SPECTRUM. Trondheim

SPECTRUM Trondheim 19.10.2016

HVA? HVORFOR? HVORDAN? HVA SKAL VI MED DET?

1994 Collections Trust 100 land, flere oversettelser Ikke en standard som meteren..

SPECTRUM represents a common understanding of good practice for collections management in museums. It contains detailed procedures for managing the processes that an object goes through during its lifecycle in a museum.

SPECTRUM 4.0 - består av to dokumenter Selve standarden som beskriver rutineoppgaver i museet Et appendiks som definerer informasjonselementene som hører til

SPECTRUM 4.0 Standarden Innledning 21 prosedyrer Definisjon Minimumsstandard Flytskjema

SPECTRUM 4.0 Appendikset 45 informasjonsgrupper 483 informasjonselementer Definisjon Hvordan registrere Eksempler Bruk

Object identification information Use to record the core information about an object or group of objects. Units of information: Object number Other number Other number type Brief description Comments Distinguishing features Number of objects Object name Object name currency Object name level Object name note Object name system Object name type Object name/title language Responsible department/section Title Object name/title language Title translation Title type

Object name system Definition How to record Examples Use The classification system from which the Object name is taken. The title of the classification system from which the Object name is taken using punctuation and capitalisation as they appear. Art & Architecture Thesaurus; Nomenclature Record once only for an Object name. Information group Object identification information

Lover og regler, konvensjoner Skriftlige retningslinjer, håndbøker

HVA? HVORFOR? HVORDAN? HVA SKAL DET FØRE TIL?

Hvorfor standardisering? Museumsmeldingen Konsolideringer Digitalisering Programvareutvikling Synliggjøring

Museumsmeldingen signaliserte en faglig vending, standarder som ett av grepene innen forvaltning. Konsolideringene ga sammenslåtte organisasjoner som må samkjøre praksis, og etablere en felles forståelse av oppgaver, et felles fagspråk. Kompetanseutveksling samlingsforvaltningskompetanse bør ikke være bundet til en bestemt organisasjons måte å gjøre ting på, samlingsforvaltere bør kunne komme til et hvilket som helst museum og vite omtrent hvordan ting foregår. Museet bør ikke være redde hvis noen slutter og «tar med seg all kunnskapen». Digitalisering digital teknologi krever presisjon og standardisering for å levere etter potensialet Programvareutvikling forskjellige praksiser gir forskjellige krav til systemer og funksjonalitet, en standard, en felles referanseramme gjør programvareutvikling enklere og mer etterprøvbar. Unngår en del diskusjoner med utspring i marginalt forskjellige praksiser som oppfattes som veldig forskjellige, gjør det enklere å avgjøre om programvaren leverer den funksjonaliteten det skal. Synliggjøring av samlingsforvaltningen, uten at det skal være i konkurranse med andre deler av virksomheten, er det viktig at man kan kommunisere omfanget av de arbeidsoppgavene som til sammen utgjør denne F-en. Særlig viktig når det er behov for prioriteringer.

Hvorfor SPECTRUM? Internasjonalt anerkjent standard Finsk og svensk oversettelse var på vei SPECTRUM var etablert som viktig rettesnor for programvareutviklere

SPECTRUM på norsk Til nå Evaluering (2013-2014) Oversettelse (2014-2015) Publisering (2016) Kulturrådet nasjonal partner (2016) Registrering for nedlasting her: https://response.questback.com/isa/qbv.dll/showquest?questid=4863789 &sid=3jeg82pud6

SPECTRUM på norsk Fremover Fullføre og publisere appendikset på norsk (2016-17) Kartlegge status (2017, 2022) Tilby selvevalueringsverktøy (2017) Primus tilpasset SPECTRUM (2018?) SPECTRUM som referanse ved rapportering

Forventninger (ingen vidunderkur ) Tryggere forankring Mer forutsigbar virksomhet Tydeligere organisasjon Bedre kommunikasjon Enklere å utnytte kompetansen

SPECTRUM Hva er bra med SPECTRUM? Omforent beskrivelse av god samlingsforvaltning Felles fagspråk Systemuavhengig referanse for utvikling av programvare Strukturert måte å beskrive arbeidsprosesser (kan spisses videre) Referanse for et akseptabelt nivå i samlingsforvaltningen Utgangspunkt for å vurdere status og planlegge videre lokalt, regionalt og nasjonalt

