Opplandsarkivet Årsmelding 2008 Opplandsarkivet er et samarbeidstiltak mellom Oppland fylkeskommune og museene i fylket. Nettverket består av 13 avdelinger som er lokalisert ved museene i Oppland. Ni av avdelingene er arkivavdelinger, fire er folkemusikkarkiv. Nettverket koordineres av et faglig sekretariat som er organisert under Mjøsmuseet AS. Opplandsarkivets Fagråd har medlemmer oppnevnt av Oppland fylkeskommune, Museumsforum i Oppland (MiO), Høgskolen i Lillehammer, Oppland historielag og Statsarkivet i Hamar. Da Opplandsarkivet ble opprettet i 1981 var intensjonene å styrke det arkivfaglige arbeidet ved museene og koordinere innsamling, ordning og formidling av privat arkivmateriale både lokalt og regionalt. I dag oppbevares så å si alt av innsamlet privatarkivmateriale i Oppland av arkivavdelingene i museene tilknyttet Opplandsarkivet eller i Statsarkivet i Hamar. Opplandsarkivet er unikt som regionalt, desentralisert nettverk for privatarkivinstitusjoner i Norge. Sentralt i tankegangen er nærhet til kildene. Samlokalisering med museum gjør at arkiv kan sees i en større kontekst med foto, film, lydmateriale, gjenstander og bygninger ved museene. Innkomne årsmeldinger for arkivavdelingene Årsmelding 2008 for Opplandsarkivet avd. Valdres Årsmelding 2008 for Opplandsarkivet avd. Valdres folkemusikkarkiv Årsmelding 2008 for Opplandsarkivet avd. Randsfjordmuseene AS (Hadeland folkemuseum og Lands Museum) Årsmelding 2008 for Opplandsarkivet avd. Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet Årsmelding 2008 for Opplandsarkivet avd. Maihaugen 1. Fagrådet Fagrådet har hatt følgende medlemmer i 2008: Museumsforum i Oppland (MiO) Torveig Dahl og Kari-Mette Stavehaug Avtjern Per Morset og Stein Grjotheim (vara) Oppland historielag Ivar Skeide Kjell H. Myhre (vara) Høgskolen i Lillehammer Tore Pryser Gudmund Moren (vara) Oppland fylkeskommune, Fagenhet for kulturvern Arnfinn Engen Dagfinn Claudius (vara) Statsarkivet i Hamar Cæcilie Stang
Per-Øyvind Sandberg (vara) Fagrådets leder: Arnfinn Engen Sekretær: Trond Nygård og Cecilie Lintoft Det har vært avholdt 5 møter i Fagrådet i 2008. Møtene har blitt holdt i Oppland fylkeskommunes lokaler på Lillehammer, på Maihaugen og ved Mjøsmuseets lokaler på Holmen Brænderi i Gjøvik. Møtetidspunkter: 10/1, 3/4 (årsmøte), 28/4, 17/9 og 25/11. Til sammen er det behandlet 33 saker mot 14 saker i 2007. 2. Sekretariatets aktivitet Trond Nygård hadde stillingen som sekretariatsleder fram til 1. august. Han gikk da ut i ett års permisjon, og Cecilie Lintoft gikk inn som vikar. Sekretariatet har hatt kontor ved Mjøsmuseets lokaler på Holmen Brænderi i Gjøvik. I tråd med Årsplan 2008, vedtatt på årsmøtet 3.4.2008, har sekretariatet hatt følgende prioriterte arbeidsoppgaver: Kontakt med Opplandsarkivets avdelinger Hver enkelt avdeling har mottatt minst ett besøk av sekretariatet i løpet av året. Besøket har inkludert praktisk arkivordning når arkivleder har ønsket det. I tillegg er det holdt løpende kontakt ved hjelp av e-post og telefon Sekretariatet holdt en vårsamling for arkivlederne på Lands Museum 20. februar og en høstsamling på Maihaugen 29.-30. oktober. Samlingene hadde meget godt oppmøte Det ble holdt informasjonsmøte om den nye versjonen av arkivregistreringsprogrammet ASTA (ASTA 5.0) på Maihaugen 5. Juni. Det ble holdt innføringskurs i ASTA 5.0 på Maihaugen 9.