Retningslinjer for TEORA (Telemark Open Research Archive) Fastsatt av styret 20. oktober 2006 1. Mål TEORA er Høgskolen i Telemarks (HiTs) åpne institusjonelle arkiv og er gratis tilgjengelig på internett. TEORA har som hovedmål å synliggjøre HiTs produksjon av faglige arbeider og studentarbeider av høy kvalitet slik at arbeidene får så stor utbredelse og så stor betydning som mulig. Dette oppnås ved å gjøre arbeidene gratis tilgjengelig for alle på internett (Open Access). Et annet mål med TEORA er å tilby en sikker digital langtidslagring av dette materialet. TEORA har også som mål å tilby tilgjengeliggjøring av vitenskapelig materiale for andre samarbeidspartnere i Telemark. TEORA oppbevarer: Materiale produsert av personer med tilknytning til HiT Masteroppgaver/hovedoppgaver, doktorgradsavhandlinger og studentarbeider av høy kvalitet ved HiT Materiale produsert av personer med tilknytning til andre forskningsinstitusjoner og forskningsmiljøer TEORA oppbevarer og tilgjengeliggjør først og fremst faglige arbeider som allerede er publisert (parallellpublisering) og studentarbeider som allerede er godkjente og som er offentlig tilgjengelige. Dette hindrer ikke at også upublisert materiale kan oppbevares og tilgjengeliggjøres i TEORA. 2. Tilgjengelighet TEORA er fritt tilgjengelig på internett og støtter den internasjonale standarden Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Dette innebærer at globale leverandører av søketjenester kan hente metadata om HiTs elektroniske dokumenter på en standardisert måte. Alt materiale som ligger i TEORA kan søkes opp gjennom søketjenester som NORA (Nasjonal søketjeneste for vitenskapelig informasjon i åpne institusjonelle arkiv) og OAIster. I tillegg blir alt materiale i TEORA også søkbart gjennom generelle søketjenester som Google og Yahoo. 3. Opphavsrett Opphavsmannen beholder all opphavsrett til materialet i TEORA, inkludert retten til å publisere materialet andre steder og i hvilket format han/hun måtte ønske. Biblioteket kan bistå opphavsmannen i opphavsrettsspørsmål og vil henvise videre til juridisk ekspertise ved Nasjonalbiblioteket der det er nødvendig. Forutsetningen for tilgjengeliggjøring i TEORA er at det foreligger en gyldig avtale hvor opphavsmannen gir HiT en ikke-eksklusiv rett til å tilgjengeliggjøre materialet på internett, jf.
vedlegg 1. Materiale i TEORA kan kopieres fritt og videreformidles til andre. En forutsetning er at navn på utgiver og opphavsmann angis, og at kommersiell bruk av verket bare er tillatt etter skriftlig avtale med opphavsmannen. Med kommersiell bruk forstås her de tilfeller der tredjepart ønsker kommersiell utnyttelse av materialet. Det må ikke foretas endringer i verket. 4. Materialtyper Følgende materialtyper kan inngå i arkivet: Arbeidsnotat (working paper) Artikkel - fagfellevurdert vitenskapelig (article - refereed scientific) Artikkel - vitenskapelig (article - other scientific) Artikkel øvrig (article other) Animasjon (animation) Avhandling Doktoravhandling (thesis PhD) Avhandling Masteroppgave (thesis Master) Avhandling Andre (thesis Other) Bok (book) Datasett (dataset) Digitale kunstverk Digitale presentasjoner av utstillinger Innspilling (recording) Kapittel i bok (book chapter) Konferansebidrag fagfellevurdert (conference paper, refereed) Konferansebidrag øvrig (conference paper, other) Presentasjon (presentation) Programvare (software) Rapport (report) Video (video) TEORA oppbevarer ikke materiale som kun inneholder bibliografiske opplysninger eller abstract. 5. Studentarbeider Det innføres obligatorisk elektronisk innlevering av avhandlinger (mastergradsoppgaver og hovedoppgaver) på mastergrads- og hovedfagsnivå. Den elektroniske versjonen brukes som grunnlag for eksemplarframstilling (trykking osv.) av avhandlingen. Avhandlingene skal så langt det er mulig også gjøres tilgjengelig i TEORA. Forutsetningen for at oppgaven kan tilgjengeliggjøres i TEORA er at det foreligger en gyldig avtale mellom studenten og HiT. Alle studentarbeider som tilgjengeliggjøres i TEORA skal ha en standard forside. Alle studentarbeider på mastergradsnivå og tilsvarende kan gjøres tilgjengelig i TEORA. Rektor kan fastsette særskilte retningslinjer for publisering av studentarbeider.