Bruke SPECTRUM Tre innfallsvinkler SPECTRUM som strategisk verktøy (ledelsen) SPECTRUM som utgangspunkt for skriftlige veiledninger (fagfolkene) SPECTRUM implementert i programvare (IT-utviklere)

SPECTRUM som strategisk verktøy Spørreundersøkelse om status i forvaltningen i forhold til SPECTRUM Hvilke arbeidsfelt er viktige for museet? Hvordan jobber museet på disse feltene i dag? Har museet nødvendige systemer, kompetanse og ressurser? Selvevalueringsskjema for analyse, planlegging og måling av utvikling Hvilke konkrete krav i SPECTRUM møter museet ikke? Hva skal museet gjøre, hvem skal følge opp og innen hvilken frist?

SPECTRUM som utgangspunkt for faglige veiledninger Anno museum «Nettbasert håndbok i samlingsforvaltning» Varanger museum «Plan, prioritering og rutiner» Norsk Industriarbeidermuseum «SPECTRUM og prioritering av industrielle samlinger» Midt-Troms Museum «Felles samlingsforvaltning for fire museer i Troms» Alle kan benytte SPECTRUM som utgangspunkt

SPECTRUM som systemuavhengig referanse ved IKT-utvikling Støtte til utvikling av programvare i museer krever SPECTRUM i bunnen KulturIT gjør Primus SPECTRUM-tilpasset Museene bruker Primus og følger SPECTRUM halvautomatisk

Hvis museet sliter med Plassmangel Dårlig oversikt over samlingene Lite tilgjengeliggjort for publikum digitalt Kan SPECTRUM være til hjelp?

analyse måling prioritering oppfølging plan

Status - forvaltningen i forhold til SPECTRUM NETTBASERT SPØRREUNDERSØKELSE status på landsbasis hva prioriterer museene hvor trykker skoen utgangspunkt for strategiske satsinger (museumsprogrammer) status i det enkelte museet prioriterte arbeidsoppgaver i museet ressurssituasjon (kompetanse, tid, verktøy) utgangspunkt for detaljert analyse, planlegging og utvikling

Delstrategi 1 Forberedelse til ervervelse 2 Mottak av objekter 3 Innlån 4 Ervervelse og aksesjon 5 Inventarkontroll 6 Plassering og flytting 7 Transport 8 Katalogisering 9 Tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse 10 Konservering og bevaring av samlinger 11 Risikostyring 12 Forsikrings- og garantiordninger 13 Verdifastsetting 14 Revisjon 15 Rettighetshåndtering 16 Bruk av samlingene 17 Utlevering av objekter 18 Utlån 19 Tap og skade 20 Avhending, destruksjon og deaksesjon 21 Retrospektiv dokumentasjon Policy to guide the procedure Forum/org. ansvar/ forankring Avtale Vedtekter Handlingsplaner Håndbok/rutinebeskrivelser/retningslinjer Mandat Veiledning IKT-verktøy Etablert praksis Prosjekt

STATUS MUSEETS SAMLINGSFORVALTNING I FORHOLD TIL SPECTRUM Skjemaet stiller 8 spørsmål til hver av prosedyrene. Spørsmålene stilles som følger: I hvilken grad? Svarene gis på en skala fra 1 til 5, som betyr: 1) nei/ikke i det hele tatt 2) i liten grad 3) delvis (=minimumsstandard møtes) 4) i stor grad 5) ja/fullt ut 1 Forberedelse til ervervelse 2 Mottak av objekter 3 Innlån 4 Ervervelse og aksesjon 5 Inventarkontroll 6 Plassering og flytting 7 Transport 8 Katalogisering 9 Tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse 10 Konservering og bevaring av samlinger 11 Risikostyring 12 Forsikrings- og garantiordninger 13 Verdifastsetting 14 Revisjon 15 Rettighetshåndtering 16 Bruk av samlingene 17 Utlevering av objekter 18 Utlån 19 Tap og skade 20 Avhending, destruksjon og deaksesjon 21 Retrospektiv dokumentasjon er prosedyren relevant? møter museet standarden? dekkes prosedyren av policydokumenter? beskriver prosedyren ønsket praksis? dekkes prosedyren av skriftlige veiledninger? har museet kompetanse? har museet ressurser? støtter IKT-verktøy prosedyre