-10. September. Det var i alt 12 deltagere fra Opplandsarkivet. Sekretariatet deltok på kursene Med støtte fra Opplandsarkivets budsjett ble det holdt kurs for folkemusikkarkivarene i det audiovisuelle registreringsprogrammet FIOL på Valdres Folkemuseum 19.-20. november. Det var i alt 7 deltagere på kurset. Sekretariatet deltok også. Fram til februar 2008 satt sekretariatsleder som leder for referansegruppen for Opplandsarkivets samarbeidsprosjekt Arkivdokumentasjon av nyere innvandring til Oppland Sekretariatet har vært involvert i utvikling av to søknader til ABM-utvikling, én individuell søknad fra Mjøsmuseet, én felles søknad fra alle folkemusikkarkivene I samarbeid med arkivavdelingene har sekretariatet utviklet en ny versjon av felles informasjonsfolder for Opplandsarkivet. Folderen vil gå i trykken når alle illustrasjoner er klare, i løpet av første halvår 2009 Kontakt med Opplandsarkivets samarbeidspartnere Sekretariatet har representert Opplandsarkivet på Arbarks nettverksseminar, ABM og LLPs seminar Næringslivsarkiver, Arbarks 100-årsjubileumsseminar, ABM-utviklings årskonferanse, Norddalsarkivets 25-årsjubileum, Oppland fylkeskommunes seminar om Kulturminneåret 2009 Sekretariatet og Arbark har samarbeidet om overføring av Oppland Samorgs arkiv fra Arbark til Opplandsarkivet Sekretariatet har deltatt på arkivopplæring i Statsarkivet i Hamar
Gjennom hele året har det pågått et godt samarbeid med Statsarkivet i Hamar om utvikling av Bevaringsplan for privatarkiv i Oppland. Det ventes at bevaringsplanen er ferdig utarbeidet i løpet av første halvår 2009 Planarbeid: Sekretariatet er deltager i Fylkesarkivet i Opplands arbeidsgruppe for Arkivstrategiplan for Oppland 3. Avdelingenes aktivitet Arkivtilvekst og samlet arkivmengde 2008 Oversikten over arkivtilvekst viser 245 aksesjoner i 2008. Avdelingen i Valdres har hatt stor tilvekst, med en økning på til sammen 11 hm. Blant annet ble 10 privatarkiv som tidligere har vært oppbevart i Vang kommune overført til Opplandsarkivet. Med dette har avdeling Valdres nå passert 500 registrert arkiv. Maihaugen og Toten har også hatt stor arkivtilvekst. Tabell 1a: Arkivtilvekst 2008 Arkivavdelingene Avdeling Nye arkiv Tillegg Sum 2008 Sum 2007 Valdres 31 21 52 64 5 2 7 1 Randsfjordmuseene, Lands museum 7 10 17 25 Randsfjordmuseene, Hadeland Folkem. Mjøsmuseet, 25 40 65 82 Toten Mjøsmuseet, 0 3 3 21 Eiktunet Maihaugen 68 -- 68 43 Norddalsarkivet 5 2 7 10 Dovre Norddalsarkivet 2 3 5 2 Skjåk Norddalsarkivet 11 10 21 7 Totalt 154 91 245 255 Tabell 1b: Arkivtilvekst 2008 Folkemusikkarkivene Avdeling Lydmateriale 1 Notemateriale Valdres 1500 digitale avsnitt -- folkemusikkarkiv 4 + 101 2 medium 2 medium Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet Folkemusikkarkivet 400 medium 200 medium 1 Med et medium menes for eksempel én bok, én cd, én notesamling, én kassett 2 101 Pianola-ruller. De fleste skal gis videre til Ringve museum
Tabell 2: Samlet arkivmengde 2008 Arkivavdelingene Avdeling Antall registrerte arkiv 2008 Antall registrerte arkiv 2007 Antall hyllemeter 2008 Valdres 504 473 200 189 Randsfjordmuseene, Lands museum 291 286 87.95 87.8 Randsfjordmuseene, Hadeland Folkem. Antall hyllemeter 2007 548 541 296.8 296.5 Mjøsmuseet, 727 702 424 417 Toten Mjøsmuseet, 696 693 320 320 Eiktunet Maihaugen 1058 990 1400 3 1300 Norddalsarkivet 142 137 99 98 Dovre Norddalsarkivet 113 111 37 35 Skjåk Norddalsarkivet 336 325 70 67.9 Totalt 4415 4258 2934.8 2723 Tabell 2b: Samlet arkivmengde Folkemusikkarkivene 4 Avdeling Lydmateriale Notemateriale Valdres 8.880 digitale avsnitt -- folkemusikkarkiv -- -- Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet Folkemusikkarkivet 754 medium 6200 medium 3 Inkluderes uregistrert materiale utgjør samlingen til sammen rundt 2000 hyllemeter 4 Med et medium menes for eksempel én bok, én cd, én notesamling, én kassett
