UTKAST Rammeavtale 2012-11548 Rammeavtale for tjenester til UiOs nettsted Mellom Universitetet i Oslo og <Leverandør> April 2013 Rammeavtale 2012-11548 Side 1 av 20
1. AVTALE Rammeavtale om bistand er inngått mellom: Universitetet i Oslo, (UiO) (Heretter kalt kunden) og <Leverandør> (Heretter kalt leverandør) Avtalen varer fra april 2013 til april 2015. Etter dette kan avtalen forlenges i inntil 2 år. Avtalen består av følgende dokumenter: Alminnelige kontraktsvilkår (dette dokumentet) Vedlegg 1: Kontraktsobjekt Vedlegg 2: Pris og betalingsbestemmelser Vedlegg 3: Avropsbestemmelser og minikonkurranser Vedlegg 4: Administrative forhold Denne avtalen er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. Oslo, <Dato> For Universitetet i Oslo For leverandør Kommunikasjonsdirektør Marina Tofting <Stilling> <Nevn> Rammeavtale 2012-11548 Side 2 av 20
2. KONTAKTPERSONER FOR AVTALEN: <Leverandør> <Funksjon> Navn: Stilling: Adresse: E-post Universitetet i Oslo Faglig ansvarlig: Navn: Hildegunn Lunden Stilling: Nettredaktør Adresse: Postboks 1076 Blindern, 0316 OSLO E-post: hildegunn.lunden@admin.uio.no Merkantilt ansvarlig Navn: Kjell-Gunnar Linde Thomsen Stilling: Innkjøpskoordinator Adresse: Universitetet i Oslo, Innkjøpsavdelingen, Postboks 1086, 0316 Oslo E-post: k.g.l.thomsen@usit.uio.no Partene er ansvarlig for å oppdatere hverandre på eventuelle endringer. Rammeavtale 2012-11548 Side 3 av 20
3. FORMÅL MED AVTALEN Avtalen skal sikre at kunden har tilgang til personer som kan yte tjenester innenfor de tjenesteområder som er beskrevet i vedlegg 1. Avtalen regulerer partenes rettigheter og plikter i forbindelse med tjenester som beskrevet i vedlegg 1. Avtalen skal legge til rette for enkle, forutsigelige og tilstrekkelige rutiner. Rammeavtaletype. Dette er en rammeavtale, med en eller minst tre leverandører der vilkårene i rammeavtalen ligger fast, med unntak av hvem som skal utføre bistanden, oppdragsprisen og nærmere konkretisering av bistanden for det angjeldende avrop. Rammeavtale 2012-11548 Side 4 av 20
0 VILKÅR: Vilkårene er hentet fra bistandsavtalen fra Statskonsult. Det er gjort tilpassninger i form av henvisninger slik at dette passer sammen med rammeavtalens struktur. Det er gjort endringer knyttet til avbestilling og stans i leveransen. Det er også gjort endringer i betalingsbetingelser. Endringer fra SSA-B er vist i kursiv Rammeavtale 2012-11548 Side 5 av 20
1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 1.1 OMFANGET AV KONSULENTBISTANDEN Konsulenten skal yte faglig bistand heretter kalt Bistanden - i forbindelse med: De tjenestekategoriene som er beskrevet vedlegg 1 Kontraktsobjekt, i henhold til generelle beskrivelser i bilag til vedlegg 1 og som er presisert i bistandsbeskrivelsen for det enkelte avrop. Bistanden skal omfatte følgende aktiviteter: Bistandens konkrete omfang følger av bistandsbeskrivelsen i det enkelt avrop. Nøkkelpersonell for det enkelte avrop beskrives i bistandsavtalen. Leverandøren plikter å bytte ut personell dersom kunden anmoder om det og det er saklig grunn for bytte. I den utstrekning Kunden ønsker det, skal Konsulenten også delta i andre aktiviteter som inngår i prosjektet. 1.2 TOLKING RANGORDNING Ved motstrid skal følgende tolkingsprinsipper legges til grunn: 1. Endringer til avtalen går foran den generelle avtaleteksten, men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går den generelle avtaleteksten foran endringene. 2. Avtalen går foran møtereferater, notater og liknende dokumenter som utferdiges i prosjektet. 3. Avropsbeskrivelsen presiserer innholdet i rammeavtalen. 1.3 VARIGHET Arbeidet påbegynnes (dato) og skal være avsluttet innen (dato). Rammeavtalens varighet fremgår av side 2. Varigheten av det enkelte avrop fremkommer av Bistandsavtalen for det enkelte avrop, se vedlegg 3. 1.4 PARTENES REPRESENTANTER Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen. For hvert enkeltavrop fremkommer representanter av det den konkrete bistandsavtalen som utarbeides. Rammeavtale 2012-11548 Side 6 av 20
