig innhold. Deltagelse på slike arrangementer skal godkjennes på forhånd av nærmeste overordnede. Arrangementene skal være nøkterne av verdi og passende i omfang. Dersom en ansatt i Norconsult er tilbudt eller har mottatt gaver eller goder utover vanlige høflighetsgaver, skal nærmeste overordnede underrettes straks. Denne skal da vurdere om gaven eller godet vil svekke mottakerens integritet eller uavhengighet. Nærstående i samme enhet Det skal så langt det er mulig unngås at nærstående arbeider i samme enhet. Som nærstående regnes ektefeller, personer i fast bofellesskap eller familiemedlemmer i direkte oppad- eller nedadstigende linje. Det skal så langt det er mulig søkes å unngå at nærstående innehar stillinger hvor den ene er den andres nærmeste overordnede. Engasjement i andre virksomheter Ansatte i Norconsult skal ikke - direkte eller indirekte - inneha personlige eierinteresser i andre virksomheter dersom dette svekker eller kan gi grunnlag for å tro at dette vil svekke den ansattes habilitet eller lojalitet til Norconsult. Dersom en ansatt innehar eller planlegger å gjøre investeringer som vil sette vedkommende i en slik posisjon, skal dette avklares med nærmeste overordnede og firmaledelsen. Norconsults ansatte skal ikke drive virksomhet i konkurranse med Norconsult. Ansattes eksterne engasjement skal ikke være til hinder for deres evne til å utføre sine plikter og funksjoner som ansatte i Norconsult, eller medvirke til å undergrave tilliten til Norconsult. Før en ansatt engasjerer seg i aktiviteter som kan fremme en konkurrent, leverandør eller andre forretningsforbindelsers interesser på bekostning av Norconsult, inkludert styrearbeid for slike selskaper, skal den ansatte rådføre seg med nærmeste overordnede. Taushetsplikt Norconsults medarbeidere skal bevare taushet om alle forhold som kan gi utenforstående uberettiget tilgang til informasjon, og være varsomme med å diskutere Norconsults indre anliggender slik at diskusjonen kan overhøres av uvedkommende. Dette kan være forhold knyttet til selskapets virksomhet, teknologi, økonomi, personale, kunder, leverandører eller partnere.
Retningslinjer Side: 5 av 5 Slik informasjon må ikke gis til personer utenfor Norconsult eller til personer innen selskapet som det ikke angår. Taushetsplikten fortsetter etter at ansettelsesforholdet til Norconsult er avsluttet. Norconsults ansatte skal være lojale overfor sine kunder og sørge for nødvendig konfidensialitet overfor informasjon og dokumentasjon mottatt gjennom oppdrag eller på annen måte fra våre kunder. Informasjon All informasjon fra Norconsult skal være etterrettelig og korrekt og holde høy faglig og etisk standard. Alle som i sitt arbeid har befatning med informasjon, har medansvar for at dette etterleves. 6 LOVER OG BESTEMMELSER Ansatte skal følge alle gjeldende lover og bestemmelser når de driver virksomhet på vegne av konsernet. Norconsults medarbeidere skal ikke bistå ved lovbrudd - enten det representerer en ulovlig handling for Norconsult eller for den enkelte som privatperson. Enhver beslutning skal fattes på riktig nivå i henhold til gjeldende myndighetsregler. Den enkelte kan kun forplikte selskapet overfor andre dersom en er tildelt særskilt fullmakt. Norconsults periodiske regnskaper skal til enhver tid være i overensstemmelse med generelt aksepterte regnskapsprinsipper. Alle regnskaper i Norconsult skal framlegges i samsvar med relevant lovgivning som de ulike forretningsenheter er underlagt. Regnskapene skal være tilstrekkelig detaljert slik at de gir et forsvarlig uttrykk for Norconsults eiendeler, forpliktelser, inntekter og utgifter. 7 KLAGER OG UTTRYKK FOR BEKYMRING Norconsult ønsker at det er en åpen diskusjon om hva som er ansvarlig etisk adferd i alle deler av organisasjonen. Kravet til lojalitet forplikter oss til å si fra dersom vi som medarbeider oppdager uetiske eller ulovlige forhold, og be om råd dersom det oppleves at situasjonen innebærer et etisk dilemma. Som hovedregel skal den enkelte ta opp eventuelle spørsmål og uklarheter med sin nærmeste overordnede. Dersom dette føles vanskelig i den aktuelle situasjonen, kan den ansatte henvende seg til en annen overordnet eller til direktør for Økonomi, Personal og Marked. Det skal ikke sanksjoneres mot rapportering av uønskede hendelser. 8 JURIDISKE RETTIGHETER Norconsults etiske retningslinjer slår fast de grunnleggende prinsipper som Norconsults ansatte og styremedlemmer skal rette seg etter. Retningslinjene gir verken kunder, leverandører, konkurrenter eller andre personer eller enheter noen spesielle juridiske rettigheter. Dokumentet er godkjent av styret i Norconsult AS. 9 REFERANSER Almindelig borgerlig straffelov (Straffeloven) av 22. mai 1902 nr. 10 FH/B.-/FB01 FH/B.-/FB21 Mål og verdier i Norconsult AS Personalpolicy