Årsplan 2011-2013 Institutt for medisinske basalfag 31. mars 2011 JGB, EHM
INNLEDNING Instituttrådet ved Institutt for medisinske basalfag (IMB) vedtok 2010 en intern strategisk plan, forenlig med UiOs og Det medisinske fakultetets strategiske planer. Planen definerer 7 hovedområder for forskning. Bredden av områdene er tilstrekkelig til å ivareta behovet for forskningsbasert undervisning. IMB vil konsentrere sin virksomhet innenfor de 7 utvalgte områdene. Andre aktiviteter vil ikke bli videreført. Graden av konsentrering av ressurser bestemmes bare delvis på instituttnivå (faste vitenskapelige stillinger, interne stipendiater, fordeling av instituttets arealer, utstyrs- og driftsmidler og øvrige ressurser). Øvrige faktorer, med stor påvirkningskraft, er fakultetets og UiOs sentrale satsinger, samt ekstern finansiering. IMB er ikke pålagt å ha en årsplan. Instituttledelsen ser imidlertid et behov for å ha en rullerende årsplan med årlig revidering. IMBs årsplan følger UiOs og fakultets hovedmål 1 5: 1. Et grensesprengende universitet 2. Læringsuniversitetet 3. Et samfunnsengasjert universitet 4. Et handlekraftig universitet 5. Det gode universitetet IMBs årsplan trekker ut hovedmomenter i UiOs og fakultetets strategi og beskriver tiltak som en oppfølging av strategiene. Tiltak i Det medisinske fakultets årsplan som er relevante for instituttet er også tatt med, tilpasset instituttets ståsted. UiOs årsplan angir en hovedprioritering hvert år. For de 3 første årene er studiekvalitet, internasjonalisering og innovasjon valgt ut som hovedprioriteringer. Disse hovedprioriteringene følges av Det medisinske fakultet og IMB. IMB følger opp satsingen på studiekvalitet gjennom en arbeidskrevende innsats innen gjennomføring av nye evaluerings-/eksamensformer og gjennom bidrag til utvikling av egne e- læringsløsninger eller implementering av tilgjengelige applikasjoner for ulike digitalt støttede læringsformer. IMB følger opp fakultetets tiltak fortløpende. Utvalgte søknader om midler til spesielle tiltak koordineres av instituttledelsen i samarbeid med instituttets Forum for undervisningsledere. IMB følger også opp forbedringer av forskerutdanningen og har etablert en PhD koordinatorfunksjon. Instituttet vil opprettholde og videreutvikle sine betydelige bidrag til fakultetets kursprogram innen forskerutdanning. Som et resultat av en gjennomgang av organisasjonsstrukturen ved fakultetet har IMB innført et nytt mellomledernivå med delegert myndighet og oppgaver. IMB ser i tillegg et behov for å utarbeide funksjonsbeskrivelser med klart definerte mandater for forskningsgruppeledere, faglige ledere og undervisningsledere (utover de mandat som allerede er definert av fakultetet). I 2011 vil en hovedoppgave for IMB, som for fakultetet som helhet, være oppfølging av nye mellomledere, men også øvrige sentrale funksjoner. Dette gjelder på viktige områder som økonomi, personal, innkjøp og HMS. Den nye organisasjonsstrukturen har resultert i flere administrative oppgaver på instituttnivå. For at dette ikke skal gå ut over primæroppgavene til IMBs forskningsgrupper kreves både en optimalisering av instituttets sentrale støttefunksjoner og evt. andre tiltak for å avlaste gruppene. Gjennom prosessen for internt handlingsrom på UiO har fakultetet planer om å gjennomføre en intern omfordeling av ressursene. IMB har med dette som utgangspunkt forventninger om en styrking av administrative støttefunksjoner på instituttnivå med utgangspunkt i forskningsgruppenes behov. 2