1.5 NØKKELPERSONELL Konsulentens nøkkelpersonell i forbindelse med utførelsen av Bistanden skal fremgå av punkt 1.1. Skifte av nøkkelpersonell hos Konsulenten skal godkjennes av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Kunden kan kreve utskiftet personell fra leverandøren dersom det er saklig grunn. Saklig grunn kan være situasjonsbestemte. 2. ENDRING, STANSING, AVBESTILLING 2.1 ENDRINGER AV AVTALEN Endringer av eller tillegg til avtalen - herunder Bistandens innhold eller omfang - skal avtales skriftlig. Hvis Konsulenten mener Bistandens innhold eller omfang endres underveis, må det uten ugrunnet opphold meddeles skriftlig til Kunden. Er ikke det gjort, skal Bistanden gjennomføres til avtalt tid og pris. 2.2 MIDLERTIDIG STANSING AV BISTANDEN Kunden kan kreve at gjennomføringen av Bistanden stanses midlertidig. Kravet skal fremsettes skriftlig. Det skal opplyses når Bistanden skal stanses og når den er planlagt gjenopptatt. Ved midlertidig stans skal Kunden erstatte: 1. Konsulentens dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell. 2. Andre direkte kostnader som Konsulenten påføres som følge av stansingen. 3. Kostnader som dekkes kan ikke overstige 2 % av omfanger som er angitt for det konkrete oppdraget. 2.3 AVBESTILLING Bistanden kan avbestilles av Kunden med 15 (femten) dagers skriftlig varsel. Ved avbestilling før Bistanden er fullført skal Kunden betale: 1. Det beløp som konsulenten har til gode for utført arbeid dekkes. 2. Ved avbestilling kan det ikke kreves mer, i tilegg, enn inntil 2 % av omfanget som fremkommer av den konkrete bistandsavtalen for det konkrete avropet Rammeavtale 2012-11548 Side 7 av 20
2.4 OPPSIGELSE Konsulenten kan, hvis Kunden endrer Bistandens innhold eller omfang vesentlig, si opp avtalen med 1 (en) måneds skriftlig varsel. 3. PARTENES PLIKTER 3.1 KONSULENTENS PLIKTER Bistanden skal gjennomføres i samsvar med Avtalen og skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard. Hvis en eller flere bestemte standarder/metoder eller lignende skal benyttes, skal disse angis. Kunden skal gis mulighet til å kontrollere og etterprøve Konsulentens arbeid og at oppgitte standarder/metoder følges. Konsulenten skal lojalt samarbeide med Kunden, og ivareta Kundens interesser. Henvendelser fra Kunden skal besvares uten ugrunnet opphold. Konsulenten skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Konsulenten forstår eller bør forstå kan få betydning for Bistandens gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. 3.2 KUNDENS PLIKTER Kunden skal lojalt medvirke til Bistandens gjennomføring. Henvendelser fra Konsulenten skal besvares uten ugrunnet opphold. Kunden skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Kunden forstår eller bør forstå kan få betydning for Bistandens gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Rammeavtale 2012-11548 Side 8 av 20
