Sakshandsamar, innvalstelefon Vibeke Herskedal, 5557 2244 Vår dato 13.11.2015 Dykkar dato Vår referanse 2015/11057 721.0 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Nav Kvinnherad kommune Adressa til verksemda: Postboks 93, 5480 HUSNES Tidsrom for tilsynet: 4. og 5. november 2015 Kontaktperson i verksemda: Arild Berg, Leiar Nav Kvinnherad Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 4. og 5. november 2015 tilsyn med Nav Kvinnherad kommune. Tilsynet omfatta tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til unge mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen gjennom si styring og leiing sørgjer for at tenestene er tilgjengelege for personar mellom 17 og 23 år, og at tildeling og oppfølging av tenestene er forsvarlege. Det blei avdekt manglar i styringa av tenestene og påpeikt tre avvik: Avvik 1: Det er ikkje tilstrekkeleg avklart kven som har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Avvik 2: Nav Kvinnherad har ikkje praksis eller rutinar for å sjå til at søknadar om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år blir avgjort etter ei konkret og individuell vurdering. Avvik 3: Leiinga i kommunen følgjer ikkje godt nok med på om brukerane mellom 17 og 23 år blir forsvarleg kartlagt, vurdert og følgt opp ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad. Dato: 27. november 2015 Vibeke Herskedal revisjonsleiar Marta Havre revisor Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Helse- og sosialavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: 974760665 E-post: postmottak@fmho.no Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland
Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 4-6 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 5 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 7 2
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Kvinnherad kommune, 4. og 5. november 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med Nav kontora og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året. Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med dei kommunale tenestene i Nav kontora. Det går fram av lov om sosiale tenester i Nav 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. 2. Omtale av verksemda Kvinnherad kommune har 13 234 innbyggarar. Kvinnherad kommune er organisert med to nivå, sentraladministrasjonen og tenestenivået. I administrasjonen er det ei rådmannsgruppe som er samansett av rådmannen og tre kommunalsjefar. Nav Kvinnherad er organisert som ei eiga eining der Nav leiar har det samla og overordna ansvaret for tenesteområdet. Nav-leiar er kommunalt tilsett, og har avgrensa delegert ansvar og mynde for tenestene, med kommunalsjef frå helse, pleie og omsorg sin næraste overordna. Nav Kvinnherad er for tida i ein vanskeleg situasjon i samband med ein vasskade i mars 2015 som øydela alt av utstyr og gjorde lokala ubrukelege. Vasskaden har ført til at Nav-kontoret no er delt på to mellombelse. Dei mellombelse lokala har ikkje møterom, og ein har redusert tilgang til data, telefoni og mogelegheit for oppfølging. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 24. august 2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 4. november 2015. Under tilsynet blei 9 personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 5. november 2015. 3
4. Kva tilsynet omfatta Tema for tilsynet var på kva måte tenestene sikra opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørgjer for at tenestene er tilgjengelege, at tildeling av tenestene er i tråd med lova og at oppfølginga av dei som mottar tenestene er forsvarleg. Vi kontrollerte om det vart gitt informasjon om tenestene på nettsidene til kommunen og Nav- kontoret, og om det vart gitt informasjon til samarbeidspartnare. Vi undersøkte også om kommunen hadde vurdert å gi informasjon på andre måtar for å nå fram til sårbare unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon, undersøkte vi om det blei lagt til rette for individuell informasjon til dei som tok kontakt. For å sjå om kommunens gjennom si styring sikra at tildeling, vurdering og avgjerd av tenestene oppfylte lovas krav, gjennomgikk vi saksdokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjua tilsette og leiarar. Vi har undersøkt om kommunen systematisk overvaker og går gjennom styringssystemet (internkontrollen) for å sjå om den fungerer slik kommunen har planlagt og bidrar til kontinuerlig forbetring. Rapporten handlar berre om ein del av Nav Kvinnherad si verksemd, og er derfor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav-kontoret. 5. Funn Avvik 1: Det er ikkje tilstrekkeleg avklart kven som har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år. Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 5, jamfør forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 a og h Avviket byggjer på: Det gitt ulike opplysningar om kven som har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad Munnleg fullmakt som er gitt til fagansvarleg er kjent, men samsvarar ikkje med gjennomgang av saker og opplysningar som er gitt om kven som fattar vedtak om fagansvarleg ikkje er til stades Leiinga i kommunen er ikkje kjend med kommunen sin praksis for godkjenning av vedtak og den blir heller ikkje etterspurt Fagansvarleg er ikkje kjend med kven som fattar vedtak og innhaldet i vedtaka som vert fatta når han ikkje er til stades Avvik 2: Nav Kvinnherad har ikkje praksis eller rutinar for å sjå til at søknader om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år blir avgjort etter ei konkret og individuell vurdering. Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 4, 18 og 19, jf. 5 jf. forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 g og h. 4
Avviket byggjer på: Kvinnherad kommune har vedtatt at dei skal nytte rettleiande statleg norm for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald. Det same kjem fram av Nav Kvinnherad sin rutine om rettleiande satsar for sosialhjelp frå 1.2.2015. Nye og inaktive brukarar får likevel berre 59% av statleg norm dei tre første månadane. Gjennomgang av saker viser at det er gitt stønad til unge mellom 17 og 23 år etter kommunal norm for nye brukarar, utan at det går fram at det er gjort individuelle vurderingar. Det går ikkje fram ved saksgjennomgangen kvifor dei vil ha behov for mindre månadleg stønad til livsopphald enn andre einslege vaksne Nav-leiar har ikkje avdekt manglande konkrete og individuelle vurderingar Kommuneleiinga er ikkje kjend med kommunens praksis Avvik 3: Leiinga i kommunen følgjer ikkje godt nok med på om personar mellom 17 og 23 år blir forsvarleg kartlagt, vurdert og følgt opp ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad. Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 og 5, jamfør forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 f, g og h Avviket byggjer på: Nav Kvinnherads rutinar for kartlegging ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad frå personar mellom 17 og 23 år er kjende, men blir ikkje alltid følgde. Det same gjeld kva som blir dokumentert (kartlegginga). Leiinga er ikkje kjend med dette. Gjennomgang av saker/journalane viser få spor av oppfølging. I intervju kjem det fram at på grunn av manglande tilgang til eigna møterom og telefon kan dei ikkje gje personar mellom 17 og 23 år forsvarleg oppfølging. Leiinga er kjend med dette, men tilstrekkelege kompenserande tiltak var ikkje sett i verk då tilsynet var gjennomført. Det er ikkje avklart korleis svikt skal takast opp eller avvik skal meldast. Nav-leiinga har ikkje fastsett praksis for melding og handsaming av avvik. Nav-leiinga er ikkje kjend med dei forhold som er avdekt under tilsynet jf. avvik 1 og 2 Leiinga i kommunen ved kommunalsjef/rådmann har ingen konkrete punkt dei etterspør om korleis tenestene blir ivareteke og om dei er i samsvar med lovkrav. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiar ved Nav Kvinnherad og kommuneleiinga (overordna) har fastsett kva praksis og rutinar som skal følgjast, følgjer med på at desse rutinane fungerer som føresett, fangar opp svikt og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Det er avdekt fleire manglar ved denne styringa i Kvinnherad kommune innanfor dei tema tilsynet omfatta, jf avvik 1, 2 og 3. Kommunen har ikkje lagt til rette for at dei midlertidige lokala gjer det mogeleg for tilsette å alltid yte tenester som oppfyller krav i sosialtenestelova. Nav-leiar har ikkje oversikt over praksis og kva for rutinar som vert følgt og over svikt som kan oppstå i arbeidet med tildeling og oppfølging av tenestene, og det er ikkje sett i verk 5
systematiske tiltak for å gjennomgå kvaliteten på tenestene. Kommuneleiinga har ikkje sett i verk tilstrekkeleg tiltak for følgje med på om Nav-kontoret ivaretek krav i lovgjevinga. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131 (STL) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.2.1967 (forvaltningsloven) Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 (forvaltningsforskriften) Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19.11.2010 nr. 1463 Rundskriv «Hovednummer 35 sosialtjenesteloven» Rettleiar til sosialtjenesteloven 17 «hvordan fatte vedtak om tjenesten opplysning, råd og veildning?» Rundskriv A-1/2014- statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2015 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart over administrasjonen Organisasjonskart Nav Kvinnherad Nav Kvinnherad Organisering, roller og arbeidsprosessar Delegasjonsreglement Avtale mellom Kvinnherad kommune og Nav Hordaland om drift av felles lokalkontor Nav Kvinnherad 2013-2014 Oversyn over personell med oppgåver innan sosialtenesta Nav kvinnherad Rutinar for sakshandsaming ved Nav Kvinnherad Rettleiande sats for sosialhjelp gjeldande frå 1.2.2015 Samarbeidsavtale mellom Kvinnherad kommune og Nav Kvinnherad om introduksjonsordninga for nykomne flyktningar Oversikt over klagesaker 2014/2015 som gjeld personar mellom 17-23 år Rutinar og aktivitetar frå leiinga si side Plan for strategisk kompetansestyring 2014-2017 Liste med oversikt over alle vedtak om økonomisk stønad Kopi av dei siste 20 sakene, med vedtak og søknader Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet: Liste med oversikt over alle vedtak for unge mellom 17 og 23 år i 2015 Gjennomgang av 20 saker i fagsystemet i Nav Kvinnherad Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet. 6
9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Christina Mehl Teamleiar mottak X X X Hanne Dale Sosialkurator X X Kjell Sigbjørn Røssland Rådgjevar oppfølging X X X Silje H. Olsen Rettleiar X X Carina Jacobsen Rettleiar oppfølging X X X Åse Haugse Rettleiar mottak X X May Linn Dahl Sosialkurator oppfølging X X X Lene G. Skjelnes Sosialkurator X X Kåre Amundsen System adm X X Kåre Hagan Avdelingsleiar oppfølging X X X Arild Berg Nav-leiar X X X Gunn Tove Petterteig Kommunalsjef X X Nora Lena Natland Sosialkurator oppfølging X X X Kristine C. Lie Sosialkurator X X Thorleis Jose Santiago Rettleiar X Frå Fylkesmannen deltok: Marta Havre, Kristina Munkejord og Vibeke Herskedal 7