ASTA 5.0 Arbeidet med installering av den nye versjonen av arkivregistreringsprogrammet ASTA (ASTA 5.0) har pågått ved de ni arkivavdelingene gjennom store deler av 2008. Arkivlederne har deltatt på informasjonsmøte og innføringskurs. Fra årsskiftet 2008/09 er ASTA 5.0 installert og igangsatt i avdelingene. I flere avdelinger vil driften av ASTA være knyttet opp mot KulturIT på Lillehammer. FIOL Det audiovisuelle registreringsprogrammet FIOL er tatt i bruk ved alle folkemusikkarkivene i Opplandsarkivet. Den siste versjonen av programmet er nylig installert i tre avdelinger. Her er alle digitaliserte opptak er koblet direkte til katalogen, slik at man kan søke etter et opptak og høre lyden eller se filmkuttet umiddelbart. Alle arkivlederne ble invitert til innføringskurs i den nye versjonen i 2008. Planarbeid Gjennom hele 2008 har arkivlederne deltatt i samarbeidet om utviklingen av Bevaringsplan for privatarkiv i Oppland. Et viktig grunnlagsmateriale for planarbeidet er bestandbeskrivelsene arkivlederne utarbeidet. Gjennom utveksling av praksis, erfaring og behov, og med besøk av eksterne gjester fra arkivsektoren ble det dannet et bilde av hvilke elementer som bør prioriteres i en bevaringsplan for privatarkiv. FoU Forskning, utvikling og formidling Arkivavdelingene har deltatt i ulike prosjekter og forskningsarbeider hvor materiale fra Opplandsarkivet har vært tatt i bruk. Formidling er en naturlig forlengelse av dette arbeidet. Avdelingen på Maihaugen har stått som leder for prosjektet Arkivdokumentasjon av nyere innvandring til Oppland gjennom hele 2008. I september fikk prosjektet to nye medarbeidere, disse rakk å gjøre en stor innsats innen både forskning og formidling før året var omme. Andre eksempler på prosjekt- og forskningsarbeid og formidlingstiltak i 2008: Middelalderkirkene i Valdres (Valdres Folkemuseum) Bjørnen i kirken (Valdres Folkemuseum) Arkivnett Opplands Samferdselshistorie i Oppland (Arkivavdelingene har bidratt med materiale) Bokprosjektet Eldre folkemusikkinstrumenter i Nord-Gudbrandsdalen (Folkemusikkarkivet ) Utstillingen Hit! Her! Nå! Hele verden i Oppland (Maihaugen, Prosjekt Arkivdokumentasjon av nyere innvandring til Oppland) Mjøsmuseets årbok 2008 Kurs i intervjuteknikk (Lands Museum) Formidlingsopplegg om Øygard skule for bruk i undervisningssammenheng (Norddalsarkivet, Skjåk) Kurs i gotisk skrift (Norddalsarkivet, Dovre) Markering av Norddalsarkivets 25års-jubileum (Norddalsarkivet, ) Skoletilbudet Fysikk og musikk (Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet) Kurs i tonalitetsproblematikk og folkelig syngemåte (Valdres folkemusikkarkiv) Møter og kurs Oppmøtet har vært meget godt på alle Opplandsarkivets felles samlinger og kurs i 2008. Flere av arkivarene har deltatt på nasjonale og regionale kurs og samlinger, blant annet LLPs Landsmøte 2008, Arbarks nettverksseminar, ABM og LLPs seminar Næringslivsarkiver, Arbarks 100-årsjubileumsseminar, ABM-utviklings årskonferanse og Norddalsarkivet 25-årsjubileum.
Lokaler Norddalsarkivet Skjåk flyttet til nye lokaler i kommunehuset på Bismo i september 2007. Arkivavdelingen er nå samlokalisert med Skjåk folkebibliotek. Avdelingen er svært fornøyd med de nye lokalene, de er tilfredsstillende med tanke både på areal og på lokalisering. Publikumsbesøket i 2008 var også langt større enn året før. Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet har nylig flyttet fra Mjøsmuseets lokaler i Holmen Brænderi til Tingbygningen på Hunn. Gjøvik Spelmanslag har allerede sin base her. Musikklinja ved Gjøvik vg skole og Gjøvik Kommunale Musikkskole holder til like ved. Plassering av Tradisjonsmusikkarkivet her vil gi musikkmiljøet på Gjøvik et stort løft. Det vil bli skapt en møteplass for musikalsk aktivitet på Hunn både på dag- og kveldstid. Høsten 2008 ble eldre kommunearkiv for Vardal, Snertingdal og Biri ble flyttet fra Mjøsmuseets arkivavdeling på Eiktunet til IKA-Opplandene på Lillehammer. Dermed er det frigjort i underkant av 200 hm på Eiktunet. Eldre kommunearkiv for Gjøvik blir værende til medio 2009.
4. Publikumsbesøk Opplandsarkivet hadde i 2008 en økning i publikumsbesøk på 263 personer. Sju avdelinger rapporterer om publikumsnedgang. Nedgangen på Eiktunet skyldes nok at avdelingen ikke har hatt faste åpningstider i 2008. Det samme gjelder Folkemusikkarkivet i siste halvdel av året. Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet har forventninger om langt høyere publikumsbesøk i 2009, når arkivet er vel etablert i Tingbygningen på Hunn. Skjåk og Lillehammer hadde meget positiv publikumsoppslutning. For Skjåk kan det skyldes at avdelingen har flyttet til nye lokaler i kommunehuset på Bismo. På Lillehammer har allsidig formidlingsarbeid mot ulike målgrupper gitt tydelige resultater. Alle arkivavdelingene får i tillegg mange arkivforespørsler pr. telefon, post og e-post. Det meldes om en økning i slike forespørsler fra de fleste av de avdelingene som oppgir slik informasjon i sine årsmeldinger. Det må også nevnes at besøkstallet for Arkivnett Oppland/Opplandsarkivets hjemmesider lå på godt over 100 000 i 2008. Tabell 3: Publikumsbesøk 2008. Privatarkivavdelingene og folke- og tradisjonsmusikkavdelingene Avdeling Publikumsbesøk 2008 Publikumsbesøk 2007 Valdres 161 (-43) 204 (+65) Valdres 20 (-10) 30 Folkemusikkarkiv Randsfjordmuseene, 107 (+3) 104 (-40) Lands museum Randsfjordmuseene, 236 (-49) 285 (+56) Hadeland Folkem. Mjøsmuseet, Toten 754 (+113) 641 Mjøsmuseet, Eiktunet 108 (-60) 168 (-112) Tradisjonsmusikkarkivet 7 (-13) 20 Mjøsmuseet Maihaugen 643 (+283) 360 (-253) Norddalsarkivet 205 (+15) 190 (0) Dovre Norddalsarkivet 402 (+53) 349 (-52) Skjåk Norddalsarkivet 220 (-20) 240 (+12) Folkemusikkarkivet 5 25 (-7) 34 (-2) Totalt 2888 (+263) 2625 (- 400) 5 Avdelingen har i annen halvdel av 2008 vært ubemannet pga permisjon og sykefravær. Dette har påvirket besøkstallet
5. Personalressurser Følgende personer har vært ansatt ved arkivavdelingene i Opplandsarkivet i 2008: Norddalsarkivet, Dovre Ola Tovmo, arkivleder 20 % Ola Tovmo, registreringsprosjektarbeid, 160 timer Norddalsarkivet Skjåk Stein Grjotheim, arkivleder 20 % Norddalsarkivet Tor Stallvik, arkivleder 10 % Kathrin Grenzer, arkivmedarbeider 20 % i deler av 2008 Folkemusikkarkivet Vegar Vårdal, arkivleder 20 % Nina Furuli, arkivmedarbeider 100 % i 10 mnd. i løpet av 2008 Folkemusikkarkivet i Sør-Gudbrandsdalen Erik Bjørke, arkivleder 50 % Maihaugen Marit Hosar, arkivleder 100 % Richard Fauskrud, frivillig arkivmedarbeider 32 % Åslaug Midtdal, forprosjektmedarbeider 100 % (01.01.2008-01.02.2008) Trond Melkild Amblie, prosjektmedarbeider 6 100% (7.1. 7.5. 2008) Karen Bleken, prosjektleder 7 100 % fra 01.09.2008 Monika Sokól-Rudowska, prosjektmedarbeider 8 50 % fra 01.09.2008 En rekke frivillige bistår også som arkivmedarbeidere Mjøsmuseet Tom H. Borse Haraldsen, arkivansvarlig på Toten (01.01.08-01.05.08) Linda Taje, arkivleder 100 % på Toten og Eiktunet fra 01.05.2008 Turid Mørk Øfstaas, frivillig arkivmedarbeider 40 % Tordis Skogan, frivillig arkiv- og bibliotekmedarbeider 40 % Tradisjonsmusikkarkivet ved Mjøsmuseet Stein Villa, arkivleder 100 % Randsfjordmuseene, Hadeland Folkemuseum Kari-Mette Stavehaug Avtjern, seksjonsleder for kulturhistorie, arkivleder 40 % Torun Sørli, arkivmedarbeider 20 % Grethe Johnsrud, arkivbetjening Randsfjordmuseene, Lands Museum Gunnhild Randen, leder for kulturhistoriske samlinger og for formidling, arkivleder 20 % Alastair Brown, arkivbetjening 6 Prosjekt Digitalisering av lydarkiv 7 Prosjekt Arkivdokumentasjon av nyere innvandring til Oppland 8 Prosjekt Arkivdokumentasjon av nyere innvandring til Oppland
Valdres Jahn Børe Jahnsen, konservator, arkivleder 50 % Åse Østgård Hagen, arkivmedarbeider 10 % Ola Aastad Bråthen, arkivmedarbeider 10 % Valdres folkemusikkarkiv Elisabeth Kværne, arkivleder 60 % Kjellbjørn Karsrud, sivilarbeider 50 % Ingar Ranheim, konservator spesialområde folkedans 20 % Til sammen utgjør stillingene noe over 9 årsverk. Men flere ansatte har kombinasjonsstillinger og det varierer hvor stor del av stillingene som er rettet mot arkivarbeid. Det gjøres også en vesentlig frivillig innsats ved mange av arkivavdelingene.