Et grensesprengende universitet UiOs strategiske mål 1: Universitetet i Oslo skal fremme grensesprengende forskning, utdanning og formidling og være en etterspurt internasjonal samarbeidspartner. Tematiske områder Satsingsområder Strategiske partnerskap Infrastrukturutvikling Rekrutteringspolitikk Instituttet skal medvirke til å utvikle og gjennomføre fakultetets forskningssatsinger Tiltak: Endringer i praksis for publiseringer Fakultetet skal utvikle en strategi for publisering. Strategien skal prioritere kvalitet i internasjonalt anerkjente tidsskrifter og forlag, men også legge vekt på økt volum der lavt volum er et problem. Publisering skal være en del av ledernes dialog med de vitenskapelige ansatte. Ansvar: Nestleder Tiltak: Oppfølging av NFRs evaluering av biologi, medisin og helsefag NFR gjennomfører en fagevaluering av biologi, medisin og helsefag i 2010-2011. Frist for gjennomføring: 2013 2011: Plan for oppfølging av evalueringen skal foreligge 2012: Konkretisering av planen mot eventuelle svake områder 2013: Implementering av eventuelle oppfølgingspunkter Ansvar: Instituttleder og nestleder Tiltak: Evaluering av inndelingen i stedkoder/forskningsenheter, identifisere alternative tiltak for optimal utnyttelse av faglige ressurser. Ansvar: Instituttleder og nestleder Instituttet skal styrke sin posisjon i konkurransen om ekstern finansiering Tiltak: Økt innhenting av midler fra eksterne kilder Iverksette tiltak for å styrke forskningsgruppenes muligheter til å oppnå en større andel innvilgede prosjektsøknader, med særlig vekt på EUs og NFRs ulike programmer. Oppfølging av tiltak fra fakultetet og UiO sentralt. Egne tiltak. Frist for gjennomføring: 2013 2011: Oppfølging og styrking av SFF-søknader, identifisere muligheter til stimulering av andre søknader 2012: Oppfølging av EU-søknader Ansvar: Instituttleder og nestleder 3
Instituttet skal formidle faglige argumenter og forholde seg aktivt til institusjoner som er relevante for forskningsfinansieringen Tiltak: Medvirke til utforming av forskningsprogrammer og utlysninger og katalysere utformingen av søknader fra forskningsgruppene Forskningsgruppeledere ved IMB skal i kraft av faglig ekspertise opprettholde og utvikle kontakter med EU-kommisjonen, NFR og andre sentrale forskningsfinansierende enheter. Dette arbeidet inkluderer, så langt den enkelte har kapasitet, deltagelse i forberedelser til etablering av nye forskningsprogrammer og evalueringer av søknader. Frist for gjennomføring: 2013 November 2011: Evaluering av medvirkningen Februar hvert år: Plan for mer effektiv medvirkning November hvert år: Evaluering av medvirkningen Ansvar: Instituttleder og nestleder Instituttet skal systematisk arbeide for å etablere, evaluere og videreføre eller avvikle felleslaboratorier, kompetansesentre og kjernefasiliteter for forskning Tiltak: Kartlegge eksisterende aktiviteter Kartleggingen skal omfatte aktiviteter som er etablert eller er under planlegging. Kartleggingen skal også omfatte tilknyttede virksomheter (utenfor IMBs linje) med lokalisering i instituttets lokaler. Aktivitetene inkluderer: Norsk Transgensenter (med målsetting om samarbeid med Institutt for klinisk medisin og Helse SørØst). Smådyr - PET/CT enhet Norsk Senter for Stamcelleforskning Letten Research Center Under planlegging: Oslo biostatistisk senter - en felles enhet for biostatistikk ved UiO MedFak (representert ved IMB) og OUS, med henblikk på å hente ut synergier av samorganisering. Ansvar: Nestleder Tiltak: Plan for etablering, evaluering og videreføring av aktiviteter Plan utarbeides med utgangspunkt i kartleggingen. Frist for gjennomføring: Juni 2012 Ansvar: Instituttleder og nestleder 4
Instituttet skal gjennomføre tilsettingsprosesser i faste vitenskapelige stillinger på en optimal måte Tiltak: Evaluere tidligere prosesser og legge planer for optimal gjennomføring av nye tilsettingsprosesser Arbeidet utføres med utgangspunkt i instituttets prioritering av utlysninger av faste vitenskapelige stillinger. Frist for gjennomføring: Mai 2011 5