3.3 MØTER Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minst 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 3.4 RISIKO OG ANSVAR FOR KOMMUNIKASJON OG DOKUMENTASJON Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring, og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for Bistanden uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. Konsulenten har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under Konsulentens kontroll. 3.5 TAUSHETSPLIKT Taushetspliktsbestemmelsene i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker 10. februar 1967 (forvaltningsloven) kommer til anvendelse for partene og andre de eventuelt svarer for. Om nødvendig skal det undertegnes taushetserklæring. Det skal i tilfelle angis hvilke opplysninger som omfattes av taushetsplikten, og hvordan den skal ivaretas. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges å bevare taushetsplikt også etter fratredelsen. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. 4. VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 4.1 ØKONOMISK RAMME OG VEDERLAG Avtalt Bistand forutsettes gjennomført innenfor en økonomisk ramme på som fastsettes konkret for det enkelte avrop i en egen bistandsavtale. Bistand i henhold til denne avtalen utføres for en timesats som fremkommer i vedlegg 2. Merverdiavgift skal være spesifisert. I bistandsbeskrivelsen for det konkrete avropet beskrives det hvilken kategoris ressurser som skal utføre oppdraget og omfang til priser som fremkommer i Vedlegg 2. Det kan avtales dagspriser ved konkrete avrop. Rammeavtale 2012-11548 Side 9 av 20
Kostnader utover Konsulentens vederlag, men innenfor den økonomiske rammen, dekkes av Kunden slik det fremgår nedenfor. Følgende kostnadselementer inngår i den økonomiske rammen: (fyll inn etter behov) Det kan ikke påregnes reise og diettkostnader med mindre dette særskilt er avtalt. Det forutsettes at arbeidet utføres slik at det ikke påløper overtid. Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt. Reise- og diettkostnader skal spesifiseres særskilt, og dekkes etter Statens gjeldende satser hvis ikke annet er avtalt. Andre kostnadselementer som leverandøren mener kan påløpe skal fremkomme av vedlegg 2. Fra generiske bistandsbeskrivelser skal det klart fremkomme når disse kostnadselementene påløper. Eventuell bruk av disse spesifiseres i bistandsbeskrivelse for det enkelte avrop. Det er i vedlegg 2 beskrevet egne bestemmelser knyttet til bestilling og fakturering som utfyller og presiserer avtaletaksten videre. 4.2 FAKTURERING Fakturering skjer etterskuddsvis for 1 (en) måned om gangen, med mindre annet avtales. Fakturert beløp skal gjelde den tid som er medgått til gjennomføring av Bistanden frem til faktureringstidspunkt. Konsulentens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kunden. Utlegg og andre utgifter skal angis særskilt. Betalingsfrist skal være til utløpet av faktureringsmåneden + 30 dager. Faktura skal påføres bestillingsnummeret fra kundens bestillingsystem og sendes: (Elektronisk mottak. EPH) Det er i vedlegg 2 beskrevet egne bestemmelser knyttet til bestilling og fakturering som utfyller og presiserer avtaletaksten videre. 4.3 FORSINKELSESRENTE Hvis Kunden ikke betaler til avtalt tid har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. 17. desember 1976 nr. 100 (forsinkelsesrenteloven). Rammeavtale 2012-11548 Side 10 av 20
4.4 BETALINGSMISLIGHOLD Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Kunden gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp. 4.5 PRISENDRING Prisene kan endres i den utstrekning reglene for offentlige avgifter eller skatter endres med virkning for Konsulentens vederlag eller kostnader. Prisen kan under enhver omstendighet endres hvert årsskifte, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått 5. OPPHAVS- OG EIENDOMSRETT Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til resultater av Bistanden tilfaller Kunden, med mindre annet er avtalt og med de begrensninger som følger av annen avtale eller ufravikelig lov. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf lov om opphavsrett til åndsverk m.v. 12. mai 1961 nr. 2 (åndsverkloven) 39b Konsulenten beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Begge parter kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som ikke er taushetsbelagt som de har tilegnet seg i forbindelse med Bistanden. 6. MISLIGHOLD Blir ikke Bistanden utført som avtalt, jf punkt 1.1 og punkt 3.1, eller Konsulenten for øvrig ikke overholder sine plikter, og det ikke skyldes Kunden eller force majeure, kan Kunden kreve Rammeavtale 2012-11548 Side 11 av 20