er prosedyren relevant? møter museet standarden? 1 Forberedelse til ervervelse 5 3 2 Mottak av objekter 5 3 3 Innlån 2 1 4 Ervervelse og aksesjon 5 3 5 Inventarkontroll 5 3 6 Plassering og flytting 5 2 7 Transport 3 3 8 Katalogisering 5 2 9 Tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse 5 5 10 Konservering og bevaring av samlinger 5 2 11 Risikostyring 5 1 12 Forsikrings- og garantiordninger 3 1 13 Verdifastsetting 3 1 14 Revisjon 5 1 15 Rettighetshåndtering 4 2 16 Bruk av samlingene 5 2 17 Utlevering av objekter 2 1 18 Utlån 2 3 19 Tap og skade 5 1 20 Avhending, destruksjon og deaksesjon 5 1 21 Retrospektiv dokumentasjon 5 2

Selvevalueringsverktøy - utvikle SPECTRUM som selvevalueringsverktøy Alle prosedyrenes minimumsstandarder omgjøres til spørreskjema Mulig å gå gjennom hele eller deler av samlingsforvaltningen Mulig å hente ut statusrapporter Mulig å hente ut lister over ting å gjøre, med ansvarlige, frister etc. Excel a la Benchmarks 2.0

1 Forberedelse til ervervelse Håndtere og dokumentere vurderinger av mulige ervervelser, før objektene ankommer museet. Museet skal ha en policy for forberedelsene til ervervelse av objekter og tilhørende dokumentasjon. Prosedyren for forberedelse til ervervelse skal sørge for STATUS OPPFØLGING FRIST ANSVARLIG at giver/selger/deponent gjøres kjent med museets policy for ervervelse og hvilke betingelser som stilles ved mottak av objekter NEI FØLGES OPP 1 ÅR at museet er innforstått med mengden og typen materiale som tilbys DELVIS FØLGES OPP leder samlingsavdeli ng NOTAT OM OPPFØLGING policy pluss info nettsider 6 MÅNEDER inntakskomite se neste punkt at museet vurderer konsekvensene av tilveksten med tanke på plassbehov, arbeidsinnsats, økonomiske, juridiske og konserveringsmessige forhold NEI FØLGES OPP at utgravningsområdet (ved feltarbeid) eller samlingen(e) (ved arv eller kjøp) får et unikt aksesjonsnummer JA at det blir avtalt en forventet overleveringsdato og at ansvaret for objektene under transport er avklart JA Museet skal ha en policy for forberedelsene til ervervelse av objekter og tilhørende dokumentasjon. NEI FØLGES OPP 6 MÅNEDER 6 MÅNEDER magasinqnsvarl ig, dokumentasjon sansvarlig ledergruppa ny rutinebeskrivelse ny policy for samlingsutvikling

2 Mottak av objekter Håndtere og dokumentere mottak av objekter og tilhørende informasjon som ikke er del av samlingene. Objekter museet ikke allerede har gitt et objektnummer skal håndteres i tråd med denne prosedyren. Museet skal ha en policy for mottak og deponering av objekter. Prosedyren for mottak av objekter skal sørge for STATUS OPPFØLGING FRIST ANSVARLIG at betingelsene for å ta i mot objektene blir avklart DELVIS FØLGES OPP at museet gir objektene, eller grupper av objekter som hører sammen, unik identifikasjon DELVIS FØLGES OPP at museet kan gjøre rede for alle objektene det overtar ansvaret for DELVIS FØLGES OPP at tidligere eier, eller den som leverer inn objektet, får en kvittering JA at museet avklarer ansvaret som følger av å ta imot objektene DELVIS FØLGES OPP at mottaket begrunnes JA at det blir satt en dato for eventuell tilbakelevering eller fornying av avtalen JA at museet legger til rette for at objektene kan returneres til eier eller utlåner som avtalt at objekter og tilhørende dokumentasjon kan kontrolleres og sammenholdes med eventuelle avtaler, inventarlister og annen dokumentasjon DELVIS at det juridiske eierskapet avklares dersom JA FØLGES OPP NOTAT OM OPPFØLGING 6 MÅNEDER registrar ny rutinebeskrivesle 6 MÅNEDER registrar ny rutinebeskrivesle 6 MÅNEDER inntakskomite ny rutinebskrivelse 6 MÅNEDER registrar ny rutinebeskrivelse

