AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/15 Dato: 29.01.15 kl. 09.00 11.00. Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem Hans Gunnar Sveindal, medlem Ingrid Liland Refsnes Andre til stede (hele eller deler av møtet): Enhetsleder Jan Terje Ågedal Revisor Monica Nilsen Revisor Helene Egeland Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30.10.14 SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 SAK 03/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Fast post: Informasjon fra revisor: Interimrevisjon Informasjon fra sekretær: Planlegging av saker, orienteringer etc. EVENTUELT REFERATER Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 30.10.14 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.10.14 godkjennes med nødvendig tilføyelse av vedtak i sak 11/14. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 30.10.14 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 30.10.14 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.10.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2014 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra 2
administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 03/15 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Revisjonen presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. mai 2015. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjonen Vest datert januar 2015. Bakgrunn for saken: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS (heretter kalt revisjonen) gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Byggesaksbehandling og tilsyn. Hovedtrekkene i saksutredningen er hentet fra sammendraget i rapporten. For mer detaljert informasjon om gjennomført forvaltningsrevisjon vises det til selve rapporten. Formål og problemstillinger: Formålet med prosjektet har vært å se på utøvelsen av kommunens tilsyn med byggesaker, samt etterlevelsen av utvalgte deler av regelverket for byggesaksbehandling. Følgende problemstillinger ble utformet i prosjektplanen: 1. Utøver Audnedal kommune sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte? 2. Er saksbehandlingen av utvalgte byggesaker iht. gjeldende regelverk? Tilsyn: Følgende revisjonskriterier er lagt til grunn for å oppfylle den første problemstillingen: 3
- Kommunen skal ha utarbeidet en strategi for tilsynet og ha en årlig rapportering over tilsynsvirksomheten. - Det skal være utarbeidet tilsynsrapport for hvert tilsyn, evt. fellesrapport for flere mindre tilsyn. - Kommunen skal ha de tidsavgrensede kravene i byggesaksforskriften som en del av sine prioriterte tilsynsområder. Funn: Revisjonen konstaterer at det ikke var gjennomført tilsyn pr. tidspunkt for undersøkelsen og at ingen av revisjonskriteriene for den første problemstillingen var oppfylt. Byggesaksbehandling: Følgende problemstillinger er lagt til grunn for den andre problemstillingen: - Frister for saksbehandlingstid iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt. - Bestemmelsene om gebyrbortfall iht. Plan- og bygningsloven skal være overholdt der det er aktuelt. - Det skal være sendt foreløpig svar iht. Forvaltningsloven dersom det er ventet at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen vil kunne besvares. - Enkeltvedtak skal være grunngitt. - I underretning om enkeltvedtak skal det være opplyst om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter. Funn: Revisjonens gjennomgang av 30 byggesaker viste at fristene var overholdt for alle saker med 12 ukers frist, bortsett fra to saker der søknad var kommet inn i 2013 og vedtak fattet i 2014. Dette skyldtes manglende uttalelse fra fylkeskommunen. For resterende saker med frist på 12 uker, var gjennomsnittlig saksbehandlingstid 5,2 uker. For saker med 3 ukers frist, var fristen overholdt i 13 av 22 saker. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 3,7 uker. I de to sakene med frist på 12 uker som var overskredet, så var ikke gebyret redusert. Det var sendt foreløpig svar i fem av de utvalgte sakene. En av disse hadde overskredet frist. I de resterende sakene med overskredet frist var det ikke sendt foreløpig svar. I alle sakene som ble gjennomgått forelå begrunnelse for vedtaket. I alle gjennomgåtte saker var det gitt informasjon om klagerett, klagefrist og fremgangsmåte ved klage. Det var ikke opplyst at fylkesmannen er klageinstans i byggesaker, eller om retten til å se sakens dokumenter. Anbefalinger: Revisjonen kommer med følgende anbefalinger til kommunen: Revisjonen anbefaler at kommunen setter inn tiltak for å ivareta sin lovpålagte tilsynsmyndighet. Revisjonen anbefaler at kommunen setter inn tiltak slik at saksbehandlingsfristen for 3 ukers saker overholdes, samt at det sendes foreløpig svar når saksbehandlingstiden ventes å ta uforholdsmessig lang tid. 4
Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer hvorvidt det er anledning til å avtale utsatt frist eller sette utsatt frist dersom særskilte forhold ved saken tilsier lang saksbehandlingstid. Revisjonen anbefaler at kommunen praktiserer bestemmelsen om gebyrbortfall. Revisjonen anbefaler at det ved underretning om vedtak gis informasjon om klageinstans og retten til å se sakens dokumenter. Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Hovedkonklusjonen i rapporten vedrørende problemstilling nr. 2 er at kommunen klarer å behandle sakene innen saksbehandlingsfristen gitt i plan- og bygningsloven, med noen unntak for saker med tre ukers saksbehandlingsfrist. Utover dette er det noen mindre avvik. Når det gjelder problemstilling nr. 1, tilsyn med byggesaker, konkluderer rapporten med at tilsyn har vært nedprioritert og at ingen av kriteriene er oppfylt. Konklusjonen er dermed at kommunen ikke utøver sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte. Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen og rådmannen har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten på side 20. Rådmannen sier i sitt høringssvar at avvikene i rapporten allerede er fulgt opp eller vil bli fulgt opp. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. mai 2015. FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Interimrevisjon. Revisor orienterte om utført revisjonsarbeid med fokus på følgende områder med avvik: - Internkontroll - NAV - Audnedal Bo- og dagsenter Kontrollutvalget vil få tilsendt nummerert brev som beskriver avvikene. Revisor opplyser at administrasjonen har tatt grep for å rette opp avvikene. Informasjon fra sekretær: Planlegging av saker/orienteringer etc. På møtet den 26. mars ønsker kontrollutvalgene følgende orienteringer: 5
- Skriftlig tilbakemelding og presentasjon fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Oppfølging av vedtak». - Orientering fra rådmannen om forhold avdekket i interimrevisjonen, jf. nummerert brev nr. 9 fra revisor datert 19.01.15. - Særskilt orientering om Audnedal Bo- og dagsenter, herunder avsluttet personalsak - Orientering om kommunens rutiner ved ansettelse av ledere/mellomledere EVENTUELT REFERATER 6