Konserninnkjøp 2011-05-19 1 (5) CODE OF CONDUCT FOR LEVERANDØRER INNLEDNING COOR SERVICE MANAGEMENT Coor Service Management (Coor) er Nordens ledende aktør innen service management. Selskapet har spesialisert seg på å lede, utvikle og effektivisere servicefunksjoner på kontorer, i bygninger, i produksjonsanlegg og i offentlig virksomhet. Coor stiller høye krav til sin egen virksomhet og tar et stort ansvar for den påvirkningen den har på miljøet, samfunnet og Coors kunders virksomhet i et lengre perspektiv. Virksomheten skal drives på en profesjonell, sikker og miljøvennlig måte som oppfyller alle krav som stilles av gjeldende lover, bransjebestemmelser og avtaler. Coors forretninger skal være preget av en høy etisk og moralsk standard. Coor etterstreber også å være en ansvarstakende og utviklende arbeidsgiver. Coor stiller de samme høye kravene til sine leverandører og deres eventuelle underleverandører. I denne Code of Conduct beskrives de prinsippene som Coors leverandører og deres eventuelle underleverandører skal etterleve. Brudd på Code of Conduct kan føre til at forretningssamarbeidet med den aktuelle leverandøren avsluttes.
Konserninnkjøp 2011-05-19 2 (5) PRINSIPPER Lover og etikk Grunnkravet er at Coors leverandører skal følge miljølover, konkurranseregler, arbeidsrettslige lover, skattelover, sikkerhetskrav og andre lover og bestemmelser som danner rammene for Coors virksomhet, og som er relevante for den enkelte medarbeiderens arbeidsoppgaver. Avvik fra dette aksepteres ikke. I tillegg til å overholde lover og regler skal leverandøren ta ansvar for å følge strenge krav til god etikk og forretningsmoral i all sin virksomhet og i alle relasjoner. Alle medarbeidere må ta et personlig ansvar, ikke bare for egne handlinger, men også føle ansvar for Coors virksomhet. Konkurransespørsmål Konkurransespørsmål Coor tillater ikke at konkurransen påvirkes eller ødelegges av gaver, bestikkelser, prissamarbeid, kick-backs, kartellvirksomhet eller misbruk av markedsdominans. Coors leverandører må aldri benytte gaver, fordeler, bestikkelser eller annen ulovlig kompensasjon i noen form i sin omgang med kunder, leverandører, myndigheter eller andre beslutningstakere i den hensikt å for eksempel motta eller beholde forretninger. Gaver og andre fordeler i Coors forretningsforhold Coors medarbeidere skal ikke motta gaver eller andre fordeler fra leverandører som vil medføre lovbrudd eller som kan påvirke medarbeiderens yrkesmessige omdømme.
Konserninnkjøp 2011-05-19 3 (5) Miljø og arbeidsmiljø Miljø Coor gjør sitt ytterste for å forebygge og stadig redusere den negative miljøpåvirkningen selskapets virksomhet kan ha. Virksomheten har størst miljøpåvirkning innen områdene energi, drivstoff, kjemikalier og avfall. Coors leverandører skal gjøre sitt ytterste for å ha en miljøvennlig leveranse på sine områder. Arbeidsmiljø Coors leverandører skal arbeide bevisst og systematisk for et godt arbeidsmiljø, både fysisk og psykososialt. Coors leverandører skal aktivt gå inn for en stadig forbedring av arbeidsmiljøet, og gjennomføre regelmessig oppfølging av arbeidsmiljøarbeidet. Leverandørens arbeidsgiveransvar Coors leverandører skal respektere arbeidstakernes rett til å organisere seg i valgfri arbeidstakerorganisasjon og til å forhandle kollektivt. Ansatte skal ikke diskrimineres på grunn av alder, rase, kjønn, religion, seksuell legning, funksjonshemming, politisk ståsted eller etnisk tilhørighet. Det er et absolutt krav at Coors leverandører følger gjeldende lover for arbeidsgivers forpliktelser. Dette inkluderer blant annet at leverandøren har plikt til å kontrollere at alle pålagte skatter og arbeidsgiveravgifter blir betalt for samtlige ansatte hos leverandøren, og at samtlige ansatte har arbeidstillatelse, i de tilfeller der dette kreves. Retningslinjer hos Coors kunder Når medarbeidere hos Coors leverandører har et nært samarbeid med Coors kunder og for eksempel arbeider i kundens lokaler og IT-system, er det svært viktig at Coors medarbeidere følger kundens Code of Conduct,