100% SAMLINGSUTVIKLING 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 33% 42% 20% 22% 10% 0% JA DELVIS NEI VET IKKE 3%

100% 50% 0% Forberedelse til ervervelse 2016 50% 33% 17% 0% JA DELVIS NEI VET IKKE 100% 50% 0% Mottak av objekter 2016 38% 54% 8% 0% JA DELVIS NEI VET IKKE 100% 50% 0% Ervervelse og aksesjon 2016 56% 33% 0% 11% JA DELVIS NEI VET IKKE 100% 50% 0% Avhending, destruksjon og deaksesjon 2016 100% 0% 0% 0% JA DELVIS NEI VET IKKE

OPPFØLGINGSPUNTKER SAMLINGSUTVIKLING Forberedelse til ervervelse Forberedelse til ervervelse Forberedelse til ervervelse at giver/selger/deponent gjøres kjent med museets policy for ervervelse og hvilke betingelser som stilles ved mottak av at museet er innforstått med mengden og typen materiale som tilbys at museet vurderer konsekvensene av tilveksten med tanke på plassbehov, arbeidsinnsats, økonomiske, juridiske og konserveringsmessige forhold NEI 19. oktober 2017 leder samlingsavdeling policy pluss info nettsider DELVIS 17. april 2017 inntakskomite se neste punkt NEI 17. april 2017 magasinqnsvarlig, dokumentasjonsansva rlig ny rutinebeskrivelse Forberedelse til ervervelse Museet skal ha en policy for forberedelsene til ervervelse av objekter og tilhørende dokumentasjon. NEI 17. april 2017 ledergruppa ny policy for samlingsutvikling Mottak av objekter at betingelsene for å ta i mot objektene DELVIS 19. oktober 2016 Mottak av objekter at museet gir objektene, eller grupper av DELVIS 17. april 2017 registrar ny rutinebeskrivesle objekter som hører sammen, unik identifikasjon Mottak av objekter at museet kan gjøre rede for alle objektene det overtar ansvaret for DELVIS 17. april 2017 registrar ny rutinebeskrivesle Mottak av objekter Mottak av objekter Mottak av objekter Mottak av objekter Ervervelse og aksesjon at museet avklarer ansvaret som følger av å ta imot objektene at objekter og tilhørende dokumentasjon kan kontrolleres og sammenholdes med eventuelle avtaler, inventarlister og annen at kjerneinformasjon om objektet blir registrert, med tanke på senere utfyllende dokumentasjon Museet har en policy som dekker forberedelsene for aksesjon av objekter og tilhørende dokumentasjon. at ervervelses- og aksesjonsprosessen blir dokumentert og arkivert DELVIS 17. april 2017 inntakskomite ny rutinebskrivelse DELVIS 17. april 2017 registrar ny rutinebeskrivelse DELVIS 17. april 2017 registrar/kuratorer bakes inn i ny standard avtale NEI 19. oktober 2017 ledergruppa skrives inn i nytt policydokument. NEI 17. april 2017 registrar/kurator ny rutinebeskrivelser Ervervelse og aksesjon at givere er informert om hvilke betingelser museet knytter til aksept av gaven VET IKKE 18. november 2016 inntakskomite info ut på nett og i ny std. Kontrakt

er prosedyren relevant? møter museet standarden? 1 Forberedelse til ervervelse 5 3 2 Mottak av objekter 5 3 3 Innlån 2 1 4 Ervervelse og aksesjon 5 3 5 Inventarkontroll 5 3 6 Plassering og flytting 5 2 7 Transport 3 3 8 Katalogisering 5 2 9 Tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse 5 5 10 Konservering og bevaring av samlinger 5 2 11 Risikostyring 5 1 12 Forsikrings- og garantiordninger 3 1 13 Verdifastsetting 3 1 14 Revisjon 5 1 15 Rettighetshåndtering 4 2 16 Bruk av samlingene 5 2 17 Utlevering av objekter 2 1 18 Utlån 2 3 19 Tap og skade 5 1 20 Avhending, destruksjon og deaksesjon 5 1 21 Retrospektiv dokumentasjon 5 2