tilbakebetalt vederlag og kostnader som Konsulenten har mottatt med fradrag for eventuell nytte Kunden har hatt av Bistanden. I tillegg kan Kunden kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kunne forutses som en mulig følge av misligholdet. Tap som skyldes merarbeid og andre kostnader eller utlegg Kunden er påført ved misligholdet regnes som direkte tap. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tapt fortjeneste, tapt omsetning og tapte forventede besparelser anses som indirekte tap. Erstatningen er begrenset til et beløp som tilsvarer avtalt vederlag ekskl. merverdiavgift eller et avtalt øvre estimat for Bistanden. Har Konsulenten eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, gjelder ikke de nevnte erstatningsbegrensningene. Er ikke mislighold påberopt innen rimelig tid etter at det ble eller burde vært oppdaget, tapes retten til å gjøre gjeldende sanksjoner som følge av misligholdet. Som mislighold kan også medregnes konsulentens brudd på normer som gjelder i bransjen, eller ved sin virksomhet å bidra direkte eller indirekte til brudd på ILO-konvensjoner. Mislighold av denne art kan medføre terminering av avtalen og stans av arbeid umiddelbar og i slike tilfeller kan ikke annen kompensasjon kreves en betaling for levert arbeid. Dersom et slikt tilfelle oppstår skal partene identifisere om det finnes muligheter for andre tiltak enn oppsigelse. 7. ØVRIGE BESTEMMELSER 7.1 FORSIKRINGER Kunden, i forma av å være en norsk offentlig virksomhet, står som selvassurandør. Konsulenten plikter å tegne forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. Rammeavtale 2012-11548 Side 12 av 20
7.2 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER Siden Kunden er en offentlig virksomhet kan Kunden overdra sine rettigheter og plikter etter denne avtalen til slik annen virksomhet. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget til tilsvarende vilkår, såfremt avtalens rettigheter og plikter overdras samlet. Konsulenten kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Dette gjelder også hvis Konsulenten slås sammen med et annet selskap, deles i flere selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap. Hvis Kunden ikke samtykker i overdragelse, kan avtalen sies opp med minimum 30 (tretti) kalenderdagers skriftlig varsel. Retten til vederlag etter denne avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelse og ansvar. 7.3 KONKURS, AKKORD E. L. Hvis det i forbindelse med Konsulentens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 7.4 FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 (nitti) kalenderdager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 (femten) kalenderdagers varsel. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. Rammeavtale 2012-11548 Side 13 av 20
8. TVISTER 8.1 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 8.2 FORHANDLINGER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger. 8.3 MEKLING Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. 8.4 DOMSTOLS- ELLER VOLDGIFTSBEHANDLING Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsdommer. De partsoppnevnte voldgiftsdommerne skal innen 1 (en) måned deretter oppnevne voldgiftsrettens tredje medlem, som er voldgiftsrettens leder. For øvrig gjelder reglene i lov om voldgift 14. mai 2004 nr. 25 (voldgiftsloven). Rammeavtale 2012-11548 Side 14 av 20