6. Registrering, lagring og tilgjengeliggjøring Alle som skal registrere og legge inn materiale i TEORA, må være registrerte brukere og godkjent av biblioteket. Bibliotekets ansatte har et hovedansvar for registrering og lagring av materiale. Dersom personale ved avdelingene selv ønsker å registrere og legge inn materiale, gir biblioteket opplæring i hvordan dette gjøres i TEORA. Biblioteket har ansvaret for teknisk og publiseringsmessig kvalitetskontroll av materialet før tilgjengeliggjøring i TEORA. Også materiale som er laget av en person før han/hun ble ansatt ved HiT, kan legges inn i TEORA. Materiale som er laget i samarbeid med en person ved en annen institusjon e.l., kan også lagres i TEORA så lenge det foreligger godkjenning fra vedkommende, jf. punkt 3.3 i vedlegg 1. 7. Langtidslagring Permanent oppbevaring er et av arkivets basis-funksjoner. Når materiale har blitt lagt inn i TEORA, skal det ikke fjernes igjen. Alt materiale som lagres i TEORA, får en permanent URL-adresse. Selv om en ansatt slutter ved HiT, blir hans/hennes materiale værende i TEORA. Tidligere utgaver av et materiale kan ikke fjernes eller byttes ut med en ny versjon i TEORA. I stedet må den nye utgaven registreres på nytt i TEORA. Dersom materiale i TEORA viser seg å inneholde alvorlige mangler eller å være plagiat, merkes materialet tydelig med at det er trukket tilbake og med hvorfor materialet er trukket tilbake. Selve materialet blir værende i TEORA og vil være tilgjengelig på internett. Dersom materiale i TEORA viser seg å stride mot norsk lov, vises kun de bibliografiske opplysningene om materialet. Selve materialet vil ikke lenger være offentlig tilgjengelig i TEORA. Det merkes tydelig med hvorfor ulovlig materiale er fjernet fra TEORA. 8. Filformater IT-tjenesten i samarbeid med biblioteket beslutter hvilke filformater materiale i arkivet skal ha. 9. Ansvar Biblioteket i samarbeid med IT-tjenesten har ansvaret for drift av TEORA. Opphavsmannen er ansvarlig for innholdet i det publiserte materialet. Bibliotekets leder skal sørge for at innholdet i TEORA ikke er i strid med norsk lovgivning. Dette begrenser ikke på noen måte opphavsmannens ansvar for innholdet i det publiserte materialet.