Konserninnkjøp 2011-05-19 4 (5) sikkerhetsinstrukser og andre retningslinjer. Disse instruksene skal formidles av Coor. Konfidensiell informasjon Konfidensiell informasjon om Coor I tilfeller der leverandøren får konfidensiell informasjon om Coor, som strategier, prosesser, systemer, avtaler, tjenester og annen forretningsvirksomhet, skal denne informasjonen beskyttes. Leverandøren har ikke lov til å spre slik informasjon utenfor selskapet eller til andre hos leverandøren som ikke har behov for informasjonen for å kunne utføre avtalt leveranse til Coor. Konfidensiell informasjon om Coors kunder I tilfeller hvor leverandørens medarbeidere får konfidensiell informasjon hos Coors kunder, for eksempel ved arbeid med resepsjonstjenester, produksjonsservice, posthåndtering eller renhold, skal informasjonen beskyttes og ikke overlates til uvedkommende. Informasjon som ikke er offentliggjort av kunden skal ikke røpes for andre bortsett fra: (i) personer som arbeider for kunden og som har tilgang til denne typen informasjon i sitt arbeid og som har grunn til å ha tilgang til informasjonen, (ii) andre personer som har autorisasjon fra kunden til å motta denne typen informasjon eller (iii) personer som leverandørens medarbeidere, i henhold til Coors gjeldende avtale med kunden, skal gi slik informasjon. Leverandørens medarbeidere må ikke skaffe seg tilgang til, kopiere, reprodusere eller bruke kundens informasjon til annet enn å utføre avtalte tjenester hos kunden. Kundens informasjon må ikke lagres på private datamaskiner eller andre medier som ikke tilhører kunden eller Coor, såfremt ikke annet er særskilt avtalt med kunden. Hvis leverandørens medarbeidere, i henhold til Coors gjeldende avtale med kunden, skal ta med seg informasjon ut av kundens lokaler for å utføre sine
Konserninnkjøp 2011-05-19 5 (5) arbeidsoppgaver, skal informasjonen straks tilbakeføres når oppgavene utenfor kundens lokaler er utført. Ved usikkerhet om håndtering av konfidensiell informasjon skal leverandøren rådføre seg med sin kontaktperson hos Coor. GJENNOMFØRING OG OPPFØLGING Gjennomføring Coors leverandører skal innenfor sitt ansvarsområde sørge for at deres egne medarbeidere i Coors leveranse samt hos eventuelle underleverandører har lest, forstått og forpliktet seg til å følge prinsippene i Code of Conduct. Oppfølging Leverandøren skal følge opp Code of Conduct som en naturlig del av den løpende virksomheten. Leverandøren er ansvarlig for å følge opp etterlevelse hos sine underleverandører. Leverandøren oppfordres til å melde fra om overtredelser av gjeldende lover og regler eller av denne Code of Conduct dersom slike overtredelser begås av Coors egne medarbeidere. Anmeldelse skal skje til Coors selskapsjurister. Coor aksepterer ikke diskriminering av eller gjengjeldelse mot medarbeidere hos leverandører som har meldt fra om mistenkte overtredelser. Coor forbeholder seg retten til å kontrollere at Code of Conduct følges hos leverandøren og dennes eventuelle underleverandører blant annet gjennom oppfølging av leverandørens egenkontroll, revisjoner hos leverandøren samt gjennom kontakt med leverandørens medarbeidere i den aktuelle leveransen.