VEDLEGG 1 KONTRAKTSOBJEKT: Kundens behovsbeskrivelse TJENESTEOMRÅDER: Rammer: Med mindre annet er spesifisert, gjelder følgende: Informasjonsarkitektur for UiOs nettsider: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/nettpublisering/ia/ UiOs designmanual: http://www.uio.no/om/designmanual/ Avtalen skal dekke UiOs behov for webtjenester innenfor følgende tjenesteområder: 1. Informasjonsarkitektur og interaksjonsdesign: I henhold til standardisert metode bistå med struktureringen av nettstedet. Avhengig av hva som avtales i det enkelte tilfelle, bør leveransen som en generell regel bestå i en beskrivelse av foreslått informasjonsarkitektur, interaksjonsdesign med navigasjonsregime, samt eventuell prototype i papir- eller digitalt format. Det kan også bli aktuelt med rådgivning om benevning, logiske emnestrukturer, oppbygging av indekser etc. som ikke er direkte knyttet til oppbygging av ny informasjonsarkitektur. 2. Evaluering: Gjennomføring av ekspertevalueringer, eksempelvis grensesnitt. Brukertester av prototyper, nettsteder eller programvare. Resultatet av evalueringen må foreligge i skriftlig form. 3. Grafiske tjenester: Tilby tjenester knyttet til utseende og visuell kommunikasjon på nettstedet, eventuelt myk koding innenfor oppgitte og avklarte rammer og standarder. Dette kan eksempelvis være utvikling av grafiske elementer (eksempelvis banner, ikoner etc.) eller animasjoner, tilrettelegging av bilder eller multimediefiler, eller utforming av nettsider eller maler. Det skilles mellom oppdrag der UiOs-designmanual skal benyttes og oppdrag der det ikke skal benyttes. Når UiOs publiseringsløsning skal benyttes må designet være innenfor den definerte standard for nettsteder. Rammeavtale 2012-11548 Side 15 av 20
4. Rådgivning: Rådgivning innen brukervennlighet, metodikk og markedsføring innen digitale medier: Rådgivningen kan eksempelvis være knyttet til bruk av statistikk, universell utforming. Rådgivningens form må avtales i det enkelte tilfelle, men kan være skriftlig eller muntlig, som foredrag eller kurs. Det kan også være aktuelt å bestille rådgivingsoppdrag for å øke kompetansenivået til ansatte ved UiO. Dette kan eksempelvis omhandle bruk av prosessveiledning, webledelse eller lignende. Rammeavtale 2012-11548 Side 16 av 20
BILAG TIL VEDLEGG 1: LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE Leverandøren skal utarbeide et bilag som vil bli inntatt i avtalen. Bilaget skal beskrive: For hvert enkelt tjenesteområde leverandøren tilbyr ressurser på o Beskrivelse av leverandørens metodikk og gjennomføringsbeskrivelse. Det skal leveres CV for ressurser som er aktuelle for å utføre bistanden. Leverandøren må forholde seg til kundens rammeverk. Det er konsulentens ansvar å identifisere om bistanden er av en slik art at rammeverkene kommer til anvendelse, og bidra til at riktige resurser hos kunden er informert og kan bistå i planleggingen og oppfølgingen av bistanden. o o Kunden har utarbeidet en desegnmanual. Se http://www.uio.no/om/designmanual/ For bistand der dette er aktuelt skal realisering skje innenfor dette rammeverket Kunden har en teknisk plattform for realisering av løsninger for UiOs nettsted. Se http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/ For bistand der dette er aktuelt skal realisering skje innenfor dette rammeverket Rammeavtale 2012-11548 Side 17 av 20