Læringsuniversitetet UiOs strategiske mål 2: Universitetet i Oslo skal tilby forskningsbasert utdanning på linje med de fremste internasjonale læresteder. Forskningsbasert undervisning Videreutvikling av undervisningen Nye eksamensformer Forskerutdanningen Progresjon i doktorgradsprosjektene Tiltak: Koordinerte satsinger innenfor utvikling av undervisningen, inkludert e-læring IMBs Forum for undervisningsledere foretar prioriteringene fortløpende. En del av undervisningsbudsjettet er holdt av i en felles pott. Det er et mål å koordinere investeringer og satsinger i samarbeid med fakultetet. Frist for gjennomføring: Følger fakultets frister, 2011 Ansvar: Instituttleder Tiltak: Ferdigstille renovert og modernisert biokjemi-kurssal Biokjemi-kurssalen har fått nytt gulvbelegg og det er foretatt en grundig opprydding. Det er et mål å installere nytt AV-utstyr og gjøre andre tilpasninger for å få en velfungerende kurssal som åpner for studiekvalitetsforbedringer. Frist for gjennomføring: September 2011 Ansvar: Instituttleder, undervisningsleder Tiltak: Plan for innfasing av økt antall studenter i ernæringsstudiet Opptaket ved ernæringsstudiet er økt til 35 studieplasser. IMB tilføres nye ressurser. Avdeling for ernæring utarbeider planer for nye stillinger og andre tiltak. Instituttet simulerer ulike inntekts- og kostnadsvarianter. Frist for gjennomføring: September 2011 April 2011: Skisse, ressursoversikt, første tiltak Juni 2011: Revidert skisse September 2011: Endelig plan Ansvar: Instituttleder, administrasjonssjef, faglig leder Tiltak: Evaluering av oppstart av forskerutdanningen IMB har som det første instituttet ved fakultetet etablert en PhD koordinatorfunksjon. Oppgavene og rammebetingelsene for arbeidet evalueres og plan for evt. justeringer utarbeides. Frist for gjennomføring: 2012 Juni 2011: Evaluering November 2012: Plan ferdigstilt Ansvar: Instituttleder, PhD koordinator 6
Tiltak: Kvalifikasjonsrammeverket for forskerutdanningen Kvalifikasjonsrammeverket for forskerutdanningen skal implementeres. Dette skal forberedes med en gjennomgang av utdanningens kvalitet, gjennomføring og relevans. Veiledning og kurstilbud med vekt på generelle ferdigheter vil stå sentralt. Frist for gjennomføring: 2012 2011: Gjennomgangen skal være foretatt 2012: Implementering Ansvar: Arbeidet ledes av forskningsdekan, ansvarlig ved IMB er PhD koordinator 7
Et samfunnsengasjert universitet UiOs strategiske mål 3: Universitetet i Oslo skal gjennom aktiv dialog og samarbeid bidra til at forskningsbasert kunnskap kommer til anvendelse for å løse det 21. århundrets store samfunnsutfordringer. Formidling og dialog med samfunnet Open access publisering Web som kommunikasjonskanal Innovasjon og kunnskapsoverføring til næringslivet Instituttet skal forbedre informasjon om virksomheten for alle grupper mottagere Tiltak: Utrulling av ny IMB - web Prosjektet er en del av UiOs webprosjekt og har en egen prosjektstyring. Prosjektet er omfattende og gir en betydelig forbedring i forhold til generell formidling, nyheter og forskningsinformasjon. IMB følger opp alle deler av prosjektet fortløpende. Frist for gjennomføring: Juni 2011 Ansvar: Instituttleder, nettredaktør Instituttet skal legge forholdene til rette for innovasjon Tiltak: Avtaler og betingelser for oppstartsbedrifter IMB har avtaler med flere oppstartsbedrifter. Det inngås faglige samarbeidsavtaler og avtaler for kostnadsdekning for bruk av instituttets utstyr, infrastruktur og arealer. Eksisterende opplegg evalueres og plan for evt. justert opplegg utarbeides. Frist for gjennomføring: 2012 Mars 2012: Evaluering avsluttet Juni 2012: Plan utarbeidet November 2012: Plan implementert 8
