Fylkesmannen i Møre og Romsdal Rapport etter tilsyn Kommunal beredskapsplikt Skodje kommune Tilsynsdato: 08.01.2015 Rapportdato: 13.02.2015
Innhald 1 BAKGRUNN OG GJENNOMFØRING... 3 1.1 FØREMÅL OG HEIMELSGRUNNLAG... 3 1.2 PÅLEGG OM GJENNOMFØRING... 3 1.3 TILSYNSTEMA... 3 1.4 GRUNNLAGSDOKUMENTASJON... 4 1.5 GJENNOMFØRING... 5 2 HOVUDINNTRYKK... 6 3 RESULTAT FRÅ TILSYNET... 7 3.1 AVVIK... 7 3.2 MERKNADER... 8 4 VIDARE OPPFØLGING... 9 Side 2 av 9
1 Bakgrunn og gjennomføring Tabellen nedanfor oppsummerer nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar. Tidspunkt for tilsynet: Adressa til kommunen: 23.09.2014 (formøte) 08.01.2015 (tilsyn) Rådhuset, 6260 Skodje Kommunenummer: 1529 Kontaktperson i kommunen: Fylkesmannen sitt tilsynslag: Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsrapporten er godkjent av: Kristian Skålhavn Ketil Matvik Foldal (tilsynsleiar) Aud Lindis Ødegaard Atle Morsund Helge Mogstad Førebels tilsynsrapport sendt: 16.01.2015 Endeleg tilsynsrapport sendt: 13.02.2015 Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 01.04.2015 1.1 Føremål og heimelsgrunnlag Føremålet med tilsynet er å sjå til om Skodje kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet er gjennomført med heimel i 29 i sivilbeskyttelseslova og 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1.2 Pålegg om gjennomføring I Justis- og beredskapsdepartementet sitt embetsoppdrag til fylkesmennene er det fastsett at fylkesmannen skal føre tilsyn med kommunane sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Tilsyna skal gjennomførast i samsvar med DSB sin tilsynsrettleiar og det skal førast tilsyn med den einskilde kommune minimum kvart fjerde år. 1.3 Tilsynstema I møte mellom DSB og fylkesmennene i mars 2014 presiserte DSB at alle krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal vurderast under tilsyna i 2014 og 2015. Side 3 av 9
1.4 Grunnlagsdokumentasjon Desse dokumenta vart sende frå kommunen til fylkesmannen før tilsynet: Nr. Dokument Datering 1. Skodje kommune sin overordna ROS-analyse 21.11.2014 2. Beredskapsplan 00.12.2014 3. Kommuneplan 2007 2017 Samfunnsdelen 28.06.2007 4. Planprogram kommuneplan for Skodje kommune 2014 2024 Samfunnsdelen 21.01.2014 5. Saksprotokoll kommunal planstrategi 2012 2016. Vedtak 18.12.2012 6. Forslag til kommunal planstrategi for Skodje Høyringsdokument 27.06.2012 7. ROS-analyse og beredskapsplan Skodje vassverk 3. versjon 00.09.2005 8. Trafikktryggingsplan 2002 2005(2013) 08.10.2002 9. Lokal energiutreding 2004 for Skodje kommune Ikkje datert 10. Smittevernplan for Skodje kommune 20.09.2014 11. Plan for helsemessig og sosial beredskap ved katastrofar og ulykker 15.06.2009 12. Plan for informasjonsberedskap 00.08.2008 13. Delplan beredskapsplan mot akutt forureining 01.07.2012 14. Årshjul Internkontroll 30.09.2013 15. Kvalitetssystem i Skodje kommune Ikkje datert 16. Årleg resultat- og utviklingsplan for rådmannen Ikkje datert 17. Rapport Fårikål 2013 27.10.2013 18. Rapport Fårikål 2014 29.09.2014 19. E-post Terrortrussel 24.07.2014 25.07.2014 20. Notat om befolkningsvarsling i Skodje kommune. (Lagt fram under tilsynet) Ikkje datert Side 4 av 9
1.5 Gjennomføring Formøte med Skodje kommune vart gjennomført 23.09.2014. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 08.01.2015. Kven som deltok går fram av tabellen under. Deltakarar Stilling Terje Vadset Ordførar X X X X Bente Glomset Vikhagen Rådmann X X X X Kristian Skålhavn Beredskapskoordinator X X X X Frode Helland Teknisk sjef X X X X Knut Berg Teknisk, kart og GIS X X X Magnar Kvalvik Brannsjef X X Asle Giske Økonomisjef X X Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Ketil Matvik Foldal Fylkesberedskapssjef X X X X Aud Lindis Ødegaard Rådgjevar X X X Side 5 av 9