VEDLEGG 2: PRIS OG BETALINGSBESTEMMELSER Leverandøren bes oppgi timepriser på det personale som blir tilbudt. Det er ønskelig med prising i tre kategorier, der skillet mellom kategoriene er kompetanse og erfaring. Alle priser skal oppgis eks. mva. Pålagte reiser som følger av bistandsbeskrivelsen eller prosjektmandat dekkes etter statens satser. Reiser som ikke er avtalt med kunden godtgjøres ikke. Leverandøren skal synliggjøre eventuelle andre kostnadselementer. Rutiner knyttet til Bestilling og fakturering Når partene er enige om bistandsbeskrivelsen for det enkelte avrop vil Kunden sende en bestilling fra UiOs bestillingssystem. Bestillingen vil referere til rammeavtalen, konkret til bistandsbeskrivelsen og ha et fortløpende bestillingsnummer (E-nummer). Leverandør må være i stand til å motta en bestilling som PDF-vedlegg sendt til en predefinert e-postadresse hos leverandøren. Ved mottak av bestilling fra UiO skal leverandør innen én arbeidsdag bekrefte mottak av bestillingen i form av en ordrebekreftelse (ordrerespons). Denne sendes pr. e-post til den som står oppført som vår kontaktperson i bestillingsskjemaet. Ordrebekreftelsen skal ha referanse til vårt bestillingsnummer (E-nummer). Fakturering: Med mindre annet er spesifisert i bistandsbeskrivelsen skal fakturering skje etterskuddsvis hver måned. Fakturering skal skje på bakgrunn av godkjente timelister og eventuell annen dokumentasjon i tråd med det som er angitt i bistandsbeskrivelsen. Som godkjent faktura regnes faktura som gjør det mulig for oppdragsgiver å kontrollere at det som er fakturert er levert og ellers i samsvar med det som er avtalt og de krav oppdragsgiver har stilt. I tillegg skal faktura ha referanse til vårt bestillingsnummer (E-nummer). UiO forbeholder seg retten til å returnere fakturaer som ikke er korrekt merket. Adressering: UiO planlegger å kunne motta elektroniske fakturaer i EHF-formatet (Elektronisk handelsformat) pr. desember 2012. Fakturaadresse og format på faktura vil presiseres ved avtaleinngåelse. Rammeavtale 2012-11548 Side 18 av 20
VEDLEGG 3 AVROPSBESTEMMELSER OG MINIKONKURRANSER Med utgangspunkt i vedlegg 1, inkludert bilaget Leverandørens løsningsbeskrivelse, utarbeides det en spesifikk bistandsavtale for aktuelt avrop. Det benyttes en avtale for hvert avrop, mal for slik avtale er bilagt dette vedlegget For oppdrag med antatt omfang under 150timer forespørres leverandørene i følgende prioriterte rekkefølge: For hvert tjensteområde: Leverandør 1 Leverandør 2 Leverandør 3 Svarfrist på slik forespørsel er 1 uke. Kriterier for utvelgelse er, i tillegg til prioriteringen gitt over, kvalitet på tildelte ressurser og tilgjengelighet. Alternativt til prioriteringen gitt over og for oppdrag med estimert omfang over 150 timer vil forespørsel bli sendt antatte leverandører med svarfrist 14 dager. Ved behov vil det bli gjennomført intervju med tilbudte ressurser. Tildeling vil skje på bakgrunn av: Personlig egnethet og kompetanse, herunder erfaring og kommunikasjonsferdigheter hos tilbudt ressurs(er) Metodisk tilnærming tilden aktuelle problemstillingen Tilgjengelighet Timepris og estimat for totalomfanget for jobben. Med utgangspunkt i rammeavtalen utarbeides det en spesifikk beskrivelse for hvert avrop. Beskrivelsen skal minimum omfatte: 1) Leveransebeskrivelse med oversikt over a. Referanse til rammeavtalens generiske tilnærmingsbeskrivelse b. Navn og CV på den eller de som skal utføre leveransen c. Eventuelt relevante beskrivelser av leveransens forutsetninger 2) Administrative forhold. a. Spesifikasjon av hvilke ressurser fra leverandøren som skal gjennomføre leveransen. b. Ansvarlig kontaktpersoner fra kunde og leverandør c. Ressursestimat for leveransen d. Varighet Rammeavtale 2012-11548 Side 19 av 20
VEDLEGG 4: ADMINISTRATIVE FORHOLD: Det skal etter avtale gjennomføres statusmøter der leverandør og kunde gjennomgår bruken av avtalen. Dagsorden avtales for hvert enkelt møte. I den spesifikke bistandsavtale for aktuelt avrop vil det avtales spesifikke administrative forhold som er tilpasset til og som gjelder for den konkrete leveransen Rammeavtale 2012-11548 Side 20 av 20