Et handlekraftig universitet UiOs strategiske mål 4: Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktivitetene. Faglige prioriteringer og omprioriteringer Kvalitet og betingelser Lederskap Administrasjon og serviceenheter Nybygg og oppgraderinger av bygg Instituttet skal videreutvikle en effektiv og profesjonell forvaltning og administrasjon Tiltak: Internt handlingsrom administrativ utvikling Gjennom prosjektet internt handlingsrom bidra til å identifisere tiltak for å oppnå mest mulig effektiv administrasjon samt styrket kvalitet i administrative leveranser. Oppfølging av tiltak fra fakultetet og UiO sentralt. Egne tiltak. Frist for gjennomføring: 2013 Analyse og plan innen juni 2011 Tiltak: Implementering av HR-portal for alle ansatte Gi støtte til de nye mellomlederne og andre ansatte i forbindelse med innfasing av ny HRportal. Frist for gjennomføring: April 2011 Tiltak: Sikre effektive og profesjonelle anskaffelsesprosesser fra bestilling til fakturabehandling. Effektivisere og profesjonalisere anskaffelsesprosesser gjennom optimal bruk av innkjøpssystemet og oppfølging av planlagte anskaffelser over kr. 100 000. Effektivisere fakturaflyt gjennom optimal bruk av innkjøpssystemet, samt kartlegging og oppfølging av årsaker til manuell avviksbehandling for faktura. Tiltak: Oppfølging av linjelederes oppgaver relatert til budsjettdisponeringsmyndighet Sikre effektiv arbeidsflyt og håndtering på riktig nivå. Frist for gjennomføring: Juni 2011 Tiltak: Forbedre økonomirapporteringen på ulike nivåer Forbedre og standardisere rapporter til forskningsgruppeledere. Innføre månedlig regnskapsrapportering til fakultetet og instituttledelsen i tillegg til tertialrapportering. Frist for gjennomføring: 2012 9
Mars 2011: månedlige rapporter til fakultetet September 2011: behovsanalyse forskningsgruppeledere November 2011: utrulling første versjon av nytt rapportformater Tiltak: Styrke personaladministrasjonen Sikre effektiv saksbehandling, god lederstøtte og rask oppfølging av personalsaker. Analyse og plan innen juli 2011 Instituttet skal tilstrebe optimal utnyttelse og organisering av felles servicetjenester Tiltak: Analysere bruk av servicetjenestene og utarbeide plan for videre utvikling Gjennomgå bruken av tjenestene og utarbeide plan for videre utvikling av tjenestene (Komparativ medisin, Mekanisk verksted, Elektronisk verksted, IT) for å sikre at ressursbruken er optimal og i tråd med instituttets langsiktige mål. Frist for gjennomføring: 2012 August 2011: Komparativ medisin November 2011: IT November 2012: Mekanisk verksted og Elektronisk verksted Instituttet skal tilstrebe optimal organisering av ingeniørfaglig støtte til forskning og undervisning Tiltak: Avdelingsvis gjennomgang av innplasseringen av ingeniørene i nye stedkoder Gjennomgangen skal ta utgangspunkt i virksomhetens behov og den enkelte ingeniørs kompetanse. I utgangspunktet 0,5 ingeniørstilling per forskningsgruppe med mulighet for høyere andel i grupper med spesielt høy produksjon. Avdelingsvis gjennomgang ledet av faglig leder. Frist for gjennomføring: Juni 2011 Ansvar: Instituttleder og faglige ledere Instituttet skal tilstrebe optimal utnyttelse av arealer og fase inn nye arealer i tilbygg til Domus Medica fra høsten 2012 Tiltak: Avdelingsvis arealgjennomgang og plan for tilpasninger i bruk av arealene Kartlegging av bruken av arealene i eksisterende bygg etterfulgt av vurdering av behov for tilpasning mellom antall ansatte og produksjon i gruppene og arealtilgang. Romkomité i hver avdeling, ledet av faglig leder eller oppnevnt av faglig leder. Frist for gjennomføring: Juni 2011 Ansvar: Instituttleder og faglige ledere 10
Tiltak: Plan for innfasing av av nye laboratoriearealer i tilbygg til Domus Medica Laboratoriearealene i tilbygget som forventes ferdigstilt høsten 2012 er planlagt for to hovedaktiviteter: imaging og vevsprosessering. Innfasing av disse vil utløse synergier og arealgevinster i eksisterende bygningsmasse. Planen utarbeides parallelt med den avdelingsvise arealgjennomgangen. Frist for gjennomføring: Juni 2011 Ansvar: Instituttleder og faglige ledere Tiltak: Etablering av ny Avdeling for komparativ medisin i tilbygg til Domus Medica. Kontinuere evaluering av driften av Komparativ medisin med henblikk på optimalisering og tilpasning til ny og utvidet virksomhet i tilbygg fra høsten 2012. Ansvar: Instituttleder og nestleder Tiltak: Prosjektsamarbeid med Teknisk avdeling Kontinuere det nyetablerte prosjektsamarbeidet med Teknisk avdeling. Melde inn behov for bygningsmessige endringer til fakultetets årlige møter med Teknisk avdeling. April 2011: plan til møte med TA Løpende: prosjektsamarbeid 11
