AVTALE OM DRIFT AV XXX STATLIG MOTTAK FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE ASYLSØKERE [ NAVN PÅ DRIFTSOPERATØR] Organisasjonsnummer: OG UTLENDINGSDIREKTORATET Organisasjonsnummer: 974760746 1
1. Avtalepartene og avtalens gjenstand Det er inngått avtale mellom --------------, organisasjonsnummer ---------------------, (driftsoperatør) og Utlendingsdirektoratet, organisasjonsnummer----------------------, (UDI) om drift av - ------ statlige mottak (mottaket). [Fylles ut hvis det er aktuelt: Den etterfølger tidligere avtale av [dato] ] Mottaket skal kunne stille til disposisjon xxx plasser for enslige mindreårige asylsøkere. Av disse plassene er --- faste og ---- stykkprisplasser. Mottaket skal ha selvhusholdning. [Dette punktet tilpasses den enkelte avtale, ref konkurransegrunnlagets pkt 1] I tillegg er driftsoperatør under hele avtaleperioden forpliktet til å innfri følgende tilleggsopsjoner: 1. Innen 30 dager etter skriftlig varsel fra UDI å stille opsjonstrinn I med 10 faste plasser til disposisjon. 2. Innen 60 dager etter oppstart av opsjonstrinn I og etter skriftlig varsel fra UDI å stille opsjonstrinn II med ytterligere 10 faste plasser til disposisjon. Mottakets hovedadresse er xxx med gårds- og bruksnummer xxx. 2. Avtalens formål og innholdsmessige rammer Denne avtalen er et ledd i statens arbeid med å opprettholde et mottaksapparat for asylsøkere og flyktninger. Den skal sikre et midlertidig og nøkternt, men tilfredsstillende botilbud for personer som søker asyl i Norge. Denne driftsavtalen inngår som en del av et apparat av mange mottak. Mottakene innenfor apparatet vil ha ulike funksjoner. Alle mottak har til felles å ivareta de grunnleggende formålene, innkvartering av asylsøkere og drive et beboerrettet arbeid, slik at beboernes grunnleggende behov dekkes ut fra den vedtaksfase de befinner seg i. Behovet for et fleksibelt mottaksapparat medfører at driften av mottaket kan bli endret i løpet av avtaleperioden slik at visse typer funksjoner kan bli styrket eller innført som en ny funksjon som allerede eksisterer i mottaksapparatet. I dette behovet ligger også at UDI i avtaleperioden kan endre både total og fastkapasitet ut fra egne forutsetninger og vurderinger. Dette åpner også for at UDI skal kunne disponere mottaksplassene til de personer direktoratet til en hver tid finner det hensiktsmessig å plassere der. Alle endringer i forhold til eksisterende avtale er gjenstand for forhandlinger. 3. Driftsavtalens varighet og oppsigelsestid. Opsjon på forlengelse. Avtaleperioden starter på avtalt oppstartsdato. Oppstartsdato for drift etter denne avtale er [dato]. I mangel av oppsigelse eller utløst opsjon på forlengelse, utløper avtalen [dato]. Partene kan på saklig grunnlag si opp avtalen med [antall] måneders skriftlig varsel. Utløste tilleggsopsjoner kan skriftlig sies opp av [UDI eller partene] med 3 måneders skriftlig varsel. 2
De økonomiske overføringene til driftsoperatøren starter fra avtalt oppstartsdato for avtalens hoveddel, og av UDI varslet oppstartdato for utløsning av tilleggsopsjoner. [Fylles ut hvis det er aktuelt: Partene har avtalt en opptrappingsplan for kapasiteten. Angivelse av opptrappingsplanen: Antall plasser (med fordeling av faste plasser og stykkprisplasser), aktuelle tidspunkter for opptrapping, plan for gradvise driftsoverføringer i opptrappingsfasen.] I de tilfeller driftsoperatør leier eller eier driftsbygningene og eiendommen for øvrig, forplikter driftsoperatøren seg til å stille mottaket fullt operativt fra avtalt oppstartsdato. I dette ligger at alle nødvendige tillatelser knyttet til bygninger, innbo og opparbeidet uteareal, strøm, telefon, vann, avløp og vei formelt er godkjent. Manglende formelle tillatelser anses som vesentlig mangel. Mottaksstedet skal være tilknyttet internett. Hvis UDI stiller bygninger og eiendom til disposisjon for driftsoperatøren er UDI er ansvarlig for å oppfylle og bekoste de bygningstekniske og branntekniske krav. Krav som stilles fra offentlige myndigheter til driftsmåten utover dette, er driftsoperatøren fullt ut ansvarlig for fra driftsstart og i løpet av hele driftstiden. UDI har opsjon på forlengelse av avtalens løpetid med til sammen x år. Avtalen kan bare forlenges innenfor denne opsjonen. Ved bruk av opsjonen skal ny avtaleperiode starte påfølgende dag etter avtalens utløpsdato. Dersom UDI ønsker å benytte opsjonen skal driftsoperatøren varsles om ønsket forlengelsestid senest [tre ] måneder