er prosedyren relevant? møter museet standarden? 11 Risikostyring 5 1 14 Revisjon 5 1 19 Tap og skade 5 1 20 Avhending, destruksjon og deaksesjon 5 1 12 Forsikrings- og garantiordninger 3 1 13 Verdifastsetting 3 1 3 Innlån 2 1 17 Utlevering av objekter 2 1 6 Plassering og flytting 5 2 8 Katalogisering 5 2 10 Konservering og bevaring av samlinger 5 2 16 Bruk av samlingene 5 2 21 Retrospektiv dokumentasjon 5 2 15 Rettighetshåndtering 4 2 1 Forberedelse til ervervelse 5 3 2 Mottak av objekter 5 3 4 Ervervelse og aksesjon 5 3 5 Inventarkontroll 5 3 7 Transport 3 3 18 Utlån 2 3 9 Tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse 5 5

For eksempel Lag en håndbok Send folk på kurs Sikre nødvendig kompetanse ved nyansettelse Form policydokumenter

100% Samlingsutvikling 2016 og 2018 90% 80% 70% SAMLINGSUTVIKLING 2018; JA; 66% 60% 50% 40% 30% 20% SAMLINGSUTVIKLING 2016; 33% SAMLINGSUTVIKLING 2018; DELVIS; 34% SAMLINGSUTVIKLING 2016; 22% SAMLINGSUTVIKLING 2016; 42% 10% 0% SAMLINGSUTVIKLING SAMLINGSUTVIKLING 2016; SAMLINGSUTVIKLING 3% 2018; NEI; 0% 2018; VET IKKE; 0% JA DELVIS NEI VET IKKE

100% 50% 0% 100% 50% 0% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 33% 38% 56% 17% JA DELVIS NEI VET IKKE 54% 50% 8% Forberedelse til ervervelse JA DELVIS NEI VET IKKE 0% 0% Mottak av objekter 2016-2018 JA DELVIS NEI VET IKKE 0% 0% 33% 100% JA DELVIS NEI VET IKKE 0% 11% 0%

møter museet standarden møter museet standarden 2018? er prosedyren relevant? 2016? 11 Risikostyring 5 1 3 14 Revisjon 5 1 3 19 Tap og skade 5 1 3 20 Avhending, destruksjon og deaksesjon 5 1 4 12 Forsikrings- og garantiordninger 3 1 2 13 Verdifastsetting 3 1 2 3 Innlån 2 1 1 17 Utlevering av objekter 2 1 1 6 Plassering og flytting 5 2 2 8 Katalogisering 5 2 4 10 Konservering og bevaring av samlinger 5 2 3 16 Bruk av samlingene 5 2 3 21 Retrospektiv dokumentasjon 5 2 3 15 Rettighetshåndtering 4 2 3 1 Forberedelse til ervervelse 5 3 3 2 Mottak av objekter 5 3 3 4 Ervervelse og aksesjon 5 3 3 5 Inventarkontroll 5 3 5 7 Transport 3 3 3 18 Utlån 2 3 2 9 Tilstandsvurdering og teknisk bedømmelse 5 5 2

Andre ressurser Standarder, metoder og veiledninger Benchmarks 2.0 Prioritering i bygningssamlinger Vurdering av samlinger (Signifcance etc.) Retningslinjer for prioritering, avhending og destruksjon (som den egentlig bør hete) M. fl.

Takk til! Haugalandmuseene Vestfoldmuseene Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design Museene i Sør-Trøndelag Anno museum Bymuseet i Bergen Norsk Industriarbeidermuseum Midt-Troms museum, Norsk Teknisk Museum Norsk Folkemuseum Naturhistorisk museum, UiO Og alle andre som har besvart spørreundersøkelser, diskutert, oversatt på egen hånd tatt i bruk osv.

Per Øyvind Riise

Og alt som ikke har blitt riktig - ta det med: bard.bie-larsen@kulturradet.no