Det gode universitetet UiOs strategiske mål 5: Universitetet i Oslo skal legge til rette for at studenter og ansatte skal realisere sitt potensial i et godt arbeids- og læringsmiljø Ledelsesfunksjoner: roller og ansvar Oppfølging av ansatte Ansattes medvirkning Helse, miljø og sikkerhet Instituttet skal sikre tydelige ledelsesfunksjoner for alle deler av virksomheten Tiltak: Lederopplæring for linjeledere Det vil bli gjennomført grunnleggende lederopplæring innen økonomi, personal, anskaffelser og HMS. Frist for gjennomføring: April 2011. Tiltak: Utarbeide rolle- og funksjonsbeskrivelser for alle styringsrelevante roller og funksjoner Funksjonsbeskrivelser vil bli utarbeidet i samråd med instituttrådet og vil bli nedfelt i organisasjonsstrukturen for å bidra til tydelighet omkring ansvar, oppgaver og fullmakter som ligger til ulike roller. Frist for gjennomføring: Mai 2011 Instituttet skal fremme engasjement og gjensidig utveksling av informasjon og kunnskap Tiltak: Evaluering av arenaer for informasjonsformidling, diskusjon og samhandling Evaluere og videreutvikle instituttets ulike fora for samhandling og dialog mellom ledelse og medarbeidere, og mellom medarbeidere i ulike grupper. I tillegg til obligatoriske råd og utvalg (instituttråd og LAMU) har IMB etablert følgende forum: Forum for faglige ledere (FOFLE), møtes ca. 15 ganger per år (fra 2009) Forum for undervisningsledere (FUNDLE), møtes 2-4 ganger per år (fra ultimo 2009) Oppfølgingsmøter med serviceavdelingene Ingeniørforum (4-6 samlinger per år) Administrativt forum (4 6 samlinger per år) Andre fora som har vært i funksjon i perioder i løpet av 2009 og 2010 omfatter: Strategiarbeidsgrupper Seminarer for forskningsgruppeledere med fokus på gruppelederrolle og HMSoppgaver 12
Instituttet skal fremme muligheter for profesjonell og faglig utvikling Tiltak: Fordeling av ansvar for oppfølging av behov for kompetanseutvikling Utarbeide en plan med fordeling av ansvar (forskningsgruppeleder, linjeleder, faglig leder, administrasjonssjef, instituttleder) for oppfølging av de ansattes behov for kompetanseutvikling. I påvente av slik plan videreføre alle eksisterende tiltak for kompetanseutvikling, inkludert ingeniørforum og stipendordning for laboratorieingeniører. Tiltak: Kartlegging av individuelle behov for kompetanseutvikling og oppfølging Gjennom den nye lederstrukturen skal alle ansatte få tilbud om årlig medarbeidersamtale. Medarbeidersamtalene skal kartlegge den enkeltes behov for kompetanseutvikling og oppfølging. Ansvar: Ledere med personalansvar Instituttet skal fremme opplevelse av tilhørighet og fellesskap Tiltak: Evaluering av felles arrangement og samlinger Evaluere og videreutvikle instituttets ulike felles arrangement og samlinger, inkludert: Allmøter etter hvert instituttrådsmøte (5 møter per år) Felles ryddedag (2 ganger per år) Markeringer av jubileer, utmerkelser og andre begivenheter Frist for gjennomføring: 2012 IMB konferanse 2011 I forbindelse med UiOs 200-årsjubiluem, arrangere en intern konferanse som presenterer alle forskningsområder ved IMB. Frist for gjennomføring: September 2011 April 2011: etablere arrangementskomité Juni 2011: ferdigstille program og logistikk Instituttet skal gjennomføre et systematisk arbeid innen helse, miljø og sikkerhet Tiltak: Gjennomføre handlingsplan for laboratoriesikkerhet Instituttets handlingsplan omfatter funksjonsbeskrivelser for roller, risikovurderinger, kjemikalieregistrering, dokumentasjon av rutiner og prosedyrer, avfallshåndtering og avvikshåndtering. trinnvis i henhold til plan 13
Evaluere og avgrense funksjoner utøvd at HMS-koordinator HMS-koordinator har sammensatte oppgaver som evalueres og avgrenses i forhold til øvrige roller i instituttets organisering av HMS. Frist for gjennomføring: 2012 14