1 KONTROLLUTVALGET I OPPEGÅRD KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2011
2 1.1 Kommuneloven 77 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004. Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgs oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå
3 avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor. 1. KONTROLLUTVALGET I 2011 Kontrollutvalget i Oppegård kommune har 5 medlemmer, og har i 2011 bestått av: Før kommunevalget: Odd Harald Røst (A), leder Gunnar Melgaard (H), nestleder Randi Aga (H) Elisabeth Bakken (V) Knut Knutsen (Frp) Etter kommunevalget (valgt av kommunestyret den 10. oktober): Odd Harald Røst (A), leder Gunnar Melgaard (H), nestleder Berit Alfsen (H) Elisabeth Bakken (V) Ole Joveng (Frp) Pga. forfall har varamedlemmene Øyvin Berntzen, Berit Alfsen, Sigurd Brynildsen, deltatt i ett møte hver i 2011. Etter valget har Randi Aga møte som varamedlem en gang. Kontrollutvalget har i 2011 til sammen hatt syv møter og behandlet 40 saker. Odd Harald Røst og Knut Knutsen deltok i den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar. Hele utvalget deltok i Oppstartkonferansen for de nye kontrollutvalgene i Follo den 22. og 23. november i Strømstad. Kommunelovens hovedregel er at kontrollutvalgets møter skal være lukkede. For å styrke befolkningens innsyn har kontrollutvalget fra 2008 holdt sine møter for åpne dører. Bare unntaksvis har noen benyttet seg av denne muligheten, men ordningen er likevel et signal om åpenhet til andre deler av kommunen og innbyggerne. Departementet foreslår i et høringsnotat å speilvende hovedregelen om lukkede møter, slik at møtene som hovedregel skal gå for åpne møter. Kontrollutvalgets møter kunngjøres på kommunens internettsider og der legges også ut sakspapirer og protokoller til møtene. I tillegg kunngjøres møtene i kommunens informasjonsavis Kommunenytt som går til alle husstandene i Oppegård. I møtet den 1. desember var utvalget enig om at innkalling og sakspapirer for fremtiden også bør bli sendt til lokalavisene ØB og Lokalavisa Oppegård. Kommunen har slitt litt med å gi kontrollutvalget en likeverdig plassering med de andre utvalga i kommunen på internettsidene, men fra årsskiftet har det kommet noen forbedringer. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget publiseres på FIKS Internettsider. Utvalget uttalte i sitt møte den 3. november at de ønsker å bli inkludert i ordningen med papirløse møter i kommunen. Utvalget avventer administrasjonens tilbakemelding i saken.
4 Kontrollutvalget har vedtatt en egen handlingsplan som beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategi i arbeidet. Til hjelp i arbeidet fører utvalget en rullerende aktivitetsplan som inneholder de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. 2. mars gjennomførte utvalget en egenevaluering av sitt arbeid. 2. SEKRETARIAT I Kontrollutvalgsforskriftens 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) hadde 1. desember 2011 vært i arbeid i seks år. Etter at Nesodden kommune sluttet seg til samarbeidet fra 2011, er samtlige av de syv Follo-kommunene deltakere i FIKS. Ås er vertskommune for sekretariatet. Nesodden kommune søkte høsten 2010 om å bli tatt opp som deltaker i samarbeidet. Kommunestyret i Oppegård godkjente i sitt møte den 27. oktober at Nesodden tas opp som medlem. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS og har ansvart for driften. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken har i 2011 vært sekretær for utvalget. 3. BUDSJETT FOR 2012 Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Utvalget avga innstilling overfor kommunestyret om budsjettet for revisjonen, sekretariatet og egne utgifter i sitt møte den 25. august. I budsjettet for revisjonen innstilte utvalget om å øke revisjonens budsjett for å muliggjøre en større satsing på forvaltningsrevisjon, men dette forslaget fikk ikke flertall i Kommunestyret. 4. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2011 4.1 Tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriften 4 påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og blant annet påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. 6 i forskriften. Follo distriktsrevisjon (FDR) er kommunens revisor og utfører regnskapsrevisjonen og forvaltningsrevisjonen. FDR er etablert ved avtale om felles revisjonsordning mellom kommunene Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski og Ås. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. FDR har i dag ni faglige stillinger: revisjonssjef, seks regnskapsrevisorer og to forvaltningsrevisorer. FDRs inntekter baserer seg i hovedsak på refusjoner fra kommunene. Selskapets budsjett baserer seg på selvkost-prinsippet.
5 Kontrollutvalget drøftet den 9. desember 2010, jf. sak 25/10, hvordan påse-ansvaret overfor revisor utøves på de ulike områdene og konkluderte med at revisjonens informasjon gir et godt grunnlag for at utvalget skal kunne utøve sitt påse-ansvar. Det nye kontrollutvalget gjennomgikk ordningen i sitt møte den 1. desember og vedtok å ta saken til etterretning. Revisjonen har deltatt i alle møtene i utvalget og rapportert fortløpende om sitt arbeid. I tillegg framlegger revisjonen blant annet en hel- og en halvårsrapport for utvalget. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, revisjonssjef Steinar Neby, i brev av 27. oktober 2011 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og i brev av samme dato dokumentasjon vedr. hans utdanning og praksis. Kontrollutvalget tok brevene til orientering, jf. sak 37/11. FDR er i dag opprettet i medhold av 27 i kommuneloven, men som en selvstendig juridisk enhet. I en høringsuttalelse støttet kontrollutvalget i sitt møte den 5. mai et forslag om å omdanne FDR til et interkommunalt selskap, jf. lov om interkommunal selskaper. Utvalget forutsatte at det endelige forslaget til selskapsavtale forelegges kontrollutvalget som innstiller overfor kommunestyret. 4.2 Oppgaver ved regnskapsrevisjon Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter og avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. Kommunens årsregnskap for 2010 ble anbefalt godkjent i kontrollutvalgets møte den 5. mai, jf. sak 10/11. Kontrollutvalgets vedtak: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 15. april 2011 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten presiseringer eller forbehold. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Oppegård kommunes årsregnskap for 2010. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Oppegård kommune for 2010. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. I møtet den 5. mai avga Kontrollutvalget også uttalelser om henholdsvis Oppegård ungdomsboliger KF - særregnskap for 2010 og Oppegård omsorgsbygg KF - særregnskap for 2010 og anbefalte at kommunestyret godkjente begge regnskap. Kontrollutvalget er pliktig til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp, jf. revisjonsforskriften 8. I forbindelse med avslutningen av regnskapet for kommunen for 2010 avga revisjonen, foruten revisjonsberetningen, et nummerert brev om en del prinsipielle problemstillinger, jf. revisjonens brev av 19. mai 2011 som denne gang var adressert til kontrollutvalget. Brevet ble videresendt til rådmannen og hans svar
6 forelå til kontrollutvalgets møte den 15. juni. Utvalget vedtok å ta de to brevene til orientering. 4.3. Tilsyn med forvaltningen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, stå for et løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Med forvaltningen menes hele administrasjonen og alle virksomheter i kommunen og alle råd og utvalg med unntak av kommunestyret selv. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Forvaltningsrevisjonen spiller en viktig rolle i dette tilsynet. Revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjekter som fremlegges for kontrollutvalget. Arbeidet har basert seg på Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon 2009 2012 som kommunestyret, etter innstilling fra kontrollutvalget, vedtok i sak 4/09. I henhold til de nye vedtektene for distriktsrevisjonen har hver deltakerkommune rett til å få gjennomført en forvaltningsrevisjon pr. år innenfor ordinært budsjett. Ønsker kommunen flere prosjekter må dette finansieres særskilt. Revisjonen la fram følgende rapport i 2011: - Byggesaksbehandlingen i Oppegård kommune. Prosjektets formål var å undersøke hvordan kommunen sikrer god saksbehandling av byggesaker og om den gir brukerne god service i slike saker. Rapporten viste blant annet at kommunen har et rammeverk av skriftlige rutiner for saksbehandlingen. Det lave antallet klagesaker som har fått medhold hos fylkesmannen indikerer at kommunens vedtak, i stor grad er i samsvar med regelverk og kommunens vedtatte planer. I et telefonintervju mente flertallet at kommunen var lite løsningsorienterte i saksbehandlingen. Revisjonen anbefalte bl.a. kommunen å vurdere ytterligere tiltak for at brukerne skal oppleve økt servicenivå. Kontrollutvalget innstilte i møtet den 1.desember overfor kommunestyret om at det slutter seg til rapportens anbefalinger og understreket behovet for raskt å komme i gang med brukerundersøkelser. Rådmannens oppfølging av anbefalinger i tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalgsforskriften 12 pålegger kontrollutvalget ansvaret for at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget behandlet 15. juni rådmannens rapport om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om anskaffelser. Utvalget oversendte saken til kommunestyret med innstilling om å ta rådmannens innstilling til etterretning. Kommunestyret hadde ved årets utgang ikke behandlet saken.
7 5 Selskapskontrollen Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene i form av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Selskapskontrollen omfatter interkommunal selskaper og heleide kommunale aksjeselskaper. Oppegård kommune har eierinteresser i til sammen åtte selskap hvor det kan drives selskapskontroll: alarmsentral Brann Øst As, Follo Legevakt IKS, Follo Ren IKS, Follo krisesenter IKS og Follo Incestsenter IKS, Nordre Follo Renseanlegg IKS, Nordre Follo Brann og feiertjeneste IKS og Oppegård kommunes Industriservice AS. Kommunestyret vedtok 4. september 2008, etter innstilling fra kontrollutvalget, en handlingsplan for selskapskontroll for perioden 2008 2011. Det er FIKS som står for selskapskontrollen på vegne av kontrollutvalgene. FIKS har gjennomført en årlig kontroll i handlingsplanperioden. Temaet for kontrollen i 2011 var en generell kontroll av fire selskaper som til sammen dekker alle deltakerkommunene. Blant kontrollerte selskapene har Oppegård kommune eierinteresser i Krisesenteret i Follo IKS. Rapportene viser at de kontrollerte selskapene i det store og hele følger gjeldende virksomhetslov på de områdene som ble undersøkt. I rapporten for Krisesenteret IKS ble det anbefalt at selskapet bør gjennomgå behovet for en videreutvikling av sitt planverk, det bør tegnes styreforsikring og styremedlemmene bør la seg registrere i styrevervregisteret. Styret bør gjennomføre en årlig evaluering av sitt arbeid Kontrollutvalget behandlet rapportene vedr. de to overnevnte selskapene i sitt møte den 3. november. Rapportene ble vedtatt oversendt kommunestyret med innstilling om at kommunestyret slutter seg til rapportenes anbefalinger og kommunestyret ber kommunens representanter i de aktuelle selskapene følge opp disse anbefalingene. Kontrollutvalget innstilte også om at kommunestyret gjentar sine tidligere vedtak og ber rådmannen legge fram en eiermelding snares tog seinest innen årsskiftet 2011. 6 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. I 2011 har kontrollutvalget bl.a. tatt opp følgende saker: -Rådmannen redegjorde i møtet den 3. februar for internkontrollen i kommunen. Han hadde satt i gang et arbeid for å få et mer helhetlig system. Kontrollutvalget ba om å få en skriftlig redegjørelse om status for dette arbeidet til sitt juni-møte. Dette er ennå ikke fulgt opp. - Rådmannen redegjorde i møtet den 2. mars for Adecco Helse AS sin drift av Greverud sykehjem. Kontrollutvalgets medlemmer ga ros til administrasjonen for arbeidet med å sikre beboernes og de ansattes interesse. Kontrollutvalget ba rådmannen holde dem orientert om den vider utviklingen i saken.
8 - I møtet 3. november ba utvalget rådmannen lage en oversikt over alle statlige tilsyn som kommunen har vært gjenstand for i 2011. - Den 1. desember hadde utvalget en dialog med ordføreren om kontrollutvalgets rolle og aktuelle utfordringer for kommunen. Oppegård, den 26. januar 2012 Odd Harald Røst /s./ Leder Gunnar Melgaard /s./ Nestleder