Orgnr. 987672196 Postboks 2564 7735 Steinkjer Tlf. 74 11 14 76 www.komsek.no Innherred samkommune Ordføreren Administrasjonssjefen Deres ref.: Vår ref.: Arkiv: Dato: Saksbehandler: 13/011 433-1798-5.6 28.11.13 Paul Stenstuen OVERSENDELSE AV DOKUMENTER ETTER KONTROLLUTVALGETS MØTE Vedlagt følger møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte den 22.11.13. I tillegg følger saksprotokoll for sak 19/13 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2014. En ber om at kontrollutvalgets årsplan/møteplan blir lagt fram for samkommunestyret til orientering. Med hilsen Paul Stenstuen Kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 / 909 50 440 Felles e-post: post@komsek.no Hjemmeside: www.komsek.no
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 019/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 22.11.13 Paul Stenstuen 019/13 433-1798-5.5 Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar justert forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2014 for sin virksomhet i 2014. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering.
SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2014 for sin virksomhet i 2014. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets behandling Forslag til vedtak i møte 1. Kontrollutvalget vedtar justert forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2014 for sin virksomhet i 2014. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering. Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar justert forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2014 for sin virksomhet i 2014. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen merke seg kontrollutvalgets møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2014. Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2014 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2014 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges i utgangpunktet opp til 4 møter i 2014. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Årsplanen skal ikke vedtas av samkommunestyret, men kan sendes samkommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte.
Innherred samkommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2014 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR... 3 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE... 4 2. 1 SAMKOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER... 4 2.2 KOMMUNALE EIERINTERESSER... 4 3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 4 3.1 REGNSKAPSREVISJON... 4 3.2 FORVALTNINGSREVISJON... 4 3.3 OPPFØLGING AV SAKER... 4 4 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM... 4 4.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET... 4 4.2 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE... 5 4.3 BEFARING/TILSYNSBESØK... 5 4.4 SAMARBEID... 5 4.5 TILSYN MED REVISJONEN... 5 4.6 BESTILLING FRA SAMKOMMUNESTYRET... 5 4.7 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM... 5 4.8 RAPPORTERING... 5 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2014... 5 6 VEDLEGG... 6 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 2 AV 6
INNLEDNING Samkommunestyret skal påse at de kommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne, velger Samkommunestyret et kontrollutvalg. Jfr. kommunelovens 76 og 77. Den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med samkommunens internkontroll. Samkommunens internkontroll er administrasjonssjefens (rådmannens) ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET I møte den 09.11.2011 valgte samkommunestyret et kontrollutvalg bestående av 4 faste medlemmer og 6 varamedlemmer. Listen er endret etter søknader om fritak, jf. samkommunestyret - sakene 32/12 og 33/12. Kommune Navn Funksjon Navn Funksjon Gunnar Myhr Leder Kari Johanne Kjerkol Vara Levanger Fanny Gausen Line Thorsen Vara Verdal Asbjørn Folkvord Vara Kristine Karlgård Nestleder Rolf Tømmerås Vara John Hermann Marita Nergård Gustad Vara Bjørn Holmli Vara Det er vedtatt slik turnusordning gjeldende for valgperioden for leder og nestleder vervet: Turnusperiode: Leder: Nestleder: 2011-31.12.13 Gunnar Myhr (Levanger) Kristine Karlgård (Verdal) 01.01.14 Kristine Karlgård (Verdal) Gunnar Myhr (Levanger) 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Samarbeidsavtale for Innherred samkommune Kommunelovens Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Samkommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget som vil kunne gi nærmere regler for kontrollutvalget. 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at samkommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg 4. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 3 AV 6
Kontrollutvalget skal påse at samkommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av samkommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE 2. 1 SAMKOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. For en oversikt over Innherred samkommunes forvaltningsområder og organisering, vises det til Innherred samkommunes egen nettside. 2.2 KOMMUNALE EIERINTERESSER Innherred samkommune skal ikke ha eierinteresser i selskaper mv. 3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalget er samkommunestyrets eget kontrollorgan. Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i kontrollutvalgsforskriften ( 4 til 18). 3.1 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til samkommunestyret før det tas opp til behandling. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. 3.2 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter har tidligere blitt gjennomført i regi av morkommunene. Spørsmålet bør vurderes pånytt i lys av en eventuell lovfesting av samkommunemodellen. 3.3 OPPFØLGING AV SAKER Det ligger bl.a. til kontrollutvalget å føre tilsyn med at samkommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen om å legge fram en årlig rapport til samkommunestyret om hvordan vedtakene fra foregående år er gjennomført. 4 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM 4.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Det legges opp til 4 møter i 2014, se vedlegg 1. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 4 AV 6
4.2 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos samkommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. kl. 77, nr. 7. Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. 4.3 BEFARING/TILSYNSBESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av samkommunens virksomhet. 4.4 SAMARBEID Det er viktig at det er et godt samarbeid mellom revisjonen, sekretariatet og kontrollutvalget for å kunne utøve en god kontroll med den kommunale virksomhet. 4.5 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra møtene legges frem for kontrollutvalget. 4.6 BESTILLING FRA SAMKOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av samkommunestyret, og vil sette pris på innspill og forslag til saker samkommunestyret ønsker fulgt opp. 4.7 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad de vil følge opp henvendelser fra publikum. 4.8 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til samkommunestyret om sin virksomhet. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2014 Se vedlegg for kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandlingen av de faste sakene Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller andre årsaker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2014 SIDE 5 AV 6
6 VEDLEGG Temaer til behandling 2014 24.feb 31.mar 29.sep 24.nov Referatsaker Orientering fra sekretær Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Dialog med ordfører og administrasjonssjef Planlagte orienteringer fra administrasjonen Skatteoppkreverfunksjonen Økonomisk intern kontroll Rutiner for å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2013 for samkommunen Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Revisjonsstrategi mv. Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2014 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet Oppfølging av tidligere saker Andre saker