Plan for Sogn og Fjordane felles innkjøp 1. Bakgrunn Gjennom prosjektet med innføring av ehandel ser ein behovet for eit sterkare og betre forankra SFFI. Innføringa av ehandel er eit felles prosjekt for 20 av kommunane i fylket. Det er eit prosjekt som set innkjøp sterkt på dagsorden. Dette gjeld særleg leverandøroppfølging (at vi får korrekte prisar, produktsortiment og avtalevilkår i følgje kontrakt) avtalelojalitet (at vi brukar dei avtalane vi har) produktområde for rammeavtalar (har vi rammeavtalar innan dei produktområda vi bør ha rammeavtale på) kunnskap om offentlege anskaffingar (har innkjøparane den kunnskapen dei faktisk treng og korleis er kommunikasjonen mellom innkjøpskontakt og økonomi) Alle disse områda vil dra nytte av ein felles forankring gjennom SFFI. Denne forankringa ligg det allereie til rette for, men den er dårleg utnytta slik det er nå. Målet til denne planen er å vere eit kortfatta grunnlag for ein avgjersle om vidare arbeid. Den inneheld i korte trekk Nå-situasjon for SFFI Mål Forslag til tiltak 1
2. Nå-situasjonen 2.1.Medlemmar i SFFI og deltakarar i ehandel-prosjektet Kommune/etat SFFI ehandel Hyllestad Askvoll Fjaler Solund Gulen Eid Bremanger Selje Hornindal Vågsøy Gloppen Stryn Førde Flora Gaular Naustdal Jølster Aurland Balestrand Leikanger Luster Lærdal Sogndal Vik Årdal Høyanger Fylkesmannen Høgskulen Helse Førde SFE Concord DIFI Fylkeskommunen Merk at Hornindal verken er med i SFFI eller på ehandel. Solund er med på ehandel, men ikkje SFFI. 2
.2. Eksisterande avtale med kvar samarbeidspart Alle samarbeidspartar har signert ein kontrakt med Sogn og Fjordane fylkeskommune med eitt vedlegg, «Retningsliner for Sogn og Fjordane fellesinnkjøp (SFFI)» Dette er ei punktframstilling av innhaldet i kontrakten og retningslinene. Ei vurdering er gjort av innkjøpssjef av i kva grad kvart punkt er etterlevd. Punkt i avtale SFFI sitt ansvar SFFI bistår som rådgjevar for prosjektkjøp og større kompliserte eingongskjøp der det vert kravd internasjonal utlysing og standard definerte prosedyrar Det skal etablerast eit rådgjevande organ SFFI-råd, med 1 medlem frå kvar kommuneregion og fylkeskommunen sin representant. Råde skal uttale seg om budsjett, tilrettelegging av det praktiske arbeidet, rutinar og årsrapport Utvikle og etablere rutinar og tilrettelegge for opplæring og informasjon /nei Samordne brukarinteresse. Koordinere brukarutval og brukarutvalsmøte Tilrettelegge og arrangere brukar-/leverandørmøte. Koordinere informasjon og ajourhald av avtaleoversikter Inngå avtalar, implementere- og følgje opp avtalar Setje reglar for innkjøp og materialadministrasjon. Distribuere og instruere i bruk av avtalane Evaluere innkjøpsordningane. Punkt i avtale samarbeidspart sitt ansvar Kommunen skal oppnemne ein innkjøpskooridnator Kommentar Berre delvis. Sist innkjøpsmøte for alle var i 2012. Inga systematiserte veiledarar tilgjengeleg for samarbeidspartane. Innkjøpssjef har stilt opp til opplæring ved etterspørsel. Fungerer ikkje optimalt, da SFFI oppfattar kommunane som lite interesserte i å vere med. Lite moglegheit for strukturert samhandling Ikkje systematisk. Innkjøpshandboka SFFI inngår og implementerer avtalar. SFFI har ikkje gode rutinar for leverandøroppfølging. SFFI følgjer opp dei leverandørane som det kjem inn mange klagar på. Distribusjon gjennom innkjøpshandboka. Lite strukturert instruksjon /nei Kommentar Fungerer. Men det er veldig forskjellig frå kommune til kommune kven som er innkjøpskoordinator, om det er rådmann eller ein sekretær på servicekontoret. Slik sett er det veldig ulikt i kor stor grad dei kan fungere strategisk. 3
Kommunen kan reservere seg frå utlysingar av varegrupper heilt eller delvis Sjå til at kommunen/etaten sine innkjøp og materialadministrasjon foregår i samsvar med gjeldande lover og forskrifter Utforme ein policy for innkjøp og materialadministrasjon. Sjå til at kommunen/etaten har ein innkjøpsfunksjon som kan ivareta innkjøp og materialadministrasjon, slik partane i avtalen er samde om. Gjere seg kjent med nye avtalar og utviklingsområde. Vere ansvarleg for distribusjon av informasjon frå innkjøpstenesta til brukarane der det ikkje er tilgang til den elektroniske innkjøpshandboka. Ha god kjennskap til avtalar, interne bruks- og leverandørforhold slik at det kan gjevast kvalifiserte svar til brukarane og leverandørane når ein får spørsmål. Syte for å medvirke til opplæring av aktuelle brukarar av avtalar. Medvirke til at kommunen sine brukarar er lojale mot dei avtalane som er inngått. Delta i nettverks- og samarbeidsmøtar med andre offentlege einingar sine innkjøpsansvarlege/koordinatorar. Gjere seg kjent med nye avtaleområde. I liten grad 4