2 Hovudinntrykk Både dokumentgjennomgangen og tilsynsbesøket viste at Skodje kommune er medviten om oppgåver og ansvar for samfunnstryggleik og beredskap. Kommunen har god forståing av status for beredskapsarbeidet også forbetringspotensialet. Dei fleste elementa i den kommunale beredskapsplikta er på plass og på overordna nivå er kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap godt forankra i kommuneplanen og planstrategien. Kommunen står midt i ein større revisjon av beredskapsdokumentasjonen, og alt har ikkje heilt falle på plass enno. Arbeidet framstår som gjennomtenkt, systematisk, godt integrert og godt forankra. Arbeidet med heilskapleg ROS-analyse er sett i gang, men er ikkje ferdig. Kommunen sin beredskapsplan er ajourført i 2014, og tilfredsstiller dei fleste krava til innhald. Planen oppfyller ikkje kravet om plan for befolkningsvarsling. Planen har elles ein del å gå på med omsyn til forenkling, og samordning med anna beredskapsplanverk. Der er eit potensial for ei meir heilskapleg oversikt over beredskapsdokumentasjonen og oversikt over korleis kommunen skal arbeide (og arbeider) med samfunnstryggleik og beredskap. Dette er i ferd med å bli innarbeidd i årshjul og kvalitetssystem. Side 6 av 9
3 Resultat frå tilsynet Tilsynet avdekte to avvik. To forhold er kommenterte som merknader. 3.1 Avvik Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik nr. 1 Skodje kommune sin heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse oppfyller ikkje minimumskrava til innhald. Regelverkstilvising: Sivilbeskyttelseslova 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 2. Utdjupande kommentar: Den heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalysen er den viktigaste berebjelken i den kommunale beredskapsplikta. Arbeidet med analysen er iverksett, men slik analysen no ligg føre manglar det vurderingar av fleire forhold som i forskrifta er fastsette som minimumskrav. Prosesskrav som gjeld forankring og involvering er heller ikkje oppfylte enno. Avvik nr. 2 Kommunen sin beredskapsplan omfattar ikkje plan for befolkningsvarsling. Regelverkstilvising: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, andre ledd, litra d). Utdjupande kommentar: Forskrift om kommunal beredskapsplikt fastset i 4 ei rekkje minimumskrav til beredskapsplanen sitt innhald og planen sin funksjon. Skodje kommune har eit system for sms-basert befolkningsvarsling, men rutinar for bruk er ikkje fastsett i beredskapsplanen. Side 7 av 9
3.2 Merknader Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som fylkesmannen meiner det er grunn til å påpeike for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta. Merknad nr. 1 Når ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse ligg føre, bør kommunen fullføre den påbegynte revisjonen av beredskapsplanverket, jf. også avvik nr. 2. Potensialet for forenkling er sannsynlegvis større enn behovet for nybrottsarbeid. Kommunen bør i denne samanhengen vurdere om, og eventuelt korleis krisestøtteverktøyet CIM skal brukast. Om planverket plan for kriseleiing og delplanar bør samlast i CIM eller kvalitetssystem. Eller om CIM skal tene som eit reint operativt loggføring- og rapporteringsverktøy. Merknad nr. 2 Kommunen bør vurdere å utarbeide eit styringsdokument eller liknande som kan fungere som operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analysar, beredskapsplanverk og aktivitet. Eit slikt dokument kan styrke fleire forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: tydelegare oversikt over kommunen sitt samla beredskapsplanverk tydelegare rutinar for faste møte i kriseleiinga og beredskapsrådet. tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar Kommunen bør vurdere om føremålet kan oppfyllast gjennom eit eige dokument, som ein del av beredskapsplanen eller gjennom integrering i kvalitetssystem og årshjul. Side 8 av 9
4 Vidare oppfølging Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til fylkesmannen seinast seks veker etter tilsynsrapporten er motteken. Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast tre veker etter fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan. Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølginga, kan fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast: Ketil Matvik Foldal, ketil.matvik.foldal@fylkesmannen.no, 71258483 / 41693480. Side 9 av 9