før utløpsdatoen. Eventuell benyttelse opsjonen skal være skriftlig avtalt mellom partene så snart som mulig etter varselet fra UDI. 4. Databehandleravtale Driftsoperatøren skal inngå en databehandleravtale som er utarbeidet av UDI. Databehandleravtalen følger driftsavtalen. Databehandleravtalen inngår som rettigheter og plikter i driftsavtalen. Inngåelse av databehandleravtalen skal gjøres samtidig med undertegningen av dette avtaledokumentet. Driftsoperatøren er innforstått med at mislighold av pliktene etter databehandleravtalen kan utløse sanksjoner etter denne driftsavtalen, jf punkt 14. Mislighold som medfører heving av databehandleravtalen vil medføre at driftsavtalen også heves. 5. Dokumenter som inngår i avtalen om drift av mottaket Følgende dokumenter inngår i denne avtalen om drift av mottak: Styringsdokumenter for drift av ordinære statlige mottak, herunder bl.a.: RS 2015-005: Returfremmende midler til individuelle tiltak for enslige mindreårige RS 2015-007: Krav til identifisering og oppfølging av beboere i mottak som kan være utsatt for menneskehandel eller vold i nære relasjoner RS 2015-009: Varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra asylmottak RS 2012-019: Krav til returarbeid i mottak RS 2012-018: Krav til arbeid med individuell kartlegging og tiltaksplan for enslige mindreårige beboere i statlige mottak 3
RS 2012-012: Krav til arbeid med oppvekstmiljø, beboermedvirkning og aktivitetstilbud for enslige mindreårige i mottak RS 2011-045: Rutiner for flytting mellom og fra ordinære mottak RS 2011-044: Fordeling av asylsøkere fra transittmottak til ordinære mottak RS 2011-034: Krav til omsorgsarbeid for enslige mindreårige i mottak RS 2011-031: Rapportering og eventuell anmeldelse av potensielt straffbare forhold ved trusler mot liv og sikkerhet RS 2011-011: Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak RS 2011-006: Krav til mottakenes arbeid mot menneskehandel og oppfølgingen av mulige ofre RS 2011-003: Reglement for drift av statlige mottak RS 2011-002: Krav til mottakenes håndtering av enslige mindreårige asylsøkeres ankomst til, og flytting fra mottak samt permisjonssøknader RS 2010-187: Dekning av kostnader til ekstraordinære tiltak i mottak RS 2010-153: Krav til varsling og oppfølging når enslige mindreårige forsvinner fra statlige mottak RS 2010-085: Krav til forebygging og håndtering av overgrep og grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlige mottak RS 2010-084: Krav til bemanning og kompetanse i ordinære statlige mottak RS 2009-041: Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak RS 2009-040: Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak RS 2009-006: Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/funksjonshemminger RS 2008-054: Krav til samarbeid med lokale instanser RS 2008-044: Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak RS 2008-035: Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak RS 2008-032: Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak RS 2008-031: Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak RS 2008-029: Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak RS 2008-026: Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak RS 2008-025: Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak De til enhver tid gjeldende regelverk, rundskriv, rutiner, skjemaer og veiledere. De til enhver tid gjeldende rutiner og skjemaer som berører mottaksdriften og det kvalitative tilbudet til beboerne Konkurransegrunnlaget Driftsoperatørens tilbud og forpliktende budsjett med fremforhandlede punkter Som det fremgår av punkt 2 vil det kunne være aktuelt å omstille driften av mottaket til også å inkludere andre typer spesialfunksjoner innenfor mottakssystemet. Ved endringer i funksjoner kan det være egne styringsdokumentene som skal gjelde i stedet for eller i tillegg til det som gjelder for den opprinnelig avtalt driftstype. Det forutsettes at DRO er kjent med, og overholder, alle ovennevnte reglementer og retningslinjer. Disse er å finne på www.udiregelverk.no. Styringsdokumentene er for øvrig utformet på bakgrunn av gjeldende utlendingspolitikk og ulike regelverk som berører mottaksdriften og tilbudet til beboerne. UDI forbeholder seg retten til å endre innholdet i styringsdokumentene. Slike endringer vil typisk være en følge av endringer i flyktning- og asylpolitikken, og endringer i UDIs rammebetingelser. 5.1 System for elektronisk samhandling med asylmottak UDI stiller System for elektronisk samhandling med asylmottak (Sesam) til disposisjon for mottakene. Sesam inneholder oversikt over mottakets egne beboere og dekker logistikk og økonomifunksjoner. Sesam er obligatorisk å bruke i henhold til brukerveiledningene for systemet. UDI har ansvar for å gi opplæring i bruken av Sesam. 4
6. Ansvarsfordeling, samarbeid og lojalitet mellom partene UDI har ansvar for å iverksette statens politikk på utlendingsfeltet. Drift av mottak er en del av dette ansvaret. UDI har det overordnede ansvaret for mottaksdriften og kan instruere driftsoperatøren innenfor rammene av avtalen. UDI disponerer plassene i mottaket og bestemmer hvilke grupper og individer som til enhver tid skal bo i mottak og i hvilke mottak. Driftsoperatøren har det operative, daglige ansvaret for mottaksdriften. Driftsoperatøren står ansvarlig overfor UDI i oppfyllelsen av de plikter for følger av kontraktsforholdet. Justis- og beredskapsdepartementet, UDI, Riksrevisjonen og/eller deres representanter skal til enhver tid ha innsyn og fri adgang til mottakene. Det samme gjelder aktuelle statlige og kommunale tilsynsmyndigheter. Partene skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføring av oppdraget for å sikre oppfyllelsen av de oppgaver som følger av avtaleforholdet. 7. Taushetsplikt Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt, jf forvaltningsloven 13 flg, får anvendelse for dette avtaleforholdet. Driftsoperatør er ansvarlig for at alle som ansettes for å utføre arbeid relatert til denne avtalen undertegner taushetserklæring før tiltredelse i stillingen. 8. Etiske retningslinjer Alle ansatte i mottaket skal følge de til enhver tid gjeldende UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak. Alle som ansettes i mottak skal undertegne UDIs skjema med UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak før faktisk tiltredelse i stillingen. De etiske retningslinjer for statlig mottak skal være en del av arbeidsavtalen. Brudd på UDIs etiske retningslinjer for statlig mottak vil bli regnet som et brudd på driftsavtalen. Det forventes at driftsoperatøren følger opp brudd på UDIs etiske retningslinjer på en adekvat måte, herunder eventuelle personalmessige reaksjoner. 9. Utgiftsdekning 9.1 Driftsutgifter UDI forplikter seg til å betale utgifter til drift av mottaket ved faste overføringer som på årsbasis vil utgjøre kr ----------- til dekning av --- faste plasser. Betaling skjer forskuddsvis hver måned. For stykkprisplasser betaler UDI kr --- per benyttet plass per døgn. Betaling skjer etterskuddsvis etter innsendte refusjonskrav. For tilleggsopsjonen forplikter UDI seg til å betale utgifter til drift av disse ved faste overføringer som på årsbasis vil utgjøre kr ----------- til dekning av --- faste plasser. Betaling skjer 5
forskuddsvis hver måned. For stykkprisplasser betaler UDI kr --- per benyttet plass per døgn. Betaling skjer etterskuddsvis etter innsendte refusjonskrav. 9.2 Leiekostnader UDI forplikter seg til å betale driftsoperatørs kostnader til leie av de tilbudte lokaler i form av en fast årlig overføring på kr xx.xxx,- for hovedavtalen. For tilleggsopsjonen, dersom denne er utløst, forplikter UDI seg til å betale driftsoperatørs kostnader til leie av de tilbudte lokaler i form av en fast årlig overføring på kr xx.xxx,- Betaling skjer forskuddsvis hvert kvartal. 9.3 Indeksregulering Betaling for driftsutgifter blir regulert årlig den 1.8. tilsvarende endring i prisomregningsfaktor, med utgangspunkt i indeksen ved oppstartsdato ifølge denne avtalen. Husleie reguleres etter konsumprisindeksen. Første regulering blir 1.8. det påfølgende år etter oppstartsdato. Regulering vil foretas både ved positiv og negativ indeksendring Bestemmelsene om indeksregulering gjelder både faste plasser og stykkprisplasser. 9.4 Konto for innbetalinger av driftsutgifter til driftsoperatør Kontonummer for innbetalinger til driftsoperatør er [kontonummer] Driftsoperatøren er ansvarlig for at UDI får melding om endring av kontonummer og/eller bankforbindelse. 10. Ytelser til beboerne 10.1 Utbetaling og refusjon Mottaket skal utbetale økonomiske ytelser til beboerne ifølge Reglement for økonomisk hjelp til personer i statlig mottak (pengereglementet). UDI refunderer utbetalingene krone for krone etter månedlig innsendte refusjonskrav. Kontonummer for innbetalinger etter Pengereglementet til driftsoperatør er [kontonummer] 11. Vedlikeholds- og utbedringsansvar [11.1 Drift i bygninger som UDI leier eller eier Det vises til vedlegg 1 Drifts- og vedlikeholdsutgifter, ansvarsdeling mellom driftsoperatør og Utlendingsdirektoratet. ] 11.2 Drift i bygninger som driftsoperatør eier eller står som leietaker av Driftsoperatøren er fullt ut ansvarlig for kostnader, vedlikehold og utbedringer på bygninger, innbo og utearealer. Eventuelle erstatningskrav for skader påført av beboere eller andre må rettes mot den ansvarlige skadeforvolder. 6
12. Forsikring og HMS Driftsoperatøren skal ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte og ellers følge lovbestemte HMS-krav. For øvrig er driftsoperatøren ansvarlig for å følge arbeidslivets bestemmelser overfor sine ansatte. Oppdragsgiver m.m. (jfr. pkt. 6) har rett til å foreta kontroll med at planlegging og gjennomføring utføres slik at kravene til helse, miljø og sikkerhet ivaretas. Driftsoperatøren må selv sørge for nødvendig forsikring av eget innbo og annet på mottaksstedet som tilhører driftsoperatøren. 13. Lønns- og arbeidsvilkår Driftsoperatøren, og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle driftsoperatørs del av kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med bestemmelse om dette i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. UDI kan på forespørsel kreve at driftsoperatør, med underleverandører, dokumenterer lønnsog arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Brudd på bestemmelsen er alltid å anse som et mislighold. Dersom driftsoperatør, med underleverandører, ikke etterlever kravene i denne bestemmelsen, har UDI rett til å holde tilbake ca 2 ganger innsparingen for driftsoperatør, med underleverandører. For øvrig gjelder misligholdssanksjonene i pkt. 14 fullt ut. 14. Mislighold (kontraktsbrudd) 14.1 Mislighold Det foreligger kontraktsbrudd dersom avtalepartene ikke overholder sine forpliktelser overfor hverandre om det som følger av avtalen. Misligholdet kan bestå i mangelfull ytelse (mangler), forsinkelse eller ikke-oppfyllelse. 14.2 Retting av mangler UDI kan pålegge at driftsoperatøren retter opp mangler for egen regning og risiko, dersom dette er mulig og ikke virker urimelig. Pålegg om retting skal oppfylles innen en rimelig frist satt av UDI. Dersom retting ikke er foretatt innen fristen, kan UDI selv foreta retting hvis det er mulig og kreve at driftsoperatøren betaler de nødvendige kostnadene for dette. 14.3 Erstatning UDI kan kreve erstatning for alle direkte økonomiske tap som UDI lider på som følge av driftsoperatørens mislighold, unntatt ved force majeure. Hvis misligholdet skyldes vesentlig forsømmelse eller grov uaktsomhet fra driftsoperatørens side kan UDI også kreve erstatning for indirekte tap. 14.4 Avkortning 7
UDI kan også velge å avkorte overføringene lineært dersom driftsoperatør ikke lykkes å stille avtalte plasser til disposisjon. UDI kan også velge å avkorte overføringene dersom driftsoperatør ikke overholder avtalte disposisjoner til antall årsverk aktivitetsmidler etc. 14.5 Tilbakeholdsrett Hvis UDI kan vise til et spesifisert og begrunnet krav mot driftsoperatøren for et økonomisk tap som følge av mislighold fra driftsoperatørens side, kan UDI holde tilbake så mye av driftsoverføringene som er nødvendig for å sikre kravet. 14.6 Heving av avtale Hver av partene har rett til å heve kontrakten med øyeblikkelig virkning dersom den annen part vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det vurderes som klart at slikt mislighold vil inntre. Den part som vil påberope seg heving av avtalen må skriftlig redegjøre overfor den andre parten om hva som anses misligholdt, hvilke forhold som påberopes som grunnlag for heving, og erklære at avtalen heves. Den krenkede part kan kreve en rimelig avviklingsperiode av mottaksdriften. Partene velger om de selv vil benytte seg av sin hevingsadgang, eller om de i stedet skal kreve retting fra den andre med en rimelig rettefrist. 15. Overdragelse av forpliktelser Driftsoperatøren kan ikke overdra sine forpliktelser etter denne kontrakten. 16. Tvister Oppstår det tvist mellom partene om fortolkning eller rettsvirkningene av avtalen skal dette søkes løst ved forhandlinger. Dersom tvist ikke kan løses gjennom forhandlinger skal saken avgjøres av de alminnelige domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Partene er enige om at Oslo skal være verneting for søksmål. UDI kan imidlertid beslutte at søksmål skal behandles ved eiendommens verneting....,...201x...,...201x...... Driftsoperatør Utlendingsdirektoratet 8