.3. Økonomi Alle samarbeidspartane blir fakturert på hausten avtalt beløp + indeksregulering. Avtalt beløp av ein gang justert etter folketalet, og fordelt halvparten likt og halvparten etter folketal. For statlege etatar var det satt ein pris etter skjønn basert på i kor stor grad dei var med på avtalane. Det er lenge sida beløpa blei justert etter folketal. Nye samarbeidspartar som har kome til har fått ein avtalepris basert på kva samanliknbare kommunar blei fakturert. Folketalsutviklinga har gjort at fordelinga av kostnadane over tid har blitt ujamn. Tabellen visar kva kommune vart fakturert i 2013 (fyste kolonne). Så vert det gjort ei utrekning basert på folketal frå 2013, og kva totalsummen skulle vore basert på dette. Til sist vises korleis forskjellen slår ut for den 5
enkelte kommune, både i tal og i prosent. Dei andre samarbeidspartane betalte i 2013 dette: Andre Fylkesmannen Pris eks mva 2013 30 119 6
Høgskulen 60 237 Helse Førde 13 924 SFE Concord 36 142 5 848 DIFI 29 242 Sum andre SUM TOTALT 175 512 1 177 527 Det er ikkje spesifisert kor mykje fylkeskommunen bidrar med. Men vi kan anta at innkjøpstenesta ved fylkeskommunen bruker ca 70 % av sin tid på SFFI. Driftsutgifter, slik som reiser, kurs, TED-avgift dekker fylkeskommunen heilt. Det finst inga eige budsjett for SFFI, det er bakt inn i innkjøpstenesta i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Under er eit forslag til budsjett for SFFI basert på dei budsjettet for Innkjøpstenesta for 2014. Det er viktig å merke at lønnsutgifter og inntekter for ehandel ikkje er med i dette budsjettet. Til og med 2013 var alle lønnsutgiftene for ehandel dekka av Difi. Det er dei ikkje for 2014. For 2014 er det knytta omsetningsmål for den enkelte kommune for halvparten av løna. For andre halvparten av løna er det søkt midlar frå Fylkesmannen. Viss ikkje søknaden vert innvilga, må kommunane sjølve dele på denne utiften. For 2015 må løna delast mellom kommunane. Stillinga for ehandel har ikkje vært besatt sida 1. april 2014. Den ventas at den vert besatt i august 2014. 7
3. Mål Mål, ansvar og oppgåver for innkjøpssamarbeidet er greitt skissert i kontraktane mellom kommune og fylkeskommunen. Målet for innkjøpssamarbeidet er derfor å etterleve dei retningslinene som finst i kontraktane signert mellom SFFI og samarbeidspartane 4. Tiltak Dette er ei liste om tiltak som som minimum bør iverksettast Tiltak Etablere SFFI-råd som krev frå SFFI - budsjett - plan for arbeid kommande år - årsrapport Justere pris til kommunane etter folketal Opprette eige budsjett og rekneskap for SFFI Årleg møte med alle innkjøpskontaktar og eventuelle andre som har innkjøp som ansvar - Bestemme planar for SFFI - Prioritering av eventuelle nye områder for rammeavtalar - Felles kursing - Tilbakemelding om leverandørar Årleg/halvårleg informasjon til alle kontaktane om kva avtalar som skal på anbod og om kva krav til ehandel som er tiltenkt Opprette felles retningsliner og malar for alle samarbeidspartar tilgjengeleg på nett SFFI opprettar ein ny stilling som skal arbeide med ehandel. Kostnadane vert fordelt på kommunane og fylkeskommunen Kommentar Bruke eit allereie eksisterande råd Ansvar BBB - Dette bør leggast inn i årsplanen at vert gjort kvart tredje år. - For nokre kommunar gjeld det relativt store sprang bør dette jamnast ut over eit par år? Korleis dette vert gjort mest hensiktsmessig vert avgjort i samråd med rekneskap på fylkeskommunen Kvar haust. Det er mogleg dette bør vere hyppigare KW SFFI-rådet KW og NGM KW KW KW Kommunane må dele på felles prosjektleiar resten av prosjektperioden frå 1.1.2015. Det må og tas stilling til om denne stillina skal vidareførast som fast. SFFI-rådet I tillegg bør SFFI-rådet ta stilling til: - SFFI legg fylkeskommunen sin strategi til grunn for sitt arbeid. Det er ikkje sikkert at alle samarbeidspartar er einig i disse strategiane. Bør SFFI har sitt eige strategi-dokument? 8
- Bør det gjerast eit grundigare bakgrunnsarbeid enn denne planen, som avgjerslegrunnlag, eller er dette bra? 9