Bibliotekets leder kan delegere ansvaret for daglig drift av arkivet. 10. Vedleggsliste: Vedlegg 1: Avtale om tilgjengeliggjøring i TEORA
Vedlegg 1: Avtale om tilgjengeliggjøring i TEORA Avtale om tilgjengeliggjøring av elektronisk materiale via TEORA (Telemark Open Research Archive). Mellom Høgskolen i Telemark v/biblioteket (nedenfor kalt HiT) og (nedenfor kalt opphavsmannen) er det inngått avtale om å tilgjengeliggjøre opphavsmannens verk på de vilkår som er angitt nedenfor. 1 Tillatelse til å tilgjengeliggjøre elektronisk materiale 1.1 Opphavsmannen gir herved HiT en vederlagsfri, ikke-eksklusiv rett til å gjøre innlevert elektronisk materiale, nedenfor kalt materialet, tilgjengelig i elektronisk form via TEORA. Opphavsmannen gir TEORAs brukere adgang til fritt å kopiere og videreformidle materialet på ikke-kommersielle vilkår. All kommersiell bruk av materialet må avtales særskilt med opphavsmannen eller noen som opptrer på dennes vegne. 2 HiTs plikter/ansvar 2.1 HiT skal tilgjengeliggjøre materialet slik det ble levert til HiT, med tekst, tabeller, grafikk, bilder, multimedia med mer, men med de tekniske tilpasninger som anses nødvendig for tilgjengeliggjøring på internett.
2.2 HiT skal søke å beskytte materialet mot å bli endret av uvedkommende/tredjepart, så langt dette er mulig i forhold til de tekniske løsninger vi benytter. 2.4 HiT får ikke rådighet over materialet utover det som er uttrykkelig fastsatt i denne avtalen. 2.5 HiT er ikke på noe vis ansvarlig for innholdet i materiale som er tilgjengeliggjort via TEORA, eller for opphavsmannens opptreden/handlinger for øvrig. HiT har ikke noe ansvar for eventuelle skader oppstått i sammenheng med denne avtalen, med mindre skaden/e skyldes forsett eller grov uaktsomhet fra HiT eller fra noen HiT svarer for. Ansvaret omfatter ikke i noe tilfelle indirekte skader. 3 Opphavsmannens plikter/ansvar 3.1 Opphavsmannen skal følge HiTs retningslinjer for tilgjengeliggjøring i TEORA. 3.2 Opphavsmannen skal, ved inngåelse av avtaler med tidsskrifter, forlag osv. om tilgjengeliggjøring av materiale etter denne avtalen, søke å ivareta HiTs rettigheter etter denne avtalen best mulig. 3.3 Opphavsmannen må selv klargjøre de konsekvenser en tilgjengeliggjøring av et materiale i TEORA har i forhold til eventuelle forlag, tidsskrift eller andre rettighetshavere. Opphavsmannen innestår for at han/hun er opphavsmann til innlevert materiale og har fullstendig råderett over dette i dets helhet. Hvis andre har rettigheter som utelukker tilgjengeliggjøring i elektronisk form via TEORA uten tillatelser fra tredjepart, må opphavsmannen selv innhente nødvendige tillatelser fra disse. Om materialet har flere opphavsmenn (f.eks. flere forfattere), innestår opphavsmannen som har innlevert materialet for at han/hun har innhentet de nødvendige tillatelser fra de andre opphavsmennene. Om materialet eller deler av materialet tidligere er publisert eller planlegges publisert i et tidsskrift eller ved et forlag, innestår opphavsmannen for at han/hun har innhentet de nødvendige tillatelser fra tidsskriftet/forlaget. 3.4 Opphavsmannen innestår for at materialet ikke har innhold som kan anses å stride mot gjeldende norsk rett, eller inneholder lenker eller koblinger til slikt materiale. 3.5 Dersom HiT skulle bli gjort erstatningsansvarlig overfor tredjepart på grunn av at opphavsmannen ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen, skal opphavsmannen holde HiT skadesløs.
4 Overføring og opphør av avtalen 4.1 HiT kan bare overføre sine rettigheter og/eller plikter i henhold til denne avtale til tredjepart såfremt opphavsmannens interesser etter avtalen blir ivaretatt i overføringsavtalen. 4.2 HiT har en ubegrenset rett til å avbryte tilgjengeliggjøringen av materialet. HiT er i ferd med å utarbeide bestemmelser for bruk av de ansattes arbeidsresultater. Dersom disse bestemmelsene kommer i strid med denne avtalen, vil denne avtalen bli tilsidesatt... Sted, dato.. Underskrift opphavsmann.